Configurer l'Obsolescence et la Durée de conservation
Prérequis & Permissions
Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier peut configurer l'Obsolescence & Durée de conservation.
Contexte & Recommandations
La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.
Préparer l'environnement
Une mauvaise configuration peut entraîner la suppression ou l'archivage non désiré de documents importants.
Critères obligatoires :
Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier
Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données
Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO)
Configurer l'obsolescence et la conservation
Les paramètres d'obsolescence et de conservation ne pourront plus être modifiés une fois appliqués aux documents existants.
Obsolescence : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document.
Durée de conservation : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document).
Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier.
Sélectionnez un classeur
Activez l'option obsolescence et/ou le paramétrage de conservation des documents
Configuration Obsolescence : Choisissez une durée en jour, mois ou année
Configuration Durée de conservation : Choisissez une durée en jour, mois ou année, par rapport à des critères du document et de suppression ou d'archivage du document
Cliquez sur enregistrer
Il est possible de créer plusieurs Obsolescence & Durée de conservation selon vos différents besoins.
Questions fréquentes
Vous souhaitez modifier une configuration existante ?
Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné.
Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?
Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document.
Vous hésitez entre suppression et archivage ?
L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement.
Avertissement
La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation impact directement la gestion de vos documents.
Vérifiez soigneusement vos paramètres avant validation pour éviter toute perte de données non désirée.
Mis à jour