Le paramétrage des canaux de collecte est l’un des points stratégiques d’INGENEO.

Ils permettent d’automatiser l’arrivée des documents dans les bons classeurs, sans action manuelle de l’utilisateur.

Les essentiels

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Google Drive permet de réceptionner automatiquement des documents déposés dans le cloud par vos clients. Cette solution est adaptée pour :

Quand l'utiliser :

• Collecte automatisée de documents clients récurrents

Quand NE PAS l'utiliser :

• Pour des envois ponctuels ou urgents (collecte une fois par jour uniquement)

^{Vidéo interactive 💡}

^{Préparer la connexion}

Critères obligatoires :

• Disposer de l'url du Google Drive

• Le client doit être créé comme utilisateur dans la plateforme (utilisateur EXTERNE si nécessaire)

• Définir le classeur de destination pour le dépôt des documents

^{Créer le canal de collecte Google Drive}

1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans le menu Entreprise.

2. Accédez à la section Collecte puis cliquez sur Nouveau canal.

3. Sélectionnez Google Drive comme type de canal.

4. Saisissez l'url du Google Drive.

5. Choisissez le dossier de dépôt de documents dans l'encart "Configuration des répertoires récupérés".

^{Exécuter la collecte}

Collecte automatique

La collecte s'effectue automatiquement une fois par jour.

Collecte manuelle

Possibilité d'exécuter manuellement depuis :

• La liste des canaux de collecte : bouton Exécuter manuellement le processus de collecte

• L'édition du canal, page Exécution

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez consulter l'historique des collectes ?

Depuis le menu Collecte, cliquez sur Historique pour voir toutes les collectes effectuées.

Vos documents ne sont pas collectés ?

Vérifiez que le client a bien accepté la connexion et que les documents sont dans le bon dossier de dépôt.

Vous voulez modifier les paramètres de collecte ?

Éditez le canal existant depuis la liste des canaux de collecte pour ajuster les options.

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

• La collecte automatisée de documents depuis un espace partagé Microsoft

• Le dépôt régulier de documents par vos clients dans un environnement sécurisé

• L'intégration avec les outils Microsoft de votre client

^{Vidéo interactive 💡}

^{Préparer l'environnement}

Une mauvaise configuration du classeur de destination peut entraîner une mauvaise collecte des documents Critères obligatoires avant création :

• Avoir un classeur de destination créé

• Disposer des identifiants du compte SharePoint associé (requis pour l'authentification de la connexion), à défaut le contact de l’utilisateur détenant les identifiants

^{Créer le canal de collecte SharePoint}

1. Depuis votre interface, rendez-vous dans Entreprise puis sélectionnez l'entreprise concernée.

2. Cliquez sur Collecte puis sur Ajouter

3. Sélectionnez SharePoint dans le menu déroulant Type

4. Saisissez un libellé descriptif pour identifier le canal

5. Paramétrez les options de collecte souhaitées (actions automatiques, rotation, détection page blanche, découpe)

6. Cliquez sur Enregistrer

Une fenêtre de connexion SharePoint s'ouvrira automatiquement - gardez vos identifiants à portée de main. Finaliser la connexion SharePoint.

Si vous avez les identifiants SharePoint :

1. Renseignez les champs de connexion dans la fenêtre qui s'est ouverte

2. Validez la connexion

Si vous n'avez pas les identifiants :

1. Créez l'utilisateur dans Paramètres / Utilisateurs si nécessaire

2. Cliquez sur Cliquer-ici pour envoyer une demande de connexion à un utilisateur

3. Sélectionnez l'utilisateur ayant les accès

4. L’utilisateur va recevoir une notification et pourra renseigner ses identifiants

^{Questions fréquentes}

Vous ne trouvez pas l'utilisateur dans la liste ?

Créez-le dans le menu Administration de votre entreprise, puis cliquez sur + pour créer un nouvel utilisateur.

Vous voulez consulter l'historique des collectes ?

Rendez-vous dans menu Collecte puis cliquez sur Historique pour voir tous les documents réceptionnés.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le mail dédié permet de réceptionner automatiquement des documents via une adresse email spécifique à une entreprise et un classeur défini.

Cette solution est idéale pour automatiser la collecte de documents récurrents.

^{Limitations importantes}

• Le mail dédié permet uniquement la réception de documents

• Les documents sont traités automatiquement par OCR

• Les documents sont automatiquement classés dans le classeur dédié

Critères obligatoires avant création :

• Définir le classeur de destination (comptable ou plan de classement)

• Choisir un préfixe explicite

1. Depuis le menu Entreprise.

2. Sélectionnez et éditez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez créer le mail dédié

3. Cliquez sur le menu Collecte

Une fois configuré, les documents envoyés sur cette adresse seront :

• Automatiquement disponibles dans la bannette

• Traités par OCR et prêts pour la saisie

• Consultables via la boîte de messagerie

1. Depuis la liste des canaux de collecte, éditez le mail dédié

2. Cliquez sur Boîte de messagerie

3. Consultez la messagerie

Vous souhaitez créer plusieurs adresses pour une même entreprise ?

Il est possible de créer plusieurs mails dédiés par entreprise en répétant la procédure avec des préfixes différents.

Vous voulez consulter l'historique des collectes ?

Depuis le menu Collecte, cliquez sur Historique pour voir l'ensemble des documents réceptionnés par tous les canaux.

Vous ne voyez pas les pièces jointes ?

Il est inutile de cliquer sur les pièces jointes dans la boîte de messagerie car elles sont automatiquement déposées dans la bannette de l'entreprise.

Limitations :

• Nécessite les identifiants de connexion

• Demande parfois une double authentification

Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte. Critères obligatoires :

Le connecteur MAC permet à un utilisateur d’envoyer un ou plusieurs fichiers dans la plateforme à partir de son ordinateur MAC. Les documents envoyés se retrouveront dans la Bannette d’une entreprise sélectionnée et passeront à l’OCR automatiquement.

Pour installer les connecteurs, se rendre dans le menu « Ressources ».

Cliquer sur « Connecteur MAC ».

Sélectionner et installer l’application « INGENEO PushDoc » depuis l’Apple Store.

Saisir l’URL de la plateforme dans le champ « URL base de connexions au service Web ». L’information se trouve en haut dans la barre de navigation internet lorsque la plateforme est ouverte.

Exemple: https://votre plateforme.ingeneo.eu

Le connecteur HotFolder permet la connexion entre un répertoire de dépôt choisi d’un ordinateur ou serveur dans lequel seront déposés des documents, et le classeur de réception d’une entreprise choisie dans la plateforme.

Depuis le menu « Ressources », de la plateforme, cliquer sur l'icône de téléchargement, pour télécharger le connecteur Hotfolder.

Depuis l’emplacement de téléchargement du fichier « Connecteur HotFolder 64 bits.exe », exécuter l’installation du connecteur en acceptant les différentes étapes d’installation

Renseigner les champs « URL » et « identifiant de connexion au web service ».

L’identifiant se trouve dans le menu ressources de la plateforme.

OneDrive est adapté pour la collecte automatisée de documents déposés dans le cloud. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement.

Quand l'utiliser :

• Import régulier de documents clients

• Dépôt sécurisé de pièces comptables

L'utilisateur doit également disposer des identifiants Dropbox du compte ou pouvoir faire une demande au propriétaire du compte.

Dropbox est adapté pour la réception automatisée de documents déposés dans le cloud par vos clients. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement.

Quand l'utiliser :

• Import régulier de documents clients

Prérequis / Permissions

Contexte / Recommandations

La DématBox permet de réceptionner des documents via un appareil SAGEMCOM dédié à une entreprise et un classeur défini. Ce canal permet uniquement le dépôt de document (canal unidirectionnel), il n'est pas possible d'échanger via celui-ci.

Quand l'utiliser :

• Pour automatiser la collecte de documents depuis un scanner SAGEMCOM

• Pour centraliser les dépôts de documents d'une entreprise spécifique

Limitations :

• Canal unidirectionnel (dépôt uniquement)

• Nécessite un appareil SAGEMCOM compatible

• Requiert la création d'un compte sur https://connect.dematbox.com/

Critères obligatoires :

• Accès au menu Entreprise dans INGENEO pour créer le canal

• Appareil SAGEMCOM configuré et opérationnel

• Compte créé sur https://connect.dematbox.com/

• Jeton d'appairage récupéré depuis INGENEO

Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans le menu Entreprise :

• Sélectionner l'entreprise pour laquelle créer le canal

• Cliquer sur Collecte, puis sur Ajouter

• Dans le menu déroulant Type, sélectionner Dématbox

• Saisir un libellé pour identifier le canal

✍️ Le jeton d'appairage sera nécessaire pour configurer le compte Démat'Box.

Depuis un navigateur Web, rendez-vous sur https://connect.dematbox.com/

• Se connecter ou créer un compte

• Aller dans le menu Mes modèles de dossiers

• Cliquer sur Créer un nouveau modèle

• Cliquer sur DEMAT'LINK

✍️ Configuration des alertes mail :

• Alerte client sur l'absence de dépôt de pièces (erreur de réception)

• Accusé de réception pour les documents scannés

• Accusé de réception pour les pièces collectées

• Cliquer sur Ajouter un service pour créer des classeurs supplémentaires

• Cliquer sur Paramètres pour chaque ligne à configurer

• Cliquer sur créer un nouveau dossier

• Sélectionner A partir d'un modèle

• Coller le Jeton d'appairage dans le champ Token INGENEO

• Cliquer sur Importer

• Depuis le menu Mes dossiers, cliquer sur Visualiser

• Sélectionner Associer Démat'Box dans le menu déroulant

• Sur l'appareil SAGEMCOM, appuyer simultanément sur les trois touches en face

• Suivre les instructions de l'appareil jusqu'à l'apparition du code d'appairage à l'écran

✍️ L'entreprise et les classeurs de dépôt apparaissent maintenant sur l'écran de l'appareil SAGEMCOM.

Une fois configuré, scanner un document depuis l'appareil SAGEMCOM. Le document sera automatiquement :

• Déposé dans la bannette de l'entreprise

• Traité par l'OCRLAD

• Envoyé par mail selon la configuration des alertes