Un outil collaboratif a besoin d'une administration complète.

Ce menu vous aide à gérer efficacement les utilisateurs, la personnalisation et la gestion de masse de la plateforme INGENEO

Les essentiels

^{Prérequis & Permissions}

Profil d’administration : permet l’administration et le paramétrage de la plateforme

Profil de site : permet la productivité sur un site

^{Contexte & Recommandations}

La gestion des profils de droits permet d’attribuer précisément les accès aux fonctionnalités de la plateforme pour différents types d’utilisateurs.

Quand l'utiliser : Lors de l’arrivée de nouveaux utilisateurs ou d’un changement de périmètre métier.

Quand NE PAS l'utiliser : Si l'utilisateur a uniquement besoin d'un accès temporaire, privilégiez alors un profil existant ou un profil d’entreprise.

^Préparation

Préparer les profils de droits

• Lister les rôles utilisateurs pour anticiper les besoins d’accès.

• Définir les périmètres fonctionnels (ex : saisie comptable, paramétrages).

• Créer une nomenclature claire des profils (ex : "Admin Site", "Lecture Comptable").

^{Ajouter ou modifier un profil d'administration}

1. Dans la section Profils d’administration, cliquez sur Ajouter

2. Remplissez le champ Intitulé du profil

3. Sélectionnez les droits à accorder dans la liste proposée

4. Cliquez sur Droits sur les classeurs pour gérer les accès détaillés

5. Définissez les droits sur les classeurs : Factures d’achats, Factures de ventes, Caisse, Banque

6. Sélectionnez les droits souhaités pour chaque classeur

7. Cliquez sur Enregistrer pour valider

^{Ajouter ou modifier un profil de site}

1. Dans la section Profils de site, cliquez sur Ajouter

2. Remplissez le champ Intitulé du profil

3. Sélectionnez les droits à accorder dans la liste proposée

4. Cliquez sur Droits sur les classeurs pour gérer les accès détaillés

5. Définissez les droits sur les classeurs : Factures d’achats, Factures de ventes, Caisse, Banque

6. Sélectionnez les droits souhaités pour chaque classeur

7. Cliquez sur Enregistrer pour valider

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez restreindre un utilisateur à un seul module ?

Créez un profil avec uniquement les droits nécessaires, puis assignez-le à l’utilisateur.

Vous ne voyez pas l’option pour ajouter un profil ?

Vérifiez que vous êtes connecté en tant qu'administrateur avec les droits sur les paramètres.

^{Avertissement}

L'import en masse permet de créer simultanément plusieurs entreprises sur INGENEO, particulièrement utile lors de migrations ou de déploiements importants.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Déploiement initial pour un cabinet avec de nombreux clients

• Création groupée d'entreprises avec des paramètres similaires (utiliser les modèles d’entreprises)

^{Prérequis & Permissions}

Permissions requises selon le type d'utilisateur :

^{Contexte & Recommandations}

La plateforme distingue deux types d'utilisateurs avec des droits différents :

• Utilisateur interne : comptable, expert-comptable, personne interne à la structure

• Utilisateur externe : personne externe à votre structure (client, commissaire aux comptes...)

Les droits octroyés à chaque utilisateur sont paramétrables par .

Création utilisateur client :

Création utilisateur collaborateur :

1. Cliquez sur le menu Paramètres

2. Sélectionnez l'onglet Administration

3. Choisissez Utilisateurs puis Général

1. Cliquez sur le menu Paramètres

2. Sélectionnez l'onglet Administration

3. Choisissez Utilisateurs puis Général

• Depuis la page Utilisateurs, vous pouvez :

  • Ajouter ou inviter des utilisateurs à un profil

  • Supprimer un utilisateur externe

Vous voulez modifier les droits d'un utilisateur existant ?

Utilisez le bouton Éditer à côté de l'utilisateur concerné pour ajuster ses profils de site ou d'entreprise.

Vous souhaitez supprimer un utilisateur ?

Utilisez le bouton Supprimer disponible dans la liste des utilisateurs. Cette action est irréversible.

Quelle différence entre les différents profils de site et d’entreprise ?

• Pour les profils de site : le gestionnaire dispose de plus de droits que le collaborateur sur l’entièreté du site (et donc des entreprises dans ce site).

• Pour les profils d’entreprise : le profil d’entreprise « collaborateur » pourra par défaut accéder à la saisie comptable, le profil d’entreprise « client » ne pourra que déposer et rechercher des documents et n’aura pas la possibilité de faire des saisies comptable.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La configuration des paramètres permet de personnaliser l'interface de la plateforme et de gérer les fonctionnalités avancées.

^{Préparer l'environnement}

Les modifications des paramètres avancés peuvent affecter le fonctionnement de la plateforme pour tous les utilisateurs

^{Accéder aux paramètres}

1. Depuis votre compte administrateur, rendez-vous dans le menu principal.

2. Cliquez sur Paramètres dans le menu principal puis accédez à la section Configuration.

• Personnalisation

  • Cliquez sur les différentes options proposées : logos et couleurs

  • Restaurer les images : permet de revenir aux visuels par défaut

• Accédez à la section Journaux, sélectionnez la plage de dates souhaitée, consultez l'historique des actions utilisateurs ou actions automatiques par section.

• La fonction d'export permet une extraction au format .csv.

• Paramètres généraux

  • Les modifications de ces paramètres peuvent impacter le comportement global de la plateforme

  • Accédez à la section Avancé > Général, modifiez les paramètres selon vos besoins puis cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour valider les changements.

Vous souhaitez revenir aux paramètres d'origine ?

Utilisez les boutons Restaurer les images et Restaurer les couleurs dans la section Personnalisation pour revenir à la configuration d'usine.

Vous ne voyez pas les options de configuration ?

Vérifiez que vous disposez bien des droits d'administration nécessaires. Contactez votre administrateur système si nécessaire.

Vous voulez consulter les actions des utilisateurs ?

Rendez-vous dans la section Journaux pour accéder à l'historique complet des actions par plage de dates.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

INGENEO permet de créer des clés d'API tierces pour des intercommunications avec des solutions externes telles que Welyb ou MyCompanyFile.

• Utiliser pour connecter des applications tierces à INGENEO

• Permet l'intercommunication sécurisée avec des plateformes externes

• Contrôle des permissions d'accès

Critères obligatoires :

• Identifier les besoins d'accès de l'application tierce

• Définir les restrictions d'entreprises si nécessaires

1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans Paramètres / Administration / APIs / APIs externes.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Saisissez un libellé descriptif pour identifier la clé.

Configurer les Permissions de la clé d'API :

1. Activez les Autorisations d'accès aux méthodes nécessaires.

2. Configurez les Restrictions d'accès aux entreprises si besoin.

Vous souhaitez modifier les permissions d'une clé existante ?

Rendez-vous dans les Permissions de la clé d'API pour ajuster les autorisations d'accès aux méthodes et les restrictions d'entreprises.

Vous avez perdu votre clé API ?

Utilisez la fonction de régénération pour créer une nouvelle clé. L'ancienne sera automatiquement invalidée.

Vous voulez désactiver temporairement une clé ?

Vous pouvez rendre la clé inactive sans la supprimer, permettant une réactivation ultérieure.

Les modèles d'entreprises permettent de standardiser la configuration comptable et organisationnelle lors de la création de nouvelles entreprises. Ils regroupent tous les paramètres essentiels : logiciel comptable, classeurs, référentiels, profils d’entreprise, etc.

Quand l'utiliser :

• Création récurrente d'entreprises avec des configurations similaires

• Standardisation des paramètres comptables par secteur d'activité

^{Prérequis & Permissions}

Les sites permettent la gestion de droits sur un groupe d’entreprises, ils peuvent être créés par sites physiques ou bien par portefeuille.

Un site par défaut est proposé sur votre plateforme.

^{Contexte & Recommandations}

La section Sites permet de centraliser la gestion de tous les sites de votre organisation.

Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter de nouveaux sites à votre infrastructure.

Éditez les paramètres des sites existants.

Supprimez les sites obsolètes.

^{Accéder aux paramètres des sites}

1. Depuis votre interface d'administration, suivez cette navigation :

2. Rendez-vous dans le menu principal.

3. Cliquez sur Paramètres.

4. Dans la section Administration, cliquez sur Sites.

Depuis la page des sites, vous pouvez :

• Ajouter un nouveau site : Cliquez sur Ajouter

• Éditer un site existant : Sélectionnez le site dans la liste

• Supprimer un site : Utilisez l'option de suppression disponible

Vous souhaitez ajouter plusieurs sites en une fois ?

Utilisez la fonction Ajouter pour chaque site individuellement. Il n'existe pas d'import en masse pour les sites.

Vous ne voyez pas l'option Sites dans Administration ?

Vérifiez que vous disposez bien des droits administrateurs nécessaires pour accéder à cette section.

Vous voulez modifier les paramètres d'un site existant ?

Sélectionnez le site dans la liste et utilisez la fonction d'édition pour modifier ses propriétés.

La de droits est essentielle pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs sur la plateforme INGENEO.

Vous retrouverez ci-dessous le détail de chaque droit :