Configurer l'Obsolescence et la Durée de conservation

^{Prérequis & Permissions}

Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier peut configurer l'Obsolescence & Durée de conservation.

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^{Contexte & Recommandations}

La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.

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^{Préparer l'environnement}

Une mauvaise configuration peut entraîner la suppression ou l'archivage non désiré de documents importants.

Critères obligatoires :

• Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier

• Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données

• Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO)

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^{Configurer l'obsolescence et la conservation}

Les paramètres d'obsolescence et de conservation ne pourront plus être modifiés une fois appliqués aux documents existants.

• Obsolescence : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document.

• Durée de conservation : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document).

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier.

2. Sélectionnez un classeur

3. Activez l'option obsolescence et/ou le paramétrage de conservation des documents

4. Configuration Obsolescence : Choisissez une durée en jour, mois ou année

5. Configuration Durée de conservation : Choisissez une durée en jour, mois ou année, par rapport à des critères du document et de suppression ou d'archivage du document

6. Cliquez sur enregistrer

Il est possible de créer plusieurs Obsolescence & Durée de conservation selon vos différents besoins.

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^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier une configuration existante ?

Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné.

Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?

Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document.

Vous hésitez entre suppression et archivage ?

L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement.

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^{Avertissement}

La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation impact directement la gestion de vos documents.

Vérifiez soigneusement vos paramètres avant validation pour éviter toute perte de données non désirée.