Ce menu vous aide à comprendre et à utiliser les différents modules disponibles dans INGENEO.

À travers ces articles, vous découvrirez comment exploiter chaque fonctionnalité pour fluidifier vos workflows et gagner en efficacité dans votre gestion quotidienne.

Les essentiels

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Le système de notifications INGENEO centralise toutes les informations importantes sur les actions de la plateforme, les rapports générés et les alertes nécessitant votre attention.

^{Ce que traite les notifications}

• Suivi des traitements en cours (OCR, demandes, validations, etc.)

• Consultation des rapports générés automatiquement

• Surveillance des actions requises

• Contrôle de l'activité sur vos entreprises

Alternative disponible : L'accès via le menu Bannettes permet de consulter les notifications spécifiques à une entreprise donnée.

^{Bonnes pratiques recommandées}

• Consultation régulière : Vérifiez quotidiennement l'icône de notification pour éviter l'accumulation d'alertes

• Priorisation : Identifiez les notifications critiques nécessitant une action immédiate

^{Accéder aux notifications globales}

Important : L'icône Cloche ou Alertes indique le nombre total de notifications en attente sur toutes vos entreprises.

1. Depuis n'importe quelle page de votre interface INGENEO, localisez l'icône de notifications.

2. Repérez et cliquez sur l'icône Cloche ou Alertes situé en partie supérieure de la plateforme

3. Cliquez sur l'icône œil pour afficher la liste des rapports et notifications

4. Cliquez sur l'icône œil de chaque notification pour consulter le détail

Avantage : Cette méthode offre une vue d'ensemble de toute l'activité sur vos entreprises depuis n'importe quelle page.

^{Consulter les notifications par entreprise}

Spécificité : Cette méthode permet de filtrer les notifications d'une entreprise particulière.

1. Accédez au menu Bannettes

2. Sélectionnez l'entreprise concernée

3. Rendez-vous dans le menu Actions/Notifications

4. Consultez les notifications spécifiques à cette entreprise

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

• Gagner du temps lors du traitement documentaire

^{Préparer la création du tampon}

Critères obligatoires :

• Libellé clair et explicite pour identifier le tampon

• Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé)

• Classeurs de destination identifiés

^{Créer le tampon}

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon.

2. Cliquez sur Ajouter, puis Nouveau tampon.

3. Saisissez un libellé pour identifier votre tampon.

4. Saisissez le contenu du tampon.

5. Cliquez sur Enregistrer.

6. Cliquez sur Ajouter un classeur.

7. Sélectionnez le classeur souhaité, puis Enregistrer.

^{Utiliser le tampon}

• Depuis le menu Bannette, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document.

• Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant Appliquer par défaut au moment du choix du classeur.

• Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant Utiliser ce tampon dans les circuits de validation.

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier un tampon existant ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications.

Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?

Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez.

Vous voulez supprimer un tampon ?

Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible.

^{Avertissement}

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La configuration de l'obsolescence et de la durée de conservation permet de gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents.

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires :

• Définissez précisément les durées d'obsolescence selon vos besoins métier

• Choisissez les critères de conservation appropriés pour éviter les pertes de données

• Renseignez-vous sur les durées légales de conservation ou archivage de document (un lien est proposé depuis INGENEO)

^{Configurer l'obsolescence et la conservation}

• Obsolescence : notifie automatiquement les utilisateurs X jours/mois/années avant l'expiration d'un document.

• Durée de conservation : définit l'action à exécuter (suppression ou archivage) X jours/mois/années après une date de référence (date du document ou dépôt du document).

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans l'entreprise concernée, menu plan de classement, processus métier.

2. Sélectionnez un classeur

3. Activez l'option obsolescence et/ou le paramétrage de conservation des documents

4. Configuration Obsolescence : Choisissez une durée en jour, mois ou année

5. Configuration Durée de conservation : Choisissez une durée en jour, mois ou année, par rapport à des critères du document et de suppression ou d'archivage du document

6. Cliquez sur enregistrer

^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier une configuration existante ?

Retournez dans le menu plan de classement, processus métier et modifiez les paramètres du classeur concerné.

Vous voulez appliquer différentes règles selon le type de document ?

Créez plusieurs configurations d'Obsolescence & Durée de conservation adaptées à chaque type de document.

Vous hésitez entre suppression et archivage ?

L'archivage conserve les documents dans le menu Rechercher, la suppression place le document dans la corbeille. Privilégiez l'archivage si vous pourriez avoir besoin de consulter les documents ultérieurement.

^{Avertissement}

Les statuts permettent d'identifier un état sur un document (ex : payé, litige…). Le statut peut être affecté automatiquement via le ou modifié manuellement par un utilisateur.

Quand l'utiliser :

• Avant de créer un circuit de validation

• Pour définir les différentes étapes du document

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

^{Prérequis et Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

^{Contexte et Recommandations}

Avant de saisir votre note de frais assurez vous d'avoir procéder au paramétrage nécessaire.

Vous accédez à la saisie de vos notes de frais depuis votre tableau de bord ou directement depuis votre menu Bannettes.

1. Depuis votre tableau de bord, vous trouverez l'onglet Mes notes de frais, ce raccourci vous dirigera directement dans votre formulaire de note de frais

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Indiquez le titre de la note de frais et appuyez sur + Ajouter un frais.

4. Indiquez les détails de la note de frais (nature, date, montant HT, commentaire) et insérez un justificatif

5. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de frais à une même note

6. Cliquez sur Enregistrer et soumettre

Le paiement par virement SEPA est un moyen de paiement sécurisé qui permet au titulaire d'un compte de transférer des fonds vers un autre compte, en France et dans l'ensemble des pays de l'espace SEPA.

Les droits des utilisateurs (profils de site ou d’entreprise) sont scindés en 2 : la mise au paiement et le paiement. Ces deux droits peuvent être donnés à un même utilisateur ou à des utilisateurs différents.

Quand l'utiliser :

• Pour les paiements fournisseurs sécurisés

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

L'engagement de dépenses sur INGENEO permet à une structure de prendre formellement la décision de dépenser des fonds pour un achat.

Ce processus se concrétise par l'émission d'un bon de commande et inclut un circuit de validation.

Vidéo interactive 💡

Création du classeur :

Création d'un formulaire :

Création du circuit de validation :

Quand utiliser :

• Formaliser vos demandes d'achat

• Respecter les processus de validation interne

• Faciliter le rapprochement facture/bon de commande

Quand ne pas l'utiliser :

• Les achats d'urgence nécessitant une validation immédiate

Éléments obligatoires à configurer :

• Classeur de plan de classement (ex : bon de commande) pour organiser les documents

1. Accédez au module Engagements de dépense

2. Cliquez sur Nouveau

3. Sélectionnez le type d'engagement

4. Renseignez les informations requises (montant, bénéficiaire, etc.)

1. Depuis Entreprise > Plan de classement > Processus métier

2. Sélectionnez Circuit de validation puis + Ajouter

3. Choisissez le type de circuit Formulaire

^{Prérequis & Permissions}

^{Vidéo interactive} 💡

Saisir une dépense :

Valider un engagement de dépense :

^{Créer un engagement de dépenses}

Procédez comme suit :

1. Depuis votre Bannette > Formulaire ou Tableau de bord > Mes engagements de dépenses.

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Complétez les informations générales (titre, fournisseur, dates, etc.)

4. Créez un nouveau contact fournisseur si nécessaire

5. Accédez à l'onglet Commande

6. Ajoutez les articles :

   • Utilisez + Ajouter pour les articles existants

   • Utilisez Annuaire des articles pour créer de nouveaux articles

7. Définissez les quantités et ajoutez des commentaires si nécessaire

8. Joignez les pièces justificatives si nécessaire

9. Vérifiez l'état du budget avec le curseur visuel

10. Cliquez sur Enregistrer et soumettre

Le bon de commande est maintenant visible dans vos engagements avec son statut de validation.

Procédez comme suit :

1. Depuis Bannette > Action / Notifications ou Tableau de bord > Engagements en attente

2. Le valideur sélectionne l'engagement à traiter

3. Choisissez l'action :

Vous voulez modifier un engagement en cours de validation ?

Seul le valideur actuel peut modifier l'engagement via l'option Modifier l'engagement.

Vous ne trouvez plus votre engagement validé ?

Les engagements terminés sont accessibles via le menu Rechercher.

Vous souhaitez suivre l'avancement d'un engagement ?

Consultez l'historique de validation disponible dans le détail de chaque engagement.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le chaînage documentaire vous permet de rapprocher automatiquement deux documents, comme une facture et son bon de commande.

Quand l'utiliser :

• Pour automatiser le rapprochement facture bon de commande

• Contrôler des divergences de montants

• Pour réduire les erreurs de saisie manuelle

Critères obligatoires :

• Disposer des droits pour créer des classeurs

• Avoir identifié les types de documents à chaîner

• Connaître la structure des numéros de commande à reconnaître

Paramétrage :

Rapprochement :

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprises, puis dans l'édition de l'entreprise concernée.

2. Sélectionnez Plan de classement, puis cliquez sur le bouton + Ajouter pour créer un nouveau classeur.

3. Renseignez le nom du classeur (exemple : Bon de commande) et ajoutez la liste des types de documents se trouvant dans le classeur (en utilisant le +).

1. Déposez votre bon de commande dans le classeur de plan de classement.

2. Entrez dans la visualisation du document.

3. Renseignez les éléments nécessaires ainsi que le compte tiers.

4. Le numéro de commande et le montant TTC seront automatiquement reconnus.

1. Ouvrez la facture concernée depuis le classeur comptable.

2. La plateforme confirme ou non si la somme totale des bons de commande correspond au montant de la facture.

3. Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour visualiser le bon de commande rapproché automatiquement.

Vous souhaitez modifier un chaînage existant ?

Rendez-vous dans Processus métier > Chaînage documentaire, sélectionnez le chaînage à modifier et apportez vos changements.

Vous rencontrez des erreurs de reconnaissance automatique ?

Vérifiez la configuration de votre masque de reconnaissance et assurez-vous que la structure définie correspond bien au format de vos documents.

Vous voulez supprimer un chaînage ?

Depuis la liste des chaînages documentaires, sélectionnez le chaînage concerné et utilisez la fonction de suppression.

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

L'application mobile permet une saisie rapide et pratique de vos notes de frais directement depuis votre smartphone.

Quand l'utiliser :

• Pour une saisie nomade de vos justificatifs

• Capture automatique et rognage des documents

Limitations :

• Nécessite un paramétrage préalable sur la plateforme web

• Dépend des permissions configurées dans votre profil

Assurez-vous que vos paramètres sont correctement configurés sur votre plateforme avant de commencer la saisie mobile.

1. Depuis votre application mobile, rendez-vous dans l'onglet Dépôt de document.

2. Sélectionnez l'entreprise concernée

3. Appuyez sur Scan de documents

1. Si vos paramètres le permettent, vous pouvez ajouter une indemnité kilométrique via le bouton IK.

2. Appuyez sur le bouton IK

3. Renseignez les informations obligatoires :

Vous ne trouvez pas votre classeur ou nature de frais ?

Vérifiez que les paramètres ont été correctement configurés sur votre plateforme web. Contactez votre administrateur si nécessaire.

Vous n'avez pas accès au bouton IK ?

L'ajout d'indemnités kilométriques dépend des natures configurées.

Vous voulez modifier une note de frais déjà soumise ?

Une fois soumise, la note de frais est transmise au circuit de validation configuré. Les modifications dépendent des droits accordés par votre administrateur.

^{Prérequis et Permissions}

^{Contexte et Recommandations}

Le circuit de validation permet d'automatiser les demandes de validation pour des documents déposés dans des classeurs comptables ou de plan de classement.

^{Types de circuits de validation}

• Prédéfini : s'appliquent aux classeurs comptables ou de plan de classement

• Formulaire : spécifiques aux processus métier note de frais ou engagement de dépense, retrouvez les paramétrages dans les pages dédiées

Il est possible d’appliquer automatiquement des statuts pendant les circuits de validation. Retrouvez les paramétrages dans la page dédiée.

Quand l'utiliser :

• Pour digitaliser la validation de documents

• Quand plusieurs niveaux d'approbation sont nécessaires

• Pour tracer le parcours de validation des documents

Fonctionnalités disponibles :

• Création de plusieurs niveaux avec différents rôles

• Circuit obligatoire par classeur ou plan de classement

1. Sélectionnez Circuit de validation depuis le menu Processus métier.

2. Cliquez sur + Ajouter pour créer un nouveau circuit.

3. Nommez le circuit et définissez les niveaux de validation souhaités.

• Changer le circuit de validation

• Changer le classeur

• Activer la validation par mail (impossibilité de renseigner un commentaire)

• Obliger la saisie analytique

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

Le paiement fournisseur permet d'automatiser le processus de validation et de règlement des factures directement depuis l'application. Cette fonctionnalité est adaptée aux entreprises ayant un circuit de validation structuré.

^{Vidéo interactive} 💡

Le paramétrage :

Edition du mode de paiement :

La mise au paiement :

Le paiement :

^{Préparer l'environnement}

Critères obligatoires avant de commencer :

• Entreprise avec numéro SIREN valide

• Compte tiers avec IBAN et BIC valide

1. Depuis le plan de classement de l’entreprise

2. Sélectionnez Processus métier

3. Cliquez sur Paiement fournisseurs

1. Sélectionnez le document à mettre au paiement

2. Cliquez sur Mettre au paiement

3. Renseignez le champ de date de paiement souhaité

4. Cliquez sur Enregistrer

1. Depuis le menu Bannette de l’entreprise ou la cloche de notification

2. Consultez vos Actions / Notifications

3. Cliquez sur l'icône Œil du document

Vous souhaitez séparer les droits de mise au paiement et de paiement ?

Créez deux profils d'entreprise distincts : un avec le droit "Mettre les factures au paiement" et un autre avec "Payer les factures au paiement". Affectez ensuite les utilisateurs appropriés à chaque profil.

Vous ne voyez pas les notifications de paiement ?

Vérifiez que votre profil utilisateur dispose des droits appropriés.

Vous voulez configurer les droits au niveau des sites ?

Rendez-vous dans Paramètres, puis Profils de droits et Profils de sites pour une configuration plus granulaire avec un profil administrateur.

^{Prérequis et Permissions}

^{Vidéo interactive 💡}

Quand l'utiliser :

• Pour la gestion des remboursements de frais professionnels de collaborateurs

• Lors d’un besoin de validation de dépenses

• Pour automatiser la saisie de notes de frais

Quand NE PAS l'utiliser :

• Pour des frais exceptionnels ou ponctuels sans besoin de validation

• Si vous préférez une saisie comptable directe

Critères obligatoires :

• Définir les comptes comptables HT et TVA pour chaque nature de frais

• Créer au moins un circuit de validation avec des utilisateurs actifs

• Paramétrer le journal comptable par défaut pour le classeur

• Créer et paramétrer les natures de frais

1. Accédez au menu Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Circuits de validation.

2. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau circuit de validation.

3. Choisissez dans le menu déroulant le type Formulaire et enregistrez.

Vous souhaitez modifier une nature de frais après création ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Formulaire et éditez le formulaire concerné.

Vous ne voyez pas l'onglet Mes notes de frais ?

Vérifiez que vous êtes bien initiateur d'un circuit de validation de type Formulaire et que celui-ci est actif.

Vous voulez ajouter des validateurs au circuit ?

Dans Circuits de validation, éditez le circuit concerné et utilisez le + pour ajouter des utilisateurs supplémentaires.