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Une fois importée, retrouvez votre facture via la barre de recherche située en bas de votre interface.
Vous y trouverez deux espaces de recherche : la liste des factures fournisseurs et la liste des factures clients.
Affinez vos résultats grâce à plusieurs filtres :
Numéro de Facture
Montant
Fournisseur
Date
Vous avez la possibilité de combiner plusieurs filtres afin d'affiner davantage votre recherche.
Depuis le menu Accueil de votre portail de services, retrouvez trois onglets principaux :
Factures d'achat
Factures de vente
Autre documents
Cliquez sur "+ Importer un fichier" et choisissez le ou les fichiers depuis votre ordinateur.
La plateforme détecte automatiquement les doublons. Si une facture identique a déjà été importée dans votre espace, une alerte s'affiche pour vous en informer.
Une fois votre import validé, les documents sont automatiquement transmis pour traitement.
Depuis le menu Factures vous avez la possibilité de créer une facture ou un avoir. Visualisez à tout moment le statut de votre facture (Brouillon, à payer, en retard, payé, justifié, archivé, en attente et annulé)
Appuyez sur le bouton + Créer une facture, puis renseignez les champs suivants afin de compléter votre facture :
Informations générales ;
Liste des articles ;
Pour créer un abonnement, rendez-vous dans le menu Abonnements, puis appuyez sur le bouton + Créer un abonnement.
Remplir les différents champs proposés :
Choix du client ;
Date de l'abonnement : si vous n'indiquez pas de date de fin, l'abonnement se poursuivra indéfiniment. Vous avez la possibilité de visualiser l'échéancier. Par défaut, 24 échéances sont générées, toutefois, tant que l'abonnement n'est pas terminé, les échéances continueront à être créés ;
Seuls les fichiers au format suivant sont acceptés : .pdf, .csv, .tif, .jpg, .jpeg, .bmp, .png, .txt, .heic, .xls, .xlsx, .xlsm, .doc, .docx, .pptx, .odt, .ods, .rtf
Les documents de plus de 10 Mo ne peuvent pas être importés.
Vous pouvez importer jusqu'à 200 factures à la fois, avec une taille totale maximale de 128 Mo.
Détails TVA ;
Détails du paiement ;
Pied de page.
Afin d'enregistrer votre facture cliquez sur Enregistrer.
A partir de l'édition d'un devis, vous avez la possibilité d'accéder à l'option Transformer en facture via le bouton Plus d'action "...".
Action à la date de facture ;
Cliquez sur Créer l'abonnement. Vous visualisez alors votre revenu mensuel et annuel.
Vous avez la possibilité de créer un modèle d'abonnement en cliquant, depuis le menu Abonnements, sur le bouton + Créer un abonnement, puis sélectionnant Modèle d'abonnement, puis + Créer.
Le modèle vous permets alors de rattacher plusieurs abonnements à un même modèle.
A tout moment, depuis l'édition d'un devis, vous avez la possibilité de créer un abonnement pour le document en utilisant un modèle existant ou en créant un modèle directement depuis le devis.
Retrouvez vos factures en attente de validation dans votre espace "Vos actions prioritaires".
En cas de validation, la facture sera automatiquement transmise en comptabilité pour traitement.
Si un circuit de validation est mis en place sur votre espace, celle-ci suivra les différentes étapes de validation définies.
En cas de refus, un motif devra être selectionné parmi ceux proposés dans la liste déroulante.
Une fois votre espace créé vous recevrez par e-mail une invitation de connexion.
L'interface de votre portail de services est organisée en plusieurs sections clés, chacune conçue pour répondre à un besoin spécifique.
Gérez votre Portail de services grâce au menu Paramètres du compte, qui vous permet de :
Modifier vos informations personnelles
Appliquer un thème de préférence
Gérer vos collaborateurs
Si vous gérez plusieurs entreprises, retrouvez-les facilement via la liste déroulante disponible en haut à gauche de votre interface. Vous pourrez ainsi naviguez simplement entre vos différents espaces.
Le menu Accueil vous permet de gérer l'envoi, la validation, le refus et la recherche de vos factures et documents.
Le menu Gestion de documents vous donne accès à une arborescence complète regroupant l'ensemble des documents partagés (zone de dépôt, archives comptables, documents cabinet). Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de cet espace, consultez la documentation dédiée.
Depuis le menu Produits du module de ventes, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau produit ou de créer des champs et références personnalisés de vos produits depuis le menu Champs produit.
Création d'un nouveau produit
Depuis la rubrique Liste des produits, appuyez sur le bouton + Ajouter un produit.
Remplissez la fiche de personnalisation de votre produit (nom, unité, description, etc.), puis cliquez sur Ajouter.
Import en masse des produits
Cliquez sur "Importer des produits", téléchargez le modèle d'import à compléter en respectant les prérequis listés lors du téléchargement.
En passant à l'étape suivante, vous aurez la possibilité d'importer votre liste.
Marquer votre produit comme non disponible :
Si vous souhaitez rendre un produit indisponible, cliquez sur le produit pour l'éditer. Décochez ensuite le produit en haut à droite, le produit passera en indisponible.
Valider ensuite vos modifications en cliquant sur le bouton Valider en bas de la fenêtre.
Pour créer un devis rendez-vous dans la rubrique Devis, puis cliquez sur + Créer un devis.
Les informations suivantes vous seront demandées :
Informations générales : client, contact, mode de paiement, date et objet.
Liste des articles : plusieurs produits peuvent être ajoutés. Vous retrouverez dans la liste les produits précédemment créés. Vous pouvez appliquer des remises par ligne ou sur le global.
Détail du paiement.
Pied de page : mention spéciales, cgv, note de pied de page, annexes.
Cliquez sur Enregistrer et prévisualiser afin de générer le devis. Vous y retrouverez les couleurs et l'annexe ajoutée précédemment.
A ce stade, le devis est en brouillon. Il peut toujours être modifié en cliquant sur le bouton Editer.
Une fois Enregistré, le devis passe au statut Envoyé
En cliquant sur votre devis, plusieurs actions peuvent être réalisées :
Marquer comme accepté ;
Marquer comme refusé ;
Marquer comme refusé et dupliquer le devis ;
Marquer comme brouillon;
Depuis le menu Paramètres du module de ventes, vous avez la possibilité de modifier les masques de vos devis, factures et avoirs (numérotation des documents, informations du document, design, mentions légales, etc.).
Indiquez le préfixe que vous souhaitez avant votre numéro de devis/facture ;
Indiquez à quel numéro correspondra votre premier devis/facture créé ;
Indiquez la taille minimale du compteur ;
Vous aurez un aperçu de la numérotation de votre premier devis/facture.
Vous pouvez créer une annexe depuis le menu Annexes et la rattacher par défaut à vos devis, factures et avoirs.
Dans la rubrique Logo et apparence, vous avez la possibilité d'ajouter un logo et de personnaliser l'apparence de vos documents selon vos préférences.
En cas de modification des couleurs de vos factures, pensez à adapter la couleur du texte afin de garantir une bonne lisibilité.
Bienvenue dans ce guide de démarrage.
Ce guide vous accompagne dans la prise en main du Portail de services, avec les étapes essentielles pour démarrer efficacement.
Vous y découvrirez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques et des conseils pour gagner rapidement en autonomie.
Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l’ordre pour exploiter pleinement la solution dès le départ.
Envoyer par mail ;
Dupliquer le devis ;
Transformer en facture ;
Transformer en abonnement ;
Pour accéder à l'ensemble de ces actions, cliquez sur le bouton plus d'action "...'
Les devis transformés en factures se retrouvent automatiquement dans l'espace Factures Brouillon
La première étape est essentielle pour assurer un démarrage optimal.
Elle permet de configurer correctement les bases afin de rapidement créer vos premiers devis et factures.
En la suivant avec attention, vous vous assurez que vos données sont synchronisées et identiques partout.
Lors de cette action, vous sélectionnez ou créez le produit qui sera facturé au client, en précisant ses caractéristiques (nom, prix, quantité, TVA, etc.).
Cette étape permet de définir précisément le contenu de la prestation ou des biens proposés, et garantit la cohérence du document commercial.
Il est donc important de vérifier chaque élément (tarif, description, quantité) afin d’assurer l’exactitude des données et d’éviter toute correction ultérieure.
Un produit peut être créé à la volée depuis un devis ou une facture.
Lors de cette action, vous construisez un document détaillant les produits ou services proposés, ainsi que leurs conditions tarifaires.
Cette étape permet de structurer l’offre de manière claire et professionnelle, en intégrant les éléments essentiels tels que les produits, les quantités, les prix et les éventuelles remises.
Il est donc important de vérifier l’ensemble des informations renseignées afin de garantir la fiabilité du document et d’assurer une bonne compréhension par le client.
Lors de cette action, vous générez un document reprenant les produits ou services facturés, ainsi que les informations financières associées.
Cette étape permet de formaliser de manière conforme les éléments de facturation, tels que les montants, la TVA, les conditions de paiement et les informations du client.
Il est donc important de vérifier avec attention l’exactitude des informations saisies afin de garantir la conformité du document et d’éviter toute régularisation ultérieure.
Lors de cette action, vous définissez les modalités de facturation automatiques, en précisant les produits ou services concernés, leur fréquence (mensuelle, annuelle, etc.) et les conditions associées.
Cette étape permet de structurer une relation commerciale dans la durée, en automatisant l’émission des factures tout en garantissant la régularité des paiements.
Il est donc important de vérifier les paramètres renseignés (périodicité, montants, dates de début et de fin) afin d’assurer le bon fonctionnement de la facturation et d’éviter toute anomalie.
Félicitations, vous êtes prêt à démarrer ! 🚀 Continuez sur cette lancée, vous êtes désormais en bonne voie pour maîtriser pleinement le Portail de services.
Les contraintes sur l'image à télécharger sont les suivantes :
Taille d'image recommandée :150 x 150 pixels @ 72 DPI
Taille maximale du fichier : 1MB
