Ce menu vous permet d'apprendre à créer, modifier et organiser toutes les entreprises rattachées à votre plateforme. À travers ces articles, vous découvrirez comment renseigner leurs informations clés, activer les bons paramètres et optimiser votre utilisation.

Les essentiels

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le menu Informations générales centralise toutes les données légales et administratives de votre entreprise, enrichies automatiquement grâce à une interconnexion avec la base SIRENE.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration après la création d'entreprise

• Mise à jour suite à changements légaux (adresse, forme juridique)

• Renforcement de la sécurité avec mot de passe

Quand NE PAS modifier ces informations :

• Pendant les périodes de déclarations fiscales (risque d'incohérence)

• Sans vérification préalable des informations légales officielles

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires avant modification :

• Numéro SIREN valide : Vérifiez la conformité de votre numéro SIREN pour permettre l'interconnexion

• Informations légales à jour : Consultez les registres officiels avant toute modification importante

• Logo en format adapté : Préparez votre logo dans un format web optimisé (PNG, JPEG, taille raisonnable)

• Politique de sécurité : Définissez une stratégie de mots de passe conforme à vos exigences de sécurité

^{Gestion des informations légales}

1. Consultez les informations saisies lors de la création

2. Vérifiez les données légales

3. Complétez ou corrigez les informations si nécessaire

4. Ajoutez le logo de votre entreprise via l'option dédiée

Avantage de l'interconnexion : La connexion INSEE garantit la fiabilité et l'actualité des informations légales officielles.

^{Gestion des unités légales et établissements}

1. Consultez les informations de l'unité légale récupérées via SIRENE

2. Vérifiez les données des établissements associés

3. Utilisez l'option « cliquer ici » pour synchroniser avec les dernières données SIRENE

Synchronisation régulière : La mise à jour périodique garantit la conformité avec les registres officiels.

^{Configurer la sécurité}

Paramétrage du mot de passe entreprise :

1. Accédez au sous-menu Sécurité

2. Saisissez le mot de passe spécifique à cette entreprise

3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le paramétrage

Recommandation sécurité : Utilisez un mot de passe fort et unique pour chaque entreprise sensible.

^{Prérequis & Permissions}

Ces configurations impactent directement les automatisations de vos saisies comptables.

Quand utiliser cette configuration :

• Configuration initiale après création d'entreprise

• Changement de logiciel comptable ou mise à jour majeure

• Modification du régime fiscal ou du type de comptabilité

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier ces paramètres :

• En cours d'exercice sans validation préalable de l'expert-comptable

• Pendant les périodes de clôture ou déclarations fiscales

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires avant configuration :

• Code dossier identique : Le code dossier INGENEO doit correspondre exactement à celui de votre logiciel comptable pour permettre l’export ou la synchronisation si le logiciel comptable le permet, pour certains logiciels comptables un menu déroulant sera proposé

• Informations logiciel à jour : Vérifiez la version et les paramètres de votre logiciel comptable avant configuration

^{Configurer les paramètres comptables}

1. Accédez au menu Paramètres de l'entreprise

2. Sélectionnez Comptabilité

3. Renseignez les champs obligatoires selon votre organisation (code dossier, plan comptable, etc.)

4. Configurez la politique de création automatique de compte tiers :

   • Préfixe : Définissez un préfixe (exemple : F pour fournisseurs)

   • Mode d'auto-complétions : Intitulé INSEE ou incrémentation numérique

   • Longueur des comptes : Spécifiez le nombre de caractères si le choix d’une incrémentation est fait

5. Paramétrez le plan comptable : possibilité de paramétrer les longueurs minimums et maximums et automatiser l’ajout de « 0 » pour atteindre la taille définie

6. Définissez les éléments à exporter en comptabilité (tampons, notes, surlignages)

7. Activez ou non l’ajout d’un deuxième compte de TVA identique, et la saisie à 0€ selon vos besoins

^{Questions fréquentes}

Votre synchronisation échoue systématiquement ?

Vérifiez que le code dossier est rigoureusement identique (attention aux espaces et caractères spéciaux), vérifiez les paramétrages de votre logiciel comptable.

Vous voulez automatiser la création des comptes tiers ?

Configurez la politique de création des comptes fournisseurs avec un préfixe cohérent et une longueur standardisée pour votre organisation.

Vos périodes d'exercice se chevauchent de manière problématique ?

Clôturez l'ancienne période avant d'ouvrir la troisième. INGENEO ne permet que deux périodes simultanées maximum.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La création d'une entreprise permet d'initialiser un nouveau dossier comptable.

Cette action est nécessaire avant de pouvoir traiter les factures ou accéder aux paramètres avancés.

^{Vidéo interactive 💡}

^{Créer l'entreprise}

Depuis votre interface principale, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Entreprise

2. Cliquez sur Ajouter

3. Dans la page Généralités, renseignez tous les champs requis

4. Le champ Code dossier doit être identique à celui du logiciel comptable

5. Si vous n’avez pas créé de site, sélectionnez site par défaut

6. Cliquez sur Suivant.

7. Importer un fichier FEC (recommandé)

8. Les libellés d'écriture sont proposés par défaut et modifiables par clic droit dans leurs champs respectifs afin de choisir les variables d’automatisation

9. Cliquez sur Enregistrer en bas de page

Option : Sélectionner un modèle de dossier

1. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle désiré

2. Activez le ou les différents imports souhaités

3. Cliquez sur Enregistrer

^{Finaliser la création}

• Après l'enregistrement, sélectionnez l'action souhaitée dans le menu :

  • + … puis créer une nouvelle entreprise

  • + … puis traiter les factures

  • + … puis accéder aux paramètres avancés

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez migrer des données depuis votre logiciel comptable ?

Utilisez l'option d'import FEC qui permet une migration complète et automatique des écritures comptables existantes.

Vous rencontrez des erreurs lors de l'import du fichier FEC ?

Vérifiez que le fichier FEC est au bon format et que les codes journaux sont bien présents.

Vous voulez modifier les paramètres après création ?

Accédez aux paramètres avancés de l'entreprise via le menu entreprise.

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

Il sera nécessaire, un fois le classeur créé, d'attribuer le droit sur ce dernier Gérer les référentiels associés (ajouter, modifier, supprimer)

^{Contexte & Recommandations}

Les paramétrages des classeurs comptables permettent d'activer les éléments comptables dans la fenêtre de saisie, il sera également possible de les rendre obligatoire.

^{Les éléments comptables}

^{Vidéo interactive 💡}

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• Définir le nom du classeur de manière claire et explicite

• Choisir le type de classeur correspondant à votre usage pour assurer une configuration appropriée

• Vérifier vos permissions d'accès au menu entreprise

^{Créer un classeur comptable}

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu entreprise – Classeurs comptables.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Saisissez un nom pour le classeur.

4. Sélectionnez un type de classeur correspondant à votre usage.

5. Cliquez sur Enregistrer

6. Dans l'onglet Configuration vous pourrez :

   1. Choisir l'ordre d'affichage

   2. Éditer le nom

   3. Choisir un journal par défaut

7. Dans l'onglet vous pourrez activer ou non les éléments souhaités

8. Cliquez sur Enregistrer pour valider vos paramétrages

^{Éditer un classeur comptable}

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu entreprise – Classeurs comptables.

2. Editez un classeur comptable.

3. Assurez vous d'avoir un journal par défaut

4. Dans l'onglet Configuration vous pourrez :

   1. Choisir l'ordre d'affichage

   2. Éditer le nom

   3. Choisir un journal par défaut

5. Dans l'onglet vous pourrez activer ou non les éléments souhaités

6. Cliquez sur Enregistrer pour valider vos paramétrages

^{Paramétrage avancé}

• Activer/désactiver la fonction « Ne pas exporter »

• Alerter si la date de facture supérieure à la date d’échéance

• Afficher la validité de l’entreprise

• Afficher les fenêtres d'avertissements lors de la détection d'une incohérence sur les lignes de TVA

• Contrôle IBAN sur les factures

• Afficher la fenêtre d'avertissement lorsque la date de facture n'est pas comprise dans la période d'exercice en cours

• Choix d’un circuit de validation obligatoire pour tous les documents

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier le type de classeur après création ?

Le type de classeur ne peut pas être modifié après création. Il faut créer un nouveau classeur avec le bon type.

Vous avez des doublons non repérés dans votre classeur ?

Vérifiez la configuration du contrôle des doublons dans le menu paramétrage général.

Vous voulez désactiver une fonction avancée ?

Rendez-vous dans le menu paramétrage avancé et désactivez les fonctions non désirées.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les référentiels comptables constituent la base de données de votre entreprise permettant à INGENEO de proposer des saisies complètes et automatisées adaptées à votre activité.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration initiale d'une nouvelle entreprise

• Mise à jour des paramètres comptables en cours d'exercice

• Adaptation aux évolutions réglementaires (TVA, plan comptable)

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier les référentiels :

• En cours de clôture comptable (risque d'incohérence)

• Pour des modifications ponctuelles (utilisez les saisies manuelles)

Alternatives disponibles : L'import de votre FEC ou la synchronisation avec certain logiciel comptable permettent de récupérer automatiquement vos référentiels existants.

^{Préparer l'environnement}

^{Accéder aux référentiels comptables}

Navigation spécifique : L'accès se fait depuis l'édition de votre entreprise

^{Paramétrer les référentiels}

1. Accédez à l’édition de l’entreprise concernée

2. Ouvrez l’onglet Référentiel comptable

3. Ajoutez, modifiez ou supprimez les éléments suivants selon vos besoins :

   • Journaux comptables : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos journaux comptables

   • Comptes tiers : Gérez vos clients, fournisseurs et autres tiers (action possible aussi depuis la bannette)

   • Plan comptable : Administrez votre plan de comptes personnalisé

   • Codes de TVA : Configurez vos taux et règles de TVA (action possible aussi depuis la bannette)

   • Modes de règlement : Paramétrez vos moyens de paiement

^{Paramétrer l'analytique}

• Axes analytiques

• Sections analytiques (10 niveaux de sections maximum par axe)

^{Gérer les paramètres bancaires}

• Comptes banque : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos éléments de banque

• Intégration : Ces paramètres sont utilisés pour vos saisies de banque

^{Questions fréquentes}

Vous voulez ajouter des comptes tiers ou codes TVA rapidement ?

Ces éléments peuvent être créés directement depuis votre saisie sans passer par les référentiels.

^{Avertissement}

Cohérence des données : Toute modification des référentiels doit être cohérente avec vos obligations comptables et fiscales.

Limitation de synchronisation : La synchronisation avec les logiciels comptables n'est disponible que si l'interconnexion est techniquement supportée pour votre logiciel spécifique.

^{Vidéo interactive 💡}

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L’analytique permet de ventiler des écritures comptables selon des axes analytiques définis. Cette configuration est utile pour suivre des budgets, projets ou centres de coûts.

Vidéo interactive 💡

^{Préparer l’environnement}

^{Critères obligatoires :}

• Avoir défini les axes et sections nécessaires selon votre organisation interne

• Vérifier que le logiciel comptable permet l’intégration des lignes analytiques

^{Créer un plan analytique}

Depuis le menu principal, procédez comme suit :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques.

2. Cliquez sur + Ajouter pour créer un axe.

3. Renseignez le champ Code.

✍️ Vous pouvez synchroniser votre plan comptable s’il est compatible en cliquant sur le bouton Synchroniser.

Pour chaque classeur concerné :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Classeurs comptables.

2. Cliquez sur le classeur souhaité pour l’éditer.

3. Cliquez sur éléments comptables.

4. Cochez la case Analytiques

✍️ L’axe par défaut peut être modifié à tout moment selon les besoins.

Assurez-vous qu’au moins un axe a bien été créé dans le menu Analytiques.

Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques > Sections analytiques, puis cliquez sur l’icône d’édition à côté de la section concernée.

Décochez simplement l’option Analytiques dans l’édition du classeur concerné.

Avertissement

Contexte / recommandation

Cette fonctionnalité permet de générer une archive depuis la fiche d'une entreprise.

• Quand l'utiliser Pour créer une archive d'une entreprise depuis son espace d'administration.

• Quand NE PAS l'utiliser Si vous n'avez pas accès au menu d'édition de l'entreprise.

^{Vidéo interactive 💡}

Préparer l'accès à l'entreprise

Critères obligatoires :

• Accéder au menu entreprise pour sélectionner l'entreprise concernée.

• Avoir accès à l'option Éditer l'entreprise pour ouvrir ses paramètres.

• Disposer du menu Archivage dans l'administration de l'entreprise.

Action principale

Générer une archive

Depuis votre compte, rendez-vous dans menu entreprise.

Questions fréquentes

Avertissements finaux