Comment faire la pré-saisie comptable d'un document dans INGENEO PRECOMPTA ?

Résumé : Cette procédure permet de faire la pré-saisie comptable d'un document dans l'écran de pré-saisie comptable du menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA : compte tiers, comptes de charges et de TVA, puis enregistrement et export. Elle nécessite le droit Enregistrer les documents.

Objectif

Dans INGENEO PRECOMPTA, la pré-saisie comptable attribue à un document d'un classeur comptable ses comptes et ses éléments comptables. Elle se fait dans l'écran de pré-saisie comptable, ouvert depuis le menu Bannettes.

Après un clic sur Enregistrer, le document est exporté automatiquement vers le logiciel comptable de l'entreprise. Exception : les entreprises en export On Demand ne sont pas exportées automatiquement. Leurs écritures s'exportent à la demande, comme décrit dans Export des écritures On Demand.

L'écran de pré-saisie comptable n'affiche ni titre ni libellé. Il ne faut pas le confondre avec un masque de saisie, qui est un modèle d'écritures enregistré et rappelé par raccourci clavier.

• Dans INGENEO PRECOMPTA, l'utilisateur doit avoir le droit Enregistrer les documents. Le détail des droits est dans .

• Le document doit être présent dans un classeur comptable de l'entreprise, dans le menu Bannettes.

• Avant de commencer, vérifiez que l'entreprise sélectionnée dans le menu Bannettes est la bonne, pour éviter les erreurs de comptabilisation.

1. Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur Bannettes dans le menu de gauche.

2. Sélectionnez l'entreprise dans la liste.

3. Sélectionnez ou recherchez le classeur comptable qui contient le document.

4. Sur la ligne du document, cliquez sur la loupe en bout de ligne.

L'écran de pré-saisie comptable s'ouvre. Il a 3 volets redimensionnables :

• la liste des documents du classeur comptable ;

• le volet de pré-saisie comptable du document ;

• l'aperçu du document, avec son historique et ses notes.

Pour passer à un autre document du même classeur comptable, sélectionnez-le dans la liste des documents de l'écran de pré-saisie comptable.

Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, la plupart des éléments comptables sont renseignés par le traitement OCRLAD du document. Par défaut, la date de facture, la date d'échéance et le numéro de facture sont affichés.

1. Dans le volet de pré-saisie comptable, vérifiez chaque élément comptable renseigné par l'OCRLAD.

2. Si un élément est faux ou vide, corrigez-le.

Pour afficher d'autres éléments comptables, ou en rendre certains obligatoires, réglez l'onglet Eléments comptables du classeur comptable.

Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, le compte tiers est renseigné automatiquement si deux conditions sont réunies : le fournisseur a été reconnu dans le document, et le compte tiers est présent dans le FEC de l'entreprise. Sinon, renseignez le compte tiers dans le champ Compte d'une ligne d'écriture, par l'une des trois méthodes suivantes.

Rechercher le compte tiers par saisie

1. Dans le tableau des lignes d'écriture, cliquez dans le champ Compte de la ligne à renseigner.

2. Saisissez les premiers caractères du code du compte tiers ou de son intitulé.

3. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez le compte tiers.

Rechercher le compte tiers dans le panneau de recherche

1. Dans le tableau des lignes d'écriture, cliquez dans le champ Compte de la ligne à renseigner.

2. Appuyez sur la touche Entrée du clavier.

3. Dans le panneau Recherche d'un enregistrement, repérez le compte tiers. Les colonnes du tableau sont notamment Compte, Intitulé

Créer le compte tiers

Si le compte tiers n'existe pas, créez-le depuis l'écran de pré-saisie comptable :

1. Dans le champ Compte de la ligne à renseigner, saisissez le code du nouveau compte tiers.

2. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Le panneau Création d'un enregistrement s'ouvre directement.

3. À l'étape Compte tiers, renseignez les champs du compte (Type

À la création, seuls le code (Compte) et l'intitulé (Intitulé) du compte tiers sont obligatoires, sauf si le paramétrage avancé de la comptabilité de l'entreprise impose d'autres champs. Le compte tiers est créé dans le logiciel comptable au moment de l'intégration de l'écriture.

Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, le tableau des lignes d'écriture contient les colonnes Journal, Compte, Libellé, Code TVA, Débit et Crédit.

1. Dans le champ Compte d'une ligne de charge, saisissez les premiers caractères ou chiffres du compte, ou un mot de son libellé.

2. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez le compte de charges.

3. Dans le champ Compte d'une ligne de TVA, saisissez les premiers caractères ou chiffres du compte, ou un mot de son libellé.

Pour gérer les lignes du tableau des lignes d'écriture :

• Ajouter une ligne à la fin du tableau : cliquez sur le bouton + bleu, à gauche sous la dernière ligne, ou utilisez le raccourci Ctrl +.

• Insérer une ligne entre deux lignes : survolez avec la souris l'espace entre les deux lignes, puis cliquez sur Insérer une ligne d'écriture.

• Supprimer une ligne : cliquez sur la corbeille rouge, à gauche de la ligne, ou utilisez le raccourci

Ces boutons n'affichent pas d'infobulle au survol.

Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, l'onglet Vigilances n'apparaît que si le document présente au moins une vigilance. Il reprend les indicateurs du document, par exemple un doublon, une date en dehors de l'exercice ou une saisie déjà enregistrée.

1. Si l'onglet Vigilances est affiché, cliquez dessus.

2. Traitez chaque vigilance avant d'enregistrer la pré-saisie comptable.

1. Vérifiez le compte tiers, les comptes de charges et les comptes de TVA.

2. Cliquez sur Enregistrer.

Dans INGENEO PRECOMPTA, après un clic sur Enregistrer dans l'écran de pré-saisie comptable :

• le document est exporté automatiquement vers le logiciel comptable, sauf si l'entreprise est en export On Demand ;

• le document n'apparaît plus dans le classeur comptable du menu Bannettes ;

• le document reste accessible avec le menu Rechercher.

• Le document n'apparaît plus dans le classeur comptable après la pré-saisie comptable. Dans INGENEO PRECOMPTA, un document enregistré est exporté et quitte le classeur comptable du menu Bannettes. Solution : retrouvez-le avec le menu Rechercher.

• Une erreur est découverte après l'enregistrement. Dans INGENEO PRECOMPTA, un document exporté ne se corrige plus. Solution : corrigez l'écriture dans le logiciel comptable, ou déposez de nouveau le document dans le classeur comptable.

• Le compte tiers n'est pas renseigné automatiquement. Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, le compte tiers n'est renseigné automatiquement que si le fournisseur est reconnu dans le document et que le compte tiers est présent dans le FEC. Solution : recherchez le compte tiers dans le champ

• : éléments comptables affichés en pré-saisie comptable, options Ne pas exporter et vigilances du classeur.

• : modèles d'écritures enregistrés, rappelés avec CTRL + code depuis l'écran de pré-saisie comptable.

• : export manuel des écritures pour les entreprises en export On Demand.