# Bienvenue Cette base de connaissances contient toute la documentation nécessaire pour utiliser efficacement votre solution de digitalisation comptable. Cette documentation est organisée par sections thématiques pour vous permettre de trouver rapidement l'information recherchée. Utilisez la barre de recherche ou naviguez dans les différentes catégories. *** #### Les essentiels
Créer une entreprise ✒️Pour démarrer ou à l'arrivée d'un nouveau dossier, créez une entreprise en quelques clics./pages/gNKp5it4VQ4jyCUnyG1D#video-interactive
Référentiels comptables 📊Pour travailler avec les bons comptes et automatiser la saisie, paramétrez vos référentiels comptables./pages/c754KDVU1ByGSXASz2yo
Dépôt de documents 📥Vous avez les documents sur votre ordinateur, déposez les au plus vite pour commencer à saisir./pages/YDFKOPw0zRzDBPXzHzgy
Saisie 🔢Saisissez les documents et retrouvez les dans votre outil de production comptable./pages/s9o5xsmzWYETCO6r2DZE
Recherche 🔍Retrouver une facture ou vérifier une saisie ? Recherchez vos documents en quelques clics./pages/PR6OqTdg5XmBK9VBnGSg
Créer des utilisateurs 👥Donner des accès aux collaborateurs./pages/czrOSZVJmjd33WBOb3mZ
# Plateforme Ingeneo # GESTION DES ENTREPRISES Ce menu vous permet d'apprendre à créer, modifier et organiser toutes les entreprises rattachées à votre plateforme. À travers ces articles, vous découvrirez comment renseigner leurs informations clés, activer les bons paramètres et optimiser votre utilisation. *** #### Les essentiels
Création ✒️Pour démarrer ou à l'arrivée d'un nouveau dossier, créez une entreprise en quelques clics./pages/gNKp5it4VQ4jyCUnyG1D#video-interactive
Classeurs comptables 📁Pour gagner du temps, paramétrez vos classeurs comptables en quelques clics./pages/sb5AMlWLnSnQSvAmQsDl#video-interactive
Référentiels comptables 📊Pour travailler avec les bons comptes et automatiser la saisie, paramétrez vos référentiels comptables./pages/c754KDVU1ByGSXASz2yo
# Créer une entreprise ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser la création d’entreprise**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) sera en mesure de créer de nouvelles entreprises {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La création d'une entreprise permet d'initialiser un nouveau dossier comptable. Cette action est nécessaire avant de pouvoir traiter les factures ou accéder aux [paramètres avancés](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/parametrages-generaux). *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="Ekl1mfs0I4ZlmeMQmkoz" %} *** ### **Créer l'entreprise** {% hint style="danger" %} Le code dossier doit être identique à celui du logiciel comptable pour permettre la migration des données. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Assurez-vous d'avoir le fichier FEC à jour avant de commencer la procédure. {% endhint %} Depuis votre interface principale, suivez ces étapes : 1. Dans le menu de gauche, cliquez sur **Entreprise** 2. Cliquez sur **Ajouter** 3. Dans la page **Généralités**, renseignez tous les champs requis 4. Le champ **Code dossier** doit être identique à celui du logiciel comptable 5. Si vous n’avez pas créé de site, sélectionnez **site par défaut** 6. Cliquez sur **Suivant.** 7. Importer un fichier **FEC** (recommandé) 8. Les libellés d'écriture sont proposés par défaut et modifiables par clic droit dans leurs champs respectifs afin de choisir les variables d’automatisation 9. Cliquez sur **Enregistrer** en bas de page {% hint style="success" %} Importer un FEC permet la création des [référentiels comptables](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/referentiels-comptables) (codes journaux, comptes de tiers et comptes comptables) mais il permet aussi de récupérer les occurrences afin de permettre à la plateforme de faire des propositions de saisie adaptées dès le démarrage de la saisie. {% endhint %} *** #### **Option : Sélectionner un modèle de dossier** {% hint style="warning" %} La [création du modèle](/plateforme-ingeneo/administration/modeles-dentreprises) doit être effectuée avant la création de l’entreprise. {% endhint %} 1. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle désiré 2. Activez le ou les différents imports souhaités 3. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Finaliser la création** * Après l'enregistrement, sélectionnez l'action souhaitée dans le menu : * **+ … puis créer une nouvelle entreprise** * **+ … puis traiter les factures** * **+ … puis accéder aux paramètres avancés** *** ### **Questions fréquentes** #### **Vous souhaitez migrer des données depuis votre logiciel comptable ?** Utilisez l'option d'import FEC qui permet une migration complète et automatique des écritures comptables existantes. #### **Vous rencontrez des erreurs lors de l'import du fichier FEC ?** Vérifiez que le fichier FEC est au bon format et que les codes journaux sont bien présents. #### **Vous voulez modifier les paramètres après création ?** Accédez aux [paramètres avancés](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/parametrages-generaux) de l'entreprise via le menu entreprise. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Une fois l'entreprise créée, assurez-vous de vérifier la cohérence des données importées avant de commencer le traitement des factures. {% endhint %} # Paramétrages généraux ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des informations générales**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut accéder aux informations générales. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Le menu **Informations générales** centralise toutes les données légales et administratives de votre entreprise, enrichies automatiquement grâce à une interconnexion avec la base SIRENE. *** **Quand utiliser cette fonctionnalité :** * Configuration après la [création d'entreprise](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/creer-une-entreprise) * Mise à jour suite à changements légaux (adresse, forme juridique) * Renforcement de la sécurité avec mot de passe **Quand NE PAS modifier ces informations :** * Pendant les périodes de déclarations fiscales (risque d'incohérence) * Sans vérification préalable des informations légales officielles *** ### **Préparer l'environnement** **Critères obligatoires avant modification :** * **Numéro SIREN valide** : Vérifiez la conformité de votre numéro SIREN pour permettre l'interconnexion * **Informations légales à jour** : Consultez les registres officiels avant toute modification importante * **Logo en format adapté** : Préparez votre logo dans un format web optimisé (PNG, JPEG, taille raisonnable) * **Politique de sécurité** : Définissez une stratégie de mots de passe conforme à vos exigences de sécurité *** ### **Gestion des informations légales** 1. Consultez les **informations saisies lors de la création** 2. Vérifiez les **données légales** 3. Complétez ou corrigez les informations si nécessaire 4. Ajoutez le **logo** de votre entreprise via l'option dédiée **Avantage de l'interconnexion** : La connexion INSEE garantit la fiabilité et l'actualité des informations légales officielles. *** ### **Gestion des unités légales et établissements** 1. Consultez les **informations de l'unité légale** récupérées via SIRENE 2. Vérifiez les **données des établissements** associés 3. Utilisez l'option **« cliquer ici »** pour synchroniser avec les dernières données SIRENE **Synchronisation régulière** : La mise à jour périodique garantit la conformité avec les registres officiels. *** ### **Configurer la sécurité** {% hint style="info" %} **Sécurité par entreprise** : Chaque entreprise peut avoir son propre mot de passe pour un contrôle d'accès {% endhint %} #### **Paramétrage du mot de passe entreprise :** 1. Accédez au sous-menu **Sécurité** 2. Saisissez le **mot de passe** spécifique à cette entreprise 3. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder le paramétrage **Recommandation sécurité** : Utilisez un mot de passe fort et unique pour chaque entreprise sensible. # Paramétrage comptabilité ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la comptabilité**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer les informations comptables. {% endhint %} Ces configurations impactent directement les automatisations de vos saisies comptables. *** **Quand utiliser cette configuration :** * Configuration initiale après [création d'entreprise](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/creer-une-entreprise) * Changement de logiciel comptable ou mise à jour majeure * Modification du régime fiscal ou du type de comptabilité * Optimisation des automatisations de saisie **Quand NE PAS modifier ces paramètres :** * En cours d'exercice sans validation préalable de l'expert-comptable * Pendant les périodes de clôture ou déclarations fiscales *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="danger" %} **Impact critique** : Une mauvaise configuration peut compromettre l’export vers le logiciel comptable {% endhint %} **Critères obligatoires avant configuration :** * **Code dossier identique** : Le code dossier INGENEO doit correspondre exactement à celui de votre logiciel comptable pour permettre l’export ou la synchronisation si le logiciel comptable le permet, pour certains logiciels comptables un menu déroulant sera proposé * **Informations logiciel à jour** : Vérifiez la version et les paramètres de votre logiciel comptable avant configuration *** ### **Configurer les paramètres comptables** 1. Accédez au menu **Paramètres** de l'entreprise 2. Sélectionnez **Comptabilité** 3. Renseignez les champs obligatoires selon votre organisation (code dossier, plan comptable, etc.) 4. Configurez la politique de création automatique de compte tiers : * **Préfixe** : Définissez un préfixe (exemple : F pour fournisseurs) * **Mode d'auto-complétions** : Intitulé INSEE ou incrémentation numérique * **Longueur des comptes** : Spécifiez le nombre de caractères si le choix d’une incrémentation est fait 5. Paramétrez le plan comptable : possibilité de paramétrer les longueurs minimums et maximums et automatiser l’ajout de « 0 » pour atteindre la taille définie 6. Définissez les éléments à exporter en comptabilité (tampons, notes, surlignages) 7. Activez ou non l’ajout d’un deuxième compte de TVA identique, et la saisie à 0€ selon vos besoins *** ### **Questions fréquentes** **Votre synchronisation échoue systématiquement ?** Vérifiez que le **code dossier** est rigoureusement identique (attention aux espaces et caractères spéciaux), vérifiez les paramétrages de votre logiciel comptable. **Vous voulez automatiser la création des comptes tiers ?** Configurez la **politique de création des comptes fournisseurs** avec un préfixe cohérent et une longueur standardisée pour votre organisation. **Vos périodes d'exercice se chevauchent de manière problématique ?** Clôturez l'ancienne période avant d'ouvrir la troisième. INGENEO ne permet que deux périodes simultanées maximum. # Classeurs & éléments comptables ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la comptabilité** ](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits)peut créer et configurer des classeurs comptables. {% endhint %} Il sera nécessaire, un fois le classeur créé, d'attribuer le droit sur ce dernier **Gérer les référentiels associés (ajouter, modifier, supprimer)** *** ### **Contexte & Recommandations** Les paramétrages des classeurs comptables permettent d'activer les éléments comptables dans la fenêtre de saisie, il sera également possible de les rendre obligatoire. *** ### Les éléments comptables | Libellé d'écriture | Numéro de facture | | ------------------ | -------------------------- | | Date de facture | Date d'échéance | | Numéro de pièce | Mode de règlement | | Collectif | Devise | | Périodicité | Codes de TVA | | Analytique | Libellé de pièce | | Quantité #1 et #2 | Information complémentaire | {% hint style="info" %} Créer plusieurs classeurs comptable permet également d’automatiser des éléments comptable pour certains besoins. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="ju5pEnAEOySPw1pj9bYh" %} *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="warning" %} Une mauvaise configuration du classeur peut impacter l'organisation de vos données comptables. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Définir le nom du classeur de manière claire et explicite * Choisir le type de classeur correspondant à votre usage pour assurer une configuration appropriée * Vérifier vos permissions d'accès au menu entreprise *** ### **Créer un classeur comptable** {% hint style="info" %} Le type de classeur ne pourra pas être modifié après création. {% endhint %} 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu **entreprise** – **Classeurs comptables**. 2. Cliquez sur **Ajouter**. 3. Saisissez un nom pour le classeur. 4. Sélectionnez un type de classeur correspondant à votre usage. 5. Cliquez sur **Enregistrer** 6. Dans l'onglet **Configuration** vous pourrez : 1. Choisir l'ordre d'affichage 2. Éditer le nom 3. Choisir un journal par défaut 7. Dans l'onglet [**Éléments comptables**](#les-elements-comptables) vous pourrez activer ou non les éléments souhaités 8. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider vos paramétrages *** ### **Éditer un classeur comptable** {% hint style="info" %} Éditez un classeur afin d'adapter vos éléments com {% endhint %} 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu **entreprise** – **Classeurs comptables**. 2. Editez un classeur comptable. 3. Assurez vous d'avoir un **journal** par défaut 4. Dans l'onglet **Configuration** vous pourrez : 1. Choisir l'ordre d'affichage 2. Éditer le nom 3. Choisir un journal par défaut 5. Dans l'onglet [**Éléments comptables**](#les-elements-comptables) vous pourrez activer ou non les éléments souhaités 6. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider vos paramétrages *** ### **Paramétrage avancé** * Activer/désactiver la fonction « Ne pas exporter » * Alerter si la date de facture supérieure à la date d’échéance * Afficher la validité de l’entreprise * Afficher les fenêtres d'avertissements lors de la détection d'une incohérence sur les lignes de TVA * Contrôle IBAN sur les factures * Afficher la fenêtre d'avertissement lorsque la date de facture n'est pas comprise dans la période d'exercice en cours * Choix d’un circuit de validation obligatoire pour tous les documents {% hint style="info" %} Vérifiez que toutes les configurations correspondent à vos besoins avant validation. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier le type de classeur après création ?** Le type de classeur ne peut pas être modifié après création. Il faut créer un nouveau classeur avec le bon type. **Vous avez des doublons non repérés dans votre classeur ?** Vérifiez la configuration du contrôle des doublons dans le menu paramétrage général. **Vous voulez désactiver une fonction avancée ?** Rendez-vous dans le menu paramétrage avancé et désactivez les fonctions non désirées. {% hint style="warning" %} La configuration des classeurs comptables impacte directement l'organisation de vos données comptables. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Assurez-vous de bien définir tous les paramètres avant de commencer à utiliser le classeur. {% endhint %} # Référentiels comptables ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la comptabilité**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut gérer les référentiels comptables. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Les référentiels comptables constituent la base de données de votre entreprise permettant à INGENEO de proposer des saisies complètes et automatisées adaptées à votre activité. *** **Quand utiliser cette fonctionnalité :** * Configuration initiale d'une nouvelle entreprise * Mise à jour des paramètres comptables en cours d'exercice * Adaptation aux évolutions réglementaires (TVA, plan comptable) * Optimisation des automatisations de saisie **Quand NE PAS modifier les référentiels :** * En cours de clôture comptable (risque d'incohérence) * Pour des modifications ponctuelles (utilisez les saisies manuelles) **Alternatives disponibles :** L'import de votre FEC ou la synchronisation avec certain logiciel comptable permettent de récupérer automatiquement vos référentiels existants. *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="danger" %} **Impact critique** : Des référentiels mal configurés peuvent compromettre la qualité des automatisations et nécessiter des corrections manuelles importantes sur vos saisies. {% endhint %} *** ### **Accéder aux référentiels comptables** **Navigation spécifique** : L'accès se fait depuis l'édition de votre entreprise ### **Paramétrer les référentiels** 1. Accédez à l’édition de l’entreprise concernée 2. Ouvrez l’onglet **Référentiel comptable** 3. Ajoutez, modifiez ou supprimez les éléments suivants selon vos besoins : * **Journaux comptables** : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos journaux comptables * **Comptes tiers** : Gérez vos clients, fournisseurs et autres tiers (action possible aussi depuis la bannette) * **Plan comptable** : Administrez votre plan de comptes personnalisé * **Codes de TVA** : Configurez vos taux et règles de TVA (action possible aussi depuis la bannette) * **Modes de règlement** : Paramétrez vos moyens de paiement {% hint style="warning" %} Affichez et automatisez les éléments comptables dans les paramétrages des [classeurs comptables](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables) {% endhint %} *** ### **Paramétrer l'analytique** * **Axes analytiques** * **Sections analytiques** (10 niveaux de sections maximum par axe) {% hint style="warning" %} Affichez et automatisez l'analytique dans les paramétrages des [classeurs comptables](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables) {% endhint %} *** ### **Gérer les paramètres bancaires** * **Comptes banque** : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos éléments de banque * **Intégration** : Ces paramètres sont utilisés pour vos saisies de banque *** ### **Questions fréquentes** **Vous voulez ajouter des comptes tiers ou codes TVA rapidement ?** Ces éléments peuvent être créés directement depuis votre saisie sans passer par les référentiels. *** ### **Avertissement** **Cohérence des données** : Toute modification des référentiels doit être cohérente avec vos obligations comptables et fiscales. **Limitation de synchronisation** : La synchronisation avec les logiciels comptables n'est disponible que si l'interconnexion est techniquement supportée pour votre logiciel spécifique. ### **Vidéo interactive** 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="oDMS1sZpPjnSFvnF01Ha" %} # Analytique ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} ✍️ Seuls les utilisateurs ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la comptabilité**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peuvent effectuer cette opération. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** L’analytique permet de ventiler des écritures comptables selon des axes analytiques définis. Cette configuration est utile pour suivre des budgets, projets ou centres de coûts. *** ### Vidéo interactive :bulb: {% @arcade/embed flowId="y88T2WqDzHlwcEPmJzP3" url="" %} {% @arcade/embed flowId="oWmgW7kNYFL36UCFhx7v" url="" %} *** ### **Préparer l’environnement** {% hint style="warning" %} ⚠️ Sans activation de l’analytique dans les classeurs, aucune ventilation analytique ne sera proposée lors des saisies comptables. {% endhint %} ### **Critères obligatoires :** * Avoir défini les axes et sections nécessaires selon votre organisation interne * Vérifier que le logiciel comptable permet l’intégration des lignes analytiques *** ### **Créer un plan analytique** {% hint style="warning" %} ⚠️ Toute création de **Section** analytique nécessite un **Axe** analytique, si le logiciel comptable ne dispose pas d’axe analytique, il faudra créer un **axe par défaut**. {% endhint %} Depuis le menu principal, procédez comme suit : 1. Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques. 2. Cliquez sur **+ Ajouter** pour créer un axe. 3. Renseignez le champ **Code**. 4. Renseignez le champ **Intitulé**. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. 6. Cliquez ensuite sur **Sections analytiques**. 7. Cliquez sur **+ Ajouter** pour créer une section. 8. Sélectionnez l’axe créé. 9. Renseignez les champs **code** et **intitulé**. 10. Cliquez sur **Enregistrer**. ✍️ Vous pouvez synchroniser votre plan comptable s’il est compatible en cliquant sur le bouton **Synchroniser**. *** ### **Activer l’analytique dans vos classeurs** {% hint style="warning" %} ⚠️ L’analytique ne sera pas proposé à la saisie tant qu’il n’est pas activé sur chaque classeur concerné. {% endhint %} Pour chaque classeur concerné : 1. Rendez-vous dans Entreprise > Classeurs comptables. 2. Cliquez sur le classeur souhaité pour l’éditer. 3. Cliquez sur **éléments comptables**. 4. Cochez la case **Analytiques**. 5. Sélectionnez un **axe par défaut** si nécessaire. 6. Cliquez sur **Enregistrer**. ✍️ L’axe par défaut peut être modifié à tout moment selon les besoins. *** ### **Questions fréquentes** #### **Vous ne voyez pas d’axe disponible dans un classeur ?** Assurez-vous qu’au moins un axe a bien été créé dans le menu Analytiques. #### **Vous souhaitez modifier une section existante ?** Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques > Sections analytiques, puis cliquez sur l’icône d’édition à côté de la section concernée. #### **Vous ne souhaitez plus utiliser l’analytique ?** Décochez simplement l’option **Analytiques** dans l’édition du classeur concerné. *** **Avertissement** {% hint style="danger" %} ⚠️ L’activation de l’analytique modifie les options de saisie comptable. Toute modification en cours d’exercice peut avoir des conséquences sur la cohérence de vos suivis analytiques. {% endhint %} # Générer une archive d'entreprise {% hint style="info" %} Seul l'utilisateur ayant accès à l'édition de l'entreprise peut générer une archive. {% endhint %} ## Contexte / recommandation Cette fonctionnalité permet de générer une archive depuis la fiche d'une entreprise. * Quand l'utiliser\ Pour créer une archive d'une entreprise depuis son espace d'administration. * Quand NE PAS l'utiliser\ Si vous n'avez pas accès au menu d'édition de l'entreprise. ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed flowId="fCLLxYD1QKWTJpBu5tpN" url="" %} ### Préparer l'accès à l'entreprise {% hint style="warning" %} L'archive ne peut être générée que depuis le menu d'administration de l'entreprise. {% endhint %} Critères obligatoires : * Accéder au **menu entreprise** pour sélectionner l'entreprise concernée. * Avoir accès à l'option **Éditer l'entreprise** pour ouvrir ses paramètres. * Disposer du menu **Archivage** dans l'administration de l'entreprise. ## Action principale ### Générer une archive {% hint style="warning" %} Le lien de téléchargement n'est pas immédiat : il est envoyé par e-mail. {% endhint %} Depuis votre compte, rendez-vous dans **menu entreprise**. {% stepper %} {% step %} ### Ouvrir l'édition de l'entreprise {% endstep %} {% step %} ### Accéder à l'administration {% endstep %} {% step %} ### Ouvrir Archivage {% endstep %} {% step %} ### Lancer la génération Cliquez sur **générer l'archive**, puis sur **générer**. {% endstep %} {% step %} ### Récupérer l'archive Un lien de téléchargement de l'archive est envoyé à l'adresse e-mail de l'utilisateur ayant fait la demande. Le téléchargement s'effectue uniquement via le lien reçu par e-mail. {% endstep %} {% endstepper %} ## Questions fréquentes
Vous ne recevez pas l'e-mail de téléchargement ? Vérifiez que l'adresse e-mail de l'utilisateur ayant fait la demande est valide et surveillez votre boîte de réception.
## Avertissements finaux {% hint style="warning" %} * Le lien de téléchargement est envoyé uniquement à l'utilisateur ayant généré l'archive. * L'archive doit être générée depuis le menu **Archivage** de l'administration de l'entreprise. {% endhint %} # GESTION DES DOCUMENTS Ce menu vous guide pas à pas dans le traitement de vos documents. Le dépôt, la saisie bien sûr, la recherche, la modification (facturettes, fusion, rotation...etc.) et la validation. Tout le workflow quotidien y est détaillé. *** Les essentiels
Dépôt 📥Vous avez les documents sur votre ordinateur ? Déposez-les en un clic pour commencer à saisir./pages/YDFKOPw0zRzDBPXzHzgy#video-interactive
Saisie 🔢Saisissez les documents et retrouvez les dans votre outil de production comptable./pages/s9o5xsmzWYETCO6r2DZE
Recherche 🔍Retrouver une facture ou vérifier une saisie ? Recherchez vos documents en quelques clics./pages/PR6OqTdg5XmBK9VBnGSg#video-interactive
# Dépôt manuel de document ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit [**Déposer des documents**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) dans le classeur ou l’entreprise peut déposer des documents dans la bannette. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La gestion documentaire par bannettes permet de centraliser et traiter automatiquement vos documents comptables ou autre. Vous disposerez : * D’un dépôt manuel ponctuel de documents * D’un import en lot de plusieurs fichiers simultanément **Alternatives disponibles** : Pour un flux automatisé régulier, privilégiez les [**canaux de collecte**](/plateforme-ingeneo/collecte-automatique) qui permettent la réception continue de vos documents. *** ### **Vidéo interactive** 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="Hk9LMNuZEjWz9lcwRaJF" %} *** ### **Déposer des documents manuellement** Procédez comme suit : 1. Depuis votre interface principale, accédez au menu **Bannettes**. 2. Sélectionnez l'**entreprise** concernée dans la liste 3. Recherchez et sélectionnez le [**classeur**](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables) **de dépôt** approprié 4. Cliquez sur le bouton **Ajouter** 5. Importez vos documents via l'explorateur de fichiers 6. Cliquez sur **Ouvrir** pour confirmer la sélection 7. Vérifiez la liste des documents importés 8. Ajoutez des **annotations** si nécessaire ou supprimez des fichiers non désirés *** ### **Indicateurs de qualité** Quand le traitement des documents est terminé, différents icones et smiley sont indiqués devant chaque ligne de document indiquant la qualité de connaissance par la plateforme. **Informations complémentaires** : Différents indicateurs informent sur la présence de note incluse au document ou si le document est en dehors de l’exercice. *** ### **Utiliser les canaux de collecte automatique** Pour automatiser la réception de documents, configurez les canaux suivants : * [**Mail dédié** ](/plateforme-ingeneo/collecte-automatique/parametrage-mail-dedie): Réception par email spécifique * [**Google Drive**](/plateforme-ingeneo/collecte-automatique/parametrage-google-drive)**,** [**Dropbox**](/plateforme-ingeneo/collecte-automatique/parametrage-dropbox)**,** [**OneDrive**](/plateforme-ingeneo/collecte-automatique/parametrage-onedrive)**,** [**SharePoint** ](/plateforme-ingeneo/collecte-automatique/parametrage-sharepoint): Synchronisation cloud * **DématBox** : Solution dédiée dématérialisation {% hint style="info" %} Consultez les documentations à votre disposition pour la configuration détaillée de chaque canal. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez comprendre la signification des symboles ?** Cliquez sur l'icône **information** dans la colonne des entreprises pour accéder à la légende complète des indicateurs. **Votre document n'est pas bien reconnu par l'OCR ?** Vérifiez la qualité de votre fichier original. **Vous voulez traiter plusieurs documents d'un coup ?** Utilisez la sélection multiple lors de l'import ou configurez un canal de collecte pour les flux réguliers. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Limitation technique** : Le traitement OCR peut prendre plusieurs minutes selon la complexité et le nombre de documents. {% endhint %} # La saisie comptable ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [Enregistrer les documents](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut effectuer la saisie comptable des documents. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La saisie comptable permet de traiter les documents présents dans les bannettes en leur attribuant les comptes et [éléments comptables](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables) appropriés. Une fois la saisie faite, le document est exporté vers le logiciel comptable de façon automatique (à l’exception des exports « ON DEMAND »). *** ### **Préparer la saisie** {% hint style="info" %} Assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne entreprise avant de commencer la saisie pour éviter les erreurs de comptabilisation. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Avoir les droits d’accès à la saisie de l'entreprise concernée * Connaître le plan comptable de l'entreprise pour une saisie précise * Vérifier que les documents sont bien présents dans la bannette sélectionnée *** ### **Accéder à la saisie comptable** Cliquer sur **Bannettes**, puis sélectionner l'entreprise concernée. Sélectionner ou rechercher le classeur de dépôt souhaité, puis cliquer sur la loupe en bout de ligne du document à saisir. Une fenêtre à 3 volets redimensionnables s'ouvre : * Liste des documents présents dans la bannette * Volet de saisie comptable du document * Aperçu du document avec historique et notes {% hint style="info" %} Vous pouvez sélectionner un autre document de la bannette directement depuis cette interface. {% endhint %} *** ### **Saisir les éléments comptables** La plupart des éléments comptables seront renseignés grâce à l'analyse OCR. Par défaut les dates de facture et d'échéance, ainsi que le numéro de facture seront affichés. Les paramétrages de vos [classeurs & référentiels](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/referentiels-comptables) vous permettrons d'afficher et de renseigner d'autres éléments comptables. *** ### **Saisir les comptes comptables** **Compte tiers :** Si le [compte tiers](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/referentiels-comptables) est présent dans le FEC, celui-ci peut être renseigné automatiquement si la plateforme a reconnu le fournisseur dans le document. Dans le cas où aucun compte tiers n'est pas renseigné, cliquer dans le champ **Compte** sur une ligne à renseigner : * **Option 1 - Recherche par nom :** Saisissez les premières lettres du nom du compte tiers, puis sélectionnez le compte souhaité dans la liste qui s'affiche. * **Option 2 - Recherche par libellé :** Saisissez les premières lettres du libellé du compte tiers, puis sélectionnez le compte souhaité dans la liste qui s'affiche. * **Option 3 - Fenêtre de recherche :** tapez sur la touche **Entrée** de votre clavier pour ouvrir la fenêtre de recherche des comptes tiers, puis sélectionnez le compte souhaité et validez avec **Sélectionner**. * **Option 4 - Création de compte tiers :** 1. Saisissez le code du compte tiers, puis tapez sur la touche **Entrée** de votre clavier pour ouvrir la fenêtre de création de compte tiers 2. Renseignez les différents champs pour la création du compte tiers 3. Cliquez sur **Entreprise** pour compléter les informations du compte tiers 4. Cliquez sur **Options avancées** pour sélectionner les différentes options proposées 5. Cliquez sur **Masque de saisie** pour compléter les informations du compte tiers 6. Cliquez sur **Enregistrer** en bas de la page. Seuls les **code** et **intitulé** du tiers sont obligatoires à la création, le tiers sera créé en comptabilité à l’intégration de l’écriture ### **Vidéo interactive** 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="QKoNFPdDXr9oqr8YKxXU" %} ### **Comptes de charges** Saisissez les premières lettres ou chiffres des comptes ou un mot du libellé dans les champs des comptes de charges. Cliquez sur l'icône **plus** pour ajouter une ligne et sur l'icône **corbeille** pour supprimer une ligne. ### **Comptes de TVA** Saisissez les premières lettres ou chiffres des comptes ou un mot du libellé dans les champs des comptes de TVA. Cliquez sur l'icône **plus** pour ajouter une ligne et sur l'icône **corbeille** pour supprimer une ligne. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la saisie. {% hint style="success" %} Une fois enregistré, le document est exporté et n'est plus visible dans la bannette. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous ne trouvez plus votre document après saisie ?** Le document saisi est exporté et n'apparaît plus dans la bannette. Utilisez le menu **Rechercher** pour retrouver le document. **Vous avez des informations importantes à vérifier ?** Consultez la zone **Vigilances** qui indique des informations importantes sur le document et sa saisie. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Une fois la saisie enregistrée, le document passe en export et disparaît de la bannette. Vérifiez bien vos saisies avant de valider. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Consultez toujours la zone **Vigilances** pour vous assurer qu'aucune information importante n'a été omise lors de la saisie. {% endhint %} # Rechercher un document ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Consulter les documents enregistrés**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut accéder à la recherche de document des entreprises concernées. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La recherche de documents permet de retrouver rapidement un fichier dans vos [classeurs comptables](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables) et plan de classement. Cette fonction est particulièrement utile pour : * Retrouver un document spécifique par son nom, numéro ou contenu * Effectuer des recherches ciblées dans un ou plusieurs classeurs * Filtrer les résultats selon différents critères avancés * Rechercher d’information dans le corps du document (article, adresse, nom…etc.) * Audit des actions utilisateurs sur les documents * Navigation directe dans l'arborescence des classeurs * Consultation des historiques par utilisateur *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="3LX4Tn5WwqCZGSNtXAEu" %} *** **Critères de recherche disponibles :** * Recherche par mot-clé dans le contenu des documents * Filtrage avancé par critères spécifiques * ID du document * Action d'un utilisateur * Méthode d'enregistrement * [Statut](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/configurer-les-statuts-de-documents) * Numéro de facture ou de pièce * Compte tiers * Montant * Statut de d'export * Exercice * Date * Du document * De dépôt * D'enregistrement * d'export * d'échéance * Classeur de l'entreprise *** ### **Effectuer une recherche de document** {% hint style="info" %} Les résultats de recherche sont conservés jusqu'à la fermeture de la fenêtre de recherche. {% endhint %} 1. Accédez à la fonctionnalité de recherche depuis le menu principal 2. Saisissez un ou plusieurs mots-clés dans le champ de recherche 3. Sélectionnez les filtres souhaités (statut, période, entreprise, etc.) 4. Cliquez sur **Valider** pour appliquer les filtres *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez rechercher dans toutes les entreprises ?** Vous devez obligatoirement saisir une valeur dans le champ de recherche sur le contenu des documents. La recherche par filtres seuls ne fonctionne pas pour une recherche multi-entreprises. **Vous ne trouvez pas votre document ?** Vérifiez que vous avez sélectionné le bon périmètre de recherche (entreprise ou classeur). Essayez des mots-clés différents ou utilisez les filtres avancés pour affiner votre recherche. **Vous voulez conserver vos résultats de recherche ?** Les résultats restent disponibles tant que la fenêtre de recherche est ouverte. Pour les conserver définitivement, exportez-les ou notez les références des documents trouvés. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les performances de recherche peuvent varier selon le volume de documents dans vos classeurs comptables. {% endhint %} {% hint style="warning" %} La fermeture de la fenêtre de recherche efface définitivement tous les résultats conservés. {% endhint %} # Modifier un document ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit [**Enregistrer les documents**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut effectuer des modifications sur les documents. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La modification de documents depuis les bannettes permet d'effectuer diverses opérations d'édition avant traitement. *** **Quand l'utiliser :** * Pour corriger l'orientation d'un document scanné * Découper une zone spécifique (ex : tickets scannés) * Éclater un document multi-pages en pages individuelles * Effectuer des ajustements visuels (zoom, déplacement) *** ### **Préparer la modification** {% hint style="info" %} Les modifications effectuées ne seront sauvegardées qu'après avoir cliqué sur **Enregistrer sous**. Toute fermeture de la page sans sauvegarde entraînera la perte des modifications. {% endhint %} **Éléments à vérifier avant modification :** * **Document accessible** - Vérifiez que le document est bien présent dans vos bannettes * **Droits de modification** - Assurez-vous d'avoir les permissions nécessaires * **Entreprise sélectionnée** - Vérifiez que vous êtes dans la bonne entreprise *** ### **Vidéos interactives**💡 Fusion de document : {% @arcade/embed url="" flowId="IBMNmXkOkNK3VyqYjnyj" %} Eclater les documents : {% @arcade/embed url="" flowId="7UuBXRsFS0C2hpyYLcN0" %} *** ### **Modifier le document** 1. Depuis votre plateforme, rendez-vous dans le menu **Bannettes** de l'entreprise concernée. 2. Effectuez un clic droit sur le document à modifier 3. Sélectionnez l'action souhaitée : * **Télécharger** le document ou une sélection * **Découper une zone** * **Éclater** 4. Pour découper une zone : * Sélectionnez la page souhaitée * Cliquez sur **Découper une zone** * Choisissez la ou les zone(s) * Cliquez sur **Enregistrer sous** 5. Pour éclater un document multi-pages : * Utilisez **Éclater** * Choisissez **Toutes les X pages** ou **La sélection** 6. Cliquez sur **Enregistrer sous** pour intégrer vos modifications {% hint style="info" %} Quand vous souhaiterez **Enregistrer** un document vous aurez toujours la possibilité ou non de supprimer les originaux. {% endhint %} {% hint style="info" %} Chaque zone découpée ou page éclatée peut être repassée en OCR individuellement pour un traitement optimal. La plateforme vous propose de conserver ou non le document d’origine. {% endhint %} *** ### **Fusionner des documents** 1. Sélectionnez plusieurs pages 2. Faites un clic-droit sur la sélection 3. Cliquez sur le bouton **Fusionner** 4. Cliquez sur **Enregistrer sous** *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez traiter uniquement une partie de votre document ?** Utilisez la fonction de découpage de zone. La zone sélectionnée sera traitée comme un nouveau document indépendant. **Vous voulez annuler vos modifications ?** Fermez la page sans cliquer sur **Enregistrer sous**. Vos modifications ne seront pas sauvegardées. # Valider un document ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec un rôle de **valideur** dans un [circuit de validation](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/circuit-de-validation) peut valider des documents. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La validation de documents dans un circuit permet de s'assurer qu'un processus d'approbation structuré est respecté avant la finalisation d'un document. **Quand l'utiliser :** Lorsque vous êtes désigné comme valideur dans un circuit et qu'un document attend votre validation **Quand NE PAS l'utiliser :** Si vous n'avez pas les permissions de validation ou si le document ne vous est pas assigné **Alternatives disponibles :** Contacter l'administrateur pour obtenir les droits de validation si nécessaire *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="6OOceuIhp3mZr2ioeA49" %} ### **Valider un document** 1. Accédez au menu **tableau de bord** ou **actions / notifications** 2. Sélectionnez le document à valider 3. Cliquez sur **valider** ou **refuser** le document {% hint style="info" %} L'action choisie changera le niveau et le statut du document dans le circuit de validation. Une notification est donnée à l'utilisateur suivant dans le circuit de validation. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Tout refus obligera l’utilisateur à renseigner un commentaire. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous ne voyez pas le document à valider ?** Vérifiez que vous avez bien les permissions de valideur et que le document vous est assigné à cette étape du circuit. **Vous souhaitez valider plusieurs documents en même temps ?** Chaque document doit être validé individuellement depuis la liste des documents en attente. # Masque de saisie ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="warning" %} Tout utilisateur ayant accès à la saisie dans **Bannettes** peut créer et utiliser des masques de saisie. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed flowId="jpM6a9nsm2lPZZaWd2RD" url="" %} *** ### **Contexte & Recommandations** Les masques de saisie permettent de mémoriser des schémas d'écritures répétitifs et de les rappeler par raccourci clavier. Ils peuvent également être définis par défaut. **Quand les utiliser :** * Pour des saisies récurrentes avec des structures comptables similaires * Pour standardiser les écritures d'une équipe * Pour gagner du temps sur des opérations répétitives **Quand NE PAS les utiliser :** * Pour des saisies ponctuelles ou très variables * Si la reconnaissance automatique suffit **Impact important :** Un masque défini par défaut prend le dessus sur la reconnaissance automatique *** ### **Créer le masque de saisie** {% hint style="warning" %} Votre saisie actuelle sera automatiquement reportée dans le masque\ Préparez votre saisie complète avant de créer le masque pour éviter les modifications ultérieures. {% endhint %} 1. Depuis **Bannettes**, accédez à la saisie de votre document. 2. Complétez votre saisie habituelle avec tous les éléments nécessaires 3. Cliquez sur **Masque de saisie**, le bouton se trouve à la gauche du bouton **Enregistrer** 4. Sélectionnez **Créer un nouveau masque de saisie** 5. Modifiez si nécessaire les lignes et éléments comptables (ajout/suppression possible) 6. Renseignez le code du masque (pour le raccourci clavier CTRL + code) 7. Indiquez un nom explicite pour identifier le masque 8. Cliquez sur **Enregistrer** {% hint style="warning" %} Le masque est créé et immédiatement utilisable via le raccourci CTRL + votre code choisi. Vous pouvez créer plusieurs masques de saisies. {% endhint %} {% hint style="success" %} Bonne pratique : mettez par défaut la saisie la plus souvent représentée, créez un second masque pour une saisie fréquente et ainsi de suite. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un masque existant ?** Accédez à **Masque de saisie** depuis une saisie, sélectionnez le masque à modifier et apportez vos changements. **Vous voulez définir un masque par défaut ?** Cette option est disponible dans les paramètres de masque et remplacera la reconnaissance automatique. **Votre raccourci clavier ne fonctionne pas ?** Vérifiez que le code choisi ne contient que des caractères alphanumériques et qu'il n'entre pas en conflit avec d'autres raccourcis. *** ### **Avertissement** {% hint style="danger" %} Un masque défini par défaut prend le dessus sur la reconnaissance automatique. Assurez-vous que cela correspond à vos besoins. {% endhint %} # Validation automatique et semi automatique ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="warning" %} Seul utilisateur ayant le droit **Autoriser l'accès au paramétrage de la comptabilité** peut configurer les modes de validation. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La validation automatique permet de valider les documents sans intervention utilisateur, la validation semi-automatique nécessite une confirmation manuelle des écritures proposées par le système. **Validation automatique - Quand l'utiliser :** * Pour des fournisseurs récurrents avec des écritures standardisées * Quand les critères de reconnaissance sont fiables à 100% * Pour automatiser le traitement de gros volumes **Validation semi-automatique - Quand l'utiliser :** * Pour maintenir un contrôle sur les écritures proposées * Avec des fournisseurs occasionnels ou variables * Pour valider les propositions avant traitement définitif **Quand NE PAS utiliser la validation automatique :** * Avec des documents complexes nécessitant une analyse manuelle * Pour des comptes sensibles nécessitant une validation humaine *** ### **Préparer la configuration** {% hint style="warning" %} La configuration s'applique par compte tiers : un mauvais paramétrage peut entraîner des validations non souhaitées {% endhint %} #### **Critères obligatoires :** * Entreprise sélectionnée avec accès aux référentiels comptables * Comptes tiers identifiés et paramétrés correctement * Critères de validation définis et testés au préalable *** ### **Configurer depuis le menu Entreprise** {% hint style="success" %} Cette méthode permet de configurer un ou plusieurs comptes simultanément {% endhint %} 1. Depuis le menu **Entreprise**, sélectionnez l'entreprise concernée. 2. Cliquez sur **éditer l'entreprise** 3. Accédez à l'onglet **Référentiels comptables** 4. Cliquez sur **Comptabilité** 5. Sélectionnez **Comptes tiers** #### **Configurer un compte spécifique** 1. Sur la ligne du compte concerné, cliquez sur **éditer** 2. Cliquez sur **Options avancées** 3. Sélectionnez la méthode de validation souhaitée 4. Cliquez sur **Enregistrer** #### **Configurer tous les comptes simultanément** 1. Cliquez sur **Tout sélectionner** 2. Effectuez un clic droit sur n'importe quelle ligne de compte 3. Sélectionnez **Validation automatique/semi-automatique** 4. Cochez la méthode de validation souhaitée 5. Enregistrez votre choix {% hint style="warning" %} Cette méthode applique la même configuration à tous les comptes tiers de l'entreprise. {% endhint %} *** ### **Configurer depuis les Bannettes** {% hint style="success" %} Méthode rapide pour configurer un compte directement depuis la saisie {% endhint %} 1. Depuis le menu **Bannettes**, sélectionnez l'entreprise concernée. 2. Cliquez sur la loupe au niveau du document concerné 3. Sur le formulaire de saisie, cliquez sur la première ligne 4. Tapez le raccourci clavier **CTRL+Q** pour ouvrir **éditer votre compte tiers** 5. Cliquez sur **Options avancées** 6. Sélectionnez la méthode de validation souhaitée 7. Cliquez sur **Enregistrer** {% hint style="success" %} Le raccourci CTRL+Q permet un accès rapide aux paramètres du compte tiers depuis la saisie. {% endhint %} *** ### **Lancer la validation semi automatique** 1. Dans votre menu **Bannette** cliquez sur le bouton **Validation semi-automatique** pour lancer le mécanisme. 2. Une fenêtre s'ouvrira vous indiquant : * Les documents exportés avec succès * Les documents non exportés * Les raisons qui ont empêché la validation semi-automatique Vous avez également la possibilité de récupérer le **Rapport d'automatisation** en cliquant sur le menu d'action diverse (trois traits horizontaux) sur la droite de l'écran. *** ### **La validation automatique** {% hint style="success" %} Si vous avez paramétré en **Validation automatique** les fournisseurs, aucune action n'est à mener, le document déposé dans la bannette est lu et directement envoyé en comptabilité. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez appliquer la même validation à tous vos fournisseurs ?** Utilisez la méthode de configuration en lot depuis **Entreprise** > **Référentiels comptables** avec **Tout sélectionner**. **Vous voulez tester avant d'activer la validation automatique ?** Commencez par la validation semi-automatique pour vérifier les propositions du système avant de passer en mode entièrement automatique. **Vous rencontrez des erreurs de validation automatique ?** Vérifiez les critères définis pour le compte tiers et repassez temporairement en validation semi-automatique pour identifier les problèmes. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Validation automatique : Les documents seront validés sans contrôle manuel. Assurez-vous que les critères de reconnaissance sont fiables avant activation. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Configuration en lot : L'application de paramètres à tous les comptes tiers peut impacter l'ensemble de votre processus de validation. Testez d'abord sur quelques comptes. {% endhint %} # Gestion des mots-clés #### **Prérequis & Permissions** {% hint style="warning" %} Seul un utilisateur ayant le droit **Autoriser l'accès à la gestion des mots-clés sur les tiers** peut configurer cette fonctionnalité. {% endhint %} *** #### **Contexte & Recommandations** La gestion des mots-clés permet à INGENEO de reconnaître automatiquement un tiers à partir de mots-clés présents dans vos documents. #### **Critères obligatoires :** * Profil de site configuré avec autorisation de gestion des mots-clés * Minimum de 3 saisies effectuées sur le fournisseur concerné *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed flowId="c2Y4jRzqCUnZ93bhcbz4" url="" %} {% @arcade/embed flowId="Sp4yH8dk7z9lBJBaGVBx" url="" %} *** #### **Configurer les droits d'accès** 1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans **Paramètres**. 2. Cliquez sur **Profils de droits** 3. Sélectionnez **Profils de site** 4. Ajoutez un nouveau profil de site 5. Cochez **Autoriser l'accès à la gestion des mots-clés sur les tiers** 6. Cliquez sur **Enregistrer** {% hint style="success" %} Vous pouvez également paramétrer ces droits depuis le menu **Entreprises**. {% endhint %} *** #### **Gérer les mots-clés d'un tiers** {% hint style="warning" %} Le bouton **Gérer les mots-clés du compte tiers** n'apparaît qu'après minimum 3 saisies sur le fournisseur {% endhint %} 1. Depuis **Bannettes**, accédez au menu de saisie. 2. Lors de la saisie d'un document, indiquez votre compte tiers 3. Cliquez sur **Imputations** 4. Cliquez sur **Gérer les mots-clés du compte tiers** 5. Saisissez vos mots-clés manuellement ou cliquez directement sur les mots du document 6. Cliquez sur **Enregistrer** {% hint style="success" %} Une fois configurés, la plateforme proposera automatiquement le compte tiers lors des prochaines saisies. {% endhint %} {% hint style="warning" %} #### **Voici les limitations imposées par la plateforme :** * Les mots-clés de moins de 3 caractères ne seront pas pris en compte * La condition OU est appliquée pour chaque mot-clé que vous avez renseigné * Les mots-clés ne doivent pas être des identifiants reconnus automatiquement par OCRLAD, tels que le SIRET, le SIREN, la TVA intracom, le téléphone, le fax, le site web, ou l'IBAN * Évitez les mots-clés génériques qui peuvent apparaître sur des factures d'autres tiers (ex. : facture, total, carburant, loterie, restaurant...) {% endhint %} *** #### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez gérer les mots-clés par compte de charge ?** Cette option est disponible directement dans l'interface de gestion des mots-clés après configuration du compte tiers. **Vos mots-clés ne fonctionnent pas ?** Vérifiez qu'ils respectent les critères : plus de 3 caractères, non génériques, et qu'ils ne correspondent pas à des identifiants automatiquement reconnus. **Vous voulez optimiser la reconnaissance automatique ?** Évitez les mots génériques (facture, total, carburant) et privilégiez des termes spécifiques au fournisseur. # Classeur de plan de classement ## Prérequis {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit **Autoriser l’accès au paramétrage du plan classement** peut créer et configurer des classeurs de ce type. {% endhint %} ## Contexte Le classeur de plan de classement permet la gestion électronique des documents (non comptables) d'une entreprise de manière structurée. **Quand l'utiliser :** * Pour organiser et centraliser vos documents par type * Pour créer une arborescence documentaire personnalisée * Pour faciliter l'accès aux documents **À savoir :** * Nombre de classeurs illimité par entreprise * Possibilité de créer des arborescences pour un classement hiérarchisé * Les droits d'accès doivent être configurés pour rendre le classeur visible *** ## Créer un classeur de plan de classement Depuis votre menu **Entreprises**, accédez à la configuration du classeur : 1. Entrez dans l'édition d'une entreprise 2. Rendez-vous dans le menu **Plan de Classement** 3. Cliquez sur le bouton **Ajouter** 4. Renseignez la liste des types de documents à classer dans ce classeur 5. Créez une arborescence si vous souhaitez organiser les documents de façon hiérarchique au sein du classeur ✍️ Vous pouvez créer autant de classeurs que nécessaire pour votre organisation documentaire. {% @arcade/embed flowId="jA0vdzEvKjrrGW102724" url="" %} *** ## Accorder les droits d'accès au classeur {% hint style="warning" %} ⚠️ Sans attribution de droits, le classeur créé restera invisible pour les utilisateurs. {% endhint %} Depuis le menu **Administration** de l'entreprise : 1. Accédez aux profils d'entreprise concernés 2. Accordez les droits souhaités sur le classeur créé 3. Validez la configuration {% @arcade/embed flowId="oV4LMkqlrRZw6SRAqltU" url="" %} *** ## Déposer des documents dans le classeur Une fois le classeur créé et les droits accordés, vous pouvez y ajouter vos documents. Depuis le menu **Bannettes**, accédez au classeur : 1. Sélectionnez **Plan de classement** 2. Cliquez sur le bouton **Ajouter** 3. Déposez vos documents 4. Renseignez pour chaque document : * Le type de document * La date * Un éventuel commentaire 5. Retrouvez vos documents dans votre menu Rechercher {% hint style="info" %} Si l'option de [chaînage documentaire](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/gestion-documentaire-avancee/chainage-documentaire) est activée sur votre classeur, des renseignements complémentaires vous seront demandés. {% endhint %} {% @arcade/embed flowId="W76C3KZ1DqkSF5QHgF2M" url="" %} ## Questions fréquentes **Vous souhaitez créer une organisation hiérarchique dans votre classeur ?** Lors de la création du classeur, utilisez la fonction d'arborescence pour structurer vos documents par niveaux (ex : Dossier principal > Sous-dossiers > Documents). **Votre classeur n'apparaît pas dans le menu Bannettes ?** Vérifiez que les droits d'accès ont bien été accordés sur ce classeur dans le menu **Administration** > profil d'entreprise concerné. # Annexes comptables ### Prérequis et permissions {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au déploiement en masse**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer et gérer les modèles génériques. {% endhint %} *** ### Contexte et cas d'usage #### Pourquoi utiliser les annexes comptables ? Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de : * Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises * Structurer vos documents selon des modèles personnalisés * Faciliter l'accès et la recherche de documents pour vos équipes * Garantir une traçabilité complète de vos pièces comptables *** ### Créer et configurer vos modèles d'annexes #### Préparer vos modèles {% hint style="warning" %} **Importance de la structure**\ Une bonne organisation de vos modèles d'annexes dès le départ vous permettra de gagner du temps lors du classement de vos documents. Réfléchissez à la structure qui correspond à vos besoins avant de créer vos modèles. {% endhint %} **Recommandations pour vos modèles :** * Définissez une nomenclature claire et cohérente (par exercice, par type de document, par entité) * Anticipez les besoins de classement de vos équipes #### Accéder à la gestion des modèles Depuis le menu **Entreprises** : 1. Cliquez sur le **bouton à actions multiples** 2. Sélectionnez l'option **Gestion des modèles génériques** 3. Vous accédez à l'interface de configuration des modèles d'annexes #### Créer un nouveau modèle 1. Dans l'interface de gestion des modèles, cliquez sur le bouton **Ajouter** 2. Renseignez les informations de votre modèle : * Nom du modèle * Type de documents concernés * Structure de classement souhaitée 3. Configurez les paramètres spécifiques selon vos besoins organisationnels 4. Validez la création de votre modèle {% @arcade/embed flowId="3sdn66IOFpMdXU8oqBYf" url="" %} {% hint style="warning" %} ⚠️ **Étape cruciale : Attribution des droits d'accès**\ Une fois votre modèle créé, vous devez impérativement accorder les droits d'accès appropriés. Sans cette étape, les annexes créées à partir de ce modèle ne seront pas visibles des utilisateurs concernés. {% endhint %} {% @arcade/embed flowId="oV4LMkqlrRZw6SRAqltU" url="" %} *** ### Ajouter et gérer vos documents comptables #### Accéder aux annexes comptables Depuis le menu principal de votre plateforme : 1. Naviguez vers **Bannettes** 2. Sélectionnez **Annexes Comptables** 3. Vous accédez à l'interface de gestion de vos documents 4. Déposez vos documents via le bouton Ajouter #### Consulter et rechercher vos documents Les documents ajoutés dans les annexes comptables sont automatiquement consultables depuis le menu **Rechercher :** {% @arcade/embed flowId="hDIzYroXoLYKjtoYFOGs" url="" %} *** ### Questions fréquentes
Vous souhaitez modifier un modèle d'annexe existant ? Retournez dans **Entreprises** > **Bouton à actions multiples** > **Gestion des modèles génériques**, sélectionnez le modèle concerné et effectuez vos modifications. N'oubliez pas de vérifier que les droits d'accès sont toujours appropriés après modification.
Si je change une entreprise de site, que se passe-t-il ? Les documents restent dans l'annexe comptable du premier site, mais seront masqués. L'annexe comptable du nouveau site sera appliquée et donc vide.
Vous ne voyez pas certaines annexes créées par vos collègues ? Vérifiez que les droits d'accès vous ont bien été accordés sur ces annexes. Contactez l'administrateur ou la personne ayant créé le modèle pour qu'elle vous donne les permissions nécessaires.
Vous souhaitez supprimer un document d'une annexe ? La suppression d'un document comptable doit être réalisée avec précaution. Assurez-vous d'avoir les droits appropriés et vérifiez que le document n'est plus nécessaire pour la traçabilité comptable avant de procéder à sa suppression.
# COLLECTE AUTOMATIQUE Le paramétrage des canaux de collecte est l’un des points stratégiques d’INGENEO. Ils permettent d’automatiser l’arrivée des documents dans les bons classeurs, sans action manuelle de l’utilisateur. *** Les essentiels
Mail dédié 📧Envoyez vos documents sur votre adresse dédiée : ils iront directement dans le bon classeur.https://images.unsplash.com/photo-1683117927786-f146451082fb?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHw1fHxtYWlsfGVufDB8fHx8MTc1NDkyMTg4Mnww&ixlib=rb-4.1.0&q=85
Google Drive ☁️Connectez votre Google Drive et récupérez automatiquement vos documents déposés./pages/eGC5vkKIOI5QiKMYINeB#video-interactivehttps://images.unsplash.com/photo-1553895501-af9e282e7fc1?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHwxfHxHT09HTEV8ZW58MHx8fHwxNzU0OTE0NTQ3fDA&ixlib=rb-4.1.0&q=85
SharePoint ☁️Connectez votre compte SharePoint d'entreprise et récupérez automatiquement vos documents déposés./pages/I8ONUdLsMrOoMuLEeZSU
# Paramétrage Google Drive ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer un canal de collecte Google Drive {% endhint %} *** ### **Contexte et Recommandations** Google Drive permet de réceptionner automatiquement des documents déposés dans le cloud par vos clients. Cette solution est adaptée pour : *** **Quand l'utiliser :** * Collecte automatisée de documents clients récurrents **Quand NE PAS l'utiliser :** * Pour des envois ponctuels ou urgents (collecte une fois par jour uniquement) {% hint style="warning" %} Important : Un document collecté ne sera pas récupéré une seconde fois, même s'il reste dans l'espace de dépôt. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed flowId="AK5jUVSrS2g2Zd1ntROA" url="" %} *** ### **Préparer la connexion** **Critères obligatoires :** * Disposer de l'url du Google Drive * Le client doit être créé comme utilisateur dans la plateforme (utilisateur EXTERNE si nécessaire) * Définir le classeur de destination pour le dépôt des documents *** ### **Créer le canal de collecte Google Drive** 1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans le menu Entreprise. 2. Accédez à la section Collecte puis cliquez sur Nouveau canal. 3. Sélectionnez Google Drive comme type de canal. 4. Saisissez l'url du Google Drive. 5. Choisissez le dossier de dépôt de documents dans l'encart "Configuration des répertoires récupérés". {% hint style="info" %} Le dossier réservé au dépôt devient automatiquement visible dans le Google Drive du client. {% endhint %} *** ### **Exécuter la collecte** #### **Collecte automatique** La collecte s'effectue **automatiquement une fois par jour**. #### **Collecte manuelle** Possibilité d'exécuter manuellement depuis : * La liste des canaux de collecte : bouton **Exécuter manuellement le processus de collecte** * L'édition du canal, page **Exécution** {% hint style="info" %} Une confirmation sera demandée avant l'exécution manuelle. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez consulter l'historique des collectes ?** Depuis le menu **Collecte**, cliquez sur **Historique** pour voir toutes les collectes effectuées. **Vos documents ne sont pas collectés ?** Vérifiez que le client a bien accepté la connexion et que les documents sont dans le bon dossier de dépôt. **Vous voulez modifier les paramètres de collecte ?** Éditez le canal existant depuis la liste des canaux de collecte pour ajuster les options. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les documents collectés passent automatiquement par l'OCR et sont disponibles dans la bannette de l'entreprise, prêts pour la saisie. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Un document collecté ne sera jamais récupéré une seconde fois, même s'il reste dans l'espace de collecte. {% endhint %} # Paramétrage SharePoint ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) créer un canal de collecte Sharepoint. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** * La collecte automatisée de documents depuis un espace partagé Microsoft * Le dépôt régulier de documents par vos clients dans un environnement sécurisé * L'intégration avec les outils Microsoft de votre client *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="7zXHcTuYxlw1H4A2fhum" %} ### **Préparer l'environnement** **Une mauvaise configuration du classeur de destination peut entraîner une mauvaise collecte des documents** **Critères obligatoires avant création :** * Avoir un classeur de destination créé * Disposer des identifiants du compte SharePoint associé (requis pour l'authentification de la connexion), à défaut le contact de l’utilisateur détenant les identifiants *** ### **Créer le canal de collecte SharePoint** 1. Depuis votre interface, rendez-vous dans **Entreprise** puis sélectionnez l'entreprise concernée. 2. Cliquez sur **Collecte** puis sur **Ajouter** 3. Sélectionnez **SharePoint** dans le menu déroulant **Type** 4. Saisissez un **libellé** descriptif pour identifier le canal 5. Paramétrez les options de collecte souhaitées (actions automatiques, rotation, détection page blanche, découpe) 6. Cliquez sur **Enregistrer** **Une fenêtre de connexion SharePoint s'ouvrira automatiquement - gardez vos identifiants à portée de main. Finaliser la connexion SharePoint.** {% hint style="warning" %} **Sans validation de la connexion SharePoint, le canal ne pourra pas collecter de documents.** {% endhint %} **Si vous avez les identifiants SharePoint :** 1. Renseignez les champs de connexion dans la fenêtre qui s'est ouverte 2. Validez la connexion **Si vous n'avez pas les identifiants :** 1. Créez l'utilisateur dans Paramètres / Utilisateurs si nécessaire 2. Cliquez sur **Cliquer-ici pour envoyer une demande de connexion à un utilisateur** 3. Sélectionnez l'**utilisateur** ayant les accès 4. L’utilisateur va recevoir une notification et pourra renseigner ses identifiants {% hint style="info" %} **Vous pouvez tester la collecte manuellement via "Exécuter manuellement le processus de collecte".** {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous ne trouvez pas l'utilisateur dans la liste ?** Créez-le dans le menu Administration de votre entreprise, puis cliquez sur **+** pour créer un nouvel utilisateur. **Vous voulez consulter l'historique des collectes ?** Rendez-vous dans **menu Collecte** puis cliquez sur **Historique** pour voir tous les documents réceptionnés. # Paramétrage mail dédié ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer un mail dédié. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Le mail dédié permet de réceptionner automatiquement des documents via une adresse email spécifique à une entreprise et un classeur défini. Cette solution est idéale pour automatiser la collecte de documents récurrents. *** ### **Limitations importantes** * Le mail dédié permet uniquement la réception de documents * Les documents sont traités automatiquement par OCR * Les documents sont automatiquement classés dans le classeur dédié *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="QvTy0RsptgAiTileM9NK" %} *** ### **Préparer la création du mail dédié** {% hint style="info" %} Une fois créé, le mail dédié générera une adresse unique qui ne pourra pas être modifiée. {% endhint %} **Critères obligatoires avant création :** * Définir le classeur de destination (comptable ou plan de classement) * Choisir un préfixe explicite *** ### **Créer le mail dédié** 1. Depuis le menu **Entreprise**. 2. Sélectionnez et éditez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez créer le mail dédié 3. Cliquez sur le menu **Collecte** 4. Cliquez sur **Ajouter** 5. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez **Mail dédié** 6. Renseignez le préfixe souhaité 7. Sélectionnez le classeur de destination 8. Cliquez sur **Enregistrer** 9. Communiquez l'adresse mail générée aux utilisateurs concernés *** ### **Gérer les documents reçus** Une fois configuré, les documents envoyés sur cette adresse seront : * Automatiquement disponibles dans la bannette * Traités par OCR et prêts pour la saisie * Consultables via la boîte de messagerie #### **Pour consulter les messages reçus :** 1. Depuis la liste des canaux de collecte, éditez le mail dédié 2. Cliquez sur Boîte de messagerie 3. Consultez la **messagerie** {% hint style="warning" %} La messagerie est boîte de réception uniquement, il ne sera pas possible de répondre aux mails reçus. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez créer plusieurs adresses pour une même entreprise ?** Il est possible de créer plusieurs mails dédiés par entreprise en répétant la procédure avec des préfixes différents. **Vous voulez consulter l'historique des collectes ?** Depuis le menu **Collecte**, cliquez sur **Historique** pour voir l'ensemble des documents réceptionnés par tous les canaux. **Vous ne voyez pas les pièces jointes ?** Il est inutile de cliquer sur les pièces jointes dans la boîte de messagerie car elles sont automatiquement déposées dans la bannette de l'entreprise. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les informations contenues dans l'objet et le corps du mail sont visibles dans la boîte de messagerie mais seules les pièces jointes sont traitées et stockées dans la bannette. {% endhint %} # Paramétrage OneDrive ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer un canal de collecte One Drive. {% endhint %} *** ### **Contexte et Recommandations** OneDrive est adapté pour la collecte automatisée de documents déposés dans le cloud. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement. *** **Quand l'utiliser :** * Import régulier de documents clients * Dépôt sécurisé de pièces comptables * Automatisation de la collecte documentaire *** ### **Informations importantes** * Un document collecté ne sera jamais collecté une seconde fois, même s'il reste dans l'espace * Collecte automatique limitée à une fois par jour * Nécessite un compte OneDrive valide *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="7zXHcTuYxlw1H4A2fhum" %} ### **Préparer l'environnement** {% hint style="info" %} Assurez-vous d'avoir les identifiants du compte One Drive avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Utilisateur destinataire créé dans la plateforme * Classeur de destination défini *** ### **Créer le canal de collecte One Drive** **La sauvegarde ouvrira automatiquement un navigateur pour la connexion Google. Préparez vos identifiants.** 1. Depuis la plateforme, accédez à la gestion des canaux de collecte. 2. Cliquez sur **Créer un canal** et sélectionnez **OneDrive** comme type de canal. 3. Saisissez les identifiants OneDrive requis. 4. Définissez le classeur de destination pour le dépôt des documents. 5. Validez la création du canal. 6. Le client reçoit une notification pour connecter OneDrive. *** ### **Gestion des collectes** La collecte automatique s'effectue **une fois par jour**. **Pour une collecte manuelle :** 1. Depuis la liste des canaux de collecte, cliquez sur "**Exécuter manuellement le processus de collecte**" 2. Confirmez l'exécution en cliquant sur "**Confirmer l'exécution du process**" 3. Un message de confirmation indiquera la bonne réception **Consulter l'historique :** Menu **Collecte** > **Historique** pour visualiser toutes les collectes effectuées *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez vérifier l'état des collectes ?** Rendez-vous dans **Collecte** > **Historique** pour consulter l'historique complet des réceptions. **Vous ne trouvez pas l'utilisateur dans la liste ?** Créez d'abord cet utilisateur dans **Administration** > **Utilisateur**. **Vous voulez modifier la fréquence de collecte ?** La collecte automatique est fixée à une fois par jour. Utilisez la collecte manuelle pour des besoins ponctuels. **Vous ne recevez plus de documents ?** Vérifiez que la connexion OneDrive est toujours active en éditant le canal de collecte. Un document déjà collecté ne sera jamais collecté une seconde fois. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Les documents réceptionnés sont automatiquement traités par l'OCR et disponibles dans la bannette de l'entreprise pour la saisie.** {% endhint %} # Paramétrage Dropbox ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer un canal de collecte Dropbox. {% endhint %} L'utilisateur doit également disposer des identifiants Dropbox du compte ou pouvoir faire une demande au propriétaire du compte. *** ### **Contexte & Recommandations** **Dropbox** est adapté pour la réception automatisée de documents déposés dans le cloud par vos clients. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement. *** **Quand l'utiliser :** * Import régulier de documents clients * Dépôt sécurisé de pièces comptables * Automatisation de la collecte documentaire * Partage de fichiers volumineux avec vos clients **Limitations importantes :** * Un document collecté ne sera jamais collecté une seconde fois, même s'il reste dans l'espace * Collecte automatique limitée à une fois par jour * Nécessite un compte Dropbox valide avec identifiants disponibles *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="7zXHcTuYxlw1H4A2fhum" %} ### **Préparer l'environnement** **Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte.** **Critères obligatoires :** * Utilisateur destinataire créé dans la plateforme * Classeur de destination défini pour organiser les documents reçus *** ### **Créer un canal de collecte Dropbox** 1. Accédez au menu **Collecte** puis cliquez sur **Nouveau canal** 2. Sélectionnez **Dropbox** comme type de canal 3. Saisissez les identifiants Dropbox requis 4. Choisissez le dossier de dépôt dans la configuration des répertoires récupérés *** ### **Gestion des collectes** {% hint style="info" %} La collecte automatique s'effectue **une fois par jour**. {% endhint %} Pour une collecte manuelle : 1. Depuis la liste des canaux de collecte, cliquez sur **Exécuter manuellement le processus de collecte** 2. Confirmez l'exécution en cliquant sur **Confirmer l'exécution du process** 3. Un message de confirmation indiquera la bonne réception *** **Consulter l'historique :** Menu **Collecte > Historique** pour visualiser toutes les collectes effectuées *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez vérifier l'état des collectes ?** Rendez-vous dans **Collecte > Historique** pour consulter l'historique complet des réceptions. **Vous ne trouvez pas l'utilisateur Dropbox dans la liste ?** Créez d'abord cet utilisateur en tant qu'utilisateur externe dans Administration > Utilisateur, puis recommencez la sélection. **Vous voulez modifier la fréquence de collecte ?** La collecte automatique est fixée à une fois par jour. Utilisez la collecte manuelle pour des besoins ponctuels. **Vous ne recevez plus de documents ?** Vérifiez que la connexion Dropbox est toujours active en éditant le canal de collecte. Un document déjà collecté ne sera jamais collecté une seconde fois. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les documents réceptionnés sont automatiquement traités par l'OCR et disponibles dans la bannette de l'entreprise pour la saisie. {% endhint %} # Paramétrage connecteur marchand ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer un canal de collecte connecteur marchand. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** {% hint style="info" %} Le connecteur marchand permet la récupération automatique de factures depuis les espaces clients fournisseur (aussi appelé "web scraping"). {% endhint %} **Limitations :** * Nécessite les identifiants de connexion * Demande parfois une double authentification *** ### **Préparer l'environnement** **Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte.** **Critères obligatoires :** * Utilisateur destinataire créé dans la plateforme * Classeur de destination défini pour organiser les documents reçus *** ### **Créer un canal de collecte connecteur marchand** 1. Accédez au menu **Collecte** puis cliquez sur **+ Ajouter** 2. Sélectionnez **Connecteur marchand** comme type de canal 3. Saisissez un libellé 4. Choisissez le classeur de dépôt 5. Cliquez sur **POWENS** ou **envoyez la demande à un utilisateur** 6. Choisissez un fournisseur parmi la liste proposée 7. Saisissez les identifiants *** **Gestion des collectes :** La collecte automatique s'effectue **une fois par jour**. **Consulter l'historique :** Menu **Collecte > Historique** pour visualiser toutes les collectes effectuées *** ### **Questions fréquentes** **Le fournisseur n'apparaît pas dans la liste POWENS ?** Vérifiez que l'établissement est compatible avec le service POWENS ou contactez le support technique. **L'utilisateur ne reçoit pas le mail d'invitation ?** Vérifiez l'adresse mail renseignée dans son profil et consultez le dossier spam. # Installation connecteur MAC Le connecteur MAC permet à un utilisateur d’envoyer un ou plusieurs fichiers dans la plateforme à partir de son ordinateur MAC. Les documents envoyés se retrouveront dans la Bannette d’une entreprise sélectionnée et passeront à l’OCR automatiquement. Pour installer les connecteurs, se rendre dans le menu « Ressources ». Cliquer sur « Connecteur MAC ».
Sélectionner et installer l’application « INGENEO PushDoc » depuis l’Apple Store.
Saisir l’URL de la plateforme dans le champ « URL base de connexions au service Web ». L’information se trouve en haut dans la barre de navigation internet lorsque la plateforme est ouverte. Exemple: ** plateforme.ingeneo.eu** Copier/Coller dans le champ « identifiant de connexion au Webservice », la clé d’API – Connecteurs INGENEO qui se trouve dans le menu « Ressources » dans l’encart « CONNECTEURS & PROCEDURES D’INSTALLATION » Saisir « l’adresse mail » et « mot de passe » de connexion à la plateforme. Cliquer sur « Sauvegarder ».
Sélectionner l’entreprise et le classeur dans lequel sera déposé le ou les documents. Cliquer sur « Sélectionner des fichiers ».
Choisir le « dossier » où se trouvent les documents sur le MAC, puis sélectionner le ou les documents à envoyer. Cliquer sur « Open ».
Cliquer sur « Transférer ».
Le fichier se transfère vers l’entreprise et le classeur sélectionné.
# Installation connecteur HotFolder Le connecteur HotFolder permet la connexion entre un répertoire de dépôt choisi d’un ordinateur ou serveur dans lequel seront déposés des documents, et le classeur de réception d’une entreprise choisie dans la plateforme. {% hint style="warning" %} Après le dépôt de documents, ceux-ci seront transférés instantanément. Ils ne seront plus présents dans le répertoire de dépôt, si aucun répertoire d'archivage n'a été saisis. {% endhint %} Depuis le menu « Ressources », de la plateforme, cliquer sur l'icône de téléchargement, pour télécharger le connecteur Hotfolder.
Depuis l’emplacement de téléchargement du fichier « Connecteur HotFolder 64 bits.exe », exécuter l’installation du connecteur en acceptant les différentes étapes d’installation
Renseigner les champs « URL » et « identifiant de connexion au web service ». L’identifiant se trouve dans le menu ressources de la plateforme. Saisir votre « mail » et « mot de passe » de connexion à la plateforme.
Cliquer sur « Tester », puis « Suivant ».
Saisir une description, puis indiquer le chemin du répertoire de dépôt des documents. Possibilité d’ajouter d’autres répertoires pour d’autres types de documents. (ex : facture achat, facture de vente, …). Saisir le chemin du répertoire d'archivage (optionnel)
Cliquer sur « ... », puis sélectionner l’entreprise et le classeur de destination des documents du dossier Hotfolder (dossier de dépôt).
Cliquer sur « OK », puis cliquer sur « Suivant ». Cliquer sur « Sauvegarder », et fermer la fenêtre du connecteur. Déposer des documents dans le répertoire de dépôt, puis vérifier leur arrivée dans le classeur de l’entreprise sur la plateforme. # Paramétrage DematBox ## Prérequis / Permissions {% hint style="info" %} Seul un utilisateur ayant le droit « Autoriser l'accès au paramétrage de la collecte » peut créer un canal de collecte DématBox. {% endhint %} ## Contexte / Recommandations La DématBox permet de réceptionner des documents via un appareil SAGEMCOM dédié à une entreprise et un classeur défini. Ce canal permet uniquement le dépôt de document (canal unidirectionnel), il n'est pas possible d'échanger via celui-ci. Quand l'utiliser : * Pour automatiser la collecte de documents depuis un scanner SAGEMCOM * Pour centraliser les dépôts de documents d'une entreprise spécifique Limitations : * Canal unidirectionnel (dépôt uniquement) * Nécessite un appareil SAGEMCOM compatible * Requiert la création d'un compte sur ## Préparer l'environnement {% hint style="warning" %} Une mauvaise configuration du canal peut empêcher la réception des documents. Assurez-vous d'avoir les bonnes permissions avant de commencer. {% endhint %} Critères obligatoires : * Accès au menu Entreprise dans INGENEO pour créer le canal * Appareil SAGEMCOM configuré et opérationnel * Compte créé sur * Jeton d'appairage récupéré depuis INGENEO ## Créer le canal de collecte Démat'Box {% hint style="warning" %} Le jeton d'appairage est unique et nécessaire pour connecter l'appareil SAGEMCOM. Ne le partagez pas. {% endhint %} Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans le menu Entreprise : * Sélectionner l'entreprise pour laquelle créer le canal * Cliquer sur Collecte, puis sur Ajouter * Dans le menu déroulant Type, sélectionner Dématbox * Saisir un libellé pour identifier le canal * Configurer les paramétrages automatiques si souhaité : * Rotation automatique des documents * Détection de page blanche * Découpe automatique * Cliquer sur Enregistrer * Copier le jeton d'appairage généré ✍️ Le jeton d'appairage sera nécessaire pour configurer le compte Démat'Box. ## Configurer le compte Démat'Box {% hint style="warning" %} Le Token INGENEO doit être saisi exactement tel que copié depuis INGENEO. {% endhint %} Depuis un navigateur Web, rendez-vous sur ### Création de modèle * Se connecter ou créer un compte * Aller dans le menu Mes modèles de dossiers * Cliquer sur Créer un nouveau modèle * Cliquer sur DEMAT'LINK * Cliquer sur NEOExpert * Valider le Pop-up par OK * Cliquer sur la Flèche à côté de Modifier * Sélectionner Modifier le modèle dans le menu déroulant ✍️ Configuration des alertes mail : * Alerte client sur l'absence de dépôt de pièces (erreur de réception) * Accusé de réception pour les documents scannés * Accusé de réception pour les pièces collectées ### Ajout de classeurs de dépôt * Cliquer sur Ajouter un service pour créer des classeurs supplémentaires * Cliquer sur Paramètres pour chaque ligne à configurer ### Création de dossier * Cliquer sur créer un nouveau dossier * Sélectionner A partir d'un modèle * Coller le Jeton d'appairage dans le champ Token INGENEO * Cliquer sur Importer * Vérifier que les informations remontent correctement : * Code cabinet * Cabinet * Dossier comptable * Clé d'API * Cliquer sur Valider les informations * Valider le Pop-up en cliquant sur Continuer ## Associer l'appareil SAGEMCOM {% hint style="warning" %} L'appairage doit être effectué dans l'ordre exact des étapes pour fonctionner. {% endhint %} * Depuis le menu Mes dossiers, cliquer sur Visualiser * Sélectionner Associer Démat'Box dans le menu déroulant * Sur l'appareil SAGEMCOM, appuyer simultanément sur les trois touches en face * Suivre les instructions de l'appareil jusqu'à l'apparition du code d'appairage à l'écran * Saisir le code d'appairage dans le site Démat'Box * Cliquer sur Valider les modifications ✍️ L'entreprise et les classeurs de dépôt apparaissent maintenant sur l'écran de l'appareil SAGEMCOM. ## Utilisation Une fois configuré, scanner un document depuis l'appareil SAGEMCOM. Le document sera automatiquement : * Déposé dans la bannette de l'entreprise * Traité par l'OCRLAD * Envoyé par mail selon la configuration des alertes ## Questions fréquentes
Vous souhaitez ajouter des classeurs de dépôt supplémentaires ? Depuis Mes modèles de dossiers, modifier le modèle existant et cliquer sur Ajouter un service.
Vous rencontrez des erreurs de réception ? Vérifiez la configuration des alertes mail dans le modèle de dossier et consultez la documentation SAGEMCOM.
Vous voulez modifier les paramètres automatiques ? Retournez dans INGENEO > Entreprise > Collecte et modifiez les paramètres du canal Démat'Box.
## Avertissement {% hint style="danger" %} En cas de message d'erreur sur l'appareil SAGEMCOM, consultez la documentation SAGEMCOM ou contactez le support Démat'Box : {% endhint %} # BANQUE Dans ce menu vous apprendrez à configurer vos connexions, saisir vos mouvements et exploiter pleinement les outils mis à votre disposition pour de la comptabilisation de banque simplifiée. *** Les essentiels
Dépôt EBICS 🏦Si vous récupérez des EBICS contenant les mouvements bancaires, vous pourrez les déposer dans INGENEO pour saisir ces mouvements./pages/4cmkrufsJ1Rbx4U8WZwz#video-interactive
Saisie de banque 🔢Avec INGENEO, la gestion des saisies bancaires vous offre de la flexibilité et de la précision./pages/c0H4Yg4hQ5qWpxm2Yskb#video-interactive
Paramétrages EBICS 🔧Paramétrez la banque pour déposer de l'EBICS multi-entreprise./pages/QzGtNbPHumln4heDZZaO
# Configuration Ebics
Dépôt EBICS/pages/4cmkrufsJ1Rbx4U8WZwz
Paramétrage EBICS/pages/QzGtNbPHumln4heDZZaO
# Dépôt EBICS ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit [**Déposer des documents**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) dans le classeur ou l’entreprise peut déposer des documents dans la bannette. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** L'import EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) permet d'intégrer des mouvements bancaires dans INGENEO au format CFONB ou OFX. *** **Quand utiliser cette fonctionnalité :** * Quand [l’import POWENS](https://github.com/Alexsiaud/help/blob/main/banque/configuration-ebics/broken-reference/README.md) (scrapping bancaire) ou [JeDéclare](/plateforme-ingeneo/banque/connecteurs-tiers/parametrage-jedeclare) n’est pas possible * Dépôt de mouvements multi-entreprises {% hint style="info" %} Consultez la documentation dédiée au [paramétrage](/plateforme-ingeneo/banque/configuration-ebics/parametrage-ebics) avant de passer au dépôt. {% endhint %} *** ### **Préparer l'environnement** **Attention** : Un fichier EBICS mal formaté ou corrompu peut provoquer des erreurs d'import. **Formats compatibles obligatoires :** * **Format CFONB** : Standard français pour les échanges bancaires, privilégié pour les banques françaises * **Format OFX** : Format international, compatible avec la plupart des institutions bancaires *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="ZPuTbQElU2U42wsRPvoa" %} *** ### **Importer un fichier EBICS** {% hint style="warning" %} **Important** : Assurez-vous d'être dans la bonne entreprise avant l'import pour éviter les erreurs de comptabilisation. {% endhint %} 1. Depuis votre interface INGENEO 2. Rendez-vous dans le menu **Bannettes** 3. Sélectionnez le classeur **Banque** 4. Cliquez sur le bouton **+ Ajouter** 5. Recherchez et sélectionnez votre fichier EBICS depuis votre ordinateur 6. Confirmez l'import du fichier * Cliquez sur l’icône « importer un fichier bancaire CFONB / OFX » situé au-dessus de la liste des entreprises **Résultat attendu** : Votre fichier EBICS sera traité et les mouvements bancaires seront disponibles pour saisie comptable dans le classeur **Banque**. *** ### **Questions fréquentes** **Votre fichier EBICS n'est pas accepté ?** Vérifiez que le format est bien CFONB ou OFX. Certaines banques proposent plusieurs formats d'export. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Gestion des doublons** : L'import d'un même fichier EBICS plusieurs fois peut créer des mouvements en double. Vérifiez vos imports avant validation comptable. {% endhint %} # Paramétrage EBICS ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur interne ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la comptabilité**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer un dépôt EBICS. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Le paramétrage EBICS permet de configurer l’entreprise pour l'import de mouvements bancaires au format EBICS (cfonb ou OFX). Cette configuration lie un IBAN à l'entreprise et peut fonctionner en mode multi-entreprise. *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="info" %} Assurez-vous d'avoir les informations bancaires correctes avant de commencer. Une mauvaise configuration peut empêcher l'import des données. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * IBAN valide du compte bancaire * BIC/SWIFT si disponible * Classeur de banque créé *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="0MUKXJNUTLrF7wOJ4gvc" %} *** ### **Créer la banque** {% hint style="info" %} Le nom de la banque n'impacte pas l'import. {% endhint %} 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l’édition de l’**entreprise**. 2. Cliquez sur **Banque** 3. Puis sur **+ Ajouter** 4. Saisissez le nom de la banque et cliquez sur **Enregistrer** {% hint style="info" %} Le BIC/SWIFT peut être ajouté lors de cette étape si vous le possédez. {% endhint %} *** ### **Ajouter le compte bancaire** {% hint style="warning" %} L'IBAN doit être valide et correspondre exactement au compte bancaire concerné. {% endhint %} 1. Cliquez sur **+** pour ajouter un compte à la banque créée, puis renseignez les informations suivantes : * Libellé du compte * Libellé personnalisé * Classeur de rattachement * IBAN complet 2. Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la configuration {% hint style="info" %} La plateforme liera automatiquement cet IBAN à l'entreprise pour permettre les dépôts EBICS multi-entreprise. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un IBAN déjà configuré ?** Accédez au menu **Entreprise > Banque**, sélectionnez le compte concerné et modifiez les informations nécessaires. **Vous rencontrez une erreur lors de la validation de l'IBAN ?** Vérifiez que l'IBAN est complet (27 caractères pour la France) et ne contient pas d'espaces. **Vous voulez supprimer une banque ?** Assurez-vous qu'aucun compte n'y est rattaché avant de procéder à la suppression. # Connecteurs tiers
Paramétrage POWENS/pages/WD7pEB0cfhjWNep2olW9
Paramétrage JeDéclare/pages/4phoy9BbSK3PcnlgEfFS
# Paramétrage POWENS ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage de la comptabilité**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer la connexion bancaire POWENS. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** POWENS permet la récupération automatique de mouvements bancaires. **Limitations :** * Nécessite les identifiants de connexion bancaire * Demande une double authentification * Tous les établissements bancaires ne sont pas compatibles * Requiert l'accord explicite du détenteur du compte *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="wCQUeyBSdNjxFGKdkzda" %} *** ### **Ajouter une banque au référentiel** **Cette étape doit être réalisée avant toute tentative de connexion** 1. Depuis votre compte **INGENEO**, rendez-vous dans le menu d’édition de l’**entreprise**. 2. Dans l'onglet **Entreprise**, sélectionnez **Référentiel comptable** 3. Cliquez sur **Banque** 4. Cliquez sur **+ Ajouter** 5. Saisissez le **Nom de la banque** dans le champ prévu 6. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Configurer la récupération automatique** {% hint style="info" %} Deux méthodes sont disponibles selon que vous disposez ou non des identifiants bancaires. {% endhint %} #### **Option 1 : Vous avez les identifiants bancaires** 1. Depuis la fiche banque, cliquez sur **Connecter POWENS** 2. Saisissez les identifiants bancaires 3. Suivez les indications sur la page de connexion de la banque 4. Suivez le processus d’identification #### **Option 2 : Vous n'avez pas les identifiants** 1. Cliquez sur l'icône **Gérer la récupération automatique** 2. Cliquez sur **Envoyer la requête de connexion à un utilisateur** 3. Recherchez et sélectionnez l'utilisateur détenteur du compte bancaire 4. Cliquez sur l'icône de la ligne utilisateur **L'utilisateur recevra un mail d'invitation à se connecter à la plateforme. Il devra ensuite :** * Se connecter à INGENEO * Consulter ses notifications (icône cloche) * Cliquer sur l'œil pour voir la demande * Cliquer sur **POWENS** * Sélectionner sa banque et saisir ses identifiants *** ### **Questions fréquentes** **La banque n'apparaît pas dans la liste POWENS ?** Vérifiez que l'établissement bancaire est compatible avec le service POWENS ou contactez le support technique. **L'utilisateur ne reçoit pas le mail d'invitation ?** Vérifiez l'adresse mail renseignée dans son profil et consultez le dossier spam. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} La connexion POWENS nécessite la transmission d'identifiants bancaires sensibles. Assurez-vous du consentement explicite de votre client et respectez les obligations RGPD en matière de protection des données financières. {% endhint %} {% hint style="warning" %} La récupération des mouvements débutera 48-72 heures après la connexion. {% endhint %} # Paramétrage JeDéclare ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès à la configuration de la plateforme**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) et le droit **Autoriser l’accès à l’administration de la plateforme** peut effectuer le premier paramétrage de l'API JeDéclare {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** L'API JeDéclare permet de récupérer automatiquement les mouvements bancaires de vos clients via des identifiants de flux JeDéclare. *** ### **Prérequis obligatoires** Posséder un compte de **récupération de flux** JeDéclare *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="info" %} Le rapprochement des entreprises s'effectue par leurs raisons sociales. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive 💡 JeDéclare Administrateur {% @arcade/embed url="" flowId="oQ0mr5fyWOGdeIsBogcO" %} JeDéclare Entreprise {% @arcade/embed url="" flowId="QTqachQltDZ5Hc2WoWKO" %} *** ### **Configurer l'agrégateur JeDéclare** 1. Depuis votre compte administrateur, rendez-vous dans le menu **Paramètres**. 2. Sélectionnez **Configuration**, puis cliquez sur **Agrégateurs**. Cliquez sur **+ Ajouter** et sélectionnez **JeDeclare.com**. 3. Renseignez votre compte "**récupérateur de flux**" JeDéclare puis cliquez sur **Enregistrer** 4. Cochez l'activation de l'entreprise souhaitée et cliquez sur **Enregistrer** 5. Une manipulation reste à faire dans l’entreprise, voir la [vidéo intéractive](#video-interactive) **JeDéclare est maintenant paramétré et opérationnel** *** ### **Questions fréquentes** **Vous n'avez pas de compte récupérateur de flux ?** Effectuez une demande directement auprès de JeDéclare pour obtenir vos identifiants. **Le rapprochement des entreprises ne fonctionne pas ?** Vérifiez que les raisons sociales dans votre système correspondent exactement à celles de JeDéclare. **Vous souhaitez désactiver une entreprise ?** Décochez l'activation dans les paramètres de l'agrégateur et enregistrez. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Seuls les administrateurs peuvent paramétrer les agrégateurs. Le rapprochement s'effectue automatiquement par raison sociale. {% endhint %} # Saisie banque
Saisie de banque/pages/c0H4Yg4hQ5qWpxm2Yskb
# Saisie de banque ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} [Un classeur de type banque](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables#creer-un-classeur-comptable) doit être créé pour accéder à la saisie. Seul un utilisateur ayant le droit [**Enregistrer les documents**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) sur le classeur de type banque peut traiter les mouvements bancaires. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La saisie bancaire sur INGENEO offre une approche flexible permettant le traitement individualisé de chaque mouvement bancaire avec des fonctionnalités avancées. **Ce qui est possible de saisir :** * Mouvements nécessitant l'ajout de TVA manuelle ou via codes TVA * Écritures nécessitant une répartition analytique * Dépenses à éclater sur plusieurs lignes comptables * Contrôle précis de chaque imputation **Alternatives disponibles :** La validation semi-automatique permet un traitement accéléré, une fois l’apprentissage fait. *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="danger" %} **Impact critique** : Une mauvaise imputation des mouvements bancaires peut fausser la comptabilité et compliquer les rapprochements bancaires. **Critères pour optimiser la saisie :** {% endhint %} * **Codes TVA configurés** : Paramétrez vos codes TVA les plus fréquents pour accélérer la saisie * **Plan comptable à jour** : Vérifiez que tous les comptes nécessaires sont créés * **Règles d'imputation** : Configurez les chaînes de caractères pour l'automatisation des comptes *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="sn5CnvmZkENVnYXL9eIt" %} *** ### **Accéder à la saisie bancaire** 1. Accédez à l’édition de l’entreprise 2. Accédez aux **Classeurs comptables** 3. Éditez le classeur **Banque** 4. Rendez-vous dans l’onglet **Avancé** 5. Cliquez sur **Validation semi-automatique** ou **automatique** 6. Retournez dans le menu **Bannettes** 7. Vérifiez les propositions d'imputation 8. Validez les mouvements en cliquant sur le bouton **Validation semi-automatique** en forme de tête de robot {% hint style="info" %} **Efficacité** : Cette méthode combine rapidité et contrôle pour les mouvements récurrents paramétrés. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez accélérer la saisie des mouvements récurrents ?** Configurez les règles d'imputation automatique via le bouton **Imputations** pour que les comptes se proposent automatiquement selon les libellés. **Votre saisie est complexe et vous risquez de perdre votre travail ?** Utilisez systématiquement **Enregistrer en brouillon** pour les écritures avec TVA, analytique ou éclatement sur plusieurs lignes. **Vous voulez traiter rapidement un lot de mouvements simples ?** Paramétrez d'abord vos règles d'imputation, puis utilisez la **Validation semi-automatique** pour traiter les mouvements récurrents. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Contrôle obligatoire** : Vérifiez systématiquement les imputations automatiques avant validation définitive, notamment pour les nouveaux types de mouvements. {% endhint %} # Gestion des BNC - Rapprochement de facture ## 1 – Paramétrage du type de comptabilité INGENEO vous permet de définir le type de comptabilité de votre entreprise : **comptabilité d'engagement** ou **comptabilité de trésorerie**. Dans le paramétrage de l'entreprise concernée, rendez-vous dans **Comptabilité**, **Paramétrage général** et choisissez le type de comptabilité souhaité. {% hint style="info" %} Lorsque le type « Comptabilité de trésorerie » est sélectionné, la saisie n'est alors plus disponible dans votre classeur d'achat. {% endhint %} {% @arcade/embed flowId="e79LbAz94dvvxNKfGypP" url="" %} La collecte de la banque peut se réaliser par plusieurs canaux de collecte : * Redirection des mouvements bancaires issus de votre compte **jedéclare.com** ; * Connexion via **Powens** ; * Dépôt de fichiers bancaires aux formats CFONB, OFX, QIF ; Une documentation dédiée à chaque canal est disponible dans le **centre d'aide**. *** ## 2 – Rapprochement documentaire Pour une comptabilité de trésorerie, l'enregistrement de la saisie passera par le classeur de banque, il faut donc un rapprochement documentaire en amont de la comptabilisation {% hint style="warning" %} **Attention** : une fois le document rapproché au mouvement, celui-ci est retiré du classeur d'achats, même s'il n'a pas encore été exporté. {% endhint %} {% @arcade/embed flowId="eBGOj6sbwq4HEBGWy3Ve" url="" %} ### 2.1 Suggestion automatique La suggestion automatique peut s'effectuer jusqu'à la somme de 3 mouvements correspondant à un montant total d'une facture, et inversement. Dans votre classeur de banque, cliquez sur le bouton de **rapprochement de facture**. Le bouton de rapprochement utilise les codes couleur et repères visuels suivants : * **Jaune** : indique le nombre de factures suggérées par la plateforme. * **Orange** : indique le nombre de factures rapprochées mais le montant total n'est pas égal à celui du mouvement. * **Vert** : indique le nombre de factures rapprochées, le montant total est égal à celui du mouvement. Le compteur se met à jour automatiquement en fonction du montant de la ou des factures rapprochées. ### 2.2 Rapprochement manuel Si aucune suggestion automatique n'est proposée, vous avez la possibilité de **visualiser l'ensemble des factures**.\ Sélectionnez ensuite le ou les documents à rapprocher, comme indiqué précédemment. {% hint style="warning" %} **Attention** : pour être visible, la date de la facture doit toujours être inférieure à celle du mouvement. Si votre compte fournisseur est reconnu par la plateforme vous avez la possibilité de l'utiliser comme filtre de recherche. {% endhint %} L'ensemble des mouvements après validation (manuelle, semi-automatique ou automatique) seront transférés en comptabilité avec le ou les justificatifs associés. Vous pourrez également retrouver le mouvement et sa facture dans votre menu **Rechercher**. # APPLICATION MOBILE # Application mobile ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="info" %} Pour utiliser l'application mobile INGENEO, vous devez au préalable disposer d'un compte donnant accès à la plateforme où se situe la ou les entreprises. Les droits dont vous disposez sur INGENEO seront les mêmes que sur l’application mobile. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** L'application mobile INGENEO permet de déposer des documents directement dans la bannette d'une ou plusieurs entreprises depuis votre smartphone. Cette solution est adaptée pour : * Le dépôt rapide de documents en déplacement * La numérisation immédiate de factures et justificatifs **Limitations :** * Nécessite une connexion internet stable * Qualité de numérisation dépendante de l'éclairage et du cadrage *** ### **Préparer l'installation** {% hint style="warning" %} ⚠️ **Attention :** Lors de la première utilisation, l'application demandera l'accès à l'appareil photo et à la galerie de votre smartphone. Ces autorisations sont obligatoires pour le fonctionnement. {% endhint %} **Éléments nécessaires :** * URL complète de votre plateforme (visible dans la barre d'adresse de votre navigateur) * Identifiant de connexion à la plateforme * Mot de passe de votre compte *** ### **Installer l'application mobile** **Téléchargement depuis les stores** Recherchez "INGENEO" sur l'App Store (iOS) ou Google Play Store (Android) et installez l'application officielle. *** ### **Se connecter à l'application** 1. Ouvrez l'application mobile INGENEO. 2. Saisissez l'URL complète de votre plateforme (ex : ). 3. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe. 4. Cliquez sur **Connexion**. *** ### **Déposer un document** 1. Cliquez sur **Déposer un document**. 2. Sélectionnez l'entreprise concernée. 3. Prenez une photo ou sélectionnez un fichier depuis la galerie. 4. Vérifiez l'image, recadrez si besoin, puis validez. 5. Ajoutez un commentaire si nécessaire. 6. Cliquez sur **Envoyer**. *** ### **Suivre le traitement des documents** L'application affiche l'historique des dépôts et vous avertit en cas d’actions en attente. Cliquez sur l'icône **Œil** pour consulter le détail de chaque action. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Important :** Le traitement des actions doit être effectué depuis la plateforme web INGENEO, pas depuis l'application mobile. {% endhint %} *** ### **Saisir une note de frais depuis l'application mobile** {% content-ref url="/pages/J35U1wpFV1fyzcKvS9YA" %} [Saisir une note de frais sur l'application mobile](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/notes-de-frais/saisir-une-note-de-frais-sur-lapplication-mobile) {% endcontent-ref %} *** ### **Questions fréquentes** #### **Vous n'arrivez pas à vous connecter ?** Vérifiez que l'URL de votre plateforme est correcte (format : votrenom.ingeneo.eu). L'URL complète est visible dans la barre d'adresse de votre navigateur web quand vous êtes connecté à la plateforme. #### **La qualité de vos documents numérisés est insuffisante ?** Assurez-vous d'avoir un bon éclairage et utilisez le cadrage automatique (contour bleu). La qualité de numérisation impacte directement la reconnaissance automatique OCRLAD. #### **Vous ne voyez pas toutes vos entreprises ?** Vos droits d'accès aux entreprises sont définis dans vos paramètres utilisateur. Contactez votre administrateur pour modifier vos permissions. #### **L'application demande des autorisations ?** L'accès à l'appareil photo et à la galerie est obligatoire pour numériser et sélectionner des documents. Ces autorisations sont demandées lors de la première utilisation. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} ⚠️ **Sécurité des données :** Tous les documents déposés via l'application mobile sont soumis aux mêmes règles de sécurité et de confidentialité que la plateforme web INGENEO. {% endhint %} {% hint style="warning" %} ⚠️ **Connexion requise :** L'application nécessite une connexion internet stable pour synchroniser les documents avec la plateforme. {% endhint %} # PROCESSUS METIERS Ce menu vous aide à comprendre et à utiliser les différents modules disponibles dans INGENEO. À travers ces articles, vous découvrirez comment exploiter chaque fonctionnalité pour fluidifier vos workflows et gagner en efficacité dans votre gestion quotidienne. *** Les essentiels
Note de frais 📜INGENEO vous propose un outil complet de notes de frais à destination de votre structure ou de vos clients./pages/Jm625xj28IdiGZ0tiLPrhttps://images.unsplash.com/photo-1683117927786-f146451082fb?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHw1fHxtYWlsfGVufDB8fHx8MTc1NDkyMTg4Mnww&ixlib=rb-4.1.0&q=85
Paiement fournisseur 💵Le paiement fournisseur permet d'automatiser le processus de validation et de règlement des factures./pages/DuD65mb9Wk52WVDoXtrh#video-interactivehttps://images.unsplash.com/photo-1553895501-af9e282e7fc1?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHwxfHxHT09HTEV8ZW58MHx8fHwxNzU0OTE0NTQ3fDA&ixlib=rb-4.1.0&q=85
Engagement de dépense 🗂️Emission d'un bon de commande pour une dépense spécifique. Comprendre l'engagement de dépense avec INGENEO/pages/ObD0vFkAt9qZaLRju7JD
# Workflow
Configurer les statuts de documents/pages/GGuYNJr33UXoWNOrmbOo
Circuit de validation/pages/JfPN7k2mtOdtIg4DNwFE
Consulter et gérer les notifications/pages/uqQfx050qGWUAX0GZKfc
# Configurer les statuts de documents ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer les statuts de documents dans le plan de classement. {% endhint %} *** ### **Contexte et Recommandations** Les statuts permettent d'identifier un état sur un document (ex : payé, litige…). Le statut peut être affecté automatiquement via le [circuit de validation](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/circuit-de-validation) ou modifié manuellement par un utilisateur. **Quand l'utiliser :** * Avant de créer un circuit de validation * Pour définir les différentes étapes du document * Pour organiser le suivi des documents par état d'avancement *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="b7Nzs7RiKDw3y19C2NAR" %} *** ### **Créer les statuts de documents** {% hint style="info" %} Assurez-vous de bien sélectionner le classeur correspondant à vos besoins avant d'ajouter les statuts. {% endhint %} 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans **Entreprise** > **Plan de classement** > **Processus métier** > **Statut**. 2. Cliquez sur **+ Ajouter** 3. Saisissez un **intitulé** pour identifier votre configuration de la liste de statuts 4. Sélectionnez le **classeur** dans lequel appliquer les statuts 5. Cliquez sur **+** pour ajouter des **Statuts** (possibilité d'appliquer une couleur par statut) 6. Saisissez des **intitulés de statuts** 7. Cliquez sur **Enregistrer** {% hint style="info" %} Une fois créé, le statut apparaît dans la liste avec la possibilité de le Supprimer ou de l'Éditer selon vos besoins. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un statut existant ?** Depuis la liste des statuts, utilisez l'option **Éditer** pour modifier l'intitulé ou les paramètres du statut. **Vous voulez supprimer un statut ?** Utilisez l'option **Supprimer** depuis la liste des statuts. Attention, cette action peut affecter les documents déjà associés à ce statut. **Vous souhaitez associer des couleurs aux statuts ?** Lors de l'ajout des statuts, vous pouvez appliquer une couleur spécifique à chaque statut pour faciliter l'identification visuelle. # Circuit de validation ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} Un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer les circuits de validation. L'utilisation nécessite des rôles spécifiques selon le niveau de validation. {% endhint %} *** ### **Contexte et Recommandations** Le circuit de validation permet d'automatiser les demandes de validation pour des documents déposés dans des classeurs comptables ou de plan de classement. ### **Types de circuits de validation** * **Prédéfini** : s'appliquent aux classeurs comptables ou de plan de classement * **Formulaire** : spécifiques aux processus métier [note de frais](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/notes-de-frais) ou [engagement de dépense](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/engagement-de-depense), retrouvez les paramétrages dans les pages dédiées Il est possible d’appliquer automatiquement des [statuts](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/configurer-les-statuts-de-documents) pendant les circuits de validation. Retrouvez les paramétrages dans la page dédiée. *** **Quand l'utiliser :** * Pour digitaliser la validation de documents * Quand plusieurs niveaux d'approbation sont nécessaires * Pour tracer le parcours de validation des documents **Fonctionnalités disponibles :** * Création de plusieurs niveaux avec différents rôles * Circuit obligatoire par classeur ou plan de classement *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="ROLF2KrulWbatkcmMctl" %} *** ### **Créer un circuit de validation** 1. Sélectionnez **Circuit de validation** depuis le menu **Processus métier**. 2. Cliquez sur **+ Ajouter** pour créer un nouveau circuit. 3. Nommez le circuit et définissez les niveaux de validation souhaités. 4. Pour chaque niveau, ajoutez les utilisateurs concernés et attribuez-leur un rôle (Initiateur, Valideur, Aiguilleur, Observateur, Gestionnaire). 5. Définissez les conditions et options spécifiques si besoin. 6. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création du circuit. *** {% hint style="warning" %} ## Rôles disponibles * **Initiateur** : Toujours au niveau 1, il initie le circuit de validation mais n’est pas obligé de faire de la saisie comptable pour initier le circuit de validation. Possibilité de définir plusieurs initiateurs au niveau 1. * **Valideur** : Il valide avec ou sans condition. Si plusieurs valideurs sont au même niveau, le premier qui valide permettra au document de passer à l’étape suivante. Dans le cas de plusieurs valideurs dont un ou plusieurs sont obligés de valider, le document ne passera à l’étape suivante que lorsque tous les valideurs avec obligation auront effectué leur action. * **Aiguilleur** : Il détermine qui au prochain niveau validera le document. Il faut au moins un niveau supérieur dans ce cas avec au moins deux valideurs. * **Observateur** : Il peut suivre l'avancement du document à tous les niveaux, mais ne peut agir sur celui-ci. * **Gestionnaire** : Il peut suivre l'avancement du document à tous les niveaux et il peut agir sur celui-ci de toutes les actions souhaitées et à tous les niveaux. {% endhint %} *** ### **Options supplémentaires par utilisateur disponible** * Changer le circuit de validation * Changer le classeur * Activer la validation par mail (impossibilité de renseigner un commentaire) * Obliger la saisie analytique * Obliger la saisie d’une note * Obliger l’ajout d’une pièce jointe * Appliquer la signature * Appliquer le tampon {% hint style="danger" %} La suppression d'un circuit en cours d'utilisation peut entraîner la perte de documents en attente de validation {% endhint %} # Consulter et gérer les notifications ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} **Tous les utilisateurs connectés à INGENEO peuvent accéder à leurs notifications personnelles et aux alertes système selon leurs droits d'accès aux entreprises.** {% endhint %} *** ### **Contexte et Recommandations** Le système de notifications INGENEO centralise toutes les informations importantes sur les actions de la plateforme, les rapports générés et les alertes nécessitant votre attention. *** ### **Ce que traite les notifications** * Suivi des traitements en cours (OCR, demandes, validations, etc.) * Consultation des rapports générés automatiquement * Surveillance des actions requises * Contrôle de l'activité sur vos entreprises **Alternative disponible :** L'accès via le menu **Bannettes** permet de consulter les notifications spécifiques à une entreprise donnée. *** ### **Bonnes pratiques recommandées** * **Consultation régulière** : Vérifiez quotidiennement l'icône de notification pour éviter l'accumulation d'alertes * **Priorisation** : Identifiez les notifications critiques nécessitant une action immédiate *** ### **Accéder aux notifications globales** **Important** : L'icône **Cloche** ou **Alertes** indique le nombre total de notifications en attente sur toutes vos entreprises. 1. Depuis n'importe quelle page de votre interface INGENEO, localisez l'icône de notifications. 2. Repérez et cliquez sur l'icône **Cloche** ou **Alertes** situé en partie supérieure de la plateforme 3. Cliquez sur l'icône **œil** pour afficher la liste des rapports et notifications 4. Cliquez sur l'icône **œil** de chaque notification pour consulter le détail **Avantage** : Cette méthode offre une vue d'ensemble de toute l'activité sur vos entreprises depuis n'importe quelle page. *** ### **Consulter les notifications par entreprise** **Spécificité** : Cette méthode permet de filtrer les notifications d'une entreprise particulière. 1. Accédez au menu **Bannettes** 2. Sélectionnez l'**entreprise** concernée 3. Rendez-vous dans le menu **Actions/Notifications** 4. Consultez les notifications spécifiques à cette entreprise {% hint style="info" %} **Usage recommandé** : Privilégiez cette méthode lorsque vous travaillez intensivement sur une entreprise spécifique. {% endhint %} *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Limitation d'accès** : Vous ne verrez que les notifications des entreprises auxquelles vous avez accès selon vos droits utilisateur configurés par l'administrateur. {% endhint %} # Notes de frais
Paramétrage note de frais/pages/Jm625xj28IdiGZ0tiLPr
Modèles de natures de frais/pages/1ToAnYDLDhfCtInk3HTq
Saisir une note de frais/pages/1ToAnYDLDhfCtInk3HTq
Saisir une note de frais sur l'application mobile/pages/J35U1wpFV1fyzcKvS9YA
# Paramétrage note de frais ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} Seuls les utilisateurs ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) pourront paramétrer les notes de frais. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive 💡 {% hint style="warning" %} Le paramétrage des notes de frais nécessite obligatoirement un [**classeur comptable**](/plateforme-ingeneo/gestion-des-entreprises/classeurs-comptables) de type **Notes de frais**. {% endhint %} {% @arcade/embed url="" flowId="kzNUw3zexuqY7BWa0lZ2" %} {% hint style="warning" %} La création de notes de frais nécessite obligatoirement un [**circuit de validation**](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/circuit-de-validation) de type **formulaire**. {% endhint %} {% @arcade/embed url="" flowId="xDllqwOIyhIc5AwHRUBb" %} *** **Quand l'utiliser :** * Pour la gestion des remboursements de frais professionnels de collaborateurs * Lors d’un besoin de validation de dépenses * Pour automatiser la saisie de notes de frais **Quand NE PAS l'utiliser :** * Pour des frais exceptionnels ou ponctuels sans besoin de validation * Si vous préférez une saisie comptable directe *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="info" %} Une mauvaise configuration initiale entraînera des erreurs de saisie et des dysfonctionnements dans les circuits de validation. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Définir les comptes comptables HT et TVA pour chaque nature de frais * Créer au moins un circuit de validation avec des utilisateurs actifs * Paramétrer le journal comptable par défaut pour le classeur * Créer et paramétrer les natures de frais *** ### **Configurer les notes de frais** 1. Accédez au menu **Entreprise > Plan de classement > Processus métier >** **Circuits de validation**. 2. Cliquez sur **Ajouter** pour créer un nouveau circuit de validation. 3. Choisissez dans le menu déroulant le type **Formulaire** et enregistrez. 4. Indiquez le nom du circuit de validation et le formulaire dédié **Note de frais**. 5. Cochez l'option **Transférer en comptabilité lors de la validation finale** pour envoyer la note de frais dans le classeur comptable. 6. Cliquez sur **Enregistrer**. 7. Indiquez le nom de l'utilisateur, avec la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs avec le **+**. {% hint style="success" %} Si un utilisateur est seul dans son circuit, les notes sont validées automatiquement. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier une nature de frais après création ?** Retournez dans **Entreprise** > **Plan de classement** > **Processus métier** > **Formulaire** et éditez le formulaire concerné. **Vous ne voyez pas l'onglet Mes notes de frais ?** Vérifiez que vous êtes bien initiateur d'un circuit de validation de type **Formulaire** et que celui-ci est actif. **Vous voulez ajouter des validateurs au circuit ?** Dans **Circuits de validation**, éditez le circuit concerné et utilisez le **+** pour ajouter des utilisateurs supplémentaires. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Une fois une note de frais validée et transférée, elle ne peut plus être modifiée directement. Toute correction nécessitera une écriture comptable d'ajustement. {% endhint %} # Modèles de natures de frais ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer et gérer les tampons personnalisés. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour : * Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.) * Standardiser des informations * Gagner du temps lors du traitement documentaire {% hint style="info" %} Une fois créé, le tampon sera disponible pour tous les utilisateurs ayant accès aux classeurs sélectionnés. {% endhint %} *** ### **Préparer la création du tampon** {% hint style="info" %} Assurez-vous d'avoir défini le contenu et le libellé de votre tampon avant de commencer la création. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Libellé clair et explicite pour identifier le tampon * Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé) * Classeurs de destination identifiés *** ### **Créer le tampon** 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans **Entreprise** > **Plan de classement** > **Processus métier** > **Tampon**. 2. Cliquez sur **Ajouter**, puis **Nouveau tampon**. 3. Saisissez un **libellé** pour identifier votre tampon. 4. Saisissez le contenu du tampon. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. 6. Cliquez sur **Ajouter un classeur**. 7. Sélectionnez le classeur souhaité, puis **Enregistrer**. {% hint style="info" %} Le tampon est désormais créé et associé aux classeurs sélectionnés. {% endhint %} *** ### **Utiliser le tampon** * Depuis le menu **Bannette**, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document. * Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant **Appliquer par défaut** au moment du choix du classeur. * Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant **Utiliser ce tampon dans les circuits de validation**. *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un tampon existant ?** Retournez dans **Entreprise** > **Plan de classement** > **Processus métier** > **Tampon**, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications. **Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?** Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez. **Vous voulez supprimer un tampon ?** Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les tampons créés sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès aux classeurs associés. Assurez-vous que le contenu est approprié pour un usage partagé. {% endhint %} # Saisir une note de frais ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur étant **initiateur** d'un circuit de validation de note de frais pourra saisir des notes de frais. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive 💡 {% @arcade/embed url="" flowId="lF7cVoQXhj3ll9mE0PJl" %} *** ### **Contexte et Recommandations** Avant de saisir votre note de frais assurez vous d'avoir procéder au [paramétrage](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/notes-de-frais/parametrage-note-de-frais) nécessaire. **Vous accédez à la saisie de vos notes de frais depuis votre tableau de bord ou directement depuis votre menu Bannettes.** 1. Depuis votre tableau de bord, vous trouverez l'onglet **Mes notes de frais**, ce raccourci vous dirigera directement dans votre formulaire de note de frais 2. Cliquez sur **+ Ajouter** 3. Indiquez le titre de la note de frais et appuyez sur **+ Ajouter un frais**. 4. Indiquez les détails de la note de frais (nature, date, montant HT, commentaire) et insérez un justificatif 5. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de frais à une même note 6. Cliquez sur **Enregistrer et soumettre** {% hint style="info" %} Si vous ne souhaitez pas soumettre la note de frais immédiatement, vous pouvez l’enregistrer en brouillon pour la reprendre ultérieurement. {% endhint %} {% hint style="info" %} Une fois enregistrée, votre note de frais sera automatiquement transmise au niveau suivant de votre circuit de validation. {% endhint %} # Saisir une note de frais sur l'application mobile ### **Prérequis et Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur étant **initiateur** d'un circuit de validation de note de frais pourra saisir des notes de frais. {% endhint %} *** ### **Contexte et Recommandations** L'application mobile permet une saisie rapide et pratique de vos notes de frais directement depuis votre smartphone. **Quand l'utiliser :** * Pour une saisie nomade de vos justificatifs * Capture automatique et rognage des documents **Limitations :** * Nécessite un paramétrage préalable sur la plateforme web * Dépend des permissions configurées dans votre profil *** ### **Préparer la saisie** Assurez-vous que vos paramètres sont correctement configurés sur votre plateforme avant de commencer la saisie mobile. {% hint style="info" %} Vérifiez que vous sélectionnez la bonne entreprise avant de commencer la saisie. {% endhint %} *** ### **Procédure de saisie depuis l'application mobile** 1. Depuis votre **application mobile**, rendez-vous dans l'onglet **Dépôt de document**. 2. Sélectionnez l'**entreprise** concernée 3. Appuyez sur **Scan de documents** 4. Prenez en photo votre justificatif – l'application propose une capture automatique et rogne le document automatiquement 5. Dans la **fenêtre Ajout d’informations**, renseignez : * **Classeur** correspondant à vos notes de frais (obligatoire) * **Nature** de la dépense (obligatoire) * **Montant** (optionnel) * **Commentaire** (optionnel) 6. Appuyez sur **Soumettre** {% hint style="info" %} Seules les informations sur le classeur et la nature sont obligatoires pour valider votre saisie. {% endhint %} *** ### **Ajouter une indemnité kilométrique** 1. Si vos paramètres le permettent, vous pouvez ajouter une indemnité kilométrique via le bouton **IK**. 2. Appuyez sur le bouton **IK** 3. Renseignez les informations obligatoires : * **Distance** (obligatoire) * **Type de véhicule** (obligatoire) * **Puissance fiscale** (obligatoire) * **Commentaire** (optionnel) 4. Appuyez sur **Soumettre** *** ### **Questions fréquentes** **Vous ne trouvez pas votre classeur ou nature de frais ?** Vérifiez que les paramètres ont été correctement configurés sur votre plateforme web. Contactez votre administrateur si nécessaire. **Vous n'avez pas accès au bouton IK ?** L'ajout d'indemnités kilométriques dépend des natures configurées. **Vous voulez modifier une note de frais déjà soumise ?** Une fois soumise, la note de frais est transmise au circuit de validation configuré. Les modifications dépendent des droits accordés par votre administrateur. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Comme sur la plateforme web, la note de frais sera automatiquement adressée au valideur défini dans votre circuit de validation paramétré. {% endhint %} # Paiement fournisseur
Paiement SEPA/pages/5GXgBrAgb2M4Mb9ZrGdQ
Initiation de paiement/pages/DuD65mb9Wk52WVDoXtrh
# Paiement SEPA ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Un utilisateur interne ayant un rôle de collaborateur / gestionnaire ou administrateur peut configurer le paiement SEPA et les droits associés. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Le paiement par virement SEPA est un moyen de paiement sécurisé qui permet au titulaire d'un compte de transférer des fonds vers un autre compte, en France et dans l'ensemble des pays de l'espace SEPA. Les droits des utilisateurs (**profils de site** ou d’**entreprise**) sont scindés en 2 : la **mise au paiement** et le **paiement**. Ces deux droits peuvent être donnés à un même utilisateur ou à des utilisateurs différents. *** **Quand l'utiliser :** * Pour les paiements fournisseurs sécurisés * Pour les virements dans l'espace SEPA * Pour payer plusieurs factures via un seul fichier SEPA *** ### **Préparer l'environnement** **Critère obligatoire :** * Entreprise avec numéro SIREN valide (obligatoire pour le paramétrage) *** ### **Paramétrer les classeurs** {% hint style="warning" %} Cette configuration détermine qui peut mettre au paiement et qui peut effectuer les paiements. Une mauvaise attribution des droits peut créer des risques de sécurité. {% endhint %} 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu **Entreprise**. 2. Cliquez sur **Entreprise**, puis éditez l'entreprise où activer le paiement fournisseur. 3. Cliquez sur **Administration**, puis sur **Profils d'entreprise**. 4. Sélectionnez ou créez un profil avec les droits nécessaires. 5. Attribuez les droits de **mise au paiement** et/ou de **paiement** selon les besoins. *** ### **Générer un fichier SEPA** 1. Accédez au menu **Paiements**. 2. Filtrez si nécessaire par **Statut** ou par **mode de paiement**. 3. Pour une facture : sélectionnez la facture et cliquez sur **Générer le fichier SEPA**. 4. Pour plusieurs factures : faites un clic droit sur les factures sélectionnées, puis choisissez **Générer le fichier SEPA**. 5. Cliquez sur **Générer le fichier SEPA**. {% hint style="info" %} Un fichier nommé "sepa-facture.xml" ou "sepa-multifactures.xml" sera enregistré dans votre répertoire de téléchargement. Ce fichier devra être importé ou transféré à votre banque pour effectuer le paiement. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez séparer les droits de mise au paiement et de paiement ?** Créez deux profils d'entreprise distincts : un avec le droit "Mettre les factures au paiement" et un autre avec "Payer les factures au paiement", puis affectez les utilisateurs selon leurs responsabilités. **Vous ne pouvez pas configurer le paiement SEPA ?** Vérifiez que votre entreprise dispose d'un numéro SIREN valide, condition obligatoire pour accéder au paramétrage. **Vous voulez gérer les droits au niveau des sites ?** Accédez aux profils de sites depuis le menu **Paramètres** > **Profils de droits** > **Profils de sites** avec un profil administrateur. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} La configuration des droits de paiement doit être effectuée avec précaution. Assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fonctionnalités de paiement pour maintenir la sécurité financière de votre organisation. {% endhint %} # Initiation de paiement ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit [**Mettre les factures au paiement**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) pourra initier un paiement. {% endhint %} {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit **Payer les factures au paiement** pourra initier un paiement. {% endhint %} {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit **Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier** pourra configurer le paiement. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Le paiement fournisseur permet d'automatiser le processus de validation et de règlement des factures directement depuis l'application. Cette fonctionnalité est adaptée aux entreprises ayant un [circuit de validation](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/circuit-de-validation) structuré. *** ### **Vidéo interactive** :bulb: Le paramétrage : {% @arcade/embed url="" flowId="ehoDQ1g59CRi3bFRcrlr" %} Edition du mode de paiement : {% @arcade/embed url="" flowId="9jHQs0sygZANQ7ZhVBI0" %} La mise au paiement : {% @arcade/embed url="" flowId="k9z0fwQF8aT9J3SrcFqS" %} Le paiement : {% @arcade/embed url="" flowId="Ed8W38ftSyveLJWKp2YI" %} ### **Préparer l'environnement** {% hint style="warning" %} Une mauvaise configuration des droits peut bloquer le processus de paiement ou donner des accès non autorisés. {% endhint %} **Critères obligatoires avant de commencer :** * Entreprise avec numéro SIREN valide * Compte tiers avec IBAN et BIC valide *** ### **Configurer le processus métier** 1. Depuis le **plan de classement** de l’**entreprise** 2. Sélectionnez **Processus métier** 3. Cliquez sur **Paiement fournisseurs** 4. Puis **+ Ajouter** 5. Sélectionnez un ou plusieurs classeurs 6. Renseignez **Initiation** de paiement *** ### **Mettre une facture au paiement** 1. Sélectionnez le document à mettre au paiement 2. Cliquez sur **Mettre au paiement** 3. Renseignez le champ de date de paiement souhaité 4. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Effectuer le paiement** 1. Depuis le menu **Bannette** de l’entreprise ou la **cloche de notification** 2. Consultez vos **Actions / Notifications** 3. Cliquez sur l'icône **Œil** du document 4. Cliquez sur **Payer** pour valider le paiement 5. Une fenêtre s’ouvre pour effectuer un **paiement via Powens** 6. Suivez les instructions de **Powens** pour finaliser le paiement *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez séparer les droits de mise au paiement et de paiement ?** Créez deux profils d'entreprise distincts : un avec le droit "Mettre les factures au paiement" et un autre avec "Payer les factures au paiement". Affectez ensuite les utilisateurs appropriés à chaque profil. **Vous ne voyez pas les notifications de paiement ?** Vérifiez que votre profil utilisateur dispose des droits appropriés. **Vous voulez configurer les droits au niveau des sites ?** Rendez-vous dans **Paramètres**, puis **Profils de droits** et **Profils de sites** pour une configuration plus granulaire avec un profil administrateur. # Engagement de dépense
Paramétrage engagement de dépense/pages/ObD0vFkAt9qZaLRju7JD
Engager une dépense/pages/M2DTffCnKuB0CcpHVd8Q
# Paramétrage engagement de dépense ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) pourra paramétrer les engagements de dépenses. {% endhint %} {% hint style="success" %} Seul un profil **initiateur** dans un circuit de validation d’engagement de dépenses peut initier un bon de commande. {% endhint %} {% hint style="success" %} **Un classeur de plan de classement** dédié doit obligatoirement être créé en amont. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** L'engagement de dépenses sur INGENEO permet à une structure de prendre formellement la décision de dépenser des fonds pour un achat. Ce processus se concrétise par l'émission d'un bon de commande et inclut un [circuit de validation](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/circuit-de-validation). *** ### Vidéo interactive :bulb: Création du classeur : {% @arcade/embed url="" flowId="IFxgeNSC0o8YJn9Z1JiY" %} Création d'un formulaire : {% @arcade/embed url="" flowId="VyLxt0pBx4jSaNiYozcd" %} Création du circuit de validation : {% @arcade/embed url="" flowId="yDulI5LZhyDxCByXg4hn" %} *** Quand utiliser : * Formaliser vos demandes d'achat * Respecter les processus de validation interne * Faciliter le rapprochement facture/bon de commande **Quand ne pas l'utiliser :** * Les achats d'urgence nécessitant une validation immédiate *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="warning" %} Une mauvaise configuration initiale peut bloquer tout le processus de validation. {% endhint %} **Éléments obligatoires à configurer :** * **Classeur de plan de classement** (ex : bon de commande) pour organiser les documents *** ### **Configurer un engagement de dépense** 1. Accédez au module **Engagements de dépense** 2. Cliquez sur **Nouveau** 3. Sélectionnez le type d'engagement 4. Renseignez les informations requises (montant, bénéficiaire, etc.) 5. Ajoutez les pièces justificatives si nécessaire 6. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Configurer le circuit de validation** 1. Depuis **Entreprise > Plan de classement > Processus métier** 2. Sélectionnez **Circuit de validation** puis **+ Ajouter** 3. Choisissez le type de circuit **Formulaire** 4. Sélectionnez le type de formulaire **engagement de dépenses** 5. Cliquez sur **Enregistrer** 6. Saisissez un **nom** pour le circuit de validation 7. Sélectionnez le formulaire **engagement de dépenses** 8. Cliquez sur **Enregistrer** 9. Ajoutez les niveaux de validation : * **Initiateur** : Toujours au niveau 1 * **Valideur(s)** : Selon votre organisation 10. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Seuls les profils initiateurs peuvent créer des engagements de dépenses. Les valideurs sont définis dans le circuit de validation et reçoivent des notifications automatiques. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Une fois un engagement soumis, il ne peut être modifié que par les valideurs dans le circuit. Vérifiez toutes les informations avant soumission. {% endhint %} # Engager une dépense ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un profil **initiateur** dans un [circuit de validation](/plateforme-ingeneo/processus-metiers/workflow/circuit-de-validation) d’engagement de dépenses peut initier un bon de commande. {% endhint %} *** ### **Vidéo interactive** :bulb: Saisir une dépense : {% @arcade/embed url="" flowId="uZ9fIQVmtfjSlUYz4Z2m" %} Valider un engagement de dépense : {% @arcade/embed url="" flowId="WwEGzzPsb9VA55bIod27" %} ### **Créer un engagement de dépenses** {% hint style="info" %} Vérifiez que le budget est suffisant avant de soumettre. {% endhint %} Procédez comme suit : 1. Depuis votre **Bannette** > **Formulaire** ou **Tableau de bord** > **Mes engagements de dépenses**. 2. Cliquez sur **+ Ajouter** 3. Complétez les informations générales (titre, fournisseur, dates, etc.) 4. Créez un nouveau contact fournisseur si nécessaire 5. Accédez à l'onglet **Commande** 6. Ajoutez les articles : * Utilisez **+ Ajouter** pour les articles existants * Utilisez **Annuaire des articles** pour créer de nouveaux articles 7. Définissez les quantités et ajoutez des commentaires si nécessaire 8. Joignez les pièces justificatives si nécessaire 9. Vérifiez l'état du budget avec le curseur visuel 10. Cliquez sur **Enregistrer et soumettre** Le bon de commande est maintenant visible dans vos engagements avec son statut de validation. {% hint style="info" %} Vous pouvez créer les articles à la volée dans le tableau de la commande. {% endhint %} *** ### **Valider ou refuser un engagement** {% hint style="info" %} Une validation fait passer l'engagement au niveau suivant et ne peut être annulée par l’initiateur. {% endhint %} Procédez comme suit : 1. Depuis **Bannette** > **Action / Notifications** ou **Tableau de bord** > **Engagements en attente** 2. Le valideur sélectionne l'engagement à traiter 3. Choisissez l'action : * **Valider** : Envoie au niveau suivant ou termine le processus * **Refuser** : Renvoie au niveau précédent (obligation de renseigner un commentaire) * **Modifier** : Permet les corrections avant validation 4. Consultez l'historique si nécessaire {% hint style="info" %} Les documents validés sont consultables dans le menu [**Rechercher**](/plateforme-ingeneo/gestion-des-documents/rechercher-un-document). {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous voulez modifier un engagement en cours de validation ?** Seul le valideur actuel peut modifier l'engagement via l'option **Modifier l'engagement**. **Vous ne trouvez plus votre engagement validé ?** Les engagements terminés sont accessibles via le menu **Rechercher**. **Vous souhaitez suivre l'avancement d'un engagement ?** Consultez l'historique de validation disponible dans le détail de chaque engagement. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Seuls les profils initiateurs peuvent créer des engagements de dépenses. Les valideurs sont définis dans le circuit de validation et reçoivent des notifications automatiques. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Une fois un engagement soumis, il ne peut être modifié que par les valideurs dans le circuit. Vérifiez toutes les informations avant soumission. {% endhint %} # Gestion documentaire avancée
Créer un tampon/pages/eP1hytfMN3dSFvwccHet
Chaînage documentaire/pages/CEdAaJuHi92jaoOk30rL
Configurer l'obsolescence et la durée de conservation/pages/n6DKSZCJrmmnxgAtAeUO
# Créer un tampon ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer et gérer les tampons personnalisés. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour : * Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.) * Standardiser des informations * Gagner du temps lors du traitement documentaire {% hint style="info" %} Une fois créé, le tampon sera disponible pour tous les utilisateurs ayant accès aux classeurs sélectionnés. {% endhint %} *** ### **Préparer la création du tampon** {% hint style="info" %} Assurez-vous d'avoir défini le contenu et le libellé de votre tampon avant de commencer la création. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Libellé clair et explicite pour identifier le tampon * Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé) * Classeurs de destination identifiés *** ### **Créer le tampon** 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans **Entreprise** > **Plan de classement** > **Processus métier** > **Tampon**. 2. Cliquez sur **Ajouter**, puis **Nouveau tampon**. 3. Saisissez un **libellé** pour identifier votre tampon. 4. Saisissez le contenu du tampon. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. 6. Cliquez sur **Ajouter un classeur**. 7. Sélectionnez le classeur souhaité, puis **Enregistrer**. {% hint style="info" %} Le tampon est désormais créé et associé aux classeurs sélectionnés. {% endhint %} *** ### **Utiliser le tampon** * Depuis le menu **Bannette**, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document. * Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant **Appliquer par défaut** au moment du choix du classeur. * Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant **Utiliser ce tampon dans les circuits de validation**. *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un tampon existant ?** Retournez dans **Entreprise** > **Plan de classement** > **Processus métier** > **Tampon**, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications. **Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?** Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez. **Vous voulez supprimer un tampon ?** Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les tampons créés sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès aux classeurs associés. Assurez-vous que le contenu est approprié pour un usage partagé. {% endhint %} # Chaînage documentaire ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer le chaînage documentaire. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Le chaînage documentaire vous permet de rapprocher automatiquement deux documents, comme une facture et son bon de commande. **Quand l'utiliser :** * Pour automatiser le rapprochement facture bon de commande * Contrôler des divergences de montants * Pour réduire les erreurs de saisie manuelle *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="info" %} Assurez-vous d'avoir correctement configuré vos classeurs avant de procéder au chaînage {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Disposer des droits pour créer des classeurs * Avoir identifié les types de documents à chaîner * Connaître la structure des numéros de commande à reconnaître *** ### Vidéo interactive :bulb: Paramétrage : {% @arcade/embed url="" flowId="auFxRu9jM50djA93UQ25" %} Rapprochement : {% @arcade/embed url="" flowId="dYhtZeHon6LGY9xlNwPj" %} *** ### **Créer un classeur de plan de classement** {% hint style="warning" %} Cette étape est indispensable avant toute configuration de chaînage {% endhint %} 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans **Entreprises**, puis dans l'édition de l'entreprise concernée. 2. Sélectionnez **Plan de classement**, puis cliquez sur le bouton **+ Ajouter** pour créer un nouveau classeur. 3. Renseignez le nom du classeur (exemple : Bon de commande) et ajoutez la liste des types de documents se trouvant dans le classeur (en utilisant le +). 4. Configurez les options qui vous intéressent, puis enregistrez votre classeur. {% hint style="warning" %} Votre bon de commande doit être présent dans le classeur de plan de classement avant traitement {% endhint %} *** ### **Traitement du bon de commande** 1. Déposez votre bon de commande dans le classeur de plan de classement. 2. Entrez dans la visualisation du document. 3. Renseignez les éléments nécessaires ainsi que le compte tiers. 4. Le numéro de commande et le montant TTC seront automatiquement reconnus. 5. Ajoutez un commentaire si nécessaire avant enregistrement. *** ### **Traitement de la facture** 1. Ouvrez la facture concernée depuis le **classeur comptable**. 2. La plateforme confirme ou non si la somme totale des bons de commande correspond au montant de la facture. 3. Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour visualiser le bon de commande rapproché automatiquement. *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un chaînage existant ?** Rendez-vous dans **Processus métier** > **Chaînage documentaire**, sélectionnez le chaînage à modifier et apportez vos changements. **Vous rencontrez des erreurs de reconnaissance automatique ?** Vérifiez la configuration de votre masque de reconnaissance et assurez-vous que la structure définie correspond bien au format de vos documents. **Vous voulez supprimer un chaînage ?** Depuis la liste des chaînages documentaires, sélectionnez le chaînage concerné et utilisez la fonction de suppression. # Configurer l'Obsolescence et la Durée de conservation ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut configurer l'Obsolescence & Durée de conservation. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents. *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="warning" %} Une mauvaise configuration peut entraîner la suppression ou l'archivage non désiré de documents importants. {% endhint %} **Critères obligatoires :** * Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier * Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données * Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO) *** ### **Configurer l'obsolescence et la conservation** {% hint style="info" %} Les paramètres d'obsolescence et de conservation ne pourront plus être modifiés une fois appliqués aux documents existants. {% endhint %} * **Obsolescence** : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document. * **Durée de conservation** : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document). 1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier. 2. Sélectionnez un classeur 3. Activez l'option **obsolescence** et/ou le paramétrage de conservation des documents 4. **Configuration Obsolescence** : Choisissez une durée en jour, mois ou année 5. **Configuration Durée de conservation** : Choisissez une durée en jour, mois ou année, par rapport à des critères du document et de suppression ou d'archivage du document 6. Cliquez sur **enregistrer** {% hint style="info" %} Il est possible de créer plusieurs Obsolescence & Durée de conservation selon vos différents besoins. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier une configuration existante ?** Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné. **Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?** Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document. **Vous hésitez entre suppression et archivage ?** L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation impact directement la gestion de vos documents. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Vérifiez soigneusement vos paramètres avant validation pour éviter toute perte de données non désirée. {% endhint %} # ADMINISTRATION Un outil collaboratif a besoin d'une administration complète. Ce menu vous aide à gérer efficacement les utilisateurs, la personnalisation et la gestion de masse de la plateforme INGENEO *** Les essentiels
Gérer les profils de droits 📋 Essentiel pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs./pages/caWQCZZtHMWEv2gwfgZUhttps://images.unsplash.com/photo-1683117927786-f146451082fb?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHw1fHxtYWlsfGVufDB8fHx8MTc1NDkyMTg4Mnww&ixlib=rb-4.1.0&q=85
Gérer les sites 🗃️Les sites permettent la gestion de droits sur un groupe d’entreprises./pages/fMSpqO4eyL054LErOSxchttps://images.unsplash.com/photo-1553895501-af9e282e7fc1?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHwxfHxHT09HTEV8ZW58MHx8fHwxNzU0OTE0NTQ3fDA&ixlib=rb-4.1.0&q=85
Créer des utilisateurs 👥Donner des accès aux collaborateurs. /pages/czrOSZVJmjd33WBOb3mZ
# Gérer les profils de droits ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un administrateur ayant accès aux Paramètres peut créer ou modifier des profils de droits d’administration et de sites. {% endhint %} **Profil d’administration :** permet l’administration et le paramétrage de la plateforme **Profil de site** : permet la productivité sur un site *** ### **Contexte & Recommandations** La gestion des profils de droits permet d’attribuer précisément les accès aux fonctionnalités de la plateforme pour différents types d’utilisateurs. **Quand l'utiliser :** Lors de l’arrivée de nouveaux utilisateurs ou d’un changement de périmètre métier. **Quand NE PAS l'utiliser :** Si l'utilisateur a uniquement besoin d'un accès temporaire, privilégiez alors un profil existant ou un profil d’entreprise. *** ### **Préparation** **Préparer les profils de droits** {% hint style="warning" %} Une mauvaise configuration peut donner des accès non souhaités à des données sensibles. {% endhint %} * **Lister les rôles utilisateurs** pour anticiper les besoins d’accès. * **Définir les périmètres fonctionnels** (ex : saisie comptable, paramétrages). * **Créer une nomenclature claire des profils** (ex : "Admin Site", "Lecture Comptable"). *** ### **Ajouter ou modifier un profil d'administration** 1. Dans la section **Profils d’administration**, cliquez sur **Ajouter** 2. Remplissez le champ **Intitulé** du profil 3. Sélectionnez les droits à accorder dans la liste proposée 4. Cliquez sur **Droits sur les classeurs** pour gérer les accès détaillés 5. Définissez les droits sur les classeurs : **Factures d’achats**, **Factures de ventes**, **Caisse**, **Banque** 6. Sélectionnez les droits souhaités pour chaque classeur 7. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider {% hint style="info" %} Choisissez un intitulé explicite pour retrouver facilement le profil plus tard. {% endhint %} ### **Ajouter ou modifier un profil de site** 1. Dans la section **Profils de site**, cliquez sur **Ajouter** 2. Remplissez le champ **Intitulé** du profil 3. Sélectionnez les droits à accorder dans la liste proposée 4. Cliquez sur **Droits sur les classeurs** pour gérer les accès détaillés 5. Définissez les droits sur les classeurs : **Factures d’achats**, **Factures de ventes**, **Caisse**, **Banque** 6. Sélectionnez les droits souhaités pour chaque classeur 7. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez restreindre un utilisateur à un seul module ?** Créez un profil avec uniquement les droits nécessaires, puis assignez-le à l’utilisateur. **Vous ne voyez pas l’option pour ajouter un profil ?** Vérifiez que vous êtes connecté en tant qu'administrateur avec les droits sur les paramètres. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les profils de droits s’appliquent immédiatement après enregistrement. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Évitez d'accorder tous les droits à un profil par défaut : préférez des droits minimums adaptés au poste. {% endhint %} {% hint style="warning" %} Privilégiez une mise à jour régulière des profils pour garantir la sécurité d’accès. {% endhint %} # Détail des droits La [gestion des profils](/plateforme-ingeneo/administration/gerer-les-profils-de-droits) de droits est essentielle pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs sur la plateforme INGENEO. Vous retrouverez ci-dessous le détail de chaque droit : ### Paramétrage de l'entreprise | Droit | Description | | ----------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Autoriser l'accès au paramétrage de l'entreprise | Active l'ensemble des droits liés au paramétrage de l'entreprise | | Autoriser l'accès au paramétrage des informations générales | Autorise l'utilisateur à la modification des informations générales (Nom de l'entreprise, SIREN, coordonnés…) | | Autoriser l'accès au paramétrage de la comptabilité | Autorise l'utilisateur à modifier le paramétrage des éléments comptable (logiciel, code dossier, paramétrage général et date d'exercice…) et au paramétrage des classeurs comptable | | Autoriser l'accès au paramétrage du plan classement | Autorise l'utilisateur à la création et l'édition des classeurs de plan de classement | | Autoriser l'accès au paramétrage des processus métier | Autorise l'utilisateur à la création et à l'édition de l'ensemble des processus métier présents sur la plateforme | | Autoriser l'accès au paramétrage de la collecte | Autorise l'utilisateur à la création et à l'édition de l'ensemble des canaux de collecte présents sur la plateforme | | Autoriser l'accès à l'administration | Autorise l'utilisateur à accéder et modifier le paramétrage des utilisateurs de la plateforme, les profils d'entreprises et donne l'accès à l'archivage de l'entreprise | ### Traitements sur l'entreprise | Droit | Description | | ----------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Autoriser le lancement de la synchronisation et l'import de FEC. | Si votre logiciel le permet, autorise l'utilisateur à lancer la synchronisation permettant la récupération des éléments comptables tels que les codes de TVA, les modes de règlement et l'analytique. Autorise également l'utilisateur à réimporter un FEC depuis le paramétrage d'un dossier. | | Autoriser l'accès à la génération d'écritures à la demande | Si votre logiciel est paramétré pour générer des écritures on Demand, autorise l'utilisateur à générer et télécharger ces écritures | | Autoriser la clôture d'exercice ou par situation | Autorise l'utilisateur à clôturer une période d'exercice ou a sélectionner l'option de la clôture par situation | | Autoriser l'accès à la gestion des mots-clés sur les tiers | Permet à l'utilisateur d'accéder au paramétrage avancé et de définir des mots-clés pour faciliter la reconnaissance du tiers | | Pas d'apprentissage pour l'utilisateur | Empêche les suggestions automatiques basées sur l'activité de l'utilisateur | | Afficher les propriétés comptables des documents | L'activation de ce droit permet notamment la recherche par statut dans le menu Rechercher | | Autoriser l'accès au paramétrage des informations bancaires des comptes tiers | Autorise la modification des informations | ### Statistiques des sites et des entreprises | Droit | Description | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Autoriser l'accès aux statistiques de productivité des entreprises | Permet à l'utilisateur de visualiser les statistiques des entreprises auxquelles il a accès | | Autoriser l'accès aux statistiques de productivité des sites | Permet à l'utilisateur de visualiser les statistiques des sites auxquels il a accès | | Autoriser la création de tableaux de bord personnels sur les statistiques de productivité des entreprises | Donne le droit à l'utilisateur de créer des tableaux de bord sur les statistiques de productivité des entreprises auxquelles il a accès | | Autoriser la création de tableaux de bord personnels sur les statistiques de productivité des sites | Donne le droit à l'utilisateur de créer des tableaux de bord sur les statistiques de productivité des sites auxquels il a accès | ### Droits sur les classeurs Général | Droit | Description | | -------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Gérer les référentiels associés (ajouter, modifier, supprimer) | Permet à l'utilisateur de gérer les référentiels de l'entreprise (comptes tiers, plan comptable, code TVA, analytique, etc) | | Accéder à l'historique des actions | Voir les actions effectuées dans le classeur | Traitements | Droit | Description | | -------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- | | Déposer des documents | Déposer des pièces dans les classeurs | | Enregistrer les documents | Confirmer l'enregistrement définitif d'un document (le document est exporté en comptabilité) | | Consulter les documents enregistrés | Voir l'ensemble des documents enregistrés | | Consulter uniquement les documents enregistrés où j'ai eu une action | Limite d'accès, restreint la vue aux pièces personnelles | | Modifier les documents enregistrés | Corriger ou compléter un document validé | | Extraire les documents enregistrés | Permet à l'utilisateur de télécharger ou exporter les pièces enregistrées | | Supprimer les documents enregistrés | Permet à l'utilisateur de supprimer une pièce enregistrée | Annotations / Notes / Pièces jointes | Droit | Description | | --------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | Ajouter, modifier, supprimer mes annotations (surlignage, post-it, tampon) | Permet à l'utilisateur de gérer uniquement ses propres annotations | | Ajouter, modifier, supprimer toutes les annotations (surlignage, post-it, tampon) | Permet à l'utilisateur d'avoir une action sur l'ensemble des annotations d'un document | | Accéder aux notes | Permet à l'utilisateur de visualiser les notes | | Ajouter, modifier, supprimer mes notes | Permet à l'utilisateur de supprimer ses notes personnelles | | Ajouter, modifier, supprimer toutes les notes | Permet à l'utilisateur de supprimer ou modifier l'ensemble des notes | | Accéder aux pièces jointes | Donne l'accès aux pièces jointes | | Ajouter, modifier, supprimer mes pièces jointes | Autorise l'utilisateur des actions sur ses pièces jointes | | Ajouter, modifier, supprimer toutes les pièces jointes | Autorise l'utilisateur des actions sur toutes les pièces jointes | Process métier | Droit | Description | | ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | | Appliquer les statuts | Permet à l'utilisateur d'appliquer un statut sur un document présent dans un classeur | | Mettre les factures au paiement | | | Payer les factures au paiement | | # Créer des utilisateurs ### **Prérequis & Permissions** **Permissions requises selon le type d'utilisateur :** {% hint style="success" %} **Utilisateur interne** : Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès à l’administration de la plateforme**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer un utilisateur interne {% endhint %} {% hint style="success" %} **Utilisateur externe** : Un utilisateur ayant le droit **Autoriser l’accès à l’administration** (profil d'entreprise) peut créer un utilisateur externe. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La plateforme distingue deux types d'utilisateurs avec des droits différents : * **Utilisateur interne** : comptable, expert-comptable, personne interne à la structure * **Utilisateur externe** : personne externe à votre structure (client, commissaire aux comptes...) Les droits octroyés à chaque utilisateur sont paramétrables par [profils de site ou d’**entreprise**](/plateforme-ingeneo/administration/gerer-les-profils-de-droits). {% hint style="warning" %} **Limitation importante** : Affectez un profil d'entreprise uniquement si l'utilisateur doit avoir accès à certaines entreprises spécifiques. {% endhint %} *** ### Vidéo interactive :bulb: Création utilisateur client : {% @arcade/embed url="" flowId="nFE5LGPWOKIUPOcl3O5s" %} Création utilisateur collaborateur : {% @arcade/embed url="" flowId="HRoqyR4NZW2v9htRUrDM" %} *** ### **Créer un utilisateur interne** 1. Cliquez sur le menu **Paramètres** 2. Sélectionnez l'onglet **Administration** 3. Choisissez **Utilisateurs** puis **Général** 4. Cliquez sur **+ Ajouter** 5. Saisissez l'adresse mail du nouvel utilisateur 6. Sélectionnez le **Type interne** 7. Renseignez les informations obligatoires 8. Attribuez le profil souhaité 9. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Créer un utilisateur externe** 1. Cliquez sur le menu **Paramètres** 2. Sélectionnez l'onglet **Administration** 3. Choisissez **Utilisateurs** puis **Général** 4. Cliquez sur **+ Ajouter** 5. Saisissez l'adresse mail du nouvel utilisateur 6. Sélectionnez le **Type externe** 7. Renseignez les informations obligatoires 8. Attribuez le profil souhaité 9. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Gestion des utilisateurs** * Depuis la page **Utilisateurs**, vous pouvez : * Ajouter ou inviter des utilisateurs à un profil * Supprimer un utilisateur externe * Modifier les droits d'un utilisateur existant (bouton **Éditer**) * Supprimer un utilisateur (**Supprimer**) *** ### **Questions fréquentes** **Vous voulez modifier les droits d'un utilisateur existant ?** Utilisez le bouton **Éditer** à côté de l'utilisateur concerné pour ajuster ses profils de site ou d'entreprise. **Vous souhaitez supprimer un utilisateur ?** Utilisez le bouton **Supprimer** disponible dans la liste des utilisateurs. Cette action est irréversible. **Quelle différence entre les différents profils de site et d’entreprise ?** * Pour les profils de site : le gestionnaire dispose de plus de droits que le collaborateur sur l’entièreté du site (et donc des entreprises dans ce site). * Pour les profils d’entreprise : le profil d’entreprise « collaborateur » pourra par défaut accéder à la saisie comptable, le profil d’entreprise « client » ne pourra que déposer et rechercher des documents et n’aura pas la possibilité de faire des saisies comptable. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Processus d'activation** : Tout nouvel utilisateur doit créer son mot de passe via le mail d'activation reçu avant de pouvoir accéder à la plateforme. {% endhint %} {% hint style="warning" %} **Gestion des accès entreprise** : Un utilisateur externe peut avoir accès à plusieurs entreprises, mais l'accès doit être configuré individuellement depuis chaque entreprise. {% endhint %} # Configuration visuelle ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès à la configuration de la plateforme** ](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits)peut accéder aux configurations de la plateforme {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La configuration des paramètres permet de personnaliser l'interface de la plateforme et de gérer les fonctionnalités avancées. *** ### **Préparer l'environnement** Les modifications des paramètres avancés peuvent affecter le fonctionnement de la plateforme pour tous les utilisateurs *** ### **Accéder aux paramètres** {% hint style="info" %} Toute modification enregistrée sera appliquée immédiatement à l'ensemble de la plateforme {% endhint %} 1. Depuis votre compte administrateur, rendez-vous dans le menu principal. 2. Cliquez sur **Paramètres** dans le menu principal puis accédez à la section **Configuration**. ### **Configuration - Généralités** * **Personnalisation** * Cliquez sur les différentes options proposées : logos et couleurs * **Restaurer les images** : permet de revenir aux visuels par défaut * **Restaurer les couleurs** : permet de revenir à la palette de couleurs d'origine {% hint style="info" %} Ces options permettent de personnaliser entièrement l'identité visuelle de votre plateforme {% endhint %} ### **Journaux** * Accédez à la section **Journaux**, sélectionnez la plage de dates souhaitée, consultez l'historique des actions utilisateurs ou actions automatiques par section. * La fonction d'export permet une extraction au format .csv. ### **Configuration - Avancé** * **Paramètres généraux** * Les modifications de ces paramètres peuvent impacter le comportement global de la plateforme * Accédez à la section **Avancé** > **Général**, modifiez les paramètres selon vos besoins puis cliquez sur **Enregistrer** en bas de la page pour valider les changements. * **Paramètres des modules** * Accédez à la section **Avancé** > **Modules**, configurez les paramètres spécifiques aux modules puis cliquez sur **Enregistrer** en bas de la page pour appliquer les modifications. *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez revenir aux paramètres d'origine ?** Utilisez les boutons **Restaurer les images** et **Restaurer les couleurs** dans la section Personnalisation pour revenir à la configuration d'usine. **Vous ne voyez pas les options de configuration ?** Vérifiez que vous disposez bien des droits d'administration nécessaires. Contactez votre administrateur système si nécessaire. **Vous voulez consulter les actions des utilisateurs ?** Rendez-vous dans la section **Journaux** pour accéder à l'historique complet des actions par plage de dates. # Gérer les sites ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut accéder aux paramètres d'administration et gérer les sites. {% endhint %} Les **sites** permettent la [gestion de droits](/plateforme-ingeneo/administration/gerer-les-profils-de-droits) sur un groupe d’entreprises, ils peuvent être créés par sites physiques ou bien par portefeuille. Un **site par défaut** est proposé sur votre plateforme. {% hint style="warning" %} Il est obligatoire de renseigner au moins un site pour toute création d’entreprise. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** La section **Sites** permet de centraliser la gestion de tous les sites de votre organisation. Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter de nouveaux sites à votre infrastructure. Éditez les paramètres des sites existants. Supprimez les sites obsolètes. {% hint style="info" %} La suppression d'un site peut impacter les utilisateurs qui y ont accès. {% endhint %} *** ### **Accéder aux paramètres des sites** 1. Depuis votre interface d'administration, suivez cette navigation : 2. Rendez-vous dans le menu principal. 3. Cliquez sur **Paramètres**. 4. Dans la section **Administration**, cliquez sur **Sites**. *** ### **Gérer les sites** Depuis la page des sites, vous pouvez : * **Ajouter un nouveau site** : Cliquez sur **Ajouter** * **Éditer un site existant** : Sélectionnez le site dans la liste * **Supprimer un site** : Utilisez l'option de suppression disponible *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez ajouter plusieurs sites en une fois ?** Utilisez la fonction **Ajouter** pour chaque site individuellement. Il n'existe pas d'import en masse pour les sites. **Vous ne voyez pas l'option Sites dans Administration ?** Vérifiez que vous disposez bien des droits administrateurs nécessaires pour accéder à cette section. **Vous voulez modifier les paramètres d'un site existant ?** Sélectionnez le site dans la liste et utilisez la fonction d'édition pour modifier ses propriétés. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Les modifications apportées aux sites peuvent affecter immédiatement l'accès des utilisateurs. Assurez-vous de coordonner ces changements avec vos équipes. {% endhint %} # Modèles d'entreprises ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au déploiement en masse**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer et gérer les modèles d'entreprise. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** Les modèles d'entreprises permettent de standardiser la configuration comptable et organisationnelle lors de la création de nouvelles entreprises. Ils regroupent tous les paramètres essentiels : logiciel comptable, classeurs, référentiels, profils d’entreprise, etc. *** **Quand l'utiliser :** * Création récurrente d'entreprises avec des configurations similaires * Standardisation des paramètres comptables par secteur d'activité * Gain de temps lors des mises en production **Quand NE PAS l'utiliser :** * Pour des configurations d'entreprise très spécifiques ou uniques * Si les paramètres changent fréquemment *** ### **Préparer l'environnement** Préparez les fichiers d'import si nécessaire (plan comptable, FEC) *** ### **Créer le modèle d'entreprise** 1. Depuis le **Menu entreprise** 2. Cliquez sur le bouton **Actions multiples** (trois traits verticaux à droite de l’écran) 3. Sélectionnez **Modèles**, puis **Gestion des modèles générique** 4. Dans le menu **Modèles d'entreprise**, cliquez sur **Ajouter** 5. Saisissez un libellé explicite pour votre modèle 6. Complétez les paramètres selon vos besoins (logiciel comptable, profils, classeurs, etc.) 7. Cliquez sur **Enregistrer** *** ### **Gestion des modèles avancés** * Pour créer des modèles de tampon adaptés aux différents classeurs, cliquez sur **Ajouter** * Pour définir les types de frais standards, cliquez sur **Ajouter** dans **Modèles de nature de frais** *** ### **Gérer l'activation des modèles** Vous pouvez **activer** ou **désactiver** les modèles selon vos besoins : * Modèles actifs : disponibles lors de la création d'entreprises * Modèles inactifs : conservés mais non utilisables *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier un modèle existant ?** Accédez à **Menu entreprise** > **Actions multiples** > **Modèles** > **Gestion des modèles générique**, puis sélectionnez le modèle à modifier. Attention aux impacts sur les entreprises déjà créées. **Vous ne voyez pas les classeurs dans les profils d'entreprise ?** Vérifiez que vous avez créé les classeurs comptables et de GED avant de configurer les profils d'entreprise. Recréez les profils si nécessaire. **Vous voulez dupliquer un modèle existant ?** Depuis la liste des modèles, utilisez la fonction de duplication puis modifiez les paramètres spécifiques au nouveau modèle. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Les modèles d'entreprise impactent directement la configuration des nouvelles entreprises créées.** {% endhint %} {% hint style="warning" %} **Testez toujours vos modèles sur un environnement de test avant activation en production.** {% endhint %} # Effectuer un import en masse ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur avec le droit [**Autoriser l’accès au déploiement en masse**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut effectuer des imports en masse d'entreprises. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** L'import en masse permet de créer simultanément plusieurs entreprises sur INGENEO, particulièrement utile lors de migrations ou de déploiements importants. *** **Quand utiliser cette fonctionnalité :** * Déploiement initial pour un cabinet avec de nombreux clients * Création groupée d'entreprises avec des paramètres similaires (utiliser les modèles d’entreprises) * Intégration de nouveaux portefeuilles clients *** ### **Préparer l'environnement** {% hint style="danger" %} **Impact critique** : Un fichier mal renseigné peut provoquer l'échec de l'import complet et nécessiter une correction manuelle de chaque entreprise. **Critères obligatoires pour l'import :** {% endhint %} * **Fichier Excel conforme** : Utilisez exclusivement le modèle à jour fourni par INGENEO pour éviter les erreurs de format * **Données complètes** : Vérifiez que tous les champs obligatoires sont renseignés * **Format standardisé** : Respectez le format des données selon les spécifications du fichier * **Cohérence des informations** : Contrôlez la validité des SIREN *** ### **Effectuer l'import en masse** 1. Depuis votre interface INGENEO 2. Sélectionnez **Déploiement** dans le menu déroulant 3. Sélectionnez **Importer un fichier ZIP** 4. Respectez les prérequis (Le nom de vos fichiers FEC doivent commencer par le numéro SIREN.) {% hint style="info" %} **Efficacité** : Cette approche permet d'initialiser un nombre d’entreprises important avec le plan comptable du FEC de l’entreprise ainsi que les occurrences pour proposer des écritures sans avoir fait de saisies préalables sur INGENEO. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Votre import a échoué partiellement ?** Consultez le rapport reçu par email pour identifier les entreprises en erreur. Corrigez les données problématiques et relancez l'import uniquement pour les entreprises échouées. **Vous voulez modifier des entreprises après import ?** Les entreprises importées peuvent être modifiées individuellement via les paramètres entreprise. **Votre fichier Excel ne correspond pas au modèle ?** Téléchargez toujours la dernière version du modèle depuis la plateforme. Les formats peuvent évoluer et l'utilisation d'anciens modèles provoque des erreurs d'import. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} **Limitation de synchronisation** : la disponibilité de la synchronisation automatique dépend de votre logiciel comptable. Tous les logiciels ne proposent pas cette fonctionnalité. {% endhint %} {% hint style="warning" %} **Contrôle post-import** : vérifiez systématiquement le rapport d'import reçu par email et contrôlez manuellement quelques entreprises créées pour valider la cohérence des données importées. {% endhint %} # API tierces ### **Prérequis & Permissions** {% hint style="success" %} Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l'accès à la configuration de la plateforme**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits) peut créer des clés d'API tierces. {% endhint %} *** ### **Contexte & Recommandations** INGENEO permet de créer des clés d'API tierces pour des intercommunications avec des solutions externes telles que Welyb ou MyCompanyFile. * Utiliser pour connecter des applications tierces à INGENEO * Permet l'intercommunication sécurisée avec des plateformes externes * Contrôle des permissions d'accès *** ### **Préparer la création** **Critères obligatoires :** * Identifier les besoins d'accès de l'application tierce * Définir les restrictions d'entreprises si nécessaires *** ### **Créer la clé API** 1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans **Paramètres** / **Administration** / **APIs** / **APIs externes**. 2. Cliquez sur **Ajouter**. 3. Saisissez un libellé descriptif pour identifier la clé. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. 5. La clé d'API est générée automatiquement, copiez-la. **Configurer les Permissions de la clé d'API :** 1. Activez les **Autorisations d'accès aux méthodes** nécessaires. 2. Configurez les **Restrictions d'accès aux entreprises** si besoin. {% hint style="info" %} Il est possible de régénérer la clé API et de la rendre inactive selon vos besoins. {% endhint %} *** ### **Questions fréquentes** **Vous souhaitez modifier les permissions d'une clé existante ?** Rendez-vous dans les **Permissions de la clé d'API** pour ajuster les autorisations d'accès aux méthodes et les restrictions d'entreprises. **Vous avez perdu votre clé API ?** Utilisez la fonction de régénération pour créer une nouvelle clé. L'ancienne sera automatiquement invalidée. **Vous voulez désactiver temporairement une clé ?** Vous pouvez rendre la clé inactive sans la supprimer, permettant une réactivation ultérieure. *** ### **Avertissement** {% hint style="warning" %} Des liens vers la documentation **Développeur** et **SSO** sont disponibles dans l'interface pour vous accompagner dans l'intégration. {% endhint %} # DIVERS # Tableau de bord {% @arcade/embed flowId="NIuaomYkZ6AUyahnkD4R" url="" %} ## Prérequis et permissions ✍️ **Seul un utilisateur ayant des droits de création ou de personnalisation sera en mesure de créer des tableaux de bord** Ces droits sont modifiables dans les profils : * **Si profil d'administration :** depuis la rubrique Statistiques de la plateforme et des sites * **Si profil de site :** depuis la rubrique Statistiques des sites et des entreprises ## Contexte et recommandations Le tableau de bord permet un pilotage de productivité des entreprises ou sites. Cette fonctionnalité est adaptée pour : * Suivre les performances en temps réel * Centraliser les indicateurs clés ## Préparer la configuration **Éléments à définir avant la création :** * Titre explicite pour identifier facilement le tableau de bord * Description claire du contenu et de l'objectif * Type de statistiques approprié selon vos besoins de pilotage ## Créer un tableau de bord {% stepper %} {% step %} ### Étape 1 Cliquez sur **« + »** depuis le menu Tableau de bord. {% endstep %} {% step %} ### Étape 2 Saisissez un **« Titre »** et une **« Description »**. {% endstep %} {% step %} ### Étape 3 Sélectionnez le **« Type »** de statistiques à afficher : * Statistiques de productivité des sites * Statistiques de productivité des entreprises * Statistiques de productivité de la plateforme {% endstep %} {% step %} ### Étape 4 Cochez la **« Visibilité »** appropriée pour ce tableau afin de définir les utilisateurs qui pourront y accéder. {% endstep %} {% step %} ### Étape 5 Dans l'onglet **Sondes**, sélectionnez les différents **Indicateurs**, **Tableaux et graphiques** que vous souhaitez voir apparaître. Vous avez la possibilité de déplacer, agrandir, rétrécir ou supprimer les sondes après ajout. {% endstep %} {% step %} ### Étape 6 Cliquez sur **« Enregistrer »**. ✍️ **Conseil : Commencez par un tableau simple avec quelques sondes, vous pourrez l'enrichir par la suite** {% endstep %} {% endstepper %} ## Personnaliser l'environnement Après la création de votre tableau de bord, cliquez sur **« Personnaliser »**. Vous pouvez alors : * Supprimer des sondes existantes * Déplacer les éléments pour réorganiser l'affichage * Ajouter de nouvelles sondes selon vos besoins ## Questions fréquentes
Vous souhaitez modifier un tableau existant ? Accédez au tableau concerné et cliquez sur **« Personnaliser »** pour ajuster les sondes et leur disposition.
Vous ne voyez pas certaines statistiques ? Vérifiez que vous avez sélectionné le bon type de statistiques et que la visibilité est correctement configurée.
Vous voulez dupliquer un tableau de bord ? Il n'existe pas de fonction de duplication directe. Créez un nouveau tableau en reprenant les mêmes paramètres.
Vous souhaitez créer plusieurs tableaux de bord ? Vous n'êtes pas limité dans le nombre de création, appuyez simplement sur le bouton +.
# Gestion de votre profil ## Prérequis / Permissions {% hint style="success" %} ✍️ Tout utilisateur peut accéder et modifier son profil personnel une fois connecté à la plateforme. {% endhint %} ## Contexte / Recommandations La configuration du profil utilisateur permet de personnaliser vos informations, renforcer la sécurité de votre compte et consulter votre activité. Quand l'utiliser : * Lors de votre première connexion pour compléter vos informations * Pour renforcer la sécurité avec la double authentification * Pour changer vos identifiants de connexion {% hint style="info" %} Recommandations sécurité : * Activez systématiquement la double authentification * Utilisez un mot de passe complexe respectant les critères de la plateforme * Consultez régulièrement l'historique des connexions {% endhint %} ## Préparer la configuration {% hint style="warning" %} ⚠️ Certaines modifications nécessitent une validation par email sur votre ancienne ET nouvelle adresse {% endhint %} Éléments recommandés : * Accès à votre boîte email actuelle pour les codes de validation * Nouvelle adresse email valide (si modification souhaitée) * Application d'authentification installée (pour la double authentification) ## Accéder aux paramètres du profil * Depuis votre compte INGENEO, cliquez sur l'icône **Profil** * Cliquez sur **Mon profil** * Accédez aux différentes sections selon vos besoins ## Modifier les informations personnelles Dans la section **Informations** * Renseignez les différents champs disponibles * Ajoutez un avatar si souhaité * Cliquez sur **Enregistrer** en bas de page ## Gérer la sécurisation du compte {% hint style="warning" %} ⚠️ Les modifications de sécurité nécessitent des codes de validation envoyés par email {% endhint %} Dans la section **Sécurisation** : ### Changer l'adresse email * Cliquez sur **Changer mon adresse mail** * Saisissez les informations dans les champs requis * Cliquez sur **Valider** * Renseignez les codes de sécurité envoyés sur vos deux adresses email * Cliquez sur **Valider** * Cliquez sur **Enregistrer** en bas de page ### Modifier le mot de passe * Cliquez sur **Modifier mon mot de passe** * Respectez les critères de création du mot de passe * Cliquez sur **Valider** * Cliquez sur **Enregistrer** en bas de page ### Activer la double authentification * Cliquez sur **Modifier la méthode de double authentification** * Sélectionnez le type souhaité * Cliquez sur **Valider** * Cliquez sur **Enregistrer** en bas de page ✍️ Une fois activée, la double authentification reste modifiable et sécurise définitivement votre compte. ## Consulter l'activité du compte ### Historique des connexions Dans **Historique des connexions**, consultez la liste complète de vos connexions à la plateforme. ### Paramètres avancés Dans **Avancé**, créez une signature utilisée pour certaines fonctionnalités de l'application. ## Questions fréquentes
Vous souhaitez activer la double authentification ? Rendez-vous dans Sécurisation > Modifier la méthode de double authentification et choisissez votre méthode préférée.
Vous ne recevez pas les codes de validation par email ? Vérifiez vos spams et assurez-vous que l'adresse email saisie est correcte et accessible.
Vous voulez consulter vos dernières connexions ? Accédez à Historique des connexions pour voir toute l'activité de votre compte.
## Avertissements {% hint style="danger" %} ✍️ La double authentification est fortement recommandée pour sécuriser votre accès à la plateforme. {% endhint %} # Raccourcis clavier ## Prérequis/Permissions {% @arcade/embed flowId="5xPjfMl9H4C8skcCuMU9" url="" %} {% hint style="warning" %} Ces raccourcis clavier sont disponibles pour tous les utilisateurs ayant accès à la plateforme. Certaines fonctions peuvent être limitées selon vos droits d'accès. {% endhint %} ## Contexte/Recommandations Les raccourcis clavier permettent d'accélérer considérablement votre utilisation de la plateforme en évitant les clics multiples. **Quand les utiliser :** * Pour une saisie rapide et efficace * Lors de traitements en volume de documents * Pour optimiser votre productivité quotidienne **Conseils d'utilisation :** * Mémorisez d'abord les raccourcis les plus fréquents (Ctrl+S, Ctrl+D, Tab) * Utilisez les raccourcis analytiques pour une saisie comptable plus fluide ## Maîtriser les raccourcis {% hint style="warning" %} Certains raccourcis peuvent varier selon votre navigateur. En cas de conflit, privilégiez les raccourcis natifs du navigateur. {% endhint %} **Familiarisez vous progressivement avec :** * **Raccourcis fichiers** - Pour la gestion documentaire rapide * **Raccourcis formulaires** - Pour une saisie comptable optimisée * **Navigation clavier** - Pour un déplacement fluide entre les champs ## Raccourcis clavier sur les fichiers {% hint style="success" %} Assurez-vous que le fichier est sélectionné avant d'utiliser les raccourcis. {% endhint %} | Raccourci | Action | | --------------------------- | ---------------------------------- | | **Ctrl + D** | Télécharger le fichier | | **Ctrl + P** | Imprimer le fichier | | **Ctrl + Suppr** | Supprimer le fichier | | **Ctrl + O** | Renvoyer le fichier en OCR | | **Ctrl + M** | Envoyer le fichier par mail | | **Ctrl + I** | Afficher les propriétés du fichier | | **Ctrl + E** | Modifier le document | | **Ctrl + F** | Fusionner le document | | **Ctrl + R** | Renommer le document | ## Raccourcis clavier sur le formulaire de saisie {% hint style="success" %} Le focus doit être sur le formulaire de saisie pour que ces raccourcis fonctionnent. {% endhint %} ### Gestion des lignes | Raccourci | Action | | ----------------------- | ------------------------------ | | **Ctrl + +** | Ajouter une ligne d'écriture | | **Ctrl + -** | Supprimer une ligne d'écriture | | **Ctrl + A** | Ajouter une ligne analytique | ### Navigation dans le formulaire | Raccourci | Action | | ------------------------- | -------------------------- | | **Tab** | Passer au champ suivant | | **Ctrl + Tab** | Revenir au champ précédent | | **Ctrl + ←** | Cellule précédente | | **Ctrl + →** | Cellule suivante | | **Ctrl + ↑** | Ligne précédente | | **Ctrl + ↓** | Ligne suivante | ### Fonctions avancées | Raccourci | Action | | ----------------------------- | ---------------------------------------------- | | Ctrl + \* | Équilibrage automatique de la ligne en cours | | **Ctrl + B** | Fusionner les lignes de TVA avec mêmes comptes | | **Ctrl + S** | Enregistrer le document | | **Ctrl + W** | Enregistrer le document comme brouillon | | **Ctrl + Q** | Éditer le compte tiers ou de charge | | **Entrée** | Ouvrir le plan comptable (focus sur "Compte") | | **Ctrl + L** | Réinitialiser le libellé d'écriture | | **Ctrl + X** | Cocher/décocher "Sans numéro de facture" | | **Ctrl + Espace** | Afficher les masques de saisie | | **Ctrl + (0 à 9)** | Utiliser le masque de saisie correspondant | # Export des écritures On Demand #### Contexte d'utilisation L'export manuel des écritures On Demand est adapté pour : * Générer un fichier d'écritures comptables à la demande * Transférer des données vers votre logiciel de comptabilité * Récupérer les pièces jointes associées aux écritures Le fichier ZIP comprend : * Un fichier TXT contenant toutes les écritures comptables * Les pièces jointes ## Exporter les écritures comptables {% @arcade/embed flowId="RmlprobUlFZEVYBwZA6k" url="" %} Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu **Bannettes**. {% stepper %} {% step %} ### Sélection de l'entreprise Recherchez et sélectionnez l'entreprise concernée par l'export. {% endstep %} {% step %} ### Ouvrir les actions multiples Cliquez sur l'icône **Actions multiples**. {% endstep %} {% step %} ### Choisir les fichiers d'écritures Sélectionnez **Fichiers d'écritures**. {% endstep %} {% step %} ### Sélection des classeurs Cochez les classeurs pour lesquels vous souhaitez exporter les écritures comptables. {% endstep %} {% step %} ### Enregistrer la sélection Cliquez sur **Enregistrer** en bas de la page. {% endstep %} {% step %} ### Accéder à l'historique Cliquez à nouveau sur l'icône **Actions multiples** puis sélectionnez "Fichiers d'écritures" et enfin "**Historique"**. {% endstep %} {% step %} ### Télécharger l'export Cliquez sur **Télécharger** pour enregistrer le fichier d'export sur votre ordinateur dans votre répertoire de téléchargement ✍️ Le fichier ZIP téléchargé peut être directement importé dans votre logiciel comptable. Il contient toutes les écritures au format TXT et l'ensemble des pièces justificatives. {% endstep %} {% endstepper %} # Enrôlement & mandats Bienvenue dans notre espace dédié à l'enrôlement et à la signature des mandats. Vous trouverez ici l'ensemble des ressources nécessaires au processus d'enrôlement et à l'inscription de vos clients.
Guide de démarrage/pages/IyX6nOe4a0Xw8m31RnSQ
Enrôlement Entreprises/pages/vll47cOXrKy81HXHHWrt
# Guide de démarrage — Mandats Bienvenue dans ce guide de démarrage dédié à l'enrôlement de vos clients. Ce guide vous accompagne pas à pas à travers les étapes essentielles pour démarrer efficacement. Vous y trouverez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques ainsi que des conseils pour gagner rapidement en autonomie. Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l'ordre afin de mener cette action à bien. {% stepper %} {% step %} ### Création d'entreprise client sur INGENEO Documentation Cette première étape est essentielle, un mandat FE ne peut être envoyé que pour une entreprise déjà présente sur la plateforme. En la suivant avec attention, vous vous assurez d'avoir une liste de client à inviter à signer un mandat. La création d'entreprise peut s'effectuer de manière unitaire ou via un import en masse depuis INGENEO. {% endstep %} {% step %} ### Ajouter un signataire cabinet Documentation Avant tout enrôlement, un signataire cabinet doit être renseigné. Le "signataire cabinet" désigne ici la personne qui aura l'autorité légale pour envoyer et signer électroniquement les mandats. il est possible de créer plusieurs signataires. {% endstep %} {% step %} ### Envoie de mandat aux clients Documentation Il existe trois options pour envoyer un mandat FE. L'envoie unitaire pour chacun de vos clients, l'envoie en masse en sélectionnant une liste de client, et le dépôt d'un mandat déjà signé sur papier ou support numérique. Dans les deux premiers cas, le client recevra un mail l'invitant à signer numériquement son mandat. L'état d'avancement de la signature des mandats est visible depuis le tableau d'enrôlement PA. {% endstep %} {% step %} ### Signature mandat côté cabinet Documentation Depuis le tableau d'enrôlement PA, il est possible de signer un mandat unitaire ou d'appliquer des signatures multiples après le retour de mandat signé par les clients. L'état d'avancement de la signature des mandats est visible depuis le tableau d'enrôlement PA. {% endstep %} {% step %} ### 👏Opération réussie ! Félicitations, vous êtes prêt à démarrer sur la PA ! 🚀\ Continuez sur cette lancée, et rendez-vous sur le Portail de services. {% endstep %} {% endstepper %} # Enrôlement entreprises {% hint style="success" icon="burst-new" %} Le menu dédié à l'enrôlement des entreprises évolue. Vous trouverez ci-dessous une documentation présentant les nouvelles fonctionnalités disponibles. {% endhint %} *** ### Accéder au menu Depuis le Menu **Paramètres** de votre plateforme Ingeneo, accédez à **Enrôlement PA.**
{% hint style="info" %} Seuls les administrateurs peuvent accéder au menu **Enrôlement** sur Ingeneo. Pour accorder l'accès à ce menu, activez le droit suivant depuis un profil d'administration : **« Autoriser l'administration de la Facturation Électronique »** {% endhint %} *** {% stepper %} {% step %} ### Ajout d'un signataire cabinet Avant de procéder à l'enrôlement des entreprises, vous devez renseigner un signataire cabinet. Depuis le menu **Paramètres > Enrôlement PA > Signataire cabinet**, cliquez sur **+ Ajouter**, puis complétez l'ensemble des champs demandés.
{% endstep %} {% step %} ### Gestion des mandats #### Comprendre les fonctionnalités du module Depuis le menu **Informations et mandats**, vous retrouvez l'ensemble des entreprises créées sur votre plateforme Ingeneo. Plusieurs fonctionnalités sont mises à votre disposition :
* **Signature multiple cabinet** : Cette fonction vous permet d'appliquer une seule signature sur tous les mandats transmis à vos clients pour lesquels vous êtes également signataire cabinet * **Mises à jour des informations manquantes** : téléchargez un modèle de fichier d'import à compléter avec les informations de vos dossiers (SIREN, informations personnelles, adresse postale, etc.). Après l'import du fichier, les entreprises ayant le statut **Informations manquantes** seront automatiquement mises à jour. {% hint style="info" %} Une fois votre fichier importé, les demandes de signature seront envoyées progressivement par e-mail. {% endhint %} * **Déposer mandats .zip** : déposez en une seule opération les mandats déjà signés dans un fichier au format ZIP. * **Exporter** : exportez la liste des entreprises ainsi que leur statut. Vous recevrez un e-mail contenant un lien de téléchargement. #### Comprendre les statuts En fonction des actions réalisées, différents statuts peuvent apparaître afin de vous informer de l'avancement de chaque entreprise. {% hint style="info" %} Lorsqu'une action est requise, vous pouvez la réaliser individuellement sur un dossier ou en masse grâce à la sélection multiple. {% endhint %} **Les différents statuts et actions à réalisées :** * **Informations manquantes** : aucun mandat n'a alors été déposé sur la plateforme. Les informations peuvent être mises à jour individuellement ou en masse.
En entrant dans l'édition, vous avez la possibilité de renseigner les informations concernant le régime de TVA de l'entreprise et les mailles d'adressage. Cette action peut également être réalisée en masse en sélectionnant plusieurs entreprises. * **Aucun mandat** : Les informations de l'entreprise sont complètes, mais aucun mandat n'est encore disponible.
Trois possibilités s'offrent à vous : \- Envoyer le mandat en signature électronique (procédure de signature par e-mail via notre partenaire Yousign) ou le déposer manuellement ; \- Signer l'[attestation de disponibilité du mandat Client](#user-content-fn-1)[^1]. \- Déposer unitairement un mandat signé * **Mandat signé** : le mandat a bien été réceptionné et signé, qu'il ait été déposé manuellement ou signé électroniquement. * **A signer client** : le mandat est en attente de signature par le client. Vous pouvez relancer un client individuellement ou plusieurs clients en une seule fois afin de leur renvoyer l'e-mail de signature. {% endstep %} {% step %} ### Enrôlement Cette section affiche uniquement les entreprises disposant d'un mandat signé. Quatre statuts sont disponibles en fonction de l'avancement de l'enrôlement. * #### **Sans enrôlement** Vous pouvez envoyer une demande d'enrôlement de manière unitaire ou sélectionner plusieurs entreprises afin d'effectuer cette action en masse. Lorsque vous cliquez sur **Demande d'enrôlement**, celle-ci nous est automatiquement transmise. Aucune autre action n'est nécessaire de votre côté.
* #### **Enrôlement en cours** La demande d'enrôlement a bien été envoyée et son traitement est en cours. Tant que l'enrôlement n'est pas finalisé, vous avez la possibilité d'annuler la demande. * #### **Enrôlement validé** La demande d'enrôlement a été traitée avec succès. L'entreprise est désormais enrôlée. * #### **Enrôlement refusé** {% endstep %} {% endstepper %} [^1]: Cette option vous permets de confirmer la disponibilité du mandat, sans avoir à l'ajouter préalablement. Le statut de l'entreprise passera alors en "A signer cabinet" et votre client n'aura pas à signer le mandat. # Portail de Services # Côté Cabinet
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Découvrez comment ajouter une entreprise sur le Portail de Services/pages/PeKWwCvsJG4DLOeOmkQc/files/7CvYCGZ8KiRAl54imIq0
Découvrez comment ajouter un utilisateur interne à votre cabinet/pages/1FaCycN1T90YJ9WeW6bK/files/86F4ALQch7Lxwka0EoKe
Découvrez comment ajouter et gérer les utilisateurs client/pages/z9HFTqcfxw9sFUpsMCIt/files/M9JKp8LAn00HkRIZEmTB
# Guide de démarrage Bienvenue dans ce guide de démarrage. Ce guide vous accompagne dans la prise en main du Portail de services, avec les étapes essentielles pour démarrer efficacement. Vous y découvrirez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques et des conseils pour gagner rapidement en autonomie. Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l’ordre pour exploiter pleinement la solution dès le départ. {% stepper %} {% step %} ### Synchronisation des données VidéoDocumentation La première étape est essentielle pour assurer un démarrage optimal. Elle permet de configurer correctement les bases et de garantir la cohérence des informations entre les différentes interfaces. En la suivant avec attention, vous vous assurez que vos données sont synchronisées et identiques partout. {% endstep %} {% step %} ### Définir l'offre client VidéoDocumentation Définir une offre client est une étape clé pour activer un dossier et démarrer son utilisation. Lors de cette étape, vous choisissez le pack le plus adapté aux besoins du client parmi les différentes options proposées : *standard*, *pro*, *business* ou *premium*. Ce choix conditionne les fonctionnalités disponibles et le périmètre d’utilisation du dossier, il est donc important de le sélectionner avec attention dès le départ. {% endstep %} {% step %} ### Définir un administrateur client VidéoDocumentation Définir l’administrateur client est la dernière étape. Elle consiste à désigner et inviter l’utilisateur qui aura le rôle d’administrateur pour l'espace de votre client. Cet utilisateur sera responsable de la gestion du Portail de services, des accès et des paramètres, il pourra à son tour inviter et gérer les autres utilisateurs. Il est donc important de sélectionner un administrateur adapté dès le départ pour garantir une bonne organisation. {% endstep %} {% step %} ### 👏Opération réussie ! Félicitations, vous êtes prêt à démarrer ! 🚀\ Continuez sur cette lancée, vous êtes désormais en bonne voie pour maîtriser pleinement le Portail de services. {% endstep %} {% endstepper %} # Comment ajouter une entreprise {% hint style="warning" %} ✍️ **Prérequis** : Pour ajouter une entreprise au portail de services, il faut au préalable que l'entreprise soit créée sur la plateforme INGENEO. {% endhint %} ### Ajouter une entreprise sur le portail de service Depuis le portail de services, rendez-vous dans le menu **Mon cabinet**.
{% stepper %} {% step %} ### Ajouter une entreprise * Cliquez sur le bouton "**Ajouter un client"** * Dans le champ **Nom de l’entreprise**, saisir le nom de l’entreprise, puis cliquez sur **Rechercher**. * Sélectionnez dans la liste, l’entreprise à intégrer. * Les champs se remplissent automatiquement, à l’exception du champ **Secteur d’activité** (obligatoire). * Sélectionnez dans la liste le **secteur d’activité** de l’entreprise à ajouter. * Renseignez si besoin les informations manquantes (facultatives). * Sélectionnez dans le menu déroulant **Sélection des administrateurs** un administrateur pour cette entreprise. * Cliquez sur **Suivant**. {% endstep %} {% step %} ### Sélection du modèle de GED * Sélectionner un **modèle de GED standard** ( modèle par défaut) dans la liste de modèle présent dans la liste. il est possible de créer des modèles de GED depuis les paramètres du cabinet. {% endstep %} {% step %} ### Choix des classeurs comptables * Depuis cette fenêtre, sélectionnez un **classeur d’achats** et de **ventes** dans les menus déroulants Classeur d’achats et Classeur de ventes. Cliquez sur **Suivant**. {% endstep %} {% step %} ### Sélection d'une offre - Partenaire expert comptable * Sélectionnez une offre. * Cliquez sur **Finaliser la création.** {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="warning" %} ⚠️ L'utilisateur doit être créé et activé dans l'entreprise pour apparaître dans la liste déroulante. {% endhint %} ✍️ En cas de pluralité d'utilisateurs, vous avez la possibilité d'ajouter des utilisateurs client. # Comment ajouter un utilisateur cabinet {% hint style="warning" %} ✍️ **Prérequis** : Pour ajouter un utilisateur cabinet, il faut au préalable être administrateur du portail de services. {% endhint %} ### Ajouter un utilisateur cabinet Depuis le portail de services, rendez-vous dans le menu **Mon cabinet** pour ajouter un utilisateur interne.
{% stepper %} {% step %} ### Ajouter un utilisateur cabinet * Connectez-vous à votre espace cabinet. * Cliquez sur le bouton "**Utilisateurs cabinet**" * Cliquez sur le bouton "**Ajouter un collaborateur"** {% endstep %} {% step %} ### Créer le collaborateur * Renseignez les champs **Email** et **Profil** (admin) qui sont obligatoire. * Cliquez sur **Ajouter**. * Un Email est envoyé à l'utilisateur pour la création de son mot de passe. {% endstep %} {% step %} ### Gérer les profils Pour modifier ou adapter les profils affectés à vos collaborateurs cliquez sur "**Profils**" Vous avez la possibilité d'ajouter, supprimer, modifier ou dupliquer un profil.
{% endstep %} {% endstepper %} *** # Comment ajouter un utilisateur client Suite à [l'ajout d'une entreprise](/portail-de-services/cote-cabinet/comment-ajouter-une-entreprise) vous avez la possibilité d'inviter de nouveaux utilisateurs clients et modifier leurs profils. ### Ajouter un utilisateur client Depuis l'entreprise concernée cliquez sur le menu Paramètres (symbole de l'engrenage), puis sur "Collaborateurs". Ici, vous voyez la liste de tous les collaborateurs. Pour en ajouter un nouveau, cliquez sur "Ajouter un collaborateur". Remplissez toutes les informations demandées, nom, prénom, email et ajouter un profil/rôle à votre nouveau client. Vous devez également cocher les groupes / établissements auxquels l'utilisateur aura accès. Si vous cochez un groupe qui comprend trois établissements, ceux-ci sont automatiquement cochés. Ensuite, cliquez sur "Valider". {% hint style="info" %} Votre client reçoit instantanément un email comprenant un identifiant et mot de passe afin qu'il puisse accéder à son espace. Attention : il est possible que cet email arrive dans ses spams, il faut donc autoriser l'email. {% endhint %} *** ### Créer ou modifier un profil/rôle {% hint style="warning" %} Pour créer un profil il faut en avoir l'autorisation. Par défaut, les administrateurs ont cet accès. {% endhint %} * Cliquez sur le menu paramètre (symbole de l'engrenage) puis sur "Collaborateurs". * Cliquez sur "profils". * Appuyez sur "Ajouter un profil". Vous êtes dorénavant sur la page de création. Insérez en premier le nom que vous souhaitez donner au profil. Ensuite plusieurs options s'offrent à vous en fonction des droits que vous souhaitez donner à vos clients : 1. **Ajout d'utilisateur** : vous donnez la possibilité ou non aux clients d'ajouter à leur tour des collaborateurs, vous pouvez également choisir de leur laisser cette possibilité mais en ayant la validation des administrateurs. 2. **Modification des profils** : si vous souhaitez laisser la possibilité à vos clients de lire ou éditer les profils. 3. **Information de l'établissement** : si vous souhaitez laisser la possibilité à vos clients de lire ou éditer les informations de l'établissement (adresse, nom, etc.). Vous pouvez désormais déterminer les différents accès aux modules. Pour sauvegarder ce profil, cliquez sur "Valider" en bas à droite. # Lancer la synchronisation des données avec Ingeneo {% stepper %} {% step %} ### Lancer la synchronisation Afin de récupérer les dossiers, sites et utilisateurs déjà créés sur votre plateforme Ingeneo, rendez-vous, depuis votre espace cabinet, dans le menu **Liste des clients**. Vous aurez ici la possibilité de lancer la synchronisation des données.
La plateforme vous alertera sur le nombre de dossiers, sites et utilisateurs restant à synchroniser.
Une fois la synchronisation validée, celle-ci prendra quelques secondes et vous serez alerté par mail lors de sa finalisation. Retrouvez alors l'ensemble de vos dossiers dans la catégorie **A Inviter** du menu **Liste des clients.**
{% endstep %} {% step %} ### Invitez vos clients Depuis l'onglet **A inviter,** il faudra appliquer une offre commercial au dossier pour valider son invitation. L'offre pourra être appliquée de manière unitaire grâce au bouton d'actions multiples ou en masse, après avoir sélectionné plusieurs dossiers au préalable.
{% endstep %} {% endstepper %} # Les vidéos ### Définir un administrateur client # Définir un administrateur client # Côté Entreprise # Accueil et Gestion des factures # Comprendre votre espace entreprise ### 1. Accéder à votre espace Une fois votre espace créé vous recevrez par e-mail une invitation de connexion. L'interface de votre portail de services est organisée en plusieurs sections clés, chacune conçue pour répondre à un besoin spécifique.
### 2. Comprendre l'interface #### 2.1 Paramètres
Gérez votre Portail de services grâce au menu Paramètres du compte, qui vous permet de : * Modifier vos informations personnelles * Appliquer un thème de préférence * Gérer vos collaborateurs #### 2.2 Gestion multi-entreprises Si vous gérez plusieurs entreprises, retrouvez-les facilement via la liste déroulante disponible en haut à gauche de votre interface. Vous pourrez ainsi naviguez simplement entre vos différents espaces.
#### 2.3 Accueil et GED Le menu **Accueil** vous permet de gérer l'envoi, la validation, le refus et la recherche de vos factures et documents. Le menu **Gestion de documents** vous donne accès à une arborescence complète regroupant l'ensemble des documents partagés (zone de dépôt, archives comptables, documents cabinet). Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de cet espace, consultez la documentation dédiée. # Comment déposer vos documents
Depuis le menu Accueil de votre portail de services, retrouvez trois onglets principaux : 1. Factures d'achat 2. Factures de vente 3. Autre documents Cliquez sur "**+ Importer un fichier**" et choisissez le ou les fichiers depuis votre ordinateur. {% hint style="info" %} Seuls les fichiers au format suivant sont acceptés : .pdf, .csv, .tif, .jpg, .jpeg, .bmp, .png, .txt, .heic, .xls, .xlsx, .xlsm, .doc, .docx, .pptx, .odt, .ods, .rtf Les documents de plus de 10 Mo ne peuvent pas être importés. \ Vous pouvez importer jusqu'à 200 factures à la fois, avec une taille totale maximale de 128 Mo. {% endhint %} La plateforme détecte automatiquement les doublons. Si une facture identique a déjà été importée dans votre espace, une alerte s'affiche pour vous en informer. Une fois votre import validé, les documents sont automatiquement transmis pour traitement. # Comment valider ou refuser une facture Retrouvez vos factures en attente de validation dans votre espace "**Vos actions prioritaires**".
#### 1. Validation de la facture En cas de validation, la facture sera automatiquement transmise en comptabilité pour traitement. Si un circuit de validation est mis en place sur votre espace, celle-ci suivra les différentes étapes de validation définies. #### 2. Refus de la facture En cas de refus, un motif devra être selectionné parmi ceux proposés dans la liste déroulante.
# Comment rechercher une facture Une fois importée, retrouvez votre facture via la barre de recherche située en bas de votre interface. Vous y trouverez deux espaces de recherche : la liste des factures fournisseurs et la liste des factures clients. Affinez vos résultats grâce à plusieurs filtres : * Numéro de Facture * Montant * Fournisseur * Date Vous avez la possibilité de combiner plusieurs filtres afin d'affiner davantage votre recherche.
# Module ventes # Guide de démarrage Bienvenue dans ce guide de démarrage. Ce guide vous accompagne dans la prise en main du Portail de services, avec les étapes essentielles pour démarrer efficacement. Vous y découvrirez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques et des conseils pour gagner rapidement en autonomie. Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l’ordre pour exploiter pleinement la solution dès le départ. {% stepper %} {% step %} ### Paramétrages VidéoDocumentation La première étape est essentielle pour assurer un démarrage optimal. Elle permet de configurer correctement les bases afin de rapidement créer vos premiers devis et factures. En la suivant avec attention, vous vous assurez que vos données sont synchronisées et identiques partout. {% endstep %} {% step %} ### Ajouter un produit VidéoDocumentation Lors de cette action, vous sélectionnez ou créez le produit qui sera facturé au client, en précisant ses caractéristiques (nom, prix, quantité, TVA, etc.). Cette étape permet de définir précisément le contenu de la prestation ou des biens proposés, et garantit la cohérence du document commercial. Il est donc important de vérifier chaque élément (tarif, description, quantité) afin d’assurer l’exactitude des données et d’éviter toute correction ultérieure. Un produit peut être créé à la volée depuis un devis ou une facture. {% endstep %} {% step %} ### Créer un devis VidéoDocumentation Lors de cette action, vous construisez un document détaillant les produits ou services proposés, ainsi que leurs conditions tarifaires. Cette étape permet de structurer l’offre de manière claire et professionnelle, en intégrant les éléments essentiels tels que les produits, les quantités, les prix et les éventuelles remises. Il est donc important de vérifier l’ensemble des informations renseignées afin de garantir la fiabilité du document et d’assurer une bonne compréhension par le client. {% endstep %} {% step %} ### Créer une facture VidéoDocumentation Lors de cette action, vous générez un document reprenant les produits ou services facturés, ainsi que les informations financières associées. Cette étape permet de formaliser de manière conforme les éléments de facturation, tels que les montants, la TVA, les conditions de paiement et les informations du client. Il est donc important de vérifier avec attention l’exactitude des informations saisies afin de garantir la conformité du document et d’éviter toute régularisation ultérieure. {% endstep %} {% step %} ### Créer un abonnement Documentation Lors de cette action, vous définissez les modalités de facturation automatiques, en précisant les produits ou services concernés, leur fréquence (mensuelle, annuelle, etc.) et les conditions associées. Cette étape permet de structurer une relation commerciale dans la durée, en automatisant l’émission des factures tout en garantissant la régularité des paiements. Il est donc important de vérifier les paramètres renseignés (périodicité, montants, dates de début et de fin) afin d’assurer le bon fonctionnement de la facturation et d’éviter toute anomalie. {% endstep %} {% step %} ### 👏Opération réussie ! Félicitations, vous êtes prêt à démarrer ! 🚀\ Continuez sur cette lancée, vous êtes désormais en bonne voie pour maîtriser pleinement le Portail de services. {% endstep %} {% endstepper %} # Paramétrage du module de ventes Depuis le menu Paramètres du module de ventes, vous avez la possibilité de modifier les masques de vos **devis**, **factures** et **avoirs** (numérotation des documents, informations du document, design, mentions légales, etc.). *** ### Paramétrer la numérotation Devis/Facture 1. Indiquez le préfixe que vous souhaitez avant votre numéro de devis/facture ; 2. Indiquez à quel numéro correspondra votre premier devis/facture créé ; 3. Indiquez la taille minimale du compteur ; 4. Vous aurez un aperçu de la numérotation de votre premier devis/facture. *** ### Ajout d'une annexe Vous pouvez créer une **annexe** depuis le menu Annexes et la rattacher par défaut à vos devis, factures et avoirs.
*** ### Logo et apparence Dans la rubrique Logo et apparence, vous avez la possibilité d'ajouter un logo et de personnaliser l'apparence de vos documents selon vos préférences. En cas de modification des couleurs de vos factures, pensez à adapter la couleur du texte afin de garantir une bonne lisibilité. {% hint style="info" %} Les contraintes sur l'image à télécharger sont les suivantes : Taille d'image recommandée :150 x 150 pixels @ 72 DPI Taille maximale du fichier : 1MB {% endhint %} # Ajouter un produit Depuis le menu Produits du module de ventes, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau produit ou de créer des champs et références personnalisés de vos produits depuis le menu **Champs produit**. **Création d'un nouveau produit** Depuis la rubrique **Liste des produits**, appuyez sur le bouton **+ Ajouter un produit.** Remplissez la fiche de personnalisation de votre produit (nom, unité, description, etc.), puis cliquez sur **Ajouter**.
**Import en masse des produits** Cliquez sur "Importer des produits", téléchargez le modèle d'import à compléter en respectant les prérequis listés lors du téléchargement. En passant à l'étape suivante, vous aurez la possibilité d'importer votre liste. *** ### **Questions fréquentes** > **Marquer votre produit comme non disponible** : > > Si vous souhaitez rendre un produit indisponible, cliquez sur le produit pour l'éditer. Décochez ensuite le produit en haut à droite, le produit passera en indisponible. > > Valider ensuite vos modifications en cliquant sur le bouton Valider en bas de la fenêtre. # Créer un devis Pour créer un devis rendez-vous dans la rubrique **Devis,** puis cliquez sur **+ Créer un devis**. Les informations suivantes vous seront demandées : * Informations générales : client, contact, mode de paiement, date et objet. * Liste des articles : plusieurs produits peuvent être ajoutés. Vous retrouverez dans la liste les produits précédemment créés. Vous pouvez appliquer des remises par ligne ou sur le global. * Détail du paiement. * Pied de page : mention spéciales, cgv, note de pied de page, annexes. Cliquez sur **Enregistrer et prévisualiser** afin de générer le devis. Vous y retrouverez les couleurs et l'annexe ajoutée précédemment. A ce stade, le devis est en brouillon. Il peut toujours être modifié en cliquant sur le bouton **Editer**. Une fois Enregistré, le devis passe au statut **Envoyé**
En cliquant sur votre devis, plusieurs actions peuvent être réalisées : * Marquer comme accepté ; * Marquer comme refusé ; * Marquer comme refusé et dupliquer le devis ; * Marquer comme brouillon; * Envoyer par mail ; * Dupliquer le devis ; * Transformer en facture ; * Transformer en abonnement ; {% hint style="info" %} Pour accéder à l'ensemble de ces actions, cliquez sur le bouton plus d'action "...' {% endhint %} {% hint style="warning" %} Les devis transformés en factures se retrouvent automatiquement dans l'espace **Factures Brouillon** {% endhint %} --- [Next Page](/llms-full.txt/1)