Paramétrage engagement de dépense

^{Prérequis & Permissions}

Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier pourra paramétrer les engagements de dépenses.

Seul un profil initiateur dans un circuit de validation d’engagement de dépenses peut initier un bon de commande.

Un classeur de plan de classement dédié doit obligatoirement être créé en amont.

---

^{Contexte & Recommandations}

L'engagement de dépenses sur INGENEO permet à une structure de prendre formellement la décision de dépenser des fonds pour un achat.

Ce processus se concrétise par l'émission d'un bon de commande et inclut un circuit de validation.

---

Vidéo interactive 💡

Création du classeur :

Création d'un formulaire :

Création du circuit de validation :

---

Quand utiliser :

• Formaliser vos demandes d'achat

• Respecter les processus de validation interne

• Faciliter le rapprochement facture/bon de commande

Quand ne pas l'utiliser :

• Les achats d'urgence nécessitant une validation immédiate

---

^{Préparer l'environnement}

Une mauvaise configuration initiale peut bloquer tout le processus de validation.

Éléments obligatoires à configurer :

• Classeur de plan de classement (ex : bon de commande) pour organiser les documents

---

^{Configurer un engagement de dépense}

1. Accédez au module Engagements de dépense

2. Cliquez sur Nouveau

3. Sélectionnez le type d'engagement

4. Renseignez les informations requises (montant, bénéficiaire, etc.)

5. Ajoutez les pièces justificatives si nécessaire

6. Cliquez sur Enregistrer

---

^{Configurer le circuit de validation}

1. Depuis Entreprise > Plan de classement > Processus métier

2. Sélectionnez Circuit de validation puis + Ajouter

3. Choisissez le type de circuit Formulaire

4. Sélectionnez le type de formulaire engagement de dépenses

5. Cliquez sur Enregistrer

6. Saisissez un nom pour le circuit de validation

7. Sélectionnez le formulaire engagement de dépenses

8. Cliquez sur Enregistrer

9. Ajoutez les niveaux de validation :

   • Initiateur : Toujours au niveau 1

   • Valideur(s) : Selon votre organisation

10. Cliquez sur Enregistrer

---

^{Avertissement}

Seuls les profils initiateurs peuvent créer des engagements de dépenses. Les valideurs sont définis dans le circuit de validation et reçoivent des notifications automatiques.

Une fois un engagement soumis, il ne peut être modifié que par les valideurs dans le circuit. Vérifiez toutes les informations avant soumission.