Cette documentation est organisée par sections thématiques pour vous permettre de trouver rapidement l'information recherchée.

Utilisez la barre de recherche ou naviguez dans les différentes catégories.

Les essentiels

Ce menu vous permet d'apprendre à créer, modifier et organiser toutes les entreprises rattachées à votre plateforme. À travers ces articles, vous découvrirez comment renseigner leurs informations clés, activer les bons paramètres et optimiser votre utilisation.

Les essentiels

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le menu Informations générales centralise toutes les données légales et administratives de votre entreprise, enrichies automatiquement grâce à une interconnexion avec la base SIRENE.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration après la création d'entreprise

• Mise à jour suite à changements légaux (adresse, forme juridique)

• Renforcement de la sécurité avec mot de passe

Quand NE PAS modifier ces informations :

• Pendant les périodes de déclarations fiscales (risque d'incohérence)

• Sans vérification préalable des informations légales officielles

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires avant modification :

• Numéro SIREN valide : Vérifiez la conformité de votre numéro SIREN pour permettre l'interconnexion

• Informations légales à jour : Consultez les registres officiels avant toute modification importante

• Logo en format adapté : Préparez votre logo dans un format web optimisé (PNG, JPEG, taille raisonnable)

• Politique de sécurité : Définissez une stratégie de mots de passe conforme à vos exigences de sécurité

^{Gestion des informations légales}

1. Consultez les informations saisies lors de la création

2. Vérifiez les données légales

3. Complétez ou corrigez les informations si nécessaire

4. Ajoutez le logo de votre entreprise via l'option dédiée

Avantage de l'interconnexion : La connexion INSEE garantit la fiabilité et l'actualité des informations légales officielles.

^{Gestion des unités légales et établissements}

1. Consultez les informations de l'unité légale récupérées via SIRENE

2. Vérifiez les données des établissements associés

3. Utilisez l'option « cliquer ici » pour synchroniser avec les dernières données SIRENE

Synchronisation régulière : La mise à jour périodique garantit la conformité avec les registres officiels.

^{Configurer la sécurité}

Paramétrage du mot de passe entreprise :

1. Accédez au sous-menu Sécurité

2. Saisissez le mot de passe spécifique à cette entreprise

3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le paramétrage

Recommandation sécurité : Utilisez un mot de passe fort et unique pour chaque entreprise sensible.

^{Prérequis & Permissions}

Ces configurations impactent directement les automatisations de vos saisies comptables.

Quand utiliser cette configuration :

• Configuration initiale après création d'entreprise

• Changement de logiciel comptable ou mise à jour majeure

• Modification du régime fiscal ou du type de comptabilité

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier ces paramètres :

• En cours d'exercice sans validation préalable de l'expert-comptable

• Pendant les périodes de clôture ou déclarations fiscales

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires avant configuration :

• Code dossier identique : Le code dossier INGENEO doit correspondre exactement à celui de votre logiciel comptable pour permettre l’export ou la synchronisation si le logiciel comptable le permet, pour certains logiciels comptables un menu déroulant sera proposé

• Informations logiciel à jour : Vérifiez la version et les paramètres de votre logiciel comptable avant configuration

^{Configurer les paramètres comptables}

1. Accédez au menu Paramètres de l'entreprise

2. Sélectionnez Comptabilité

3. Renseignez les champs obligatoires selon votre organisation (code dossier, plan comptable, etc.)

4. Configurez la politique de création automatique de compte tiers :

   • Préfixe : Définissez un préfixe (exemple : F pour fournisseurs)

   • Mode d'auto-complétions : Intitulé INSEE ou incrémentation numérique

   • Longueur des comptes : Spécifiez le nombre de caractères si le choix d’une incrémentation est fait

5. Paramétrez le plan comptable : possibilité de paramétrer les longueurs minimums et maximums et automatiser l’ajout de « 0 » pour atteindre la taille définie

6. Définissez les éléments à exporter en comptabilité (tampons, notes, surlignages)

7. Activez ou non l’ajout d’un deuxième compte de TVA identique, et la saisie à 0€ selon vos besoins

^{Questions fréquentes}

Votre synchronisation échoue systématiquement ?

Vérifiez que le code dossier est rigoureusement identique (attention aux espaces et caractères spéciaux), vérifiez les paramétrages de votre logiciel comptable.

Vous voulez automatiser la création des comptes tiers ?

Configurez la politique de création des comptes fournisseurs avec un préfixe cohérent et une longueur standardisée pour votre organisation.

Vos périodes d'exercice se chevauchent de manière problématique ?

Clôturez l'ancienne période avant d'ouvrir la troisième. INGENEO ne permet que deux périodes simultanées maximum.

Ce menu vous guide pas à pas dans le traitement de vos documents. Le dépôt, la saisie bien sûr, la recherche, la modification (facturettes, fusion, rotation...etc.) et la validation. Tout le workflow quotidien y est détaillé.

Les essentiels

Le paramétrage des canaux de collecte est l’un des points stratégiques d’INGENEO.

Ils permettent d’automatiser l’arrivée des documents dans les bons classeurs, sans action manuelle de l’utilisateur.

Les essentiels

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Limitations :

• Nécessite les identifiants de connexion

• Demande parfois une double authentification

^{Préparer l'environnement}

Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte. Critères obligatoires :

• Utilisateur destinataire créé dans la plateforme

• Classeur de destination défini pour organiser les documents reçus

^{Créer un canal de collecte connecteur marchand}

1. Accédez au menu Collecte puis cliquez sur + Ajouter

2. Sélectionnez Connecteur marchand comme type de canal

3. Saisissez un libellé

4. Choisissez le classeur de dépôt

5. Cliquez sur POWENS ou envoyez la demande à un utilisateur

6. Choisissez un fournisseur parmi la liste proposée

7. Saisissez les identifiants

Gestion des collectes :

La collecte automatique s'effectue une fois par jour.

Consulter l'historique :

Menu Collecte > Historique pour visualiser toutes les collectes effectuées

^{Questions fréquentes}

Le fournisseur n'apparaît pas dans la liste POWENS ?

Vérifiez que l'établissement est compatible avec le service POWENS ou contactez le support technique.

L'utilisateur ne reçoit pas le mail d'invitation ?

Vérifiez l'adresse mail renseignée dans son profil et consultez le dossier spam.

Le connecteur MAC permet à un utilisateur d’envoyer un ou plusieurs fichiers dans la plateforme à partir de son ordinateur MAC. Les documents envoyés se retrouveront dans la Bannette d’une entreprise sélectionnée et passeront à l’OCR automatiquement.

Pour installer les connecteurs, se rendre dans le menu « Ressources ».

Cliquer sur « Connecteur MAC ».

Sélectionner et installer l’application « INGENEO PushDoc » depuis l’Apple Store.

Saisir l’URL de la plateforme dans le champ « URL base de connexions au service Web ». L’information se trouve en haut dans la barre de navigation internet lorsque la plateforme est ouverte.

Exemple: https://votre plateforme.ingeneo.eu

Copier/Coller dans le champ « identifiant de connexion au Webservice », la clé d’API – Connecteurs INGENEO qui se trouve dans le menu « Ressources » dans l’encart « CONNECTEURS & PROCEDURES D’INSTALLATION »

Saisir « l’adresse mail » et « mot de passe » de connexion à la plateforme.

Cliquer sur « Sauvegarder ».

Sélectionner l’entreprise et le classeur dans lequel sera déposé le ou les documents.

Cliquer sur « Sélectionner des fichiers ».

Choisir le « dossier » où se trouvent les documents sur le MAC, puis sélectionner le ou les documents à envoyer.

Cliquer sur « Open ».

Cliquer sur « Transférer ».

Le fichier se transfère vers l’entreprise et le classeur sélectionné.

Le connecteur HotFolder permet la connexion entre un répertoire de dépôt choisi d’un ordinateur ou serveur dans lequel seront déposés des documents, et le classeur de réception d’une entreprise choisie dans la plateforme.

Depuis le menu « Ressources », de la plateforme, cliquer sur l'icône de téléchargement, pour télécharger le connecteur Hotfolder.

Depuis l’emplacement de téléchargement du fichier « Connecteur HotFolder 64 bits.exe », exécuter l’installation du connecteur en acceptant les différentes étapes d’installation

Renseigner les champs « URL » et « identifiant de connexion au web service ».

L’identifiant se trouve dans le menu ressources de la plateforme.

Saisir votre « mail » et « mot de passe » de connexion à la plateforme.

Cliquer sur « Tester », puis « Suivant ».

Saisir une description, puis indiquer le chemin du répertoire de dépôt des documents.

Possibilité d’ajouter d’autres répertoires pour d’autres types de documents. (ex : facture achat, facture de vente, …).

Saisir le chemin du répertoire d'archivage (optionnel)

Cliquer sur « ... », puis sélectionner l’entreprise et le classeur de destination des documents du dossier Hotfolder (dossier de dépôt).

Cliquer sur « OK », puis cliquer sur « Suivant ».

Cliquer sur « Sauvegarder », et fermer la fenêtre du connecteur.

Déposer des documents dans le répertoire de dépôt, puis vérifier leur arrivée dans le classeur de l’entreprise sur la plateforme.

Dans ce menu vous apprendrez à configurer vos connexions, saisir vos mouvements et exploiter pleinement les outils mis à votre disposition pour de la comptabilisation de banque simplifiée.

Les essentiels

Ce menu vous aide à comprendre et à utiliser les différents modules disponibles dans INGENEO.

À travers ces articles, vous découvrirez comment exploiter chaque fonctionnalité pour fluidifier vos workflows et gagner en efficacité dans votre gestion quotidienne.

Les essentiels

Un outil collaboratif a besoin d'une administration complète.

Ce menu vous aide à gérer efficacement les utilisateurs, la personnalisation et la gestion de masse de la plateforme INGENEO

Les essentiels

Bienvenue dans notre espace dédié à l'enrôlement et à la signature des mandats.

Vous trouverez ici l'ensemble des ressources nécessaires au processus d'enrôlement et à l'inscription de vos clients.

Ajouter une entreprise sur le portail de service

Depuis le portail de services, rendez-vous dans le menu Mon cabinet.

✍️ En cas de pluralité d'utilisateurs, vous avez la possibilité d'ajouter des utilisateurs client.

Suite à l'ajout d'une entreprise vous avez la possibilité d'inviter de nouveaux utilisateurs clients et modifier leurs profils.

Ajouter un utilisateur client

Depuis l'entreprise concernée cliquez sur le menu Paramètres (symbole de l'engrenage), puis sur "Collaborateurs".

Ici, vous voyez la liste de tous les collaborateurs. Pour en ajouter un nouveau, cliquez sur "Ajouter un collaborateur".

Remplissez toutes les informations demandées, nom, prénom, email et ajouter un profil/rôle à votre nouveau client.

Vous devez également cocher les groupes / établissements auxquels l'utilisateur aura accès. Si vous cochez un groupe qui comprend trois établissements, ceux-ci sont automatiquement cochés. Ensuite, cliquez sur "Valider".

Créer ou modifier un profil/rôle

• Cliquez sur le menu paramètre (symbole de l'engrenage) puis sur "Collaborateurs".

• Cliquez sur "profils".

• Appuyez sur "Ajouter un profil".

Vous êtes dorénavant sur la page de création.

Insérez en premier le nom que vous souhaitez donner au profil. Ensuite plusieurs options s'offrent à vous en fonction des droits que vous souhaitez donner à vos clients :

1. Ajout d'utilisateur : vous donnez la possibilité ou non aux clients d'ajouter à leur tour des collaborateurs, vous pouvez également choisir de leur laisser cette possibilité mais en ayant la validation des administrateurs.

2. Modification des profils : si vous souhaitez laisser la possibilité à vos clients de lire ou éditer les profils.

3. Information de l'établissement : si vous souhaitez laisser la possibilité à vos clients de lire ou éditer les informations de l'établissement (adresse, nom, etc.).

Vous pouvez désormais déterminer les différents accès aux modules. Pour sauvegarder ce profil, cliquez sur "Valider" en bas à droite.

Retrouvez vos factures en attente de validation dans votre espace "Vos actions prioritaires".

1. Validation de la facture

En cas de validation, la facture sera automatiquement transmise en comptabilité pour traitement.

Si un circuit de validation est mis en place sur votre espace, celle-ci suivra les différentes étapes de validation définies.

2. Refus de la facture

En cas de refus, un motif devra être selectionné parmi ceux proposés dans la liste déroulante.

Une fois importée, retrouvez votre facture via la barre de recherche située en bas de votre interface.

Vous y trouverez deux espaces de recherche : la liste des factures fournisseurs et la liste des factures clients.

Affinez vos résultats grâce à plusieurs filtres :

• Numéro de Facture

• Montant

• Fournisseur

• Date

Vous avez la possibilité de combiner plusieurs filtres afin d'affiner davantage votre recherche.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La création d'une entreprise permet d'initialiser un nouveau dossier comptable.

Cette action est nécessaire avant de pouvoir traiter les factures ou accéder aux paramètres avancés.

^{Vidéo interactive 💡}

^{Créer l'entreprise}

Depuis votre interface principale, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Entreprise

2. Cliquez sur Ajouter

3. Dans la page Généralités, renseignez tous les champs requis

4. Le champ Code dossier doit être identique à celui du logiciel comptable

5. Si vous n’avez pas créé de site, sélectionnez site par défaut

6. Cliquez sur Suivant.

7. Importer un fichier FEC (recommandé)

8. Les libellés d'écriture sont proposés par défaut et modifiables par clic droit dans leurs champs respectifs afin de choisir les variables d’automatisation

9. Cliquez sur Enregistrer en bas de page

1. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle désiré

2. Activez le ou les différents imports souhaités

3. Cliquez sur Enregistrer

• Après l'enregistrement, sélectionnez l'action souhaitée dans le menu :

  • + … puis créer une nouvelle entreprise

  • + … puis traiter les factures

Utilisez l'option d'import FEC qui permet une migration complète et automatique des écritures comptables existantes.

Vérifiez que le fichier FEC est au bon format et que les codes journaux sont bien présents.

Accédez aux de l'entreprise via le menu entreprise.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les référentiels comptables constituent la base de données de votre entreprise permettant à INGENEO de proposer des saisies complètes et automatisées adaptées à votre activité.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration initiale d'une nouvelle entreprise

• Mise à jour des paramètres comptables en cours d'exercice

• Adaptation aux évolutions réglementaires (TVA, plan comptable)

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier les référentiels :

• En cours de clôture comptable (risque d'incohérence)

• Pour des modifications ponctuelles (utilisez les saisies manuelles)

Alternatives disponibles : L'import de votre FEC ou la synchronisation avec certain logiciel comptable permettent de récupérer automatiquement vos référentiels existants.

Navigation spécifique : L'accès se fait depuis l'édition de votre entreprise

1. Accédez à l’édition de l’entreprise concernée

2. Ouvrez l’onglet Référentiel comptable

3. Ajoutez, modifiez ou supprimez les éléments suivants selon vos besoins :

• Axes analytiques

• Sections analytiques (10 niveaux de sections maximum par axe)

• Comptes banque : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos éléments de banque

• Intégration : Ces paramètres sont utilisés pour vos saisies de banque

Vous voulez ajouter des comptes tiers ou codes TVA rapidement ?

Ces éléments peuvent être créés directement depuis votre saisie sans passer par les référentiels.

Cohérence des données : Toute modification des référentiels doit être cohérente avec vos obligations comptables et fiscales.

Limitation de synchronisation : La synchronisation avec les logiciels comptables n'est disponible que si l'interconnexion est techniquement supportée pour votre logiciel spécifique.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L’analytique permet de ventiler des écritures comptables selon des axes analytiques définis. Cette configuration est utile pour suivre des budgets, projets ou centres de coûts.

Vidéo interactive 💡

^{Préparer l’environnement}

^{Critères obligatoires :}

• Avoir défini les axes et sections nécessaires selon votre organisation interne

• Vérifier que le logiciel comptable permet l’intégration des lignes analytiques

^{Créer un plan analytique}

Depuis le menu principal, procédez comme suit :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques.

2. Cliquez sur + Ajouter pour créer un axe.

3. Renseignez le champ Code.

✍️ Vous pouvez synchroniser votre plan comptable s’il est compatible en cliquant sur le bouton Synchroniser.

Pour chaque classeur concerné :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Classeurs comptables.

2. Cliquez sur le classeur souhaité pour l’éditer.

3. Cliquez sur éléments comptables.

4. Cochez la case Analytiques

✍️ L’axe par défaut peut être modifié à tout moment selon les besoins.

Assurez-vous qu’au moins un axe a bien été créé dans le menu Analytiques.

Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques > Sections analytiques, puis cliquez sur l’icône d’édition à côté de la section concernée.

Décochez simplement l’option Analytiques dans l’édition du classeur concerné.

Avertissement

Contexte / recommandation

Cette fonctionnalité permet de générer une archive depuis la fiche d'une entreprise.

• Quand l'utiliser Pour créer une archive d'une entreprise depuis son espace d'administration.

• Quand NE PAS l'utiliser Si vous n'avez pas accès au menu d'édition de l'entreprise.

^{Vidéo interactive 💡}

Préparer l'accès à l'entreprise

Critères obligatoires :

• Accéder au menu entreprise pour sélectionner l'entreprise concernée.

• Avoir accès à l'option Éditer l'entreprise pour ouvrir ses paramètres.

• Disposer du menu Archivage dans l'administration de l'entreprise.

Action principale

Générer une archive

Depuis votre compte, rendez-vous dans menu entreprise.

Questions fréquentes

Avertissements finaux

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La gestion documentaire par bannettes permet de centraliser et traiter automatiquement vos documents comptables ou autre.

Vous disposerez :

• D’un dépôt manuel ponctuel de documents

• D’un import en lot de plusieurs fichiers simultanément

Alternatives disponibles : Pour un flux automatisé régulier, privilégiez les qui permettent la réception continue de vos documents.

Procédez comme suit :

1. Depuis votre interface principale, accédez au menu Bannettes.

2. Sélectionnez l'entreprise concernée dans la liste

3. Recherchez et sélectionnez le de dépôt approprié

Quand le traitement des documents est terminé, différents icones et smiley sont indiqués devant chaque ligne de document indiquant la qualité de connaissance par la plateforme.

Informations complémentaires : Différents indicateurs informent sur la présence de note incluse au document ou si le document est en dehors de l’exercice.

Pour automatiser la réception de documents, configurez les canaux suivants :

• : Réception par email spécifique

• , , , : Synchronisation cloud

• DématBox : Solution dédiée dématérialisation

Vous souhaitez comprendre la signification des symboles ?

Cliquez sur l'icône information dans la colonne des entreprises pour accéder à la légende complète des indicateurs.

Votre document n'est pas bien reconnu par l'OCR ?

Vérifiez la qualité de votre fichier original.

Vous voulez traiter plusieurs documents d'un coup ?

Utilisez la sélection multiple lors de l'import ou configurez un canal de collecte pour les flux réguliers.

La saisie comptable permet de traiter les documents présents dans les bannettes en leur attribuant les comptes et appropriés.

Une fois la saisie faite, le document est exporté vers le logiciel comptable de façon automatique (à l’exception des exports « ON DEMAND »).

Critères obligatoires :

• Avoir les droits d’accès à la saisie de l'entreprise concernée

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La recherche de documents permet de retrouver rapidement un fichier dans vos classeurs comptables et plan de classement. Cette fonction est particulièrement utile pour :

• Retrouver un document spécifique par son nom, numéro ou contenu

• Effectuer des recherches ciblées dans un ou plusieurs classeurs

• Filtrer les résultats selon différents critères avancés

• Rechercher d’information dans le corps du document (article, adresse, nom…etc.)

• Audit des actions utilisateurs sur les documents

• Navigation directe dans l'arborescence des classeurs

• Consultation des historiques par utilisateur

Critères de recherche disponibles :

• Recherche par mot-clé dans le contenu des documents

• Filtrage avancé par critères spécifiques

  • ID du document

1. Accédez à la fonctionnalité de recherche depuis le menu principal

2. Saisissez un ou plusieurs mots-clés dans le champ de recherche

3. Sélectionnez les filtres souhaités (statut, période, entreprise, etc.)

4. Cliquez sur Valider

Vous souhaitez rechercher dans toutes les entreprises ?

Vous devez obligatoirement saisir une valeur dans le champ de recherche sur le contenu des documents. La recherche par filtres seuls ne fonctionne pas pour une recherche multi-entreprises.

Vous ne trouvez pas votre document ?

Vérifiez que vous avez sélectionné le bon périmètre de recherche (entreprise ou classeur). Essayez des mots-clés différents ou utilisez les filtres avancés pour affiner votre recherche.

Vous voulez conserver vos résultats de recherche ?

Les résultats restent disponibles tant que la fenêtre de recherche est ouverte. Pour les conserver définitivement, exportez-les ou notez les références des documents trouvés.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La modification de documents depuis les bannettes permet d'effectuer diverses opérations d'édition avant traitement.

Quand l'utiliser :

• Pour corriger l'orientation d'un document scanné

• Découper une zone spécifique (ex : tickets scannés)

• Éclater un document multi-pages en pages individuelles

• Effectuer des ajustements visuels (zoom, déplacement)

Éléments à vérifier avant modification :

• Document accessible - Vérifiez que le document est bien présent dans vos bannettes

• Droits de modification - Assurez-vous d'avoir les permissions nécessaires

• Entreprise sélectionnée - Vérifiez que vous êtes dans la bonne entreprise

Fusion de document :

Eclater les documents :

1. Depuis votre plateforme, rendez-vous dans le menu Bannettes de l'entreprise concernée.

2. Effectuez un clic droit sur le document à modifier

3. Sélectionnez l'action souhaitée :

1. Sélectionnez plusieurs pages

2. Faites un clic-droit sur la sélection

3. Cliquez sur le bouton Fusionner

4. Cliquez sur Enregistrer sous

Vous souhaitez traiter uniquement une partie de votre document ?

Utilisez la fonction de découpage de zone. La zone sélectionnée sera traitée comme un nouveau document indépendant.

Vous voulez annuler vos modifications ?

Fermez la page sans cliquer sur Enregistrer sous. Vos modifications ne seront pas sauvegardées.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La validation de documents dans un circuit permet de s'assurer qu'un processus d'approbation structuré est respecté avant la finalisation d'un document.

Quand l'utiliser : Lorsque vous êtes désigné comme valideur dans un circuit et qu'un document attend votre validation

Quand NE PAS l'utiliser : Si vous n'avez pas les permissions de validation ou si le document ne vous est pas assigné

Alternatives disponibles : Contacter l'administrateur pour obtenir les droits de validation si nécessaire

^{Vidéo interactive 💡}

^{Valider un document}

1. Accédez au menu tableau de bord ou actions / notifications

2. Sélectionnez le document à valider

3. Cliquez sur valider ou refuser le document

^{Questions fréquentes}

Vous ne voyez pas le document à valider ?

Vérifiez que vous avez bien les permissions de valideur et que le document vous est assigné à cette étape du circuit.

Vous souhaitez valider plusieurs documents en même temps ?

Chaque document doit être validé individuellement depuis la liste des documents en attente.

^{Prérequis & Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

^{Contexte & Recommandations}

Les masques de saisie permettent de mémoriser des schémas d'écritures répétitifs et de les rappeler par raccourci clavier. Ils peuvent également être définis par défaut.

Quand les utiliser :

• Pour des saisies récurrentes avec des structures comptables similaires

• Pour standardiser les écritures d'une équipe

• Pour gagner du temps sur des opérations répétitives

Quand NE PAS les utiliser :

• Pour des saisies ponctuelles ou très variables

• Si la reconnaissance automatique suffit

Impact important : Un masque défini par défaut prend le dessus sur la reconnaissance automatique

1. Depuis Bannettes, accédez à la saisie de votre document.

2. Complétez votre saisie habituelle avec tous les éléments nécessaires

3. Cliquez sur Masque de saisie, le bouton se trouve à la gauche du bouton Enregistrer

Vous souhaitez modifier un masque existant ?

Accédez à Masque de saisie depuis une saisie, sélectionnez le masque à modifier et apportez vos changements.

Vous voulez définir un masque par défaut ?

Cette option est disponible dans les paramètres de masque et remplacera la reconnaissance automatique.

Votre raccourci clavier ne fonctionne pas ?

Vérifiez que le code choisi ne contient que des caractères alphanumériques et qu'il n'entre pas en conflit avec d'autres raccourcis.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La gestion des mots-clés permet à INGENEO de reconnaître automatiquement un tiers à partir de mots-clés présents dans vos documents.

Critères obligatoires :

• Profil de site configuré avec autorisation de gestion des mots-clés

• Minimum de 3 saisies effectuées sur le fournisseur concerné

^{Vidéo interactive 💡}

^{Configurer les droits d'accès}

1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans Paramètres.

2. Cliquez sur Profils de droits

3. Sélectionnez Profils de site

4. Ajoutez un nouveau profil de site

5. Cochez Autoriser l'accès à la gestion des mots-clés sur les tiers

6. Cliquez sur Enregistrer

1. Depuis Bannettes, accédez au menu de saisie.

2. Lors de la saisie d'un document, indiquez votre compte tiers

3. Cliquez sur Imputations

Vous souhaitez gérer les mots-clés par compte de charge ?

Cette option est disponible directement dans l'interface de gestion des mots-clés après configuration du compte tiers.

Vos mots-clés ne fonctionnent pas ?

Vérifiez qu'ils respectent les critères : plus de 3 caractères, non génériques, et qu'ils ne correspondent pas à des identifiants automatiquement reconnus.

Vous voulez optimiser la reconnaissance automatique ?

Évitez les mots génériques (facture, total, carburant) et privilégiez des termes spécifiques au fournisseur.

Prérequis

Contexte

Le classeur de plan de classement permet la gestion électronique des documents (non comptables) d'une entreprise de manière structurée.

Quand l'utiliser :

• Pour organiser et centraliser vos documents par type

• Pour créer une arborescence documentaire personnalisée

• Pour faciliter l'accès aux documents

À savoir :

• Nombre de classeurs illimité par entreprise

• Possibilité de créer des arborescences pour un classement hiérarchisé

• Les droits d'accès doivent être configurés pour rendre le classeur visible

Depuis votre menu Entreprises, accédez à la configuration du classeur :

1. Entrez dans l'édition d'une entreprise

2. Rendez-vous dans le menu Plan de Classement

3. Cliquez sur le bouton Ajouter

4. Renseignez la liste des types de documents à classer dans ce classeur

✍️ Vous pouvez créer autant de classeurs que nécessaire pour votre organisation documentaire.

Depuis le menu Administration de l'entreprise :

1. Accédez aux profils d'entreprise concernés

2. Accordez les droits souhaités sur le classeur créé

3. Validez la configuration

Une fois le classeur créé et les droits accordés, vous pouvez y ajouter vos documents.

Depuis le menu Bannettes, accédez au classeur :

1. Sélectionnez Plan de classement

2. Cliquez sur le bouton Ajouter

3. Déposez vos documents

4. Renseignez pour chaque document :

Vous souhaitez créer une organisation hiérarchique dans votre classeur ? Lors de la création du classeur, utilisez la fonction d'arborescence pour structurer vos documents par niveaux (ex : Dossier principal > Sous-dossiers > Documents).

Votre classeur n'apparaît pas dans le menu Bannettes ? Vérifiez que les droits d'accès ont bien été accordés sur ce classeur dans le menu Administration > profil d'entreprise concerné.

Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de :

• Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises

• Structurer vos documents selon des modèles personnalisés

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Google Drive permet de réceptionner automatiquement des documents déposés dans le cloud par vos clients. Cette solution est adaptée pour :

Quand l'utiliser :

• Collecte automatisée de documents clients récurrents

Quand NE PAS l'utiliser :

• Pour des envois ponctuels ou urgents (collecte une fois par jour uniquement)

Critères obligatoires :

• Disposer de l'url du Google Drive

• Le client doit être créé comme utilisateur dans la plateforme (utilisateur EXTERNE si nécessaire)

• Définir le classeur de destination pour le dépôt des documents

1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans le menu Entreprise.

2. Accédez à la section Collecte puis cliquez sur Nouveau canal.

3. Sélectionnez Google Drive comme type de canal.

4. Saisissez l'url du Google Drive.

La collecte s'effectue automatiquement une fois par jour.

Possibilité d'exécuter manuellement depuis :

• La liste des canaux de collecte : bouton Exécuter manuellement le processus de collecte

• L'édition du canal, page Exécution

Vous souhaitez consulter l'historique des collectes ?

Depuis le menu Collecte, cliquez sur Historique pour voir toutes les collectes effectuées.

Vos documents ne sont pas collectés ?

Vérifiez que le client a bien accepté la connexion et que les documents sont dans le bon dossier de dépôt.

Vous voulez modifier les paramètres de collecte ?

Éditez le canal existant depuis la liste des canaux de collecte pour ajuster les options.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

• La collecte automatisée de documents depuis un espace partagé Microsoft

• Le dépôt régulier de documents par vos clients dans un environnement sécurisé

• L'intégration avec les outils Microsoft de votre client

^{Vidéo interactive 💡}

^{Préparer l'environnement}

Une mauvaise configuration du classeur de destination peut entraîner une mauvaise collecte des documents Critères obligatoires avant création :

• Avoir un classeur de destination créé

• Disposer des identifiants du compte SharePoint associé (requis pour l'authentification de la connexion), à défaut le contact de l’utilisateur détenant les identifiants

^{Créer le canal de collecte SharePoint}

1. Depuis votre interface, rendez-vous dans Entreprise puis sélectionnez l'entreprise concernée.

2. Cliquez sur Collecte puis sur Ajouter

3. Sélectionnez SharePoint dans le menu déroulant Type

4. Saisissez un libellé descriptif pour identifier le canal

5. Paramétrez les options de collecte souhaitées (actions automatiques, rotation, détection page blanche, découpe)

6. Cliquez sur Enregistrer

Une fenêtre de connexion SharePoint s'ouvrira automatiquement - gardez vos identifiants à portée de main. Finaliser la connexion SharePoint.

Si vous avez les identifiants SharePoint :

1. Renseignez les champs de connexion dans la fenêtre qui s'est ouverte

2. Validez la connexion

Si vous n'avez pas les identifiants :

1. Créez l'utilisateur dans Paramètres / Utilisateurs si nécessaire

2. Cliquez sur Cliquer-ici pour envoyer une demande de connexion à un utilisateur

3. Sélectionnez l'utilisateur ayant les accès

4. L’utilisateur va recevoir une notification et pourra renseigner ses identifiants

^{Questions fréquentes}

Vous ne trouvez pas l'utilisateur dans la liste ?

Créez-le dans le menu Administration de votre entreprise, puis cliquez sur + pour créer un nouvel utilisateur.

Vous voulez consulter l'historique des collectes ?

Rendez-vous dans menu Collecte puis cliquez sur Historique pour voir tous les documents réceptionnés.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le mail dédié permet de réceptionner automatiquement des documents via une adresse email spécifique à une entreprise et un classeur défini.

Cette solution est idéale pour automatiser la collecte de documents récurrents.

^{Limitations importantes}

• Le mail dédié permet uniquement la réception de documents

• Les documents sont traités automatiquement par OCR

• Les documents sont automatiquement classés dans le classeur dédié

Critères obligatoires avant création :

• Définir le classeur de destination (comptable ou plan de classement)

• Choisir un préfixe explicite

1. Depuis le menu Entreprise.

2. Sélectionnez et éditez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez créer le mail dédié

3. Cliquez sur le menu Collecte

Une fois configuré, les documents envoyés sur cette adresse seront :

• Automatiquement disponibles dans la bannette

• Traités par OCR et prêts pour la saisie

• Consultables via la boîte de messagerie

1. Depuis la liste des canaux de collecte, éditez le mail dédié

2. Cliquez sur Boîte de messagerie

3. Consultez la messagerie

Vous souhaitez créer plusieurs adresses pour une même entreprise ?

Il est possible de créer plusieurs mails dédiés par entreprise en répétant la procédure avec des préfixes différents.

Vous voulez consulter l'historique des collectes ?

Depuis le menu Collecte, cliquez sur Historique pour voir l'ensemble des documents réceptionnés par tous les canaux.

Vous ne voyez pas les pièces jointes ?

Il est inutile de cliquer sur les pièces jointes dans la boîte de messagerie car elles sont automatiquement déposées dans la bannette de l'entreprise.

OneDrive est adapté pour la collecte automatisée de documents déposés dans le cloud. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement.

Quand l'utiliser :

• Import régulier de documents clients

• Dépôt sécurisé de pièces comptables

_{Prérequis & Permissions}

L'utilisateur doit également disposer des identifiants Dropbox du compte ou pouvoir faire une demande au propriétaire du compte.

^{Contexte & Recommandations}

Dropbox est adapté pour la réception automatisée de documents déposés dans le cloud par vos clients. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement.

Quand l'utiliser :

• Import régulier de documents clients

• Dépôt sécurisé de pièces comptables

• Automatisation de la collecte documentaire

• Partage de fichiers volumineux avec vos clients

Limitations importantes :

• Un document collecté ne sera jamais collecté une seconde fois, même s'il reste dans l'espace

• Collecte automatique limitée à une fois par jour

• Nécessite un compte Dropbox valide avec identifiants disponibles

Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte. Critères obligatoires :

• Utilisateur destinataire créé dans la plateforme

• Classeur de destination défini pour organiser les documents reçus

1. Accédez au menu Collecte puis cliquez sur Nouveau canal

2. Sélectionnez Dropbox comme type de canal

3. Saisissez les identifiants Dropbox requis

Pour une collecte manuelle :

1. Depuis la liste des canaux de collecte, cliquez sur Exécuter manuellement le processus de collecte

2. Confirmez l'exécution en cliquant sur Confirmer l'exécution du process

3. Un message de confirmation indiquera la bonne réception

Consulter l'historique :

Menu Collecte > Historique pour visualiser toutes les collectes effectuées

Vous souhaitez vérifier l'état des collectes ?

Rendez-vous dans Collecte > Historique pour consulter l'historique complet des réceptions.

Vous ne trouvez pas l'utilisateur Dropbox dans la liste ?

Créez d'abord cet utilisateur en tant qu'utilisateur externe dans Administration > Utilisateur, puis recommencez la sélection.

Vous voulez modifier la fréquence de collecte ?

La collecte automatique est fixée à une fois par jour. Utilisez la collecte manuelle pour des besoins ponctuels.

Vous ne recevez plus de documents ?

Vérifiez que la connexion Dropbox est toujours active en éditant le canal de collecte. Un document déjà collecté ne sera jamais collecté une seconde fois.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'import EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) permet d'intégrer des mouvements bancaires dans INGENEO au format CFONB ou OFX.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Quand l’import POWENS (scrapping bancaire) ou JeDéclare n’est pas possible

• Dépôt de mouvements multi-entreprises

^{Préparer l'environnement}

Attention : Un fichier EBICS mal formaté ou corrompu peut provoquer des erreurs d'import. Formats compatibles obligatoires :

• Format CFONB : Standard français pour les échanges bancaires, privilégié pour les banques françaises

• Format OFX : Format international, compatible avec la plupart des institutions bancaires

^{Vidéo interactive 💡}

^{Importer un fichier EBICS}

1. Depuis votre interface INGENEO

2. Rendez-vous dans le menu Bannettes

3. Sélectionnez le classeur Banque

4. Cliquez sur le bouton + Ajouter

5. Recherchez et sélectionnez votre fichier EBICS depuis votre ordinateur

6. Confirmez l'import du fichier

• Cliquez sur l’icône « importer un fichier bancaire CFONB / OFX » situé au-dessus de la liste des entreprises

Résultat attendu : Votre fichier EBICS sera traité et les mouvements bancaires seront disponibles pour saisie comptable dans le classeur Banque.

^{Questions fréquentes}

Votre fichier EBICS n'est pas accepté ?

Vérifiez que le format est bien CFONB ou OFX. Certaines banques proposent plusieurs formats d'export.

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le paramétrage EBICS permet de configurer l’entreprise pour l'import de mouvements bancaires au format EBICS (cfonb ou OFX). Cette configuration lie un IBAN à l'entreprise et peut fonctionner en mode multi-entreprise.

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• IBAN valide du compte bancaire

• BIC/SWIFT si disponible

• Classeur de banque créé

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l’édition de l’entreprise.

2. Cliquez sur Banque

3. Puis sur + Ajouter

1. Cliquez sur + pour ajouter un compte à la banque créée, puis renseignez les informations suivantes :

   • Libellé du compte

   • Libellé personnalisé

Vous souhaitez modifier un IBAN déjà configuré ?

Accédez au menu Entreprise > Banque, sélectionnez le compte concerné et modifiez les informations nécessaires.

Vous rencontrez une erreur lors de la validation de l'IBAN ?

Vérifiez que l'IBAN est complet (27 caractères pour la France) et ne contient pas d'espaces.

Vous voulez supprimer une banque ?

Assurez-vous qu'aucun compte n'y est rattaché avant de procéder à la suppression.

POWENS permet la récupération automatique de mouvements bancaires.

Limitations :

• Nécessite les identifiants de connexion bancaire

• Demande une double authentification

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'API JeDéclare permet de récupérer automatiquement les mouvements bancaires de vos clients via des identifiants de flux JeDéclare.

^{Prérequis obligatoires}

Posséder un compte de récupération de flux JeDéclare

^{Préparer l'environnement}

^{Vidéo interactive 💡}

JeDéclare Administrateur

JeDéclare Entreprise

^{Configurer l'agrégateur JeDéclare}

1. Depuis votre compte administrateur, rendez-vous dans le menu Paramètres.

2. Sélectionnez Configuration, puis cliquez sur Agrégateurs. Cliquez sur + Ajouter et sélectionnez JeDeclare.com.

3. Renseignez votre compte "récupérateur de flux" JeDéclare puis cliquez sur Enregistrer

4. Cochez l'activation de l'entreprise souhaitée et cliquez sur Enregistrer

5. Une manipulation reste à faire dans l’entreprise, voir la vidéo intéractive

JeDéclare est maintenant paramétré et opérationnel

^{Questions fréquentes}

Vous n'avez pas de compte récupérateur de flux ?

Effectuez une demande directement auprès de JeDéclare pour obtenir vos identifiants.

Le rapprochement des entreprises ne fonctionne pas ?

Vérifiez que les raisons sociales dans votre système correspondent exactement à celles de JeDéclare.

Vous souhaitez désactiver une entreprise ?

Décochez l'activation dans les paramètres de l'agrégateur et enregistrez.

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La saisie bancaire sur INGENEO offre une approche flexible permettant le traitement individualisé de chaque mouvement bancaire avec des fonctionnalités avancées.

Ce qui est possible de saisir :

• Mouvements nécessitant l'ajout de TVA manuelle ou via codes TVA

• Écritures nécessitant une répartition analytique

• Dépenses à éclater sur plusieurs lignes comptables

• Contrôle précis de chaque imputation

Alternatives disponibles : La validation semi-automatique permet un traitement accéléré, une fois l’apprentissage fait.

• Codes TVA configurés : Paramétrez vos codes TVA les plus fréquents pour accélérer la saisie

• Plan comptable à jour : Vérifiez que tous les comptes nécessaires sont créés

• Règles d'imputation : Configurez les chaînes de caractères pour l'automatisation des comptes

1. Accédez à l’édition de l’entreprise

2. Accédez aux Classeurs comptables

3. Éditez le classeur Banque

4. Rendez-vous dans l’onglet

Vous souhaitez accélérer la saisie des mouvements récurrents ?

Configurez les règles d'imputation automatique via le bouton Imputations pour que les comptes se proposent automatiquement selon les libellés.

Votre saisie est complexe et vous risquez de perdre votre travail ?

Utilisez systématiquement Enregistrer en brouillon pour les écritures avec TVA, analytique ou éclatement sur plusieurs lignes.

Vous voulez traiter rapidement un lot de mouvements simples ?

Paramétrez d'abord vos règles d'imputation, puis utilisez la Validation semi-automatique pour traiter les mouvements récurrents.

1 – Paramétrage du type de comptabilité

INGENEO vous permet de définir le type de comptabilité de votre entreprise : comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie.

Dans le paramétrage de l'entreprise concernée, rendez-vous dans Comptabilité, Paramétrage général et choisissez le type de comptabilité souhaité.

La collecte de la banque peut se réaliser par plusieurs canaux de collecte :

• Redirection des mouvements bancaires issus de votre compte jedéclare.com ;

• Connexion via Powens ;

• Dépôt de fichiers bancaires aux formats CFONB, OFX, QIF ;

Une documentation dédiée à chaque canal est disponible dans le centre d'aide.

Pour une comptabilité de trésorerie, l'enregistrement de la saisie passera par le classeur de banque, il faut donc un rapprochement documentaire en amont de la comptabilisation

La suggestion automatique peut s'effectuer jusqu'à la somme de 3 mouvements correspondant à un montant total d'une facture, et inversement.

Dans votre classeur de banque, cliquez sur le bouton de rapprochement de facture.

Le bouton de rapprochement utilise les codes couleur et repères visuels suivants :

• Jaune : indique le nombre de factures suggérées par la plateforme.

• Orange : indique le nombre de factures rapprochées mais le montant total n'est pas égal à celui du mouvement.

• Vert : indique le nombre de factures rapprochées, le montant total est égal à celui du mouvement.

Le compteur se met à jour automatiquement en fonction du montant de la ou des factures rapprochées.

Si aucune suggestion automatique n'est proposée, vous avez la possibilité de visualiser l'ensemble des factures. Sélectionnez ensuite le ou les documents à rapprocher, comme indiqué précédemment.

L'ensemble des mouvements après validation (manuelle, semi-automatique ou automatique) seront transférés en comptabilité avec le ou les justificatifs associés.

Vous pourrez également retrouver le mouvement et sa facture dans votre menu Rechercher.

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Les statuts permettent d'identifier un état sur un document (ex : payé, litige…). Le statut peut être affecté automatiquement via le circuit de validation ou modifié manuellement par un utilisateur.

Quand l'utiliser :

• Avant de créer un circuit de validation

• Pour définir les différentes étapes du document

• Pour organiser le suivi des documents par état d'avancement

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Statut.

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Saisissez un intitulé pour identifier votre configuration de la liste de statuts

Vous souhaitez modifier un statut existant ?

Depuis la liste des statuts, utilisez l'option Éditer pour modifier l'intitulé ou les paramètres du statut.

Vous voulez supprimer un statut ?

Utilisez l'option Supprimer depuis la liste des statuts. Attention, cette action peut affecter les documents déjà associés à ce statut.

Vous souhaitez associer des couleurs aux statuts ?

Lors de l'ajout des statuts, vous pouvez appliquer une couleur spécifique à chaque statut pour faciliter l'identification visuelle.

Le circuit de validation permet d'automatiser les demandes de validation pour des documents déposés dans des classeurs comptables ou de plan de classement.

• Prédéfini : s'appliquent aux classeurs comptables ou de plan de classement

• Formulaire : spécifiques aux processus métier ou , retrouvez les paramétrages dans les pages dédiées

Il est possible d’appliquer automatiquement des

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Le système de notifications INGENEO centralise toutes les informations importantes sur les actions de la plateforme, les rapports générés et les alertes nécessitant votre attention.

^{Ce que traite les notifications}

• Suivi des traitements en cours (OCR, demandes, validations, etc.)

• Consultation des rapports générés automatiquement

• Surveillance des actions requises

• Contrôle de l'activité sur vos entreprises

Alternative disponible : L'accès via le menu Bannettes permet de consulter les notifications spécifiques à une entreprise donnée.

• Consultation régulière : Vérifiez quotidiennement l'icône de notification pour éviter l'accumulation d'alertes

• Priorisation : Identifiez les notifications critiques nécessitant une action immédiate

Important : L'icône Cloche ou Alertes indique le nombre total de notifications en attente sur toutes vos entreprises.

1. Depuis n'importe quelle page de votre interface INGENEO, localisez l'icône de notifications.

2. Repérez et cliquez sur l'icône Cloche ou Alertes situé en partie supérieure de la plateforme

3. Cliquez sur l'icône œil pour afficher la liste des rapports et notifications

Avantage : Cette méthode offre une vue d'ensemble de toute l'activité sur vos entreprises depuis n'importe quelle page.

Spécificité : Cette méthode permet de filtrer les notifications d'une entreprise particulière.

1. Accédez au menu Bannettes

2. Sélectionnez l'entreprise concernée

3. Rendez-vous dans le menu Actions/Notifications

Quand l'utiliser :

• Pour la gestion des remboursements de frais professionnels de collaborateurs

• Lors d’un besoin de validation de dépenses

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

• Gagner du temps lors du traitement documentaire

Critères obligatoires :

• Libellé clair et explicite pour identifier le tampon

• Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé)

• Classeurs de destination identifiés

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon.

2. Cliquez sur Ajouter, puis Nouveau tampon.

3. Saisissez un libellé pour identifier votre tampon.

• Depuis le menu Bannette, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document.

• Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant Appliquer par défaut au moment du choix du classeur.

• Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant Utiliser ce tampon dans les circuits de validation.

Vous souhaitez modifier un tampon existant ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications.

Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?

Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez.

Vous voulez supprimer un tampon ?

Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible.

^{Prérequis et Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

^{Contexte et Recommandations}

Avant de saisir votre note de frais assurez vous d'avoir procéder au paramétrage nécessaire.

Vous accédez à la saisie de vos notes de frais depuis votre tableau de bord ou directement depuis votre menu Bannettes.

1. Depuis votre tableau de bord, vous trouverez l'onglet Mes notes de frais, ce raccourci vous dirigera directement dans votre formulaire de note de frais

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Indiquez le titre de la note de frais et appuyez sur + Ajouter un frais.

4. Indiquez les détails de la note de frais (nature, date, montant HT, commentaire) et insérez un justificatif

5. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de frais à une même note

6. Cliquez sur Enregistrer et soumettre

L'application mobile permet une saisie rapide et pratique de vos notes de frais directement depuis votre smartphone.

Quand l'utiliser :

• Pour une saisie nomade de vos justificatifs

• Capture automatique et rognage des documents

Limitations :

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le paiement par virement SEPA est un moyen de paiement sécurisé qui permet au titulaire d'un compte de transférer des fonds vers un autre compte, en France et dans l'ensemble des pays de l'espace SEPA.

Les droits des utilisateurs (profils de site ou d’entreprise) sont scindés en 2 : la mise au paiement et le paiement. Ces deux droits peuvent être donnés à un même utilisateur ou à des utilisateurs différents.

Quand l'utiliser :

• Pour les paiements fournisseurs sécurisés

• Pour les virements dans l'espace SEPA

• Pour payer plusieurs factures via un seul fichier SEPA

Critère obligatoire :

• Entreprise avec numéro SIREN valide (obligatoire pour le paramétrage)

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu Entreprise.

2. Cliquez sur Entreprise, puis éditez l'entreprise où activer le paiement fournisseur.

3. Cliquez sur Administration, puis sur Profils d'entreprise.

1. Accédez au menu Paiements.

2. Filtrez si nécessaire par Statut ou par mode de paiement.

3. Pour une facture : sélectionnez la facture et cliquez sur Générer le fichier SEPA.

Vous souhaitez séparer les droits de mise au paiement et de paiement ?

Créez deux profils d'entreprise distincts : un avec le droit "Mettre les factures au paiement" et un autre avec "Payer les factures au paiement", puis affectez les utilisateurs selon leurs responsabilités.

Vous ne pouvez pas configurer le paiement SEPA ?

Vérifiez que votre entreprise dispose d'un numéro SIREN valide, condition obligatoire pour accéder au paramétrage.

Vous voulez gérer les droits au niveau des sites ?

Accédez aux profils de sites depuis le menu Paramètres > Profils de droits > Profils de sites avec un profil administrateur.

Le paiement fournisseur permet d'automatiser le processus de validation et de règlement des factures directement depuis l'application. Cette fonctionnalité est adaptée aux entreprises ayant un structuré.

Le paramétrage :

Edition du mode de paiement :

La mise au paiement :

Le paiement :

Critères obligatoires avant de commencer :

L'engagement de dépenses sur INGENEO permet à une structure de prendre formellement la décision de dépenser des fonds pour un achat.

Ce processus se concrétise par l'émission d'un bon de commande et inclut un .

Création du classeur :

Création d'un formulaire :

Création du circuit de validation :

Quand utiliser :

Saisir une dépense :

Valider un engagement de dépense :

Procédez comme suit :

1. Depuis votre Bannette > Formulaire ou Tableau de bord > Mes engagements de dépenses.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

• Gagner du temps lors du traitement documentaire

Critères obligatoires :

• Libellé clair et explicite pour identifier le tampon

• Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé)

• Classeurs de destination identifiés

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon.

2. Cliquez sur Ajouter, puis Nouveau tampon.

3. Saisissez un libellé pour identifier votre tampon.

• Depuis le menu Bannette, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document.

• Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant Appliquer par défaut au moment du choix du classeur.

• Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant Utiliser ce tampon dans les circuits de validation.

Vous souhaitez modifier un tampon existant ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications.

Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?

Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez.

Vous voulez supprimer un tampon ?

Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible.

Le chaînage documentaire vous permet de rapprocher automatiquement deux documents, comme une facture et son bon de commande.

Quand l'utiliser :

• Pour automatiser le rapprochement facture bon de commande

• Contrôler des divergences de montants

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier

• Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données

• Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO)

• Obsolescence : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document.

• Durée de conservation : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document).

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier.

2. Sélectionnez un classeur

3. Activez l'option obsolescence et/ou le paramétrage de conservation des documents

Vous souhaitez modifier une configuration existante ?

Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné.

Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?

Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document.

Vous hésitez entre suppression et archivage ?

L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement.

Profil d’administration : permet l’administration et le paramétrage de la plateforme

Profil de site : permet la productivité sur un site

La gestion des profils de droits permet d’attribuer précisément les accès aux fonctionnalités de la plateforme pour différents types d’utilisateurs.

Quand l'utiliser : Lors de l’arrivée de nouveaux utilisateurs ou d’un changement de périmètre métier.

Quand NE PAS l'utiliser : Si l'utilisateur a uniquement besoin d'un accès temporaire, privilégiez alors un profil existant ou un profil d’entreprise.

Préparer les profils de droits

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La configuration des paramètres permet de personnaliser l'interface de la plateforme et de gérer les fonctionnalités avancées.

^{Préparer l'environnement}

Les modifications des paramètres avancés peuvent affecter le fonctionnement de la plateforme pour tous les utilisateurs

^{Accéder aux paramètres}

1. Depuis votre compte administrateur, rendez-vous dans le menu principal.

2. Cliquez sur Paramètres dans le menu principal puis accédez à la section Configuration.

• Personnalisation

  • Cliquez sur les différentes options proposées : logos et couleurs

  • Restaurer les images : permet de revenir aux visuels par défaut

• Accédez à la section Journaux, sélectionnez la plage de dates souhaitée, consultez l'historique des actions utilisateurs ou actions automatiques par section.

• La fonction d'export permet une extraction au format .csv.

• Paramètres généraux

  • Les modifications de ces paramètres peuvent impacter le comportement global de la plateforme

  • Accédez à la section Avancé > Général, modifiez les paramètres selon vos besoins puis cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour valider les changements.

Vous souhaitez revenir aux paramètres d'origine ?

Utilisez les boutons Restaurer les images et Restaurer les couleurs dans la section Personnalisation pour revenir à la configuration d'usine.

Vous ne voyez pas les options de configuration ?

Vérifiez que vous disposez bien des droits d'administration nécessaires. Contactez votre administrateur système si nécessaire.

Vous voulez consulter les actions des utilisateurs ?

Rendez-vous dans la section Journaux pour accéder à l'historique complet des actions par plage de dates.

^{Prérequis & Permissions}

Les sites permettent la gestion de droits sur un groupe d’entreprises, ils peuvent être créés par sites physiques ou bien par portefeuille.

Un site par défaut est proposé sur votre plateforme.

^{Contexte & Recommandations}

La section Sites permet de centraliser la gestion de tous les sites de votre organisation.

Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter de nouveaux sites à votre infrastructure.

Éditez les paramètres des sites existants.

Supprimez les sites obsolètes.

^{Accéder aux paramètres des sites}

1. Depuis votre interface d'administration, suivez cette navigation :

2. Rendez-vous dans le menu principal.

3. Cliquez sur Paramètres.

4. Dans la section Administration, cliquez sur Sites.

Depuis la page des sites, vous pouvez :

• Ajouter un nouveau site : Cliquez sur Ajouter

• Éditer un site existant : Sélectionnez le site dans la liste

• Supprimer un site : Utilisez l'option de suppression disponible

Vous souhaitez ajouter plusieurs sites en une fois ?

Utilisez la fonction Ajouter pour chaque site individuellement. Il n'existe pas d'import en masse pour les sites.

Vous ne voyez pas l'option Sites dans Administration ?

Vérifiez que vous disposez bien des droits administrateurs nécessaires pour accéder à cette section.

Vous voulez modifier les paramètres d'un site existant ?

Sélectionnez le site dans la liste et utilisez la fonction d'édition pour modifier ses propriétés.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'import en masse permet de créer simultanément plusieurs entreprises sur INGENEO, particulièrement utile lors de migrations ou de déploiements importants.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Déploiement initial pour un cabinet avec de nombreux clients

• Création groupée d'entreprises avec des paramètres similaires (utiliser les modèles d’entreprises)

• Intégration de nouveaux portefeuilles clients

• Fichier Excel conforme : Utilisez exclusivement le modèle à jour fourni par INGENEO pour éviter les erreurs de format

• Données complètes : Vérifiez que tous les champs obligatoires sont renseignés

• Format standardisé : Respectez le format des données selon les spécifications du fichier

1. Depuis votre interface INGENEO

2. Sélectionnez Déploiement dans le menu déroulant

3. Sélectionnez Importer un fichier ZIP

4. Respectez les prérequis (Le nom de vos fichiers FEC doivent commencer par le numéro SIREN.)

Votre import a échoué partiellement ?

Consultez le rapport reçu par email pour identifier les entreprises en erreur. Corrigez les données problématiques et relancez l'import uniquement pour les entreprises échouées.

Vous voulez modifier des entreprises après import ?

Les entreprises importées peuvent être modifiées individuellement via les paramètres entreprise.

Votre fichier Excel ne correspond pas au modèle ?

Téléchargez toujours la dernière version du modèle depuis la plateforme. Les formats peuvent évoluer et l'utilisation d'anciens modèles provoque des erreurs d'import.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

INGENEO permet de créer des clés d'API tierces pour des intercommunications avec des solutions externes telles que Welyb ou MyCompanyFile.

• Utiliser pour connecter des applications tierces à INGENEO

• Permet l'intercommunication sécurisée avec des plateformes externes

• Contrôle des permissions d'accès

Critères obligatoires :

• Identifier les besoins d'accès de l'application tierce

• Définir les restrictions d'entreprises si nécessaires

1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans Paramètres / Administration / APIs / APIs externes.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Saisissez un libellé descriptif pour identifier la clé.

Configurer les Permissions de la clé d'API :

1. Activez les Autorisations d'accès aux méthodes nécessaires.

2. Configurez les Restrictions d'accès aux entreprises si besoin.

Vous souhaitez modifier les permissions d'une clé existante ?

Rendez-vous dans les Permissions de la clé d'API pour ajuster les autorisations d'accès aux méthodes et les restrictions d'entreprises.

Vous avez perdu votre clé API ?

Utilisez la fonction de régénération pour créer une nouvelle clé. L'ancienne sera automatiquement invalidée.

Vous voulez désactiver temporairement une clé ?

Vous pouvez rendre la clé inactive sans la supprimer, permettant une réactivation ultérieure.

✍️ Seul un utilisateur ayant des droits de création ou de personnalisation sera en mesure de créer des tableaux de bord

Ces droits sont modifiables dans les profils :

• Si profil d'administration : depuis la rubrique Statistiques de la plateforme et des sites

• Si profil de site : depuis la rubrique Statistiques des sites et des entreprises

Contexte d'utilisation

L'export manuel des écritures On Demand est adapté pour :

• Générer un fichier d'écritures comptables à la demande

• Transférer des données vers votre logiciel de comptabilité

• Récupérer les pièces jointes associées aux écritures

Le fichier ZIP comprend :

• Un fichier TXT contenant toutes les écritures comptables

• Les pièces jointes

Exporter les écritures comptables

Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu Bannettes.

Bienvenue dans ce guide de démarrage dédié à l'enrôlement de vos clients.

Ce guide vous accompagne pas à pas à travers les étapes essentielles pour démarrer efficacement.

Vous y trouverez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques ainsi que des conseils pour gagner rapidement en autonomie.

Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l'ordre afin de mener cette action à bien.

Ajouter un utilisateur cabinet

Depuis le portail de services, rendez-vous dans le menu Mon cabinet pour ajouter un utilisateur interne.

1. Accéder à votre espace

Une fois votre espace créé vous recevrez par e-mail une invitation de connexion.

L'interface de votre portail de services est organisée en plusieurs sections clés, chacune conçue pour répondre à un besoin spécifique.

2. Comprendre l'interface

2.1 Paramètres

Gérez votre Portail de services grâce au menu Paramètres du compte, qui vous permet de :

• Modifier vos informations personnelles

• Appliquer un thème de préférence

• Gérer vos collaborateurs

2.2 Gestion multi-entreprises

Si vous gérez plusieurs entreprises, retrouvez-les facilement via la liste déroulante disponible en haut à gauche de votre interface. Vous pourrez ainsi naviguez simplement entre vos différents espaces.

2.3 Accueil et GED

Le menu Accueil vous permet de gérer l'envoi, la validation, le refus et la recherche de vos factures et documents.

Le menu Gestion de documents vous donne accès à une arborescence complète regroupant l'ensemble des documents partagés (zone de dépôt, archives comptables, documents cabinet). Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de cet espace, consultez la documentation dédiée.

Depuis le menu Accueil de votre portail de services, retrouvez trois onglets principaux :

1. Factures d'achat

2. Factures de vente

3. Autre documents

Cliquez sur "+ Importer un fichier" et choisissez le ou les fichiers depuis votre ordinateur.

La plateforme détecte automatiquement les doublons. Si une facture identique a déjà été importée dans votre espace, une alerte s'affiche pour vous en informer.

Une fois votre import validé, les documents sont automatiquement transmis pour traitement.

Depuis le menu Paramètres du module de ventes, vous avez la possibilité de modifier les masques de vos devis, factures et avoirs (numérotation des documents, informations du document, design, mentions légales, etc.).

Paramétrer la numérotation Devis/Facture

1. Indiquez le préfixe que vous souhaitez avant votre numéro de devis/facture ;

2. Indiquez à quel numéro correspondra votre premier devis/facture créé ;

3. Indiquez la taille minimale du compteur ;

4. Vous aurez un aperçu de la numérotation de votre premier devis/facture.

Vous pouvez créer une annexe depuis le menu Annexes et la rattacher par défaut à vos devis, factures et avoirs.

Dans la rubrique Logo et apparence, vous avez la possibilité d'ajouter un logo et de personnaliser l'apparence de vos documents selon vos préférences.

En cas de modification des couleurs de vos factures, pensez à adapter la couleur du texte afin de garantir une bonne lisibilité.

Depuis le menu Produits du module de ventes, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau produit ou de créer des champs et références personnalisés de vos produits depuis le menu Champs produit.

Création d'un nouveau produit

Depuis la rubrique Liste des produits, appuyez sur le bouton + Ajouter un produit.

Remplissez la fiche de personnalisation de votre produit (nom, unité, description, etc.), puis cliquez sur Ajouter.

Import en masse des produits

Cliquez sur "Importer des produits", téléchargez le modèle d'import à compléter en respectant les prérequis listés lors du téléchargement.

Pour créer un devis rendez-vous dans la rubrique Devis, puis cliquez sur + Créer un devis.

Les informations suivantes vous seront demandées :

• Informations générales : client, contact, mode de paiement, date et objet.

• Liste des articles : plusieurs produits peuvent être ajoutés. Vous retrouverez dans la liste les produits précédemment créés. Vous pouvez appliquer des remises par ligne ou sur le global.

Depuis le menu Factures vous avez la possibilité de créer une facture ou un avoir. Visualisez à tout moment le statut de votre facture (Brouillon, à payer, en retard, payé, justifié, archivé, en attente et annulé)

Appuyez sur le bouton + Créer une facture, puis renseignez les champs suivants afin de compléter votre facture :

• Informations générales ;

• Liste des articles ;

Pour créer un abonnement, rendez-vous dans le menu Abonnements, puis appuyez sur le bouton + Créer un abonnement.

Remplir les différents champs proposés :

• Choix du client ;

• Date de l'abonnement : si vous n'indiquez pas de date de fin, l'abonnement se poursuivra indéfiniment. Vous avez la possibilité de visualiser l'échéancier. Par défaut, 24 échéances sont générées, toutefois, tant que l'abonnement n'est pas terminé, les échéances continueront à être créés ;

Paramétrages

Création d'un article

Création d'un devis

Création d'une facture