1. Accéder à votre espace

Une fois votre espace créé vous recevrez par e-mail une invitation de connexion.

L'interface de votre portail de services est organisée en plusieurs sections clés, chacune conçue pour répondre à un besoin spécifique.

2. Comprendre l'interface

2.1 Paramètres

Gérez votre Portail de services grâce au menu Paramètres du compte, qui vous permet de :

• Modifier vos informations personnelles

• Appliquer un thème de préférence

• Gérer vos collaborateurs

2.2 Gestion multi-entreprises

Si vous gérez plusieurs entreprises, retrouvez-les facilement via la liste déroulante disponible en haut à gauche de votre interface. Vous pourrez ainsi naviguez simplement entre vos différents espaces.

2.3 Accueil et GED

Le menu Accueil vous permet de gérer l'envoi, la validation, le refus et la recherche de vos factures et documents.

Le menu Gestion de documents vous donne accès à une arborescence complète regroupant l'ensemble des documents partagés (zone de dépôt, archives comptables, documents cabinet). Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de cet espace, consultez la documentation dédiée.

Depuis le menu Accueil de votre portail de services, retrouvez trois onglets principaux :

1. Factures d'achat

2. Factures de vente

3. Autre documents

Cliquez sur "+ Importer un fichier" et choisissez le ou les fichiers depuis votre ordinateur.

La plateforme détecte automatiquement les doublons. Si une facture identique a déjà été importée dans votre espace, une alerte s'affiche pour vous en informer.

Une fois votre import validé, les documents sont automatiquement transmis pour traitement.

Retrouvez vos factures en attente de validation dans votre espace "Vos actions prioritaires".

1. Validation de la facture

En cas de validation, la facture sera automatiquement transmise en comptabilité pour traitement.

Si un circuit de validation est mis en place sur votre espace, celle-ci suivra les différentes étapes de validation définies.

2. Refus de la facture

En cas de refus, un motif devra être selectionné parmi ceux proposés dans la liste déroulante.

Une fois importée, retrouvez votre facture via la barre de recherche située en bas de votre interface.

Vous y trouverez deux espaces de recherche : la liste des factures fournisseurs et la liste des factures clients.

Affinez vos résultats grâce à plusieurs filtres :

• Numéro de Facture

• Montant

• Fournisseur

• Date

Vous avez la possibilité de combiner plusieurs filtres afin d'affiner davantage votre recherche.

Bienvenue dans ce guide de démarrage.

Ce guide vous accompagne dans la prise en main du Portail de services, avec les étapes essentielles pour démarrer efficacement.

Vous y découvrirez les principales fonctionnalités, les bonnes pratiques et des conseils pour gagner rapidement en autonomie.

Nous vous recommandons de suivre les étapes dans l’ordre pour exploiter pleinement la solution dès le départ.

Depuis le menu Paramètres du module de ventes, vous avez la possibilité de modifier les masques de vos devis, factures et avoirs (numérotation des documents, informations du document, design, mentions légales, etc.).

Paramétrer la numérotation Devis/Facture

1. Indiquez le préfixe que vous souhaitez avant votre numéro de devis/facture ;

2. Indiquez à quel numéro correspondra votre premier devis/facture créé ;

3. Indiquez la taille minimale du compteur ;

4. Vous aurez un aperçu de la numérotation de votre premier devis/facture.

Ajout d'une annexe

Vous pouvez créer une annexe depuis le menu Annexes et la rattacher par défaut à vos devis, factures et avoirs.

Logo et apparence

Dans la rubrique Logo et apparence, vous avez la possibilité d'ajouter un logo et de personnaliser l'apparence de vos documents selon vos préférences.

En cas de modification des couleurs de vos factures, pensez à adapter la couleur du texte afin de garantir une bonne lisibilité.

Depuis le menu Produits du module de ventes, vous avez la possibilité d'ajouter un nouveau produit ou de créer des champs et références personnalisés de vos produits depuis le menu Champs produit.

Création d'un nouveau produit

Depuis la rubrique Liste des produits, appuyez sur le bouton + Ajouter un produit.

Remplissez la fiche de personnalisation de votre produit (nom, unité, description, etc.), puis cliquez sur Ajouter.

Import en masse des produits

Cliquez sur "Importer des produits", téléchargez le modèle d'import à compléter en respectant les prérequis listés lors du téléchargement.

En passant à l'étape suivante, vous aurez la possibilité d'importer votre liste.

^{Questions fréquentes}

Marquer votre produit comme non disponible :

Si vous souhaitez rendre un produit indisponible, cliquez sur le produit pour l'éditer. Décochez ensuite le produit en haut à droite, le produit passera en indisponible.

Valider ensuite vos modifications en cliquant sur le bouton Valider en bas de la fenêtre.

Pour créer un devis rendez-vous dans la rubrique Devis, puis cliquez sur + Créer un devis.

Les informations suivantes vous seront demandées :

• Informations générales : client, contact, mode de paiement, date et objet.

• Liste des articles : plusieurs produits peuvent être ajoutés. Vous retrouverez dans la liste les produits précédemment créés. Vous pouvez appliquer des remises par ligne ou sur le global.

• Détail du paiement.

• Pied de page : mention spéciales, cgv, note de pied de page, annexes.

Cliquez sur Enregistrer et prévisualiser afin de générer le devis. Vous y retrouverez les couleurs et l'annexe ajoutée précédemment.

A ce stade, le devis est en brouillon. Il peut toujours être modifié en cliquant sur le bouton Editer.

Une fois Enregistré, le devis passe au statut Envoyé

En cliquant sur votre devis, plusieurs actions peuvent être réalisées :

• Marquer comme accepté ;

• Marquer comme refusé ;

• Marquer comme refusé et dupliquer le devis ;

• Marquer comme brouillon;

• Envoyer par mail ;

• Dupliquer le devis ;

• Transformer en facture ;

• Transformer en abonnement ;

Depuis le menu Factures vous avez la possibilité de créer une facture ou un avoir. Visualisez à tout moment le statut de votre facture (Brouillon, à payer, en retard, payé, justifié, archivé, en attente et annulé)

Création d'une facture

Appuyez sur le bouton + Créer une facture, puis renseignez les champs suivants afin de compléter votre facture :

• Informations générales ;

• Liste des articles ;

• Détails TVA ;

• Détails du paiement ;

• Pied de page.

Afin d'enregistrer votre facture cliquez sur Enregistrer.

Créer une facture à partir d'un devis

A partir de l'édition d'un devis, vous avez la possibilité d'accéder à l'option Transformer en facture via le bouton Plus d'action "...".

Pour créer un abonnement, rendez-vous dans le menu Abonnements, puis appuyez sur le bouton + Créer un abonnement.

Remplir les différents champs proposés :

• Choix du client ;

• Date de l'abonnement : si vous n'indiquez pas de date de fin, l'abonnement se poursuivra indéfiniment. Vous avez la possibilité de visualiser l'échéancier. Par défaut, 24 échéances sont générées, toutefois, tant que l'abonnement n'est pas terminé, les échéances continueront à être créés ;

• Action à la date de facture ;

Cliquez sur Créer l'abonnement. Vous visualisez alors votre revenu mensuel et annuel.

Créer un modèle d'abonnement

Vous avez la possibilité de créer un modèle d'abonnement en cliquant, depuis le menu Abonnements, sur le bouton + Créer un abonnement, puis sélectionnant Modèle d'abonnement, puis + Créer.

Le modèle vous permets alors de rattacher plusieurs abonnements à un même modèle.

Créer un abonnement à partir d'un devis

A tout moment, depuis l'édition d'un devis, vous avez la possibilité de créer un abonnement pour le document en utilisant un modèle existant ou en créant un modèle directement depuis le devis.

Paramétrages

Création d'un article

Création d'un devis

Création d'une facture