Comment générer une archive des documents d'une entreprise dans INGENEO PRECOMPTA ?

Résumé : Cette procédure permet de générer une archive ZIP des documents d'une entreprise dans INGENEO PRECOMPTA. Le lien de téléchargement est envoyé par e-mail à l'utilisateur qui lance la génération. La génération prend quelques minutes pour 100 Mo de documents. Elle nécessite le droit Autoriser l'accès à l'administration.

Objectif

Dans INGENEO PRECOMPTA, l'écran Archivage de l'onglet Administration d'une entreprise génère une archive ZIP de ses documents. L'archive contient :

• les documents de tous les classeurs comptables de l'entreprise, enregistrés ou non ;

• les documents du plan de classement de l'entreprise.

L'archive ne contient pas les documents mis à la corbeille, ni les paramétrages de l'entreprise. La génération d'une archive ne supprime aucun document de l'entreprise.

Utilisez cette procédure pour conserver une copie des documents d'une entreprise, en particulier avant de la supprimer.

• Droit : dans INGENEO PRECOMPTA, la génération d'une archive nécessite seulement le droit Autoriser l'accès à l'administration. Ce droit donne accès à l'onglet Administration de l'entreprise, dont l'écran Archivage. Le détail des droits est dans .

• Adresse e-mail : le lien de téléchargement est envoyé uniquement à l'adresse e-mail du compte utilisateur qui lance la génération. Vérifiez que cette adresse est valide.

1. Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur Entreprises dans le menu de gauche.

2. Sur l'écran Entreprises, sur la ligne de l'entreprise, cliquez sur Editer dans la colonne Actions.

3. Cliquez sur l'onglet Administration

Dans la fenêtre Générer l'archive, le bouton Retour ferme la fenêtre sans générer d'archive.

Dans INGENEO PRECOMPTA, après le clic sur Générer dans la fenêtre Générer l'archive, le message suivant s'affiche : Le lien pour télécharger l'archive vous sera envoyé par e-mail dès qu'il sera disponible.

L'e-mail arrive quand la génération est terminée, soit quelques minutes pour 100 Mo de documents. Le téléchargement se fait uniquement par le lien de l'e-mail.

Le lien reste valable 7 jours après la génération. Passé ce délai, l'archive est supprimée définitivement. Le lien reste valable pendant ces 7 jours même si l'entreprise est supprimée entre-temps.

Dans le fichier ZIP, les documents sont rangés selon l'arborescence Classeur > Année de dépôt > ID - [numéro de pièce si existe -] Nom original du fichier.

L'e-mail contenant le lien de téléchargement n'arrive pas. Dans INGENEO PRECOMPTA, le lien est envoyé à l'adresse e-mail du compte utilisateur qui a lancé la génération. Vérifiez dans l'ordre :

1. le dossier spam ou courrier indésirable de la messagerie ;

2. l'adresse e-mail du compte utilisateur avec lequel la génération a été lancée ;

3. les outils de filtrage ou de rétention des e-mails de l'entreprise, par exemple MailInBlack.

Si l'e-mail reste introuvable, relancez la génération depuis Entreprises > Editer > Administration > Archivage. Une nouvelle génération est sans risque pour les documents de l'entreprise.

Le message Le lien a expiré s'affiche au clic sur le lien de l'e-mail. Dans INGENEO PRECOMPTA, le lien de téléchargement d'une archive est valable 7 jours. Passé ce délai, générez une nouvelle archive depuis Entreprises > Editer > Administration > Archivage.

L'écran Archivage n'est pas accessible. Dans INGENEO PRECOMPTA, l'accès à l'écran Administration > Archivage d'une entreprise nécessite le droit Autoriser l'accès à l'administration. Vérifiez que ce droit figure dans le profil de droits de l'utilisateur.

Des documents manquent dans l'archive ZIP. Dans INGENEO PRECOMPTA, l'archive d'une entreprise ne contient pas les documents mis à la corbeille. Ce comportement est normal.

• : droit Autoriser l'accès à l'administration, qui donne accès à l'archivage.

• : création et accès à la fiche d'une entreprise.