FAQ
Comptabilité & Paramétrage
Quelle contrepartie sera appliquée dans mes mouvements de banques ?
La contrepartie (en général le compte 512) sera déterminée en fonction de la contrepartie paramétrée sur le journal de banque lié au classeur de banque.
Je n'arrive pas à renseigner un compte collectif (ou centralisateur) sur mes comptes de tiers ou dans ma saisie.
Le compte collectif ou centralisateur doit être créé dans le plan comptable (compte de charge) pour pouvoir être renseigné sur les tiers ou dans la saisie.
Peut-on paramétrer la longueur des comptes comptables (charges ou tiers) ?
Oui c'est possible, rendez-vous dans l'édition de la comptabilité de votre entreprise, paramétrages avancés.
Est-ce que je peux rattacher une contrepartie à un compte client ou fournisseur ?
Non, l'apprentissage de la plateforme vous proposera la contrepartie au bout de quelques saisies. Cependant il est possible de créer des masques de saisies pour les fournisseurs afin de proposer des saisies par défaut.
Comment ajouter un compte tiers ?
Dans la fenêtre de saisie, placez vous dans la colonne "Compte" du tableau de saisie sur la première ligne et tapez sur la touche "Entrée" de votre clavier. Vous pourrez créer un compte de tiers, il sera créé dans le logiciel comptable à l'intégration de l'écriture.
Comment récupérer ou ajouter la date d'échéance ?
Il s'agit d'un élément comptable à ajouter dans les paramétrages de votre classeur comptable (éléments comptables).
Connecteurs & Intégrations
A-t-on la liste des fournisseurs dans les connecteurs marchand (POWENS) ?
La liste est disponible sur INGENEO une fois que l'on crée un canal de collecte "connecteur marchand" et que l'on est redirigé vers POWENS.
Je peux connecter un drive à INGENEO ?
Oui, cela se trouve dans l'onglet COLLECTE de la gestion de l'entreprise.
Comment paramétrer un connecteur Outlook ?
Pour paramétrer un connecteur Outlook, référez vous à la documentation associée dans le menu RESSOURCE.
Attention : Si vous avez été migrés de la V1 à la V2, il faudra désinstaller le connecteur puis réinstaller la version disponible dans le menu RESSOURCE.
Comment paramétrer un connecteur Windows ?
Pour paramétrer un connecteur Windows, référez vous à la documentation associée dans le menu RESSOURCE.
Attention : Si vous avez été migrés de la V1 à la V2, il faudra désinstaller le connecteur puis réinstaller la version disponible dans le menu RESSOURCE.
Gestion des Documents
J'ai des documents en erreur d'export, que faire ?
Assurez-vous d'avoir créé un tableau de bord avec l'indicateur "Liste des documents comptables en erreur d'export", vous aurez la liste des documents en erreur ainsi que la raison de l'erreur pour corriger le paramétrage. Corrigez la saisie, enregistrez vos corrections puis remettez à l'export votre écriture.
Est-ce que je peux récupérer un document supprimé sur INGENEO ?
Oui, il se trouve dans la corbeille dans le menu d'action diverses de votre bannette ou avec le filtre "Supprimé" dans le menu Rechercher.
Comment scanner un document PDF ?
Si votre scanner a la possibilité d'envoyer des mails, la solution la plus efficace est de passer par un mail dédié, pour faire ce que l'on appelle du "scan to mail". Rendez-vous dans l'onglet COLLECTE de la gestion de votre entreprise pour créer ou paramétrer vos mails dédiés aux classeurs.
Comment faire pivoter ou faire une rotation des documents ?
Faites un clic droit sur le document et cliquer sur "Modifier", une fois dans le menu d'édition des documents, vous pourrez modifier les documents.
Comment débloquer un document en attente de OCRLAD ?
Il vous suffit de faire un clic droit sur le document et le débloquer, ainsi vous pourrez traiter le document, sans reconnaissance cependant.
Peut-on déposer des documents via un fichier ZIP ?
Non.
Quelle est la limite de dépôt de documents sur la plateforme ou par dossier/entreprise/entité ?
Le dépôt de documents est illimité par entreprise. L'enregistrement de documents peut être limité en fonction :
Du type du dossier (faible volume limité à 150 documents enregistrés par année civile)
De votre offre (x enregistrement/mois au global sur la plateforme)
Une limite d'espace disque pour le stockage de données peut aussi être présente selon votre offre. Contactez votre commercial si besoin de précisions sur l'offre souscrite.
Gestion des Entreprises & Utilisateurs
Peut-on modifier plusieurs entreprises d'un coup ?
À ce jour non, mais c'est en cours de développement, cela passera par les modèles d'entreprises.
Je peux donner le droit à un client de faire sa saisie comptable ?
Oui c'est possible, il faudra passer par son profil d'entreprise et lui donner les droits associés.
Est-ce qu'une entreprise désactivée est facturée ?
Une entreprise désactivée garde tous les documents et tous les paramétrages, elle ne sort donc pas du compteur d'entreprise.
Comment mettre en place une délégation de validation (documents, factures ou notes de frais) ?
La plateforme Ingeneo ne propose pas de système de délégation formel. En revanche, vous pouvez ajouter un profil "Gestionnaire" dans les circuits de validation. Ce profil disposera des droits de validation à chaque étape du circuit où il est positionné.
Application Mobile
Je ne vois pas/je n'ai pas accès à la bannette/classeur de banque depuis l'application mobile.
Il n'est pas possible de déposer des documents dans une bannette ou classeur de banque (et uniquement de banque) donc il n'est pas possible de voir cet élément depuis l'application mobile. Si vous souhaitez déposer des relevés de banque, il faudra créer un classeur PLAN DE CLASSEMENT dans l'édition de votre ENTREPRISE.
Interface & Navigation
Je ne trouve pas le bouton + sur mon tableau de bord.
La création de tableau de bord est un droit à donner à un utilisateur, rapprochez vous de vos administrateurs de plateforme.
Je ne trouve plus le menu "Mes dossiers".
Le menu "Mes dossiers" se nomme désormais "Entreprises", il est dans le menu sur votre gauche.
Où se trouve la corbeille ?
Vous pourrez retrouver la corbeille dans le menu BANNETTE en cliquant sur le bouton d'actions diverses (trois traits horizontaux) sur la droite du menu et "Afficher la corbeille".
Comment accéder aux raccourcis clavier ?
La liste des raccourcis clavier se trouve dans le menu de SAISIE en cliquant sur le bouton d'actions diverses "Légende & raccourcis".
Comment déplacer le chatbot ?
Il n'est pas possible de déplacer le chatbot, par contre il est possible de le désactiver dans les options avancées du profil, ou simplement de cliquer sur la croix rouge du chatbot.
Problèmes Techniques
J'ai des doublons sur les numéros de pièces, comment faire ?
Votre numéro de pièce manque peut-être de précision, l'idéal est de placer le code journal ainsi que des informations de date dans le numéro : [Code Journal][YY][MM][Numero Incrementation]. Vous pouvez le faire depuis les paramétrages classeur comptable.
Le client envoie ses documents via l'adresse mail dédiée, comment vérifier la réception ou voir une trace de l'envoi ?
Il est possible de voir la boîte mail de cette adresse mail dédiée :
Rendez-vous dans l'onglet COLLECTE de l'entreprise en question
Éditez le mail dédié
Une fois la fenêtre ouverte, allez dans le second onglet "Boîte de messagerie"
Vous pourrez voir toute l'activité de réception
Comment activer les mots-clés, ou la reconnaissance de compte TIERS par mots-clés ?
Pour pouvoir bénéficier d'une reconnaissance par mots-clés pour les fournisseurs, il faut réunir les conditions suivantes :
Avoir le droit (Profil de site/entreprise)
Avoir fait au minimum 3 saisies pour le TIERS concerné
Si ces éléments sont paramétrés, alors apparaîtra dans les "imputations" de votre compte de tiers un bouton "Gérer les mots-clés du compte de tiers".
Personnalisation
Comment personnaliser le lien de connexion (ou "URL") à INGENEO ?
Il est possible de personnaliser l'URL de connexion à votre plateforme INGENEO, il faudra contacter le support pour cela.
Contact Support
Pour toute question non couverte dans cette FAQ, n'hésitez pas à contacter notre équipe support depuis le menu RESSOURCE d'INGENEO.
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