Ce menu vous permet d'apprendre à créer, modifier et organiser toutes les entreprises rattachées à votre plateforme. À travers ces articles, vous découvrirez comment renseigner leurs informations clés, activer les bons paramètres et optimiser votre utilisation.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L’analytique permet de ventiler des écritures comptables selon des axes analytiques définis. Cette configuration est utile pour suivre des budgets, projets ou centres de coûts.

Vidéo interactive 💡

^{Préparer l’environnement}

^{Critères obligatoires :}

• Avoir défini les axes et sections nécessaires selon votre organisation interne

• Vérifier que le logiciel comptable permet l’intégration des lignes analytiques

^{Créer un plan analytique}

Depuis le menu principal, procédez comme suit :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques.

2. Cliquez sur + Ajouter pour créer un axe.

3. Renseignez le champ Code.

✍️ Vous pouvez synchroniser votre plan comptable s’il est compatible en cliquant sur le bouton Synchroniser.

Pour chaque classeur concerné :

1. Rendez-vous dans Entreprise > Classeurs comptables.

2. Cliquez sur le classeur souhaité pour l’éditer.

3. Cliquez sur éléments comptables.

✍️ L’axe par défaut peut être modifié à tout moment selon les besoins.

Assurez-vous qu’au moins un axe a bien été créé dans le menu Analytiques.

Rendez-vous dans Entreprise > Référentiels comptables > Analytiques > Sections analytiques, puis cliquez sur l’icône d’édition à côté de la section concernée.

Décochez simplement l’option Analytiques dans l’édition du classeur concerné.

Avertissement

Le paramétrage des canaux de collecte est l’un des points stratégiques d’INGENEO.

Ils permettent d’automatiser l’arrivée des documents dans les bons classeurs, sans action manuelle de l’utilisateur.

Les essentiels

La saisie comptable permet de traiter les documents présents dans les bannettes en leur attribuant les comptes et appropriés.

Une fois la saisie faite, le document est exporté vers le logiciel comptable de façon automatique (à l’exception des exports « ON DEMAND »).

Critères obligatoires :

• Avoir les droits d’accès à la saisie de l'entreprise concernée

La validation de documents dans un circuit permet de s'assurer qu'un processus d'approbation structuré est respecté avant la finalisation d'un document.

Quand l'utiliser : Lorsque vous êtes désigné comme valideur dans un circuit et qu'un document attend votre validation

Quand NE PAS l'utiliser : Si vous n'avez pas les permissions de validation ou si le document ne vous est pas assigné

Alternatives disponibles : Contacter l'administrateur pour obtenir les droits de validation si nécessaire

L'export manuel des écritures On Demand est adapté pour :

• Générer un fichier d'écritures comptables à la demande

• Transférer des données vers votre logiciel de comptabilité

• Récupérer les pièces jointes associées aux écritures

Ce menu vous aide à comprendre et à utiliser les différents modules disponibles dans INGENEO.

À travers ces articles, vous découvrirez comment exploiter chaque fonctionnalité pour fluidifier vos workflows et gagner en efficacité dans votre gestion quotidienne.

Les essentiels

Le menu Informations générales centralise toutes les données légales et administratives de votre entreprise, enrichies automatiquement grâce à une interconnexion avec la base SIRENE.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration après la

Les masques de saisie permettent de mémoriser des schémas d'écritures répétitifs et de les rappeler par raccourci clavier. Ils peuvent également être définis par défaut.

Quand les utiliser :

• Pour des saisies récurrentes avec des structures comptables similaires

• Pour standardiser les écritures d'une équipe

Ce menu vous guide pas à pas dans le traitement de vos documents. Le dépôt, la saisie bien sûr, la recherche, la modification (facturettes, fusion, rotation...etc.) et la validation. Tout le workflow quotidien y est détaillé.

Les essentiels

Le connecteur MAC permet à un utilisateur d’envoyer un ou plusieurs fichiers dans la plateforme à partir de son ordinateur MAC. Les documents envoyés se retrouveront dans la Bannette d’une entreprise sélectionnée et passeront à l’OCR automatiquement.

Pour installer les connecteurs, se rendre dans le menu « Ressources ».

Cliquer sur « Connecteur MAC ».

Sélectionner et installer l’application « INGENEO PushDoc » depuis l’Apple Store.

Saisir l’URL de la plateforme dans le champ « URL base de connexions au service Web ». L’information se trouve en haut dans la barre de navigation internet lorsque la plateforme est ouverte.

Exemple:

Limitations :

• Nécessite les identifiants de connexion

• Demande parfois une double authentification

Assurez-vous d'avoir les identifiants Dropbox avant de commencer la configuration. Sans ces informations, vous devrez faire une demande au propriétaire du compte.

Cette fonctionnalité permet de générer une archive depuis la fiche d'une entreprise.

• Quand l'utiliser Pour créer une archive d'une entreprise depuis son espace d'administration.

• Quand NE PAS l'utiliser Si vous n'avez pas accès au menu d'édition de l'entreprise.

Critères obligatoires :

L'API JeDéclare permet de récupérer automatiquement les mouvements bancaires de vos clients via des identifiants de flux JeDéclare.

Posséder un compte de récupération de flux JeDéclare

JeDéclare Administrateur

JeDéclare Entreprise

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

• La collecte automatisée de documents depuis un espace partagé Microsoft

• Le dépôt régulier de documents par vos clients dans un environnement sécurisé

• L'intégration avec les outils Microsoft de votre client

^{Vidéo interactive 💡}

^{Préparer l'environnement}

Une mauvaise configuration du classeur de destination peut entraîner une mauvaise collecte des documents Critères obligatoires avant création :

• Avoir un classeur de destination créé

• Disposer des identifiants du compte SharePoint associé (requis pour l'authentification de la connexion), à défaut le contact de l’utilisateur détenant les identifiants

1. Depuis votre interface, rendez-vous dans Entreprise puis sélectionnez l'entreprise concernée.

2. Cliquez sur Collecte puis sur Ajouter

3. Sélectionnez SharePoint dans le menu déroulant Type

Une fenêtre de connexion SharePoint s'ouvrira automatiquement - gardez vos identifiants à portée de main. Finaliser la connexion SharePoint.

Si vous avez les identifiants SharePoint :

1. Renseignez les champs de connexion dans la fenêtre qui s'est ouverte

2. Validez la connexion

Si vous n'avez pas les identifiants :

1. Créez l'utilisateur dans Paramètres / Utilisateurs si nécessaire

2. Cliquez sur Cliquer-ici pour envoyer une demande de connexion à un utilisateur

3. Sélectionnez l'utilisateur ayant les accès

Vous ne trouvez pas l'utilisateur dans la liste ?

Créez-le dans le menu Administration de votre entreprise, puis cliquez sur + pour créer un nouvel utilisateur.

Vous voulez consulter l'historique des collectes ?

Rendez-vous dans menu Collecte puis cliquez sur Historique pour voir tous les documents réceptionnés.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La recherche de documents permet de retrouver rapidement un fichier dans vos classeurs comptables et plan de classement. Cette fonction est particulièrement utile pour :

• Retrouver un document spécifique par son nom, numéro ou contenu

• Effectuer des recherches ciblées dans un ou plusieurs classeurs

• Filtrer les résultats selon différents critères avancés

• Rechercher d’information dans le corps du document (article, adresse, nom…etc.)

• Audit des actions utilisateurs sur les documents

• Navigation directe dans l'arborescence des classeurs

• Consultation des historiques par utilisateur

Critères de recherche disponibles :

• Recherche par mot-clé dans le contenu des documents

• Filtrage avancé par critères spécifiques

  • ID du document

1. Accédez à la fonctionnalité de recherche depuis le menu principal

2. Saisissez un ou plusieurs mots-clés dans le champ de recherche

3. Sélectionnez les filtres souhaités (statut, période, entreprise, etc.)

Vous souhaitez rechercher dans toutes les entreprises ?

Vous devez obligatoirement saisir une valeur dans le champ de recherche sur le contenu des documents. La recherche par filtres seuls ne fonctionne pas pour une recherche multi-entreprises.

Vous ne trouvez pas votre document ?

Vérifiez que vous avez sélectionné le bon périmètre de recherche (entreprise ou classeur). Essayez des mots-clés différents ou utilisez les filtres avancés pour affiner votre recherche.

Vous voulez conserver vos résultats de recherche ?

Les résultats restent disponibles tant que la fenêtre de recherche est ouverte. Pour les conserver définitivement, exportez-les ou notez les références des documents trouvés.

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Les statuts permettent d'identifier un état sur un document (ex : payé, litige…). Le statut peut être affecté automatiquement via le circuit de validation ou modifié manuellement par un utilisateur.

Quand l'utiliser :

• Avant de créer un circuit de validation

• Pour définir les différentes étapes du document

• Pour organiser le suivi des documents par état d'avancement

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Statut.

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Saisissez un intitulé pour identifier votre configuration de la liste de statuts

Vous souhaitez modifier un statut existant ?

Depuis la liste des statuts, utilisez l'option Éditer pour modifier l'intitulé ou les paramètres du statut.

Vous voulez supprimer un statut ?

Utilisez l'option Supprimer depuis la liste des statuts. Attention, cette action peut affecter les documents déjà associés à ce statut.

Vous souhaitez associer des couleurs aux statuts ?

Lors de l'ajout des statuts, vous pouvez appliquer une couleur spécifique à chaque statut pour faciliter l'identification visuelle.

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Le système de notifications INGENEO centralise toutes les informations importantes sur les actions de la plateforme, les rapports générés et les alertes nécessitant votre attention.

^{Ce que traite les notifications}

• Suivi des traitements en cours (OCR, demandes, validations, etc.)

• Consultation des rapports générés automatiquement

• Surveillance des actions requises

• Contrôle de l'activité sur vos entreprises

Alternative disponible : L'accès via le menu Bannettes permet de consulter les notifications spécifiques à une entreprise donnée.

• Consultation régulière : Vérifiez quotidiennement l'icône de notification pour éviter l'accumulation d'alertes

• Priorisation : Identifiez les notifications critiques nécessitant une action immédiate

Important : L'icône Cloche ou Alertes indique le nombre total de notifications en attente sur toutes vos entreprises.

1. Depuis n'importe quelle page de votre interface INGENEO, localisez l'icône de notifications.

2. Repérez et cliquez sur l'icône Cloche ou Alertes situé en partie supérieure de la plateforme

3. Cliquez sur l'icône œil pour afficher la liste des rapports et notifications

Avantage : Cette méthode offre une vue d'ensemble de toute l'activité sur vos entreprises depuis n'importe quelle page.

Spécificité : Cette méthode permet de filtrer les notifications d'une entreprise particulière.

1. Accédez au menu Bannettes

2. Sélectionnez l'entreprise concernée

3. Rendez-vous dans le menu Actions/Notifications

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les référentiels comptables constituent la base de données de votre entreprise permettant à INGENEO de proposer des saisies complètes et automatisées adaptées à votre activité.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Configuration initiale d'une nouvelle entreprise

• Mise à jour des paramètres comptables en cours d'exercice

• Adaptation aux évolutions réglementaires (TVA, plan comptable)

• Optimisation des automatisations de saisie

Quand NE PAS modifier les référentiels :

• En cours de clôture comptable (risque d'incohérence)

• Pour des modifications ponctuelles (utilisez les saisies manuelles)

Alternatives disponibles : L'import de votre FEC ou la synchronisation avec certain logiciel comptable permettent de récupérer automatiquement vos référentiels existants.

Navigation spécifique : L'accès se fait depuis l'édition de votre entreprise

1. Accédez à l’édition de l’entreprise concernée

2. Ouvrez l’onglet Référentiel comptable

3. Ajoutez, modifiez ou supprimez les éléments suivants selon vos besoins :

• Axes analytiques

• Sections analytiques (10 niveaux de sections maximum par axe)

• Comptes banque : Ajoutez, modifiez ou supprimez vos éléments de banque

• Intégration : Ces paramètres sont utilisés pour vos saisies de banque

Vous voulez ajouter des comptes tiers ou codes TVA rapidement ?

Ces éléments peuvent être créés directement depuis votre saisie sans passer par les référentiels.

Cohérence des données : Toute modification des référentiels doit être cohérente avec vos obligations comptables et fiscales.

Limitation de synchronisation : La synchronisation avec les logiciels comptables n'est disponible que si l'interconnexion est techniquement supportée pour votre logiciel spécifique.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La gestion documentaire par bannettes permet de centraliser et traiter automatiquement vos documents comptables ou autre.

Vous disposerez :

• D’un dépôt manuel ponctuel de documents

• D’un import en lot de plusieurs fichiers simultanément

Alternatives disponibles : Pour un flux automatisé régulier, privilégiez les qui permettent la réception continue de vos documents.

Procédez comme suit :

1. Depuis votre interface principale, accédez au menu Bannettes.

2. Sélectionnez l'entreprise concernée dans la liste

3. Recherchez et sélectionnez le de dépôt approprié

Quand le traitement des documents est terminé, différents icones et smiley sont indiqués devant chaque ligne de document indiquant la qualité de connaissance par la plateforme.

Informations complémentaires : Différents indicateurs informent sur la présence de note incluse au document ou si le document est en dehors de l’exercice.

Pour automatiser la réception de documents, configurez les canaux suivants :

• : Réception par email spécifique

• , , , : Synchronisation cloud

• DématBox : Solution dédiée dématérialisation

Vous souhaitez comprendre la signification des symboles ?

Cliquez sur l'icône information dans la colonne des entreprises pour accéder à la légende complète des indicateurs.

Votre document n'est pas bien reconnu par l'OCR ?

Vérifiez la qualité de votre fichier original.

Vous voulez traiter plusieurs documents d'un coup ?

Utilisez la sélection multiple lors de l'import ou configurez un canal de collecte pour les flux réguliers.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'import en masse permet de créer simultanément plusieurs entreprises sur INGENEO, particulièrement utile lors de migrations ou de déploiements importants.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Déploiement initial pour un cabinet avec de nombreux clients

• Création groupée d'entreprises avec des paramètres similaires (utiliser les modèles d’entreprises)

• Intégration de nouveaux portefeuilles clients

• Fichier Excel conforme : Utilisez exclusivement le modèle à jour fourni par INGENEO pour éviter les erreurs de format

• Données complètes : Vérifiez que tous les champs obligatoires sont renseignés

• Format standardisé : Respectez le format des données selon les spécifications du fichier

1. Depuis votre interface INGENEO

2. Sélectionnez Déploiement dans le menu déroulant

3. Sélectionnez Importer un fichier ZIP

Votre import a échoué partiellement ?

Consultez le rapport reçu par email pour identifier les entreprises en erreur. Corrigez les données problématiques et relancez l'import uniquement pour les entreprises échouées.

Vous voulez modifier des entreprises après import ?

Les entreprises importées peuvent être modifiées individuellement via les paramètres entreprise.

Votre fichier Excel ne correspond pas au modèle ?

Téléchargez toujours la dernière version du modèle depuis la plateforme. Les formats peuvent évoluer et l'utilisation d'anciens modèles provoque des erreurs d'import.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le paramétrage EBICS permet de configurer l’entreprise pour l'import de mouvements bancaires au format EBICS (cfonb ou OFX). Cette configuration lie un IBAN à l'entreprise et peut fonctionner en mode multi-entreprise.

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• IBAN valide du compte bancaire

• BIC/SWIFT si disponible

• Classeur de banque créé

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l’édition de l’entreprise.

2. Cliquez sur Banque

3. Puis sur + Ajouter

1. Cliquez sur + pour ajouter un compte à la banque créée, puis renseignez les informations suivantes :

   • Libellé du compte

   • Libellé personnalisé

Vous souhaitez modifier un IBAN déjà configuré ?

Accédez au menu Entreprise > Banque, sélectionnez le compte concerné et modifiez les informations nécessaires.

Vous rencontrez une erreur lors de la validation de l'IBAN ?

Vérifiez que l'IBAN est complet (27 caractères pour la France) et ne contient pas d'espaces.

Vous voulez supprimer une banque ?

Assurez-vous qu'aucun compte n'y est rattaché avant de procéder à la suppression.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'import EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) permet d'intégrer des mouvements bancaires dans INGENEO au format CFONB ou OFX.

Quand utiliser cette fonctionnalité :

• Quand l’import POWENS (scrapping bancaire) ou JeDéclare n’est pas possible

• Dépôt de mouvements multi-entreprises

Attention : Un fichier EBICS mal formaté ou corrompu peut provoquer des erreurs d'import. Formats compatibles obligatoires :

• Format CFONB : Standard français pour les échanges bancaires, privilégié pour les banques françaises

• Format OFX : Format international, compatible avec la plupart des institutions bancaires

1. Depuis votre interface INGENEO

2. Rendez-vous dans le menu Bannettes

3. Sélectionnez le classeur Banque

• Cliquez sur l’icône « importer un fichier bancaire CFONB / OFX » situé au-dessus de la liste des entreprises

Résultat attendu : Votre fichier EBICS sera traité et les mouvements bancaires seront disponibles pour saisie comptable dans le classeur Banque.

Votre fichier EBICS n'est pas accepté ?

Vérifiez que le format est bien CFONB ou OFX. Certaines banques proposent plusieurs formats d'export.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La saisie bancaire sur INGENEO offre une approche flexible permettant le traitement individualisé de chaque mouvement bancaire avec des fonctionnalités avancées.

Ce qui est possible de saisir :

• Mouvements nécessitant l'ajout de TVA manuelle ou via codes TVA

• Écritures nécessitant une répartition analytique

• Dépenses à éclater sur plusieurs lignes comptables

• Contrôle précis de chaque imputation

Alternatives disponibles : La validation semi-automatique permet un traitement accéléré, une fois l’apprentissage fait.

• Codes TVA configurés : Paramétrez vos codes TVA les plus fréquents pour accélérer la saisie

• Plan comptable à jour : Vérifiez que tous les comptes nécessaires sont créés

• Règles d'imputation : Configurez les chaînes de caractères pour l'automatisation des comptes

1. Accédez à l’édition de l’entreprise

2. Accédez aux Classeurs comptables

3. Éditez le classeur Banque

Vous souhaitez accélérer la saisie des mouvements récurrents ?

Configurez les règles d'imputation automatique via le bouton Imputations pour que les comptes se proposent automatiquement selon les libellés.

Votre saisie est complexe et vous risquez de perdre votre travail ?

Utilisez systématiquement Enregistrer en brouillon pour les écritures avec TVA, analytique ou éclatement sur plusieurs lignes.

Vous voulez traiter rapidement un lot de mouvements simples ?

Paramétrez d'abord vos règles d'imputation, puis utilisez la Validation semi-automatique pour traiter les mouvements récurrents.

Le connecteur HotFolder permet la connexion entre un répertoire de dépôt choisi d’un ordinateur ou serveur dans lequel seront déposés des documents, et le classeur de réception d’une entreprise choisie dans la plateforme.

Depuis le menu « Ressources », de la plateforme, cliquer sur l'icône de téléchargement, pour télécharger le connecteur Hotfolder.

Depuis l’emplacement de téléchargement du fichier « Connecteur HotFolder 64 bits.exe », exécuter l’installation du connecteur en acceptant les différentes étapes d’installation

Renseigner les champs « URL » et « identifiant de connexion au web service ».

L’identifiant se trouve dans le menu ressources de la plateforme.

Saisir votre « mail » et « mot de passe » de connexion à la plateforme.

Cliquer sur « Tester », puis « Suivant ».

Saisir une description, puis indiquer le chemin du répertoire de dépôt des documents.

Possibilité d’ajouter d’autres répertoires pour d’autres types de documents. (ex : facture achat, facture de vente, …).

Saisir le chemin du répertoire d'archivage (optionnel)

Cliquer sur « ... », puis sélectionner l’entreprise et le classeur de destination des documents du dossier Hotfolder (dossier de dépôt).

Cliquer sur « OK », puis cliquer sur « Suivant ».

Cliquer sur « Sauvegarder », et fermer la fenêtre du connecteur.

Déposer des documents dans le répertoire de dépôt, puis vérifier leur arrivée dans le classeur de l’entreprise sur la plateforme.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La création d'une entreprise permet d'initialiser un nouveau dossier comptable.

Cette action est nécessaire avant de pouvoir traiter les factures ou accéder aux paramètres avancés.

^{Vidéo interactive 💡}

^{Créer l'entreprise}

Depuis votre interface principale, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Entreprise

2. Cliquez sur Ajouter

3. Dans la page Généralités, renseignez tous les champs requis

4. Le champ Code dossier doit être identique à celui du logiciel comptable

5. Si vous n’avez pas créé de site, sélectionnez site par défaut

6. Cliquez sur Suivant.

7. Importer un fichier FEC (recommandé)

8. Les libellés d'écriture sont proposés par défaut et modifiables par clic droit dans leurs champs respectifs afin de choisir les variables d’automatisation

9. Cliquez sur Enregistrer en bas de page

1. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle désiré

2. Activez le ou les différents imports souhaités

3. Cliquez sur Enregistrer

• Après l'enregistrement, sélectionnez l'action souhaitée dans le menu :

  • + … puis créer une nouvelle entreprise

  • + … puis traiter les factures

Utilisez l'option d'import FEC qui permet une migration complète et automatique des écritures comptables existantes.

Vérifiez que le fichier FEC est au bon format et que les codes journaux sont bien présents.

Accédez aux de l'entreprise via le menu entreprise.

Dans ce menu vous apprendrez à configurer vos connexions, saisir vos mouvements et exploiter pleinement les outils mis à votre disposition pour de la comptabilisation de banque simplifiée.

Les essentiels

Un outil collaboratif a besoin d'une administration complète.

Ce menu vous aide à gérer efficacement les utilisateurs, la personnalisation et la gestion de masse de la plateforme INGENEO

Les essentiels

^{Prérequis et Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

^{Contexte et Recommandations}

Avant de saisir votre note de frais assurez vous d'avoir procéder au paramétrage nécessaire.

Vous accédez à la saisie de vos notes de frais depuis votre tableau de bord ou directement depuis votre menu Bannettes.

1. Depuis votre tableau de bord, vous trouverez l'onglet Mes notes de frais, ce raccourci vous dirigera directement dans votre formulaire de note de frais

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Indiquez le titre de la note de frais et appuyez sur + Ajouter un frais.

4. Indiquez les détails de la note de frais (nature, date, montant HT, commentaire) et insérez un justificatif

5. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de frais à une même note

6. Cliquez sur Enregistrer et soumettre

Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de :

• Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises

• Structurer vos documents selon des modèles personnalisés

La gestion des mots-clés permet à INGENEO de reconnaître automatiquement un tiers à partir de mots-clés présents dans vos documents.

• Profil de site configuré avec autorisation de gestion des mots-clés

• Minimum de 3 saisies effectuées sur le fournisseur concerné

Le chaînage documentaire vous permet de rapprocher automatiquement deux documents, comme une facture et son bon de commande.

Quand l'utiliser :

• Pour automatiser le rapprochement facture bon de commande

• Contrôler des divergences de montants

L'utilisateur doit également disposer des identifiants Dropbox du compte ou pouvoir faire une demande au propriétaire du compte.

Dropbox est adapté pour la réception automatisée de documents déposés dans le cloud par vos clients. Les collectes s'effectuent une fois par jour automatiquement.

Quand l'utiliser :

• Import régulier de documents clients

L'engagement de dépenses sur INGENEO permet à une structure de prendre formellement la décision de dépenser des fonds pour un achat.

Ce processus se concrétise par l'émission d'un bon de commande et inclut un .

Création du classeur :

Création d'un formulaire :

Création du circuit de validation :

Quand utiliser :

L'application mobile INGENEO permet de déposer des documents directement dans la bannette d'une ou plusieurs entreprises depuis votre smartphone. Cette solution est adaptée pour :

• Le dépôt rapide de documents en déplacement

• La numérisation immédiate de factures et justificatifs

Limitations :

Saisir une dépense :

Valider un engagement de dépense :

Procédez comme suit :

1. Depuis votre Bannette > Formulaire ou Tableau de bord > Mes engagements de dépenses.

La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.

Critères obligatoires :

• Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier

• Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données

Il sera nécessaire, un fois le classeur créé, d'attribuer le droit sur ce dernier Gérer les référentiels associés (ajouter, modifier, supprimer)

Les paramétrages des classeurs comptables permettent d'activer les éléments comptables dans la fenêtre de saisie, il sera également possible de les rendre obligatoire.

La configuration des paramètres permet de personnaliser l'interface de la plateforme et de gérer les fonctionnalités avancées.

Les modifications des paramètres avancés peuvent affecter le fonctionnement de la plateforme pour tous les utilisateurs

1. Depuis votre compte administrateur, rendez-vous dans le menu principal.

Les sites permettent la sur un groupe d’entreprises, ils peuvent être créés par sites physiques ou bien par portefeuille.

Un site par défaut est proposé sur votre plateforme.

La section Sites permet de centraliser la gestion de tous les sites de votre organisation.

Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter de nouveaux sites à votre infrastructure.

Éditez les paramètres des sites existants.

Supprimez les sites obsolètes.

Le mail dédié permet de réceptionner automatiquement des documents via une adresse email spécifique à une entreprise et un classeur défini.

Cette solution est idéale pour automatiser la collecte de documents récurrents.

• Le mail dédié permet uniquement la réception de documents

• Les documents sont traités automatiquement par OCR

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

INGENEO vous permet de définir le type de comptabilité de votre entreprise : comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie.

Dans le paramétrage de l'entreprise concernée, rendez-vous dans Comptabilité, Paramétrage général et choisissez le type de comptabilité souhaité.

La collecte de la banque peut se réaliser par plusieurs canaux de collecte :

• Redirection des mouvements bancaires issus de votre compte jedéclare.com ;

INGENEO permet de créer des clés d'API tierces pour des intercommunications avec des solutions externes telles que Welyb ou MyCompanyFile.

• Utiliser pour connecter des applications tierces à INGENEO

• Permet l'intercommunication sécurisée avec des plateformes externes