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Découvrez comment ajouter une entreprise sur le Portail de Services
Découvrez comment ajouter un utilisateur interne à votre cabinet
Découvrez comment ajouter et gérer les utilisateurs client
✍️ Prérequis : Pour ajouter une entreprise au portail de services, il faut au préalable que l'entreprise soit créée sur la plateforme INGENEO.
Depuis le portail de services, rendez-vous dans le menu Mon cabinet.
Cliquez sur le bouton "Ajouter un client"
Dans le champ Nom de l’entreprise, saisir le nom de l’entreprise, puis cliquez sur Rechercher.
Sélectionnez dans la liste, l’entreprise à intégrer.
Les champs se remplissent automatiquement, à l’exception du champ Secteur d’activité (obligatoire).
Sélectionnez dans la liste le secteur d’activité de l’entreprise à ajouter.
Renseignez si besoin les informations manquantes (facultatives).
Sélectionnez dans le menu déroulant Sélection des administrateurs un administrateur pour cette entreprise.
Cliquez sur Suivant.
⚠️ L'utilisateur doit être créé et activé dans l'entreprise pour apparaître dans la liste déroulante.
✍️ En cas de pluralité d'utilisateurs, vous avez la possibilité d'ajouter des utilisateurs client.
Suite à l'ajout d'une entreprise vous avez la possibilité d'inviter de nouveaux utilisateurs clients et modifier leurs profils.
Depuis l'entreprise concernée cliquez sur le menu Paramètres (symbole de l'engrenage), puis sur "Collaborateurs".
Ici, vous voyez la liste de tous les collaborateurs. Pour en ajouter un nouveau, cliquez sur "Ajouter un collaborateur".
Remplissez toutes les informations demandées, nom, prénom, email et ajouter un profil/rôle à votre nouveau client.
Vous devez également cocher les groupes / établissements auxquels l'utilisateur aura accès. Si vous cochez un groupe qui comprend trois établissements, ceux-ci sont automatiquement cochés. Ensuite, cliquez sur "Valider".
Votre client reçoit instantanément un email comprenant un identifiant et mot de passe afin qu'il puisse accéder à son espace.
Attention : il est possible que cet email arrive dans ses spams, il faut donc autoriser l'email.
Pour créer un profil il faut en avoir l'autorisation. Par défaut, les administrateurs ont cet accès.
Cliquez sur le menu paramètre (symbole de l'engrenage) puis sur "Collaborateurs".
Cliquez sur "profils".
Appuyez sur "Ajouter un profil".
Vous êtes dorénavant sur la page de création.
Insérez en premier le nom que vous souhaitez donner au profil. Ensuite plusieurs options s'offrent à vous en fonction des droits que vous souhaitez donner à vos clients :
Ajout d'utilisateur : vous donnez la possibilité ou non aux clients d'ajouter à leur tour des collaborateurs, vous pouvez également choisir de leur laisser cette possibilité mais en ayant la validation des administrateurs.
Modification des profils : si vous souhaitez laisser la possibilité à vos clients de lire ou éditer les profils.
Information de l'établissement : si vous souhaitez laisser la possibilité à vos clients de lire ou éditer les informations de l'établissement (adresse, nom, etc.).
Vous pouvez désormais déterminer les différents accès aux modules. Pour sauvegarder ce profil, cliquez sur "Valider" en bas à droite.
Depuis le menu Accueil de votre portail de services, retrouvez trois onglets principaux :
Factures d'achat
Factures de vente
Autre documents
Cliquez sur "+ Importer un fichier" et choisissez le ou les fichiers depuis votre ordinateur.
Seuls les fichiers au format suivant sont acceptés : .pdf, .csv, .tif, .jpg, .jpeg, .bmp, .png, .txt, .heic, .xls, .xlsx, .xlsm, .doc, .docx, .pptx, .odt, .ods, .rtf
Les documents de plus de 10 Mo ne peuvent pas être importés.
Vous pouvez importer jusqu'à 200 factures à la fois, avec une taille totale maximale de 128 Mo.
La plateforme détecte automatiquement les doublons. Si une facture identique a déjà été importée dans votre espace, une alerte s'affiche pour vous en informer.
Une fois votre import validé, les documents sont automatiquement transmis pour traitement.
Retrouvez vos factures en attente de validation dans votre espace "Vos actions prioritaires".
En cas de validation, la facture sera automatiquement transmise en comptabilité pour traitement.
Si un circuit de validation est mis en place sur votre espace, celle-ci suivra les différentes étapes de validation définies.
En cas de refus, un motif devra être selectionné parmi ceux proposés dans la liste déroulante.
Une fois importée, retrouvez votre facture via la barre de recherche située en bas de votre interface.
Vous y trouverez deux espaces de recherche : la liste des factures fournisseurs et la liste des factures clients.
Affinez vos résultats grâce à plusieurs filtres :
Numéro de Facture
Montant
Fournisseur
Date
Vous avez la possibilité de combiner plusieurs filtres afin d'affiner davantage votre recherche.
Depuis le menu Produits du module de ventes, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau produit ou de créer des champs et références personnalisés de vos produits depuis le menu Champs produit.
Création d'un nouveau produit
Depuis la rubrique Liste des produits, appuyez sur le bouton + Ajouter un produit.
Remplissez la fiche de personnalisation de votre produit (nom, unité, description, etc.), puis cliquez sur Ajouter.
Import en masse des produits
Cliquez sur "Importer des produits", téléchargez le modèle d'import à compléter en respectant les prérequis listés lors du téléchargement.
En passant à l'étape suivante, vous aurez la possibilité d'importer votre liste.
Marquer votre produit comme non disponible :
Si vous souhaitez rendre un produit indisponible, cliquez sur le produit pour l'éditer. Décochez ensuite le produit en haut à droite, le produit passera en indisponible.
Valider ensuite vos modifications en cliquant sur le bouton Valider en bas de la fenêtre.
Afin de récupérer les dossiers, sites et utilisateurs déjà créés sur votre plateforme Ingeneo, rendez-vous, depuis votre espace cabinet, dans le menu Liste des clients.
Vous aurez ici la possibilité de lancer la synchronisation des données.
La plateforme vous alertera sur le nombre de dossiers, sites et utilisateurs restant à synchroniser.
Une fois la synchronisation validée, celle-ci prendra quelques secondes et vous serez alerté par mail lors de sa finalisation.
Retrouvez alors l'ensemble de vos dossiers dans la catégorie A Inviter du menu Liste des clients.
Une fois votre espace créé vous recevrez par e-mail une invitation de connexion.
L'interface de votre portail de services est organisée en plusieurs sections clés, chacune conçue pour répondre à un besoin spécifique.
Gérez votre Portail de services grâce au menu Paramètres du compte, qui vous permet de :
Modifier vos informations personnelles
Appliquer un thème de préférence
Gérer vos collaborateurs
Si vous gérez plusieurs entreprises, retrouvez-les facilement via la liste déroulante disponible en haut à gauche de votre interface. Vous pourrez ainsi naviguez simplement entre vos différents espaces.
Le menu Accueil vous permet de gérer l'envoi, la validation, le refus et la recherche de vos factures et documents.
Le menu Gestion de documents vous donne accès à une arborescence complète regroupant l'ensemble des documents partagés (zone de dépôt, archives comptables, documents cabinet). Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de cet espace, consultez la documentation dédiée.
Bienvenue dans ce guide de démarrage.
Ce guide vous accompagne dans la prise en main du Portail de services, avec les étapes essentielles pour démarrer efficacement.
Vous y découvrirez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques et des conseils pour gagner rapidement en autonomie.
Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l’ordre pour exploiter pleinement la solution dès le départ.
Lors de cette action, vous sélectionnez ou créez le produit qui sera facturé au client, en précisant ses caractéristiques (nom, prix, quantité, TVA, etc.).
Cette étape permet de définir précisément le contenu de la prestation ou des biens proposés, et garantit la cohérence du document commercial.
Il est donc important de vérifier chaque élément (tarif, description, quantité) afin d’assurer l’exactitude des données et d’éviter toute correction ultérieure.
Un produit peut être créé à la volée depuis un devis ou une facture.
Lors de cette action, vous construisez un document détaillant les produits ou services proposés, ainsi que leurs conditions tarifaires.
Cette étape permet de structurer l’offre de manière claire et professionnelle, en intégrant les éléments essentiels tels que les produits, les quantités, les prix et les éventuelles remises.
Il est donc important de vérifier l’ensemble des informations renseignées afin de garantir la fiabilité du document et d’assurer une bonne compréhension par le client.
Lors de cette action, vous générez un document reprenant les produits ou services facturés, ainsi que les informations financières associées.
Cette étape permet de formaliser de manière conforme les éléments de facturation, tels que les montants, la TVA, les conditions de paiement et les informations du client.
Il est donc important de vérifier avec attention l’exactitude des informations saisies afin de garantir la conformité du document et d’éviter toute régularisation ultérieure.
Lors de cette action, vous définissez les modalités de facturation automatiques, en précisant les produits ou services concernés, leur fréquence (mensuelle, annuelle, etc.) et les conditions associées.
Cette étape permet de structurer une relation commerciale dans la durée, en automatisant l’émission des factures tout en garantissant la régularité des paiements.
Il est donc important de vérifier les paramètres renseignés (périodicité, montants, dates de début et de fin) afin d’assurer le bon fonctionnement de la facturation et d’éviter toute anomalie.
Félicitations, vous êtes prêt à démarrer ! 🚀 Continuez sur cette lancée, vous êtes désormais en bonne voie pour maîtriser pleinement le Portail de services.
Depuis le menu Paramètres du module de ventes, vous avez la possibilité de modifier les masques de vos devis, factures et avoirs (numérotation des documents, informations du document, design, mentions légales, etc.).
Indiquez le préfixe que vous souhaitez avant votre numéro de devis/facture ;
Indiquez à quel numéro correspondra votre premier devis/facture créé ;
Indiquez la taille minimale du compteur ;
Vous aurez un aperçu de la numérotation de votre premier devis/facture.
Vous pouvez créer une annexe depuis le menu Annexes et la rattacher par défaut à vos devis, factures et avoirs.
Dans la rubrique Logo et apparence, vous avez la possibilité d'ajouter un logo et de personnaliser l'apparence de vos documents selon vos préférences.
En cas de modification des couleurs de vos factures, pensez à adapter la couleur du texte afin de garantir une bonne lisibilité.
Les contraintes sur l'image à télécharger sont les suivantes :
Taille d'image recommandée :150 x 150 pixels @ 72 DPI
Taille maximale du fichier : 1MB
Pour créer un devis rendez-vous dans la rubrique Devis, puis cliquez sur + Créer un devis.
Les informations suivantes vous seront demandées :
Informations générales : client, contact, mode de paiement, date et objet.
Liste des articles : plusieurs produits peuvent être ajoutés. Vous retrouverez dans la liste les produits précédemment créés. Vous pouvez appliquer des remises par ligne ou sur le global.
Détail du paiement.
Pied de page : mention spéciales, cgv, note de pied de page, annexes.
Cliquez sur Enregistrer et prévisualiser afin de générer le devis. Vous y retrouverez les couleurs et l'annexe ajoutée précédemment.
A ce stade, le devis est en brouillon. Il peut toujours être modifié en cliquant sur le bouton Editer.
Une fois Enregistré, le devis passe au statut Envoyé
En cliquant sur votre devis, plusieurs actions peuvent être réalisées :
Marquer comme accepté ;
Marquer comme refusé ;
Marquer comme refusé et dupliquer le devis ;
Marquer comme brouillon;
Envoyer par mail ;
Dupliquer le devis ;
Transformer en facture ;
Transformer en abonnement ;
Pour accéder à l'ensemble de ces actions, cliquez sur le bouton plus d'action "...'
Les devis transformés en factures se retrouvent automatiquement dans l'espace Factures Brouillon
Depuis le menu Factures vous avez la possibilité de créer une facture ou un avoir. Visualisez à tout moment le statut de votre facture (Brouillon, à payer, en retard, payé, justifié, archivé, en attente et annulé)
Appuyez sur le bouton + Créer une facture, puis renseignez les champs suivants afin de compléter votre facture :
Informations générales ;
Liste des articles ;
Détails TVA ;
Détails du paiement ;
Pied de page.
Afin d'enregistrer votre facture cliquez sur Enregistrer.
A partir de l'édition d'un devis, vous avez la possibilité d'accéder à l'option Transformer en facture via le bouton Plus d'action "...".
Pour créer un abonnement, rendez-vous dans le menu Abonnements, puis appuyez sur le bouton + Créer un abonnement.
Remplir les différents champs proposés :
Choix du client ;
Date de l'abonnement : si vous n'indiquez pas de date de fin, l'abonnement se poursuivra indéfiniment. Vous avez la possibilité de visualiser l'échéancier. Par défaut, 24 échéances sont générées, toutefois, tant que l'abonnement n'est pas terminé, les échéances continueront à être créés ;
Action à la date de facture ;
Cliquez sur Créer l'abonnement. Vous visualisez alors votre revenu mensuel et annuel.
Vous avez la possibilité de créer un modèle d'abonnement en cliquant, depuis le menu Abonnements, sur le bouton + Créer un abonnement, puis sélectionnant Modèle d'abonnement, puis + Créer.
Le modèle vous permets alors de rattacher plusieurs abonnements à un même modèle.
A tout moment, depuis l'édition d'un devis, vous avez la possibilité de créer un abonnement pour le document en utilisant un modèle existant ou en créant un modèle directement depuis le devis.
