Seul utilisateur ayant le droit Autoriser l'accès au paramétrage de la comptabilité peut configurer les modes de validation.
La validation automatique permet de valider les documents sans intervention utilisateur, la validation semi-automatique nécessite une confirmation manuelle des écritures proposées par le système.
Validation automatique - Quand l'utiliser :
Pour des fournisseurs récurrents avec des écritures standardisées
Quand les critères de reconnaissance sont fiables à 100%
Pour automatiser le traitement de gros volumes
Validation semi-automatique - Quand l'utiliser :
Pour maintenir un contrôle sur les écritures proposées
Avec des fournisseurs occasionnels ou variables
Pour valider les propositions avant traitement définitif
Quand NE PAS utiliser la validation automatique :
Avec des documents complexes nécessitant une analyse manuelle
Pour des comptes sensibles nécessitant une validation humaine
Entreprise sélectionnée avec accès aux référentiels comptables
Comptes tiers identifiés et paramétrés correctement
Critères de validation définis et testés au préalable
Depuis le menu Entreprise, sélectionnez l'entreprise concernée.
Cliquez sur éditer l'entreprise
Accédez à l'onglet Référentiels comptables
Sur la ligne du compte concerné, cliquez sur éditer
Cliquez sur Options avancées
Sélectionnez la méthode de validation souhaitée
Cliquez sur Tout sélectionner
Effectuez un clic droit sur n'importe quelle ligne de compte
Sélectionnez Validation automatique/semi-automatique
Depuis le menu Bannettes, sélectionnez l'entreprise concernée.
Cliquez sur la loupe au niveau du document concerné
Sur le formulaire de saisie, cliquez sur la première ligne
Dans votre menu Bannette cliquez sur le bouton Validation semi-automatique pour lancer le mécanisme.
Une fenêtre s'ouvrira vous indiquant :
Les documents exportés avec succès
Vous avez également la possibilité de récupérer le Rapport d'automatisation en cliquant sur le menu d'action diverse (trois traits horizontaux) sur la droite de l'écran.
Vous souhaitez appliquer la même validation à tous vos fournisseurs ?
Utilisez la méthode de configuration en lot depuis Entreprise > Référentiels comptables avec Tout sélectionner.
Vous voulez tester avant d'activer la validation automatique ?
Commencez par la validation semi-automatique pour vérifier les propositions du système avant de passer en mode entièrement automatique.
Vous rencontrez des erreurs de validation automatique ?
Vérifiez les critères définis pour le compte tiers et repassez temporairement en validation semi-automatique pour identifier les problèmes.
Sélectionnez Comptes tiers
Enregistrez votre choix
Cliquez sur Options avancées
Sélectionnez la méthode de validation souhaitée
Cliquez sur Enregistrer
Les raisons qui ont empêché la validation semi-automatique
La configuration s'applique par compte tiers : un mauvais paramétrage peut entraîner des validations non souhaitées
Cette méthode permet de configurer un ou plusieurs comptes simultanément
Cette méthode applique la même configuration à tous les comptes tiers de l'entreprise.
Méthode rapide pour configurer un compte directement depuis la saisie
Le raccourci CTRL+Q permet un accès rapide aux paramètres du compte tiers depuis la saisie.
Si vous avez paramétré en Validation automatique les fournisseurs, aucune action n'est à mener, le document déposé dans la bannette est lu et directement envoyé en comptabilité.
Validation automatique : Les documents seront validés sans contrôle manuel. Assurez-vous que les critères de reconnaissance sont fiables avant activation.
Configuration en lot : L'application de paramètres à tous les comptes tiers peut impacter l'ensemble de votre processus de validation. Testez d'abord sur quelques comptes.