^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'engagement de dépenses sur INGENEO permet à une structure de prendre formellement la décision de dépenser des fonds pour un achat.

Ce processus se concrétise par l'émission d'un bon de commande et inclut un circuit de validation.

Vidéo interactive 💡

Création du classeur :

Création d'un formulaire :

Création du circuit de validation :

Quand utiliser :

• Formaliser vos demandes d'achat

• Respecter les processus de validation interne

• Faciliter le rapprochement facture/bon de commande

Quand ne pas l'utiliser :

• Les achats d'urgence nécessitant une validation immédiate

^{Préparer l'environnement}

Éléments obligatoires à configurer :

• Classeur de plan de classement (ex : bon de commande) pour organiser les documents

^{Configurer un engagement de dépense}

1. Accédez au module Engagements de dépense

2. Cliquez sur Nouveau

3. Sélectionnez le type d'engagement

4. Renseignez les informations requises (montant, bénéficiaire, etc.)

5. Ajoutez les pièces justificatives si nécessaire

6. Cliquez sur Enregistrer

^{Configurer le circuit de validation}

1. Depuis Entreprise > Plan de classement > Processus métier

2. Sélectionnez Circuit de validation puis + Ajouter

3. Choisissez le type de circuit Formulaire

4. Sélectionnez le type de formulaire engagement de dépenses

5. Cliquez sur Enregistrer

6. Saisissez un nom pour le circuit de validation

7. Sélectionnez le formulaire engagement de dépenses

8. Cliquez sur Enregistrer

9. Ajoutez les niveaux de validation :

   • Initiateur : Toujours au niveau 1

   • Valideur(s) : Selon votre organisation

10. Cliquez sur Enregistrer

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

^{Vidéo interactive} 💡

Saisir une dépense :

Valider un engagement de dépense :

^{Créer un engagement de dépenses}

Procédez comme suit :

1. Depuis votre Bannette > Formulaire ou Tableau de bord > Mes engagements de dépenses.

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Complétez les informations générales (titre, fournisseur, dates, etc.)

4. Créez un nouveau contact fournisseur si nécessaire

5. Accédez à l'onglet Commande

6. Ajoutez les articles :

   • Utilisez + Ajouter pour les articles existants

   • Utilisez Annuaire des articles pour créer de nouveaux articles

7. Définissez les quantités et ajoutez des commentaires si nécessaire

8. Joignez les pièces justificatives si nécessaire

9. Vérifiez l'état du budget avec le curseur visuel

10. Cliquez sur Enregistrer et soumettre

Le bon de commande est maintenant visible dans vos engagements avec son statut de validation.

^{Valider ou refuser un engagement}

Procédez comme suit :

1. Depuis Bannette > Action / Notifications ou Tableau de bord > Engagements en attente

2. Le valideur sélectionne l'engagement à traiter

3. Choisissez l'action :

   • Valider : Envoie au niveau suivant ou termine le processus

   • Refuser : Renvoie au niveau précédent (obligation de renseigner un commentaire)

   • Modifier : Permet les corrections avant validation

4. Consultez l'historique si nécessaire

^{Questions fréquentes}

Vous voulez modifier un engagement en cours de validation ?

Seul le valideur actuel peut modifier l'engagement via l'option Modifier l'engagement.

Vous ne trouvez plus votre engagement validé ?

Les engagements terminés sont accessibles via le menu Rechercher.

Vous souhaitez suivre l'avancement d'un engagement ?

Consultez l'historique de validation disponible dans le détail de chaque engagement.

^{Avertissement}