Paramétrage DematBox

Prérequis / Permissions

Seul un utilisateur ayant le droit « Autoriser l'accès au paramétrage de la collecte » peut créer un canal de collecte DématBox.

Contexte / Recommandations

La DématBox permet de réceptionner des documents via un appareil SAGEMCOM dédié à une entreprise et un classeur défini. Ce canal permet uniquement le dépôt de document (canal unidirectionnel), il n'est pas possible d'échanger via celui-ci.

Quand l'utiliser :

• Pour automatiser la collecte de documents depuis un scanner SAGEMCOM

• Pour centraliser les dépôts de documents d'une entreprise spécifique

Limitations :

• Canal unidirectionnel (dépôt uniquement)

• Nécessite un appareil SAGEMCOM compatible

• Requiert la création d'un compte sur https://connect.dematbox.com/

Préparer l'environnement

Une mauvaise configuration du canal peut empêcher la réception des documents. Assurez-vous d'avoir les bonnes permissions avant de commencer.

Critères obligatoires :

• Accès au menu Entreprise dans INGENEO pour créer le canal

• Appareil SAGEMCOM configuré et opérationnel

• Compte créé sur https://connect.dematbox.com/

• Jeton d'appairage récupéré depuis INGENEO

Créer le canal de collecte Démat'Box

Le jeton d'appairage est unique et nécessaire pour connecter l'appareil SAGEMCOM. Ne le partagez pas.

Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans le menu Entreprise :

• Sélectionner l'entreprise pour laquelle créer le canal

• Cliquer sur Collecte, puis sur Ajouter

• Dans le menu déroulant Type, sélectionner Dématbox

• Saisir un libellé pour identifier le canal

• Configurer les paramétrages automatiques si souhaité :

  • Rotation automatique des documents

  • Détection de page blanche

  • Découpe automatique

• Cliquer sur Enregistrer

• Copier le jeton d'appairage généré

✍️ Le jeton d'appairage sera nécessaire pour configurer le compte Démat'Box.

Configurer le compte Démat'Box

Le Token INGENEO doit être saisi exactement tel que copié depuis INGENEO.

Depuis un navigateur Web, rendez-vous sur https://connect.dematbox.com/

Création de modèle

• Se connecter ou créer un compte

• Aller dans le menu Mes modèles de dossiers

• Cliquer sur Créer un nouveau modèle

• Cliquer sur DEMAT'LINK

• Cliquer sur NEOExpert

• Valider le Pop-up par OK

• Cliquer sur la Flèche à côté de Modifier

• Sélectionner Modifier le modèle dans le menu déroulant

✍️ Configuration des alertes mail :

• Alerte client sur l'absence de dépôt de pièces (erreur de réception)

• Accusé de réception pour les documents scannés

• Accusé de réception pour les pièces collectées

Ajout de classeurs de dépôt

• Cliquer sur Ajouter un service pour créer des classeurs supplémentaires

• Cliquer sur Paramètres pour chaque ligne à configurer

Création de dossier

• Cliquer sur créer un nouveau dossier

• Sélectionner A partir d'un modèle

• Coller le Jeton d'appairage dans le champ Token INGENEO

• Cliquer sur Importer

• Vérifier que les informations remontent correctement :

  • Code cabinet

  • Cabinet

  • Dossier comptable

  • Clé d'API

• Cliquer sur Valider les informations

• Valider le Pop-up en cliquant sur Continuer

Associer l'appareil SAGEMCOM

L'appairage doit être effectué dans l'ordre exact des étapes pour fonctionner.

• Depuis le menu Mes dossiers, cliquer sur Visualiser

• Sélectionner Associer Démat'Box dans le menu déroulant

• Sur l'appareil SAGEMCOM, appuyer simultanément sur les trois touches en face

• Suivre les instructions de l'appareil jusqu'à l'apparition du code d'appairage à l'écran

• Saisir le code d'appairage dans le site Démat'Box

• Cliquer sur Valider les modifications

✍️ L'entreprise et les classeurs de dépôt apparaissent maintenant sur l'écran de l'appareil SAGEMCOM.

Utilisation

Une fois configuré, scanner un document depuis l'appareil SAGEMCOM. Le document sera automatiquement :

• Déposé dans la bannette de l'entreprise

• Traité par l'OCRLAD

• Envoyé par mail selon la configuration des alertes

Questions fréquentes

Vous souhaitez ajouter des classeurs de dépôt supplémentaires ?

Depuis Mes modèles de dossiers, modifier le modèle existant et cliquer sur Ajouter un service.

Vous rencontrez des erreurs de réception ?

Vérifiez la configuration des alertes mail dans le modèle de dossier et consultez la documentation SAGEMCOM.

Vous voulez modifier les paramètres automatiques ?

Retournez dans INGENEO > Entreprise > Collecte et modifiez les paramètres du canal Démat'Box.

Avertissement

En cas de message d'erreur sur l'appareil SAGEMCOM, consultez la documentation SAGEMCOM ou contactez le support Démat'Box : [email protected]