La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.
Critères obligatoires :
Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier
Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données
Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO)
Obsolescence : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document.
Durée de conservation : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document).
Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier.
Sélectionnez un classeur
Activez l'option obsolescence et/ou le paramétrage de conservation des documents
Configuration Obsolescence : Choisissez une durée en jour, mois ou année
Configuration Durée de conservation : Choisissez une durée en jour, mois ou année, par rapport à des critères du document et de suppression ou d'archivage du document
Cliquez sur enregistrer
Vous souhaitez modifier une configuration existante ?
Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné.
Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?
Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document.
Vous hésitez entre suppression et archivage ?
L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement.