^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

• Gagner du temps lors du traitement documentaire

^{Préparer la création du tampon}

Critères obligatoires :

• Libellé clair et explicite pour identifier le tampon

• Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé)

• Classeurs de destination identifiés

^{Créer le tampon}

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon.

2. Cliquez sur Ajouter, puis Nouveau tampon.

3. Saisissez un libellé pour identifier votre tampon.

4. Saisissez le contenu du tampon.

5. Cliquez sur Enregistrer.

6. Cliquez sur Ajouter un classeur.

7. Sélectionnez le classeur souhaité, puis Enregistrer.

^{Utiliser le tampon}

• Depuis le menu Bannette, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document.

• Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant Appliquer par défaut au moment du choix du classeur.

• Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant Utiliser ce tampon dans les circuits de validation.

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier un tampon existant ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications.

Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?

Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez.

Vous voulez supprimer un tampon ?

Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible.

^{Avertissement}

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

L'application mobile permet une saisie rapide et pratique de vos notes de frais directement depuis votre smartphone.

Quand l'utiliser :

• Pour une saisie nomade de vos justificatifs

• Capture automatique et rognage des documents

Limitations :

• Nécessite un paramétrage préalable sur la plateforme web

• Dépend des permissions configurées dans votre profil

^{Préparer la saisie}

Assurez-vous que vos paramètres sont correctement configurés sur votre plateforme avant de commencer la saisie mobile.

^{Procédure de saisie depuis l'application mobile}

1. Depuis votre application mobile, rendez-vous dans l'onglet Dépôt de document.

2. Sélectionnez l'entreprise concernée

3. Appuyez sur Scan de documents

4. Prenez en photo votre justificatif – l'application propose une capture automatique et rogne le document automatiquement

5. Dans la fenêtre Ajout d’informations, renseignez :

   • Classeur correspondant à vos notes de frais (obligatoire)

   • Nature de la dépense (obligatoire)

   • Montant (optionnel)

   • Commentaire (optionnel)

6. Appuyez sur Soumettre

^{Ajouter une indemnité kilométrique}

1. Si vos paramètres le permettent, vous pouvez ajouter une indemnité kilométrique via le bouton IK.

2. Appuyez sur le bouton IK

3. Renseignez les informations obligatoires :

   • Distance (obligatoire)

   • Type de véhicule (obligatoire)

   • Puissance fiscale (obligatoire)

   • Commentaire (optionnel)

4. Appuyez sur Soumettre

^{Questions fréquentes}

Vous ne trouvez pas votre classeur ou nature de frais ?

Vérifiez que les paramètres ont été correctement configurés sur votre plateforme web. Contactez votre administrateur si nécessaire.

Vous n'avez pas accès au bouton IK ?

L'ajout d'indemnités kilométriques dépend des natures configurées.

Vous voulez modifier une note de frais déjà soumise ?

Une fois soumise, la note de frais est transmise au circuit de validation configuré. Les modifications dépendent des droits accordés par votre administrateur.

^{Avertissement}

^{Prérequis et Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

Quand l'utiliser :

• Pour la gestion des remboursements de frais professionnels de collaborateurs

• Lors d’un besoin de validation de dépenses

• Pour automatiser la saisie de notes de frais

Quand NE PAS l'utiliser :

• Pour des frais exceptionnels ou ponctuels sans besoin de validation

• Si vous préférez une saisie comptable directe

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• Définir les comptes comptables HT et TVA pour chaque nature de frais

• Créer au moins un circuit de validation avec des utilisateurs actifs

• Paramétrer le journal comptable par défaut pour le classeur

• Créer et paramétrer les natures de frais

^{Configurer les notes de frais}

1. Accédez au menu Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Circuits de validation.

2. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau circuit de validation.

3. Choisissez dans le menu déroulant le type Formulaire et enregistrez.

4. Indiquez le nom du circuit de validation et le formulaire dédié Note de frais.

5. Cochez l'option Transférer en comptabilité lors de la validation finale pour envoyer la note de frais dans le classeur comptable.

6. Cliquez sur Enregistrer.

7. Indiquez le nom de l'utilisateur, avec la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs avec le +.

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier une nature de frais après création ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Formulaire et éditez le formulaire concerné.

Vous ne voyez pas l'onglet Mes notes de frais ?

Vérifiez que vous êtes bien initiateur d'un circuit de validation de type Formulaire et que celui-ci est actif.

Vous voulez ajouter des validateurs au circuit ?

Dans Circuits de validation, éditez le circuit concerné et utilisez le + pour ajouter des utilisateurs supplémentaires.

^{Avertissement}

^{Prérequis et Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

^{Contexte et Recommandations}

Avant de saisir votre note de frais assurez vous d'avoir procéder au paramétrage nécessaire.

Vous accédez à la saisie de vos notes de frais depuis votre tableau de bord ou directement depuis votre menu Bannettes.

1. Depuis votre tableau de bord, vous trouverez l'onglet Mes notes de frais, ce raccourci vous dirigera directement dans votre formulaire de note de frais

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Indiquez le titre de la note de frais et appuyez sur + Ajouter un frais.

4. Indiquez les détails de la note de frais (nature, date, montant HT, commentaire) et insérez un justificatif

5. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de frais à une même note

6. Cliquez sur Enregistrer et soumettre