^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La création d'une entreprise permet d'initialiser un nouveau dossier comptable.

Cette action est nécessaire avant de pouvoir traiter les factures ou accéder aux paramètres avancés.

^{Vidéo interactive 💡}

^{Créer l'entreprise}

Depuis votre interface principale, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Entreprise

2. Cliquez sur Ajouter

3. Dans la page Généralités, renseignez tous les champs requis

4. Le champ Code dossier doit être identique à celui du logiciel comptable

5. Si vous n’avez pas créé de site, sélectionnez site par défaut

6. Cliquez sur Suivant.

7. Importer un fichier FEC (recommandé)

8. Les libellés d'écriture sont proposés par défaut et modifiables par clic droit dans leurs champs respectifs afin de choisir les variables d’automatisation

9. Cliquez sur Enregistrer en bas de page

1. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle désiré

2. Activez le ou les différents imports souhaités

3. Cliquez sur Enregistrer

• Après l'enregistrement, sélectionnez l'action souhaitée dans le menu :

  • + … puis créer une nouvelle entreprise

  • + … puis traiter les factures

Utilisez l'option d'import FEC qui permet une migration complète et automatique des écritures comptables existantes.

Vérifiez que le fichier FEC est au bon format et que les codes journaux sont bien présents.

Accédez aux de l'entreprise via le menu entreprise.

^{Prérequis & Permissions}

Il sera nécessaire, un fois le classeur créé, d'attribuer le droit sur ce dernier Gérer les référentiels associés (ajouter, modifier, supprimer)

^{Contexte & Recommandations}

Les paramétrages des classeurs comptables permettent d'activer les éléments comptables dans la fenêtre de saisie, il sera également possible de les rendre obligatoire.

^{Les éléments comptables}

Critères obligatoires :

• Définir le nom du classeur de manière claire et explicite

• Choisir le type de classeur correspondant à votre usage pour assurer une configuration appropriée

• Vérifier vos permissions d'accès au menu entreprise

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu entreprise – Classeurs comptables.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Saisissez un nom pour le classeur.

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans le menu entreprise – Classeurs comptables.

2. Editez un classeur comptable.

3. Assurez vous d'avoir un journal par défaut

• Activer/désactiver la fonction « Ne pas exporter »

• Alerter si la date de facture supérieure à la date d’échéance

• Afficher la validité de l’entreprise

Vous souhaitez modifier le type de classeur après création ?

Le type de classeur ne peut pas être modifié après création. Il faut créer un nouveau classeur avec le bon type.

Vous avez des doublons non repérés dans votre classeur ?

Vérifiez la configuration du contrôle des doublons dans le menu paramétrage général.

Vous voulez désactiver une fonction avancée ?

Rendez-vous dans le menu paramétrage avancé et désactivez les fonctions non désirées.

^{Prérequis & Permissions}

Ces configurations impactent directement les automatisations de vos saisies comptables.

Quand utiliser cette configuration :

• Configuration initiale après création d'entreprise

• Changement de logiciel comptable ou mise à jour majeure

• Modification du régime fiscal ou du type de comptabilité

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier ces paramètres :

• En cours d'exercice sans validation préalable de l'expert-comptable

• Pendant les périodes de clôture ou déclarations fiscales

Critères obligatoires avant configuration :

• Code dossier identique : Le code dossier INGENEO doit correspondre exactement à celui de votre logiciel comptable pour permettre l’export ou la synchronisation si le logiciel comptable le permet, pour certains logiciels comptables un menu déroulant sera proposé

• Informations logiciel à jour : Vérifiez la version et les paramètres de votre logiciel comptable avant configuration

1. Accédez au menu Paramètres de l'entreprise

2. Sélectionnez Comptabilité

3. Renseignez les champs obligatoires selon votre organisation (code dossier, plan comptable, etc.)

Votre synchronisation échoue systématiquement ?

Vérifiez que le code dossier est rigoureusement identique (attention aux espaces et caractères spéciaux), vérifiez les paramétrages de votre logiciel comptable.

Vous voulez automatiser la création des comptes tiers ?

Configurez la politique de création des comptes fournisseurs avec un préfixe cohérent et une longueur standardisée pour votre organisation.

Vos périodes d'exercice se chevauchent de manière problématique ?

Clôturez l'ancienne période avant d'ouvrir la troisième. INGENEO ne permet que deux périodes simultanées maximum.

Ce menu vous permet d'apprendre à créer, modifier et organiser toutes les entreprises rattachées à votre plateforme. À travers ces articles, vous découvrirez comment renseigner leurs informations clés, activer les bons paramètres et optimiser votre utilisation.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les référentiels comptables constituent la base de données de votre entreprise permettant à INGENEO de proposer des saisies complètes et automatisées adaptées à votre activité.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration initiale d'une nouvelle entreprise

• Mise à jour des paramètres comptables en cours d'exercice

• Adaptation aux évolutions réglementaires (TVA, plan comptable)

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier les référentiels :

• En cours de clôture comptable (risque d'incohérence)

• Pour des modifications ponctuelles (utilisez les saisies manuelles)

Alternatives disponibles : L'import de votre FEC ou la synchronisation avec certain logiciel comptable permettent de récupérer automatiquement vos référentiels existants.

Navigation spécifique : L'accès se fait depuis l'édition de votre entreprise

1. Accédez à l’édition de l’entreprise concernée

2. Ouvrez l’onglet Référentiel comptable

3. Ajoutez, modifiez ou supprimez les éléments suivants selon vos besoins :

• Axes analytiques

• Sections analytiques (10 niveaux de sections maximum par axe)

• Comptes banque : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos éléments de banque

• Intégration : Ces paramètres sont utilisés pour vos saisies de banque

Vous voulez ajouter des comptes tiers ou codes TVA rapidement ?

Ces éléments peuvent être créés directement depuis votre saisie sans passer par les référentiels.

Cohérence des données : Toute modification des référentiels doit être cohérente avec vos obligations comptables et fiscales.

Limitation de synchronisation : La synchronisation avec les logiciels comptables n'est disponible que si l'interconnexion est techniquement supportée pour votre logiciel spécifique.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le menu Informations générales centralise toutes les données légales et administratives de votre entreprise, enrichies automatiquement grâce à une interconnexion avec la base SIRENE.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration après la création d'entreprise

• Mise à jour suite à changements légaux (adresse, forme juridique)

• Renforcement de la sécurité avec mot de passe

Quand NE PAS modifier ces informations :

• Pendant les périodes de déclarations fiscales (risque d'incohérence)

• Sans vérification préalable des informations légales officielles

Critères obligatoires avant modification :

• Numéro SIREN valide : Vérifiez la conformité de votre numéro SIREN pour permettre l'interconnexion

• Informations légales à jour : Consultez les registres officiels avant toute modification importante

• Logo en format adapté : Préparez votre logo dans un format web optimisé (PNG, JPEG, taille raisonnable)

1. Consultez les informations saisies lors de la création

2. Vérifiez les données légales

3. Complétez ou corrigez les informations si nécessaire

Avantage de l'interconnexion : La connexion INSEE garantit la fiabilité et l'actualité des informations légales officielles.

1. Consultez les informations de l'unité légale récupérées via SIRENE

2. Vérifiez les données des établissements associés

3. Utilisez l'option « cliquer ici » pour synchroniser avec les dernières données SIRENE

Synchronisation régulière : La mise à jour périodique garantit la conformité avec les registres officiels.

1. Accédez au sous-menu Sécurité

2. Saisissez le mot de passe spécifique à cette entreprise

3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le paramétrage

Recommandation sécurité : Utilisez un mot de passe fort et unique pour chaque entreprise sensible.

Cette fonctionnalité permet de générer une archive depuis la fiche d'une entreprise.

• Quand l'utiliser Pour créer une archive d'une entreprise depuis son espace d'administration.

• Quand NE PAS l'utiliser Si vous n'avez pas accès au menu d'édition de l'entreprise.

Critères obligatoires :

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L’analytique permet de ventiler des écritures comptables selon des axes analytiques définis. Cette configuration est utile pour suivre des budgets, projets ou centres de coûts.

Vidéo interactive 💡

^{Préparer l’environnement}

^{Critères obligatoires :}

• Avoir défini les axes et sections nécessaires selon votre organisation interne

• Vérifier que le logiciel comptable permet l’intégration des lignes analytiques

^{Créer un plan analytique}

Depuis le menu principal, procédez comme suit :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques.

2. Cliquez sur + Ajouter pour créer un axe.

3. Renseignez le champ Code.

✍️ Vous pouvez synchroniser votre plan comptable s’il est compatible en cliquant sur le bouton Synchroniser.

Pour chaque classeur concerné :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Classeurs comptables.

2. Cliquez sur le classeur souhaité pour l’éditer.

3. Cliquez sur éléments comptables.

✍️ L’axe par défaut peut être modifié à tout moment selon les besoins.

Assurez-vous qu’au moins un axe a bien été créé dans le menu Analytiques.

Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques > Sections analytiques, puis cliquez sur l’icône d’édition à côté de la section concernée.

Décochez simplement l’option Analytiques dans l’édition du classeur concerné.

Avertissement