Bienvenue dans ce guide de démarrage.
Ce guide vous accompagne dans la prise en main du Portail de services, avec les étapes essentielles pour démarrer efficacement.
Vous y découvrirez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques et des conseils pour gagner rapidement en autonomie.
Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l’ordre pour exploiter pleinement la solution dès le départ.
Lors de cette action, vous sélectionnez ou créez le produit qui sera facturé au client, en précisant ses caractéristiques (nom, prix, quantité, TVA, etc.).
Cette étape permet de définir précisément le contenu de la prestation ou des biens proposés, et garantit la cohérence du document commercial.
Il est donc important de vérifier chaque élément (tarif, description, quantité) afin d’assurer l’exactitude des données et d’éviter toute correction ultérieure.
Un produit peut être créé à la volée depuis un devis ou une facture.
Lors de cette action, vous construisez un document détaillant les produits ou services proposés, ainsi que leurs conditions tarifaires.
Cette étape permet de structurer l’offre de manière claire et professionnelle, en intégrant les éléments essentiels tels que les produits, les quantités, les prix et les éventuelles remises.
Il est donc important de vérifier l’ensemble des informations renseignées afin de garantir la fiabilité du document et d’assurer une bonne compréhension par le client.
Lors de cette action, vous générez un document reprenant les produits ou services facturés, ainsi que les informations financières associées.
Cette étape permet de formaliser de manière conforme les éléments de facturation, tels que les montants, la TVA, les conditions de paiement et les informations du client.
Il est donc important de vérifier avec attention l’exactitude des informations saisies afin de garantir la conformité du document et d’éviter toute régularisation ultérieure.
Lors de cette action, vous définissez les modalités de facturation automatiques, en précisant les produits ou services concernés, leur fréquence (mensuelle, annuelle, etc.) et les conditions associées.
Cette étape permet de structurer une relation commerciale dans la durée, en automatisant l’émission des factures tout en garantissant la régularité des paiements.
Il est donc important de vérifier les paramètres renseignés (périodicité, montants, dates de début et de fin) afin d’assurer le bon fonctionnement de la facturation et d’éviter toute anomalie.
Depuis le menu Paramètres du module de ventes, vous avez la possibilité de modifier les masques de vos devis, factures et avoirs (numérotation des documents, informations du document, design, mentions légales, etc.).
Indiquez le préfixe que vous souhaitez avant votre numéro de devis/facture ;
Indiquez à quel numéro correspondra votre premier devis/facture créé ;
Indiquez la taille minimale du compteur ;
Vous aurez un aperçu de la numérotation de votre premier devis/facture.
Vous pouvez créer une annexe depuis le menu Annexes et la rattacher par défaut à vos devis, factures et avoirs.
Dans la rubrique Logo et apparence, vous avez la possibilité d'ajouter un logo et de personnaliser l'apparence de vos documents selon vos préférences.
En cas de modification des couleurs de vos factures, pensez à adapter la couleur du texte afin de garantir une bonne lisibilité.
Depuis le menu Factures vous avez la possibilité de créer une facture ou un avoir. Visualisez à tout moment le statut de votre facture (Brouillon, à payer, en retard, payé, justifié, archivé, en attente et annulé)
Appuyez sur le bouton + Créer une facture, puis renseignez les champs suivants afin de compléter votre facture :
Informations générales ;
Liste des articles ;
Détails TVA ;
Détails du paiement ;
Pied de page.
Afin d'enregistrer votre facture cliquez sur Enregistrer.
A partir de l'édition d'un devis, vous avez la possibilité d'accéder à l'option Transformer en facture via le bouton Plus d'action "...".
Depuis le menu Produits du module de ventes, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau produit ou de créer des champs et références personnalisés de vos produits depuis le menu Champs produit.
Création d'un nouveau produit
Depuis la rubrique Liste des produits, appuyez sur le bouton + Ajouter un produit.
Remplissez la fiche de personnalisation de votre produit (nom, unité, description, etc.), puis cliquez sur Ajouter.
Import en masse des produits
Cliquez sur "Importer des produits", téléchargez le modèle d'import à compléter en respectant les prérequis listés lors du téléchargement.
En passant à l'étape suivante, vous aurez la possibilité d'importer votre liste.
Marquer votre produit comme non disponible :
Si vous souhaitez rendre un produit indisponible, cliquez sur le produit pour l'éditer. Décochez ensuite le produit en haut à droite, le produit passera en indisponible.
Valider ensuite vos modifications en cliquant sur le bouton Valider en bas de la fenêtre.
Pour créer un abonnement, rendez-vous dans le menu Abonnements, puis appuyez sur le bouton + Créer un abonnement.
Remplir les différents champs proposés :
Choix du client ;
Date de l'abonnement : si vous n'indiquez pas de date de fin, l'abonnement se poursuivra indéfiniment. Vous avez la possibilité de visualiser l'échéancier. Par défaut, 24 échéances sont générées, toutefois, tant que l'abonnement n'est pas terminé, les échéances continueront à être créés ;
Action à la date de facture ;
Cliquez sur Créer l'abonnement. Vous visualisez alors votre revenu mensuel et annuel.
Vous avez la possibilité de créer un modèle d'abonnement en cliquant, depuis le menu Abonnements, sur le bouton + Créer un abonnement, puis sélectionnant Modèle d'abonnement, puis + Créer.
Le modèle vous permets alors de rattacher plusieurs abonnements à un même modèle.
A tout moment, depuis l'édition d'un devis, vous avez la possibilité de créer un abonnement pour le document en utilisant un modèle existant ou en créant un modèle directement depuis le devis.
Cette procédure permet de créer un devis dans INGENEO ENTREPRISE, menu `Ventes > Devis`, puis de l'envoyer, de changer son statut ou de le convertir en facture. Elle prend environ 1 minute et nécessit
Dans INGENEO ENTREPRISE, cette procédure permet de créer un devis pour un client à partir des produits du menu Ventes > Produits. Le devis enregistré reçoit un numéro au format D000001 et le statut BROUILLON. La procédure couvre aussi l'envoi du devis, le changement manuel de son statut et sa conversion avec Convertir en.
Pour créer un devis dans INGENEO ENTREPRISE, vérifiez les points suivants :
L'établissement dispose au minimum de l'offre PACK PRO.
L'utilisateur dispose du droit Créer des devis, dans la catégorie Module de vente.
Le client existe, ou vous pouvez le créer pendant la saisie du devis.
Le produit existe dans Ventes > Produits, ou vous pouvez le créer pendant la saisie du devis.
Pour envoyer le devis au client, un contact est rattaché au client et une adresse email est rattachée à ce contact.
Pour qu'un compte bancaire soit proposé dans le champ Compte * du devis, les coordonnées bancaires sont renseignées dans la fiche client. Sans coordonnées bancaires, l'enregistrement du devis n'est pas bloqué.
La numérotation des devis se paramètre dans Ventes > Paramètres.
Dans INGENEO ENTREPRISE, sélectionnez l'établissement concerné dans la liste des établissements en haut de l'écran.
Ouvrez Ventes > Devis.
Cliquez sur Créer un devis. La fenêtre Nouveau devis s'ouvre.
Dans INGENEO ENTREPRISE, après un clic sur Enregistrer dans la fenêtre Nouveau devis, le message Succès s'affiche. La fenêtre prend le titre Devis suivi du numéro attribué, au format D000001.
Dans Ventes > Devis, le devis apparaît dans la liste avec le statut BROUILLON. La liste affiche les colonnes Statut, Date d'émission, Client, N° de devis, TTC, HT, TVA et Date échéance. La Date échéance correspond à la date du champ À signer avant le
Les compteurs en haut de l'écran Ventes > Devis affichent le nombre et le montant TTC des devis par statut : BROUILLON, ENVOYÉ, ACCEPTÉ, REFUSÉ, RESTANT À FACTURER, FACTURÉ, ANNULÉ et TOUS. Le statut ENVOYÉ s'applique automatiquement après un envoi par Envoyer le devis, ou manuellement avec Marquer comme envoyé
Situation : dans la fenêtre Nouveau devis d'INGENEO ENTREPRISE, les boutons Enregistrer et Enregistrer et prévisualiser sont grisés. Cause : le champ Client * est vide ou le bloc Liste des articles ne contient aucun produit. Solution : sélectionnez un client dans Client *, puis ajoutez au moins un produit avec Ajouter des articles.
Comment mettre à jour l'offre commerciale dans INGENEO ENTREPRISE ? (fiche à créer) : passage à l'offre PACK PRO minimum
Comment attribuer le droit Créer des devis à un utilisateur dans INGENEO ENTREPRISE ? (fiche à créer) : attribution des droits de la catégorie Module de vente
Comment paramétrer la numérotation des devis dans INGENEO ENTREPRISE ? (fiche à créer) : réglages des devis dans Ventes > Paramètres
Si le client n'existe pas encore, ouvrez la liste Client * et cliquez sur Créer.
Dans la liste Client *, sélectionnez le client. Les champs Adresse de facturation et Adresse de livraison apparaissent.
Si nécessaire, sélectionnez une adresse dans Adresse de facturation et dans Adresse de livraison.
Si vous prévoyez d'envoyer le devis par INGENEO ENTREPRISE, sélectionnez dans le champ Contact un contact qui possède une adresse email.
Dans Modes de paiement *, conservez Virement ou sélectionnez un autre mode de paiement.
Si nécessaire, renseignez les champs facultatifs N° de bon de commande et Ref. client.
Vérifiez le champ Date d'émission. Par défaut, il contient la date du jour.
Dans Délai de signature, conservez 30 jours ou sélectionnez un autre délai. Le champ À signer avant le se calcule automatiquement et n'est pas modifiable.
Dans le champ Objet, saisissez l'objet du devis.
Si nécessaire, insérez une balise dans l'objet, par exemple Numéro du jour courant. Cliquez sur Voir tous pour afficher les autres balises, comme Nom du mois courant ou Année courante.
Dans le bloc Liste des articles, cliquez sur Ajouter des articles. La fenêtre Ajouter un ou plusieurs produits s'ouvre.
Si le produit n'existe pas encore, cliquez sur Créer un produit.
Dans le champ de recherche Nom, Référence, Description..., saisissez le nom ou la référence du produit.
Cliquez sur le bouton + à droite de chaque produit à ajouter. Le produit apparaît dans Articles sélectionnés.
Cliquez sur Ajouter les produit(s). Les produits apparaissent dans le bloc Liste des articles.
Si nécessaire, modifiez sur chaque ligne les colonnes Quantité, Prix HT, Remise et le taux de TVA (20% par défaut pour le produit testé).
Si nécessaire, regroupez les produits en sections avec Ajouter une section et le champ Saisir un titre de section.
Si nécessaire, dans le bloc Récapitulatif, cliquez sur Ajouter une remise globale.
Si nécessaire, dans le bloc Acompte, cliquez sur Demander un acompte.
Dans le bloc Details du paiement, champ Compte *, sélectionnez le compte bancaire. Les champs Nom du compte, IBAN et BIC/SWIFT s'affichent.
Si nécessaire, cliquez sur Ajouter un échéancier de paiement.
Si nécessaire, dans le bloc Pied de page, renseignez Mention spéciale, Conditions générales de ventes, Note de pied de page et Annexe.
Si nécessaire, cliquez sur Paramètre d'affichage, puis activez ou désactivez les interrupteurs des éléments à afficher sur le devis. Les interrupteurs sont regroupés sous trois titres sans interrupteur :
Titre Design du document : Afficher le logo, Afficher la référence produit, Afficher les sous-totaux par sections, Afficher le type d'unité.
Titre Afficher mes informations : Afficher l'adresse, Afficher l'email, Afficher le numéro de téléphone, Afficher le numéro de téléphone portable, Afficher uniquement le SIRET, Afficher le SIREN et le SIRET.
Titre Afficher les informations du client : Afficher le SIRET, Afficher le SIREN, Afficher le numéro de TVA intracommunautaire, Afficher le nom du contact, Afficher l'email, Afficher l'adresse, Afficher le numéro de téléphone, Afficher le numéro de téléphone portable.
Cliquez sur Enregistrer. Pour afficher en plus un aperçu du devis, cliquez plutôt sur Enregistrer et prévisualiser. Dans les deux cas, le devis reste au statut BROUILLON.
Pour envoyer, changer le statut ou convertir le devis, ouvrez Ventes > Devis et cliquez sur la ligne du devis. Le panneau du devis s'ouvre, avec un aperçu du document.
Si un contact avec une adresse email est rattaché au devis, cliquez sur Envoyer le devis pour l'envoyer au client. Le devis passe automatiquement au statut ENVOYÉ.
Si le devis n'a pas été envoyé lors de sa création et que vous l'envoyez plus tard, cliquez sur le bouton ... du panneau du devis, puis sur Envoyer par email.
Si vous avez envoyé le devis au client par un autre moyen qu'INGENEO ENTREPRISE, cliquez sur le bouton ... du panneau du devis, puis sur Marquer comme envoyé.
Pour enregistrer la réponse du client ou annuler le devis, cliquez sur le bouton ... du panneau du devis, puis sur Marquer comme accepté, Marquer comme refusé ou Annuler le devis. Le même menu propose aussi Dupliquer le devis et Transformer en abonnement.
Pour convertir le devis, cliquez sur Convertir en dans le panneau du devis, puis sur Facture, Facture d'acompte, Facture intermédiaire ou Facture de solde.
ACCEPTÉREFUSÉANNULÉ...RESTANT À FACTURERConvertir enFACTURÉSituation : dans la fenêtre Nouveau devis d'INGENEO ENTREPRISE, le champ Compte * ne propose aucun compte bancaire. Cause : les coordonnées bancaires ne sont pas renseignées dans la fiche client. Solution : l'enregistrement du devis reste possible malgré l'astérisque. Pour proposer un compte, renseignez les coordonnées bancaires dans la fiche client.
Situation : dans INGENEO ENTREPRISE, l'utilisateur ne voit pas la fonction de création de devis. Cause : l'établissement n'a pas l'offre PACK PRO minimum, ou l'utilisateur n'a pas le droit Créer des devis de la catégorie Module de vente. Sans ce droit, la fonction n'apparaît pas à l'écran. Solution : si l'offre est en cause, mettez à jour l'offre commerciale de l'établissement vers PACK PRO minimum. Si le droit est en cause, demandez l'attribution du droit Créer des devis.
Comment renseigner les coordonnées bancaires dans la fiche client dans INGENEO ENTREPRISE ? (fiche à créer) : alimente le champ Compte * du devis