Paramétrage note de frais

^{Prérequis et Permissions}

Seuls les utilisateurs ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier pourront paramétrer les notes de frais.

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^{Vidéo interactive 💡}

Le paramétrage des notes de frais nécessite obligatoirement un classeur comptable de type Notes de frais.

La création de notes de frais nécessite obligatoirement un circuit de validation de type formulaire.

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Quand l'utiliser :

• Pour la gestion des remboursements de frais professionnels de collaborateurs

• Lors d’un besoin de validation de dépenses

• Pour automatiser la saisie de notes de frais

Quand NE PAS l'utiliser :

• Pour des frais exceptionnels ou ponctuels sans besoin de validation

• Si vous préférez une saisie comptable directe

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^{Préparer l'environnement}

Une mauvaise configuration initiale entraînera des erreurs de saisie et des dysfonctionnements dans les circuits de validation.

Critères obligatoires :

• Définir les comptes comptables HT et TVA pour chaque nature de frais

• Créer au moins un circuit de validation avec des utilisateurs actifs

• Paramétrer le journal comptable par défaut pour le classeur

• Créer et paramétrer les natures de frais

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^{Configurer les notes de frais}

1. Accédez au menu Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Circuits de validation.

2. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau circuit de validation.

3. Choisissez dans le menu déroulant le type Formulaire et enregistrez.

4. Indiquez le nom du circuit de validation et le formulaire dédié Note de frais.

5. Cochez l'option Transférer en comptabilité lors de la validation finale pour envoyer la note de frais dans le classeur comptable.

6. Cliquez sur Enregistrer.

7. Indiquez le nom de l'utilisateur, avec la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs avec le +.

Si un utilisateur est seul dans son circuit, les notes sont validées automatiquement.

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^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier une nature de frais après création ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Formulaire et éditez le formulaire concerné.

Vous ne voyez pas l'onglet Mes notes de frais ?

Vérifiez que vous êtes bien initiateur d'un circuit de validation de type Formulaire et que celui-ci est actif.

Vous voulez ajouter des validateurs au circuit ?

Dans Circuits de validation, éditez le circuit concerné et utilisez le + pour ajouter des utilisateurs supplémentaires.

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^{Avertissement}

Une fois une note de frais validée et transférée, elle ne peut plus être modifiée directement. Toute correction nécessitera une écriture comptable d'ajustement.