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# Organismes sociaux
{% hint style="info" %}
**Où le trouver :** Menu **Social › Organismes sociaux**
{% endhint %}
{% hint style="success" %}
**En bref** — Cet écran recense les organismes sociaux de la société (retraite, prévoyance, recouvrement des cotisations), avec le correspondant, l'adresse et un document justificatif.
* Pour ajouter un organisme : bouton \[Créer un organisme social], renseignez la fiche, puis bouton \[Enregistrer].
* Pour reprendre un correspondant de l'annuaire : bouton \[Charger un contact public].
{% endhint %}
Cette option vous permet de recenser les organismes sociaux dont relève la société — caisse de retraite, organisme de prévoyance, organisme de recouvrement des cotisations — avec, pour chacun, le correspondant à joindre et l'adresse à utiliser.
Écran « Organismes sociaux » de la nouvelle interface
Chaque organisme peut porter un document justificatif, et son correspondant peut être saisi à la main ou repris de l'annuaire du cabinet.
**a) La liste des organismes sociaux**
La liste présente cinq colonnes, toutes triables : cliquez sur le titre de l'une d'elles pour trier la liste. À l'ouverture, elle est triée par **Raison sociale** croissante.
| Champ | Ce qu'il faut savoir |
| ----------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Raison sociale** |
Le nom de l'organisme. Code postal et Ville : les deux seuls éléments d'adresse présentés ici.
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| **Créé par** | L'utilisateur qui a créé la fiche. |
| **Date de création** |
La date à laquelle la fiche a été créée. À l'ouverture, la liste est beaucoup plus courte que la fiche. Ni le nom du correspondant, ni sa fonction, ni son téléphone, ni ses adresses de courrier électronique n'y figurent ; le Bouton \[Vue], décrit ci-dessous, permet toutefois de les ajouter. Rien n'indique en revanche qu'un document est joint : pour le savoir, ouvrez la fiche de l'organisme. Un clic sur une ligne la sélectionne. Au survol d'une ligne apparaissent, à son extrémité droite, le pictogramme « Crayon » (infobulle « Modifier »), qui ouvre la fiche, et un pictogramme à trois points verticaux, d'infobulle « Autres actions », dont le menu propose « Supprimer ». Au-dessus de la liste, la zone « Rechercher un organisme… » restreint la liste au fil de la saisie. Elle ne porte que sur la colonne Raison sociale. bouton \[Filtres] : ouvre un volet « Filtrer » où vous ajoutez des critères colonne par colonne. Il ne se limite pas aux cinq colonnes affichées : il propose aussi chacun des champs du correspondant et de l'adresse, la date de modification et l'auteur de la modification. bouton \[Vue] : permet de choisir les colonnes affichées — cinq des vingt colonnes disponibles le sont à l'ouverture — et d'enregistrer l'état de la liste sous un nom. bouton \[Exporter] : propose l'aperçu, l'impression, l'export en Excel ou en PDF et l'envoi de la liste par e-mail. bouton \[Créer un organisme social] Placé en bas à droite de l'écran, il ouvre une fiche vierge pour déclarer un nouvel organisme social. bouton \[Supprimer] Sélectionnez les organismes à supprimer en cliquant sur leurs lignes : un bandeau apparaît en bas de l'écran ; il indique le nombre d'organismes sélectionnés et porte ce bouton. b) Rubrique « Organisme » La fiche comporte trois rubriques, dans cet ordre : « Organisme », « Adresse » puis « Document lié ».
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| **Raison sociale** |
Sur cinquante caractères au plus. C'est le nom de l'organisme, et le seul champ obligatoire de toute la fiche. Les quatre champs suivants ne se présentent qu'en modification, et aucun n'est modifiable. Ils n'existent pas sur une fiche nouvelle, où cette rubrique se réduit donc à la raison sociale.
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| **Date de création** | La date à laquelle la fiche a été créée. |
| **Créé par** | L'utilisateur qui l'a créée. |
| **Date de modification** | La date de la dernière modification. |
| **Modifié par** |
L'utilisateur qui l'a modifiée en dernier. c) Rubrique « Adresse »
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| **Malgré son intitulé, cette rubrique décrit surtout un correspondant** |
Neuf de ses seize champs concernent la personne à joindre — civilité, nom, prénom, fonction, deux adresses de courrier électronique, trois numéros de téléphone — et sept l'adresse postale. Aucun de ces seize champs n'est obligatoire. bouton \[Charger un contact public] Ce bouton est placé en tête de la rubrique, avant les champs, et il est proposé aussi bien à la création qu'en modification. Il vous permet de reprendre un contact de l'annuaire du cabinet au lieu de saisir le correspondant à la main. Sachez avant de cliquer que la validation de cette fenêtre enregistre aussitôt l'organisme, puis recharge la fiche. Sur une fiche que vous étiez en train de créer, l'enregistrement a donc lieu à ce moment-là, sans que vous ayez cliqué sur le bouton \[Enregistrer], et revenir à la liste par la flèche du fil d'Ariane ne le défait pas. Sur cette option, le logiciel n'exerce aucun contrôle de votre saisie avant d'ouvrir la fenêtre de choix : elle s'ouvre même si la Raison sociale :, pourtant obligatoire, est encore vide. Un correspondant repris de l'annuaire n'est pas recopié, il est lu dans l'annuaire à chaque affichage. C'est ce qui explique le comportement de la fiche dans ce cas : les seize champs de cette rubrique s'affichent alors en lecture seule, puisqu'ils ne vous appartiennent pas — les corriger reviendrait à corriger l'annuaire. Le logiciel ne vous l'explique par aucun message. Pour reprendre la main sur ces champs, utilisez le bouton \[Privatiser ce contact], qui apparaît en modification à côté du précédent lorsque le correspondant vient de l'annuaire. Il détache le correspondant de l'annuaire en conservant ses coordonnées dans la fiche, qui redeviennent alors modifiables. Le lien à l'annuaire est rompu : les mises à jour ultérieures de l'annuaire ne se répercuteront plus ici.
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| **Civilité** | Liste déroulante proposant « Madame » et « Monsieur ». Tant que vous n'avez rien retenu, elle affiche « Sélectionnez ». |
| **Prénom** | Le prénom du correspondant, sur **quinze** caractères au plus. |
| **Nom** | Son nom, sur **trente** caractères au plus. Ces deux champs sont sensiblement plus courts que les autres — la fonction et la ville en acceptent cinquante — et un prénom composé ou un nom long peuvent donc ne pas y tenir, sans que le logiciel vous en avertisse. |
| **Fonction** | Sa fonction au sein de l'organisme, sur cinquante caractères au plus. |
| **E-mail Pro** | Son adresse de courrier électronique professionnelle, sur cinquante caractères au plus. |
| **E-mail Perso** | Son adresse personnelle, sur cinquante caractères au plus. |
| **Téléphone** | Son numéro de téléphone, sur quatorze caractères au plus. |
| **Télécopie** | Son numéro de télécopie, sur quatorze caractères au plus. |
| **Mobile** | Son numéro de téléphone mobile, sur quatorze caractères au plus. |
| **Adresse** | La première ligne de l'adresse postale, sur trente-huit caractères au plus. **Deux zones sans intitulé** sont proposées juste en dessous, de même longueur, pour les deuxième et troisième lignes. |
| **Commune** | Saisissez le début de son nom : la zone propose les communes sous la forme « code - nom (département) » ; la loupe placée à droite ouvre un panneau « Sélection d'une commune », dont la liste (Code INSEE, Ville, Département) se filtre par nom ou par code INSEE. |
| **Code postal** |
Ville : sont en lecture seule (« Déduit de la commune »). Pays :attention, cet intitulé désigne un champ que vous ne pouvez pas remplir. Il présente le code du pays, sur trois caractères, et c'est le logiciel qui le renseigne. Le pays lui-même se saisit dans la zone placée à sa droite, celle qui n'a pas d'intitulé et qui porte l'indication « Pays ». Le pictogramme « Loupe » placé à droite de cette zone ouvre un panneau intitulé « Sélection d'un pays », où vous pouvez chercher le pays et le retenir.
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| **Servez-vous de cette loupe plutôt que de taper le nom du pays** | Si le nom saisi ne correspond à aucun pays connu du logiciel, le code reste vide et l'enregistrement de la fiche est refusé. |
**d) Rubrique « Document lié »**
Cette rubrique vous permet de joindre un document à l'organisme.
Aucun document n'est obligatoire : un organisme social se crée sans pièce jointe. Tant qu'aucun document n'est joint, la rubrique affiche « Aucun document lié ».
bouton **\[Lier un document]** : ouvre le volet « Lier un document », qui propose deux sources. « Depuis mon poste » vous permet de déposer un document dans la zone prévue ou de parcourir vos fichiers ; tous les formats sont acceptés sauf .exe, .bat, .cmd et .sh, et le nom du fichier ne doit pas dépasser 100 caractères. « Depuis la GED » vous permet de choisir un document de la GED. Le bouton **\[Lier le document]** joint le document choisi ; le bouton **\[Annuler]** referme le volet sans rien joindre.
**e) Enregistrement de la fiche**
bouton **\[Enregistrer]** : il valide votre saisie.
Pour revenir à la liste des organismes sociaux sans enregistrer, cliquez sur la flèche « Revenir en arrière » placée à gauche du fil d'Ariane, en haut de l'écran : elle vous y ramène sans vous demander de confirmation, même si vous avez modifié la fiche. La fiche ne comporte pas de bouton **\[Retour]**.
**f) Les contrôles à l'enregistrement**
Le logiciel refuse l'enregistrement dans deux cas :
* la **raison sociale** n'est pas renseignée, ou dépasse cinquante caractères ;
* **vous avez saisi un pays que le logiciel ne reconnaît pas.** Il vous indique alors que le champ « Pays » n'est pas valide, le code n'ayant pas été trouvé. Reprenez le pays par la loupe.
## Autres vues de l'écran
Organisme
Adresse
Document lié
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# Agent Instructions
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