Comment créer plusieurs entreprises en une fois par import dans INGENEO PRECOMPTA ?

Résumé : Cette procédure permet de créer plusieurs entreprises en une fois dans INGENEO PRECOMPTA, à partir d'un modèle Excel importé depuis l'écran Entreprises. Le traitement d'un import prend 5 à 15 minutes selon la volumétrie. Elle nécessite les droits Autoriser la création d'entreprise et Autoriser l'accès au déploiement en masse.

Objectif

Dans INGENEO PRECOMPTA, l'import des entreprises crée plusieurs entreprises à partir d'un seul fichier Excel. C'est une alternative à la création une par une décrite dans Créer une entreprise.

Une entreprise doit exister dans INGENEO PRECOMPTA avant de pouvoir traiter ses factures ou accéder à ses paramètres avancés.

Le même panneau Importer des entreprises permet ensuite d'importer en une fois les FEC de ces entreprises, dans un fichier zip.

• Droits : l'utilisateur doit avoir le droit Autoriser la création d'entreprise et le droit Autoriser l'accès au déploiement en masse. Le détail des droits est dans .

• Modèles d'entreprise : pour appliquer un modèle aux entreprises importées, créez-le avant l'import. La procédure est dans .

• Codes dossier : préparez, pour chaque entreprise, le code dossier utilisé dans le logiciel comptable.

1. Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur Entreprises dans le menu de gauche.

2. Sur l'écran Entreprises, cliquez sur Actions.

3. Dans la rubrique DÉPLOIEMENT, cliquez sur Importer des entreprises

Le modèle Excel d'INGENEO PRECOMPTA contient un onglet Entreprises. Remplissez une ligne par entreprise, à partir de la ligne 2. Les colonnes avec une liste proposent les valeurs disponibles dans un menu déroulant : choisissez une valeur de cette liste.

Les listes des colonnes Logiciel comptable, Modèle et Site dépendent du paramétrage de votre plateforme INGENEO PRECOMPTA. Téléchargez donc le modèle depuis la plateforme sur laquelle vous importez.

1. Dans INGENEO PRECOMPTA, ouvrez le panneau Importer des entreprises depuis Entreprises > Actions > Importer des entreprises.

2. Dans la partie IMPORTER DES ENTREPRISES, cliquez sur Importer un fichier.

3. Dans la fenêtre de votre ordinateur, sélectionnez le modèle Excel rempli.

INGENEO PRECOMPTA affiche le message Vous serez notifié par mail lors de la fin du process d'import de votre fichier. À la fin du traitement, l'utilisateur qui a importé le fichier reçoit un email avec le résultat de l'import. Le traitement prend 5 à 15 minutes selon la volumétrie.

Dans INGENEO PRECOMPTA, l'import des FEC est conseillé après l'import des entreprises. Il crée les de chaque entreprise : codes journaux, comptes de tiers et comptes comptables. Il récupère aussi les occurrences, pour que les propositions de saisie soient adaptées dès le début de la saisie.

1. Regroupez les fichiers FEC dans un fichier zip. Le nom de chaque fichier FEC doit commencer par le numéro SIREN de l'entreprise.

2. Dans INGENEO PRECOMPTA, ouvrez le panneau Importer des entreprises depuis Entreprises > Actions > Importer des entreprises.

3. Dans la partie IMPORTER DES FICHIERS FEC, cliquez sur Importer un fichier (zip)

Le résultat de l'import des FEC est envoyé par email à l'utilisateur qui a importé le fichier zip. Si plusieurs entreprises ont le même numéro SIREN, le FEC est intégré à chacune de ces entreprises.

Dans INGENEO PRECOMPTA, après l'import du modèle Excel, le message Vous serez notifié par mail lors de la fin du process d'import de votre fichier. s'affiche. L'utilisateur qui a importé le fichier reçoit ensuite un email avec le résultat de l'import.

Les entreprises importées apparaissent dans la liste de l'écran Entreprises dès que l'import est validé. Les lignes rejetées sont listées dans l'email de résultat, avec la raison du rejet.

Avant de traiter les factures, vérifiez la cohérence des données importées pour chaque entreprise. Pour modifier les paramètres d'une entreprise après l'import, ouvrez ses depuis l'écran Entreprises.

Ligne rejetée à l'import des entreprises. Dans INGENEO PRECOMPTA, une ligne en erreur du modèle Excel est rejetée seule : les autres lignes sont importées. L'email de résultat indique la raison du rejet. Corrigez les lignes rejetées dans le fichier, puis réimportez le fichier complet. L'import reconnaît une entreprise déjà existante à son code dossier, saisi dans la colonne Code. Les lignes dont le code dossier existe déjà sont ignorées : l'import ne crée pas de doublon.

Colonne obligatoire vide dans le modèle d'import des entreprises. Dans INGENEO PRECOMPTA, les colonnes Logiciel comptable, SIREN, Raison sociale, Code, Site, Mode de facturation et Date de fin d'exercice (jj/MM) sont obligatoires. Complétez-les pour chaque ligne avant d'importer le fichier.

Code achat ou Code vente non appliqué. Dans le modèle d'import des entreprises d'INGENEO PRECOMPTA, les colonnes Code achat et Code vente sont ignorées quand la colonne Modèle est renseignée. Pour qu'elles soient prises en compte, laissez la colonne Modèle vide.

Valeur saisie hors liste. Dans le modèle d'import des entreprises d'INGENEO PRECOMPTA, les colonnes Logiciel comptable, Modèle, Site, Mode de facturation et Lancer la synchronisation après import attendent une valeur de leur menu déroulant. Sélectionnez la valeur dans la liste au lieu de la saisir. Utilisez un modèle téléchargé depuis la plateforme sur laquelle vous importez.

Erreur à l'import des FEC. Dans INGENEO PRECOMPTA, chaque FEC doit être un fichier .txt conforme au format FEC, avec les codes journaux renseignés. Le nom de chaque fichier doit commencer par le numéro SIREN de l'entreprise.

Fichier refusé à cause de sa taille. Dans INGENEO PRECOMPTA, le modèle Excel et le fichier zip de FEC ne doivent pas dépasser 150 Mo chacun.

• : création d'une seule entreprise depuis Entreprises > Ajouter.

• : créer le modèle choisi dans la colonne Modèle.

• : référentiels créés par l'import des FEC et par la synchronisation.