Paramétrage Dropbox
Prérequis & Permissions
Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte peut créer un canal de collecte Dropbox.
L'utilisateur doit également disposer des identifiants Dropbox du compte ou pouvoir faire une demande au propriétaire du compte.
Contexte & Recommandations
Dropbox est adapté pour la réception automatisée de documents déposés dans le cloud par vos clients. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement.
Quand l'utiliser :
Import régulier de documents clients
Dépôt sécurisé de pièces comptables
Automatisation de la collecte documentaire
Partage de fichiers volumineux avec vos clients
Limitations importantes :
Un document collecté ne sera jamais collecté une seconde fois, même s'il reste dans l'espace
Collecte automatique limitée à une fois par jour
Nécessite un compte Dropbox valide avec identifiants disponibles
Vidéo interactive 💡
Préparer l'environnement
Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte. Critères obligatoires :
Utilisateur destinataire créé dans la plateforme
Classeur de destination défini pour organiser les documents reçus
Créer un canal de collecte Dropbox
Accédez au menu Collecte puis cliquez sur Nouveau canal
Sélectionnez Dropbox comme type de canal
Saisissez les identifiants Dropbox requis
Choisissez le dossier de dépôt dans la configuration des répertoires récupérés
Gestion des collectes
Pour une collecte manuelle :
Depuis la liste des canaux de collecte, cliquez sur Exécuter manuellement le processus de collecte
Confirmez l'exécution en cliquant sur Confirmer l'exécution du process
Un message de confirmation indiquera la bonne réception
Consulter l'historique :
Menu Collecte > Historique pour visualiser toutes les collectes effectuées
Questions fréquentes
Vous souhaitez vérifier l'état des collectes ?
Rendez-vous dans Collecte > Historique pour consulter l'historique complet des réceptions.
Vous ne trouvez pas l'utilisateur Dropbox dans la liste ?
Créez d'abord cet utilisateur en tant qu'utilisateur externe dans Administration > Utilisateur, puis recommencez la sélection.
Vous voulez modifier la fréquence de collecte ?
La collecte automatique est fixée à une fois par jour. Utilisez la collecte manuelle pour des besoins ponctuels.
Vous ne recevez plus de documents ?
Vérifiez que la connexion Dropbox est toujours active en éditant le canal de collecte. Un document déjà collecté ne sera jamais collecté une seconde fois.
Avertissement
Les documents réceptionnés sont automatiquement traités par l'OCR et disponibles dans la bannette de l'entreprise pour la saisie.
Mis à jour