Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage de la collecte peut créer un mail dédié.
Le mail dédié permet de réceptionner automatiquement des documents via une adresse email spécifique à une entreprise et un classeur défini.
Cette solution est idéale pour automatiser la collecte de documents récurrents.
Le mail dédié permet uniquement la réception de documents
Les documents sont traités automatiquement par OCR
Les documents sont automatiquement classés dans le classeur dédié
Une fois créé, le mail dédié générera une adresse unique qui ne pourra pas être modifiée.
Critères obligatoires avant création :
Définir le classeur de destination (comptable ou plan de classement)
Choisir un préfixe explicite
Depuis le menu Entreprise.
Sélectionnez et éditez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez créer le mail dédié
Cliquez sur le menu Collecte
Cliquez sur Ajouter
Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Mail dédié
Renseignez le préfixe souhaité
Sélectionnez le classeur de destination
Cliquez sur Enregistrer
Communiquez l'adresse mail générée aux utilisateurs concernés
Une fois configuré, les documents envoyés sur cette adresse seront :
Automatiquement disponibles dans la bannette
Traités par OCR et prêts pour la saisie
Consultables via la boîte de messagerie
Depuis la liste des canaux de collecte, éditez le mail dédié
Cliquez sur Boîte de messagerie
Consultez la messagerie
La messagerie est boîte de réception uniquement, il ne sera pas possible de répondre aux mails reçus.
Vous souhaitez créer plusieurs adresses pour une même entreprise ?
Il est possible de créer plusieurs mails dédiés par entreprise en répétant la procédure avec des préfixes différents.
Vous voulez consulter l'historique des collectes ?
Depuis le menu Collecte, cliquez sur Historique pour voir l'ensemble des documents réceptionnés par tous les canaux.
Vous ne voyez pas les pièces jointes ?
Il est inutile de cliquer sur les pièces jointes dans la boîte de messagerie car elles sont automatiquement déposées dans la bannette de l'entreprise.
Les informations contenues dans l'objet et le corps du mail sont visibles dans la boîte de messagerie mais seules les pièces jointes sont traitées et stockées dans la bannette.