^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le chaînage documentaire vous permet de rapprocher automatiquement deux documents, comme une facture et son bon de commande.

Quand l'utiliser :

• Pour automatiser le rapprochement facture bon de commande

• Contrôler des divergences de montants

• Pour réduire les erreurs de saisie manuelle

Critères obligatoires :

• Disposer des droits pour créer des classeurs

• Avoir identifié les types de documents à chaîner

• Connaître la structure des numéros de commande à reconnaître

Paramétrage :

Rapprochement :

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprises, puis dans l'édition de l'entreprise concernée.

2. Sélectionnez Plan de classement, puis cliquez sur le bouton + Ajouter pour créer un nouveau classeur.

3. Renseignez le nom du classeur (exemple : Bon de commande) et ajoutez la liste des types de documents se trouvant dans le classeur (en utilisant le +).

1. Déposez votre bon de commande dans le classeur de plan de classement.

2. Entrez dans la visualisation du document.

3. Renseignez les éléments nécessaires ainsi que le compte tiers.

4. Le numéro de commande et le montant TTC seront automatiquement reconnus.

1. Ouvrez la facture concernée depuis le classeur comptable.

2. La plateforme confirme ou non si la somme totale des bons de commande correspond au montant de la facture.

3. Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour visualiser le bon de commande rapproché automatiquement.

Vous souhaitez modifier un chaînage existant ?

Rendez-vous dans Processus métier > Chaînage documentaire, sélectionnez le chaînage à modifier et apportez vos changements.

Vous rencontrez des erreurs de reconnaissance automatique ?

Vérifiez la configuration de votre masque de reconnaissance et assurez-vous que la structure définie correspond bien au format de vos documents.

Vous voulez supprimer un chaînage ?

Depuis la liste des chaînages documentaires, sélectionnez le chaînage concerné et utilisez la fonction de suppression.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

• Gagner du temps lors du traitement documentaire

Critères obligatoires :

• Libellé clair et explicite pour identifier le tampon

• Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé)

• Classeurs de destination identifiés

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon.

2. Cliquez sur Ajouter, puis Nouveau tampon.

3. Saisissez un libellé pour identifier votre tampon.

• Depuis le menu Bannette, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document.

• Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant Appliquer par défaut au moment du choix du classeur.

• Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant Utiliser ce tampon dans les circuits de validation.

Vous souhaitez modifier un tampon existant ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications.

Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?

Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez.

Vous voulez supprimer un tampon ?

Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier

• Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données

• Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO)

• Obsolescence : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document.

• Durée de conservation : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document).

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier.

2. Sélectionnez un classeur

3. Activez l'option obsolescence et/ou le paramétrage de conservation des documents

Vous souhaitez modifier une configuration existante ?

Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné.

Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?

Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document.

Vous hésitez entre suppression et archivage ?

L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement.