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# Annexes comptables

### Prérequis et permissions

{% hint style="success" %}
Seul un utilisateur ayant le droit [**Autoriser l’accès au déploiement en masse**](/plateforme-ingeneo/administration/detail-des-droits.md) peut créer et gérer les modèles génériques.
{% endhint %}

***

### Contexte et cas d'usage

#### Pourquoi utiliser les annexes comptables ?

Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de :

* Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises
* Structurer vos documents selon des modèles personnalisés
* Faciliter l'accès et la recherche de documents pour vos équipes
* Garantir une traçabilité complète de vos pièces comptables

***

### Créer et configurer vos modèles d'annexes

#### Préparer vos modèles

{% hint style="warning" %}
**Importance de la structure**\
Une bonne organisation de vos modèles d'annexes dès le départ vous permettra de gagner du temps lors du classement de vos documents. Réfléchissez à la structure qui correspond à vos besoins avant de créer vos modèles.
{% endhint %}

**Recommandations pour vos modèles :**

* Définissez une nomenclature claire et cohérente (par exercice, par type de document, par entité)
* Anticipez les besoins de classement de vos équipes

#### Accéder à la gestion des modèles

Depuis le menu **Entreprises** :

1. Cliquez sur le **bouton à actions multiples** 
2. Sélectionnez l'option **Gestion des modèles génériques**
3. Vous accédez à l'interface de configuration des modèles d'annexes

#### Créer un nouveau modèle

1. Dans l'interface de gestion des modèles, cliquez sur le bouton **Ajouter**
2. Renseignez les informations de votre modèle :
   * Nom du modèle 
   * Type de documents concernés
   * Structure de classement souhaitée
3. Configurez les paramètres spécifiques selon vos besoins organisationnels
4. Validez la création de votre modèle

{% @arcade/embed flowId="3sdn66IOFpMdXU8oqBYf" url="<https://app.arcade.software/share/3sdn66IOFpMdXU8oqBYf>" %}

{% hint style="warning" %}
⚠️ **Étape cruciale : Attribution des droits d'accès**\
Une fois votre modèle créé, vous devez impérativement accorder les droits d'accès appropriés. Sans cette étape, les annexes créées à partir de ce modèle ne seront pas visibles des utilisateurs concernés.
{% endhint %}

{% @arcade/embed flowId="oV4LMkqlrRZw6SRAqltU" url="<https://app.arcade.software/share/oV4LMkqlrRZw6SRAqltU?ref=share-link>" %}

***

### Ajouter et gérer vos documents comptables

#### Accéder aux annexes comptables

Depuis le menu principal de votre plateforme :

1. Naviguez vers **Bannettes**
2. Sélectionnez **Annexes Comptables**
3. Vous accédez à l'interface de gestion de vos documents
4. Déposez vos documents via le bouton Ajouter

#### Consulter et rechercher vos documents

Les documents ajoutés dans les annexes comptables sont automatiquement consultables depuis le menu **Rechercher :**&#x20;

{% @arcade/embed flowId="hDIzYroXoLYKjtoYFOGs" url="<https://app.arcade.software/share/hDIzYroXoLYKjtoYFOGs>" %}

***

### Questions fréquentes

<details>

<summary><strong>Vous souhaitez modifier un modèle d'annexe existant ?</strong></summary>

Retournez dans **Entreprises** > **Bouton à actions multiples** > **Gestion des modèles génériques**, sélectionnez le modèle concerné et effectuez vos modifications. N'oubliez pas de vérifier que les droits d'accès sont toujours appropriés après modification.

</details>

<details>

<summary><strong>Si je change une entreprise de site, que se passe-t-il ?</strong></summary>

Les documents restent dans l'annexe comptable du premier site, mais seront masqués. L'annexe comptable du nouveau site sera appliquée et donc vide.&#x20;

</details>

<details>

<summary><strong>Vous ne voyez pas certaines annexes créées par vos collègues ?</strong></summary>

Vérifiez que les droits d'accès vous ont bien été accordés sur ces annexes. Contactez l'administrateur ou la personne ayant créé le modèle pour qu'elle vous donne les permissions nécessaires.

</details>

<details>

<summary><strong>Vous souhaitez supprimer un document d'une annexe ?</strong></summary>

La suppression d'un document comptable doit être réalisée avec précaution. Assurez-vous d'avoir les droits appropriés et vérifiez que le document n'est plus nécessaire pour la traçabilité comptable avant de procéder à sa suppression.

</details>