Validation automatique et semi automatique

^{Prérequis & Permissions}

Seul utilisateur ayant le droit Autoriser l'accès au paramétrage de la comptabilité peut configurer les modes de validation.

---

^{Contexte & Recommandations}

La validation automatique permet de valider les documents sans intervention utilisateur, la validation semi-automatique nécessite une confirmation manuelle des écritures proposées par le système.

Validation automatique - Quand l'utiliser :

• Pour des fournisseurs récurrents avec des écritures standardisées

• Quand les critères de reconnaissance sont fiables à 100%

• Pour automatiser le traitement de gros volumes

Validation semi-automatique - Quand l'utiliser :

• Pour maintenir un contrôle sur les écritures proposées

• Avec des fournisseurs occasionnels ou variables

• Pour valider les propositions avant traitement définitif

Quand NE PAS utiliser la validation automatique :

• Avec des documents complexes nécessitant une analyse manuelle

• Pour des comptes sensibles nécessitant une validation humaine

---

^{Préparer la configuration}

La configuration s'applique par compte tiers : un mauvais paramétrage peut entraîner des validations non souhaitées

Critères obligatoires :

• Entreprise sélectionnée avec accès aux référentiels comptables

• Comptes tiers identifiés et paramétrés correctement

• Critères de validation définis et testés au préalable

---

^{Configurer depuis le menu Entreprise}

Cette méthode permet de configurer un ou plusieurs comptes simultanément

1. Depuis le menu Entreprise, sélectionnez l'entreprise concernée.

2. Cliquez sur éditer l'entreprise

3. Accédez à l'onglet Référentiels comptables

4. Cliquez sur Comptabilité

5. Sélectionnez Comptes tiers

Configurer un compte spécifique

1. Sur la ligne du compte concerné, cliquez sur éditer

2. Cliquez sur Options avancées

3. Sélectionnez la méthode de validation souhaitée

4. Cliquez sur Enregistrer

Configurer tous les comptes simultanément

1. Cliquez sur Tout sélectionner

2. Effectuez un clic droit sur n'importe quelle ligne de compte

3. Sélectionnez Validation automatique/semi-automatique

4. Cochez la méthode de validation souhaitée

5. Enregistrez votre choix

Cette méthode applique la même configuration à tous les comptes tiers de l'entreprise.

---

^{Configurer depuis les Bannettes}

Méthode rapide pour configurer un compte directement depuis la saisie

1. Depuis le menu Bannettes, sélectionnez l'entreprise concernée.

2. Cliquez sur la loupe au niveau du document concerné

3. Sur le formulaire de saisie, cliquez sur la première ligne

4. Tapez le raccourci clavier CTRL+Q pour ouvrir éditer votre compte tiers

5. Cliquez sur Options avancées

6. Sélectionnez la méthode de validation souhaitée

7. Cliquez sur Enregistrer

Le raccourci CTRL+Q permet un accès rapide aux paramètres du compte tiers depuis la saisie.

---

^{Lancer la validation semi automatique}

1. Dans votre menu Bannette cliquez sur le bouton Validation semi-automatique pour lancer le mécanisme.

2. Une fenêtre s'ouvrira vous indiquant :

   • Les documents exportés avec succès

   • Les documents non exportés

   • Les raisons qui ont empêché la validation semi-automatique

Vous avez également la possibilité de récupérer le Rapport d'automatisation en cliquant sur le menu d'action diverse (trois traits horizontaux) sur la droite de l'écran.

---

^{La validation automatique}

Si vous avez paramétré en Validation automatique les fournisseurs, aucune action n'est à mener, le document déposé dans la bannette est lu et directement envoyé en comptabilité.

---

Questions fréquentes

Vous souhaitez appliquer la même validation à tous vos fournisseurs ?

Utilisez la méthode de configuration en lot depuis Entreprise > Référentiels comptables avec Tout sélectionner.

Vous voulez tester avant d'activer la validation automatique ?

Commencez par la validation semi-automatique pour vérifier les propositions du système avant de passer en mode entièrement automatique.

Vous rencontrez des erreurs de validation automatique ?

Vérifiez les critères définis pour le compte tiers et repassez temporairement en validation semi-automatique pour identifier les problèmes.

---

Avertissement

Validation automatique : Les documents seront validés sans contrôle manuel. Assurez-vous que les critères de reconnaissance sont fiables avant activation.

Configuration en lot : L'application de paramètres à tous les comptes tiers peut impacter l'ensemble de votre processus de validation. Testez d'abord sur quelques comptes.