Ce menu vous guide pas à pas dans le traitement de vos documents. Le dépôt, la saisie bien sûr, la recherche, la modification (facturettes, fusion, rotation...etc.) et la validation. Tout le workflow quotidien y est détaillé.

Les essentiels

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La recherche de documents permet de retrouver rapidement un fichier dans vos classeurs comptables et plan de classement. Cette fonction est particulièrement utile pour :

• Retrouver un document spécifique par son nom, numéro ou contenu

• Effectuer des recherches ciblées dans un ou plusieurs classeurs

• Filtrer les résultats selon différents critères avancés

• Rechercher d’information dans le corps du document (article, adresse, nom…etc.)

• Audit des actions utilisateurs sur les documents

• Navigation directe dans l'arborescence des classeurs

• Consultation des historiques par utilisateur

Critères de recherche disponibles :

• Recherche par mot-clé dans le contenu des documents

• Filtrage avancé par critères spécifiques

  • ID du document

1. Accédez à la fonctionnalité de recherche depuis le menu principal

2. Saisissez un ou plusieurs mots-clés dans le champ de recherche

3. Sélectionnez les filtres souhaités (statut, période, entreprise, etc.)

4. Cliquez sur Valider

Vous souhaitez rechercher dans toutes les entreprises ?

Vous devez obligatoirement saisir une valeur dans le champ de recherche sur le contenu des documents. La recherche par filtres seuls ne fonctionne pas pour une recherche multi-entreprises.

Vous ne trouvez pas votre document ?

Vérifiez que vous avez sélectionné le bon périmètre de recherche (entreprise ou classeur). Essayez des mots-clés différents ou utilisez les filtres avancés pour affiner votre recherche.

Vous voulez conserver vos résultats de recherche ?

Les résultats restent disponibles tant que la fenêtre de recherche est ouverte. Pour les conserver définitivement, exportez-les ou notez les références des documents trouvés.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La validation de documents dans un circuit permet de s'assurer qu'un processus d'approbation structuré est respecté avant la finalisation d'un document.

Quand l'utiliser : Lorsque vous êtes désigné comme valideur dans un circuit et qu'un document attend votre validation

Quand NE PAS l'utiliser : Si vous n'avez pas les permissions de validation ou si le document ne vous est pas assigné

Alternatives disponibles : Contacter l'administrateur pour obtenir les droits de validation si nécessaire

^{Vidéo interactive 💡}

^{Valider un document}

1. Accédez au menu tableau de bord ou actions / notifications

2. Sélectionnez le document à valider

3. Cliquez sur valider ou refuser le document

Vous ne voyez pas le document à valider ?

Vérifiez que vous avez bien les permissions de valideur et que le document vous est assigné à cette étape du circuit.

Vous souhaitez valider plusieurs documents en même temps ?

Chaque document doit être validé individuellement depuis la liste des documents en attente.

Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de :

• Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises

• Structurer vos documents selon des modèles personnalisés

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La gestion documentaire par bannettes permet de centraliser et traiter automatiquement vos documents comptables ou autre.

Vous disposerez :

• D’un dépôt manuel ponctuel de documents

• D’un import en lot de plusieurs fichiers simultanément

Alternatives disponibles : Pour un flux automatisé régulier, privilégiez les qui permettent la réception continue de vos documents.

Procédez comme suit :

1. Depuis votre interface principale, accédez au menu Bannettes.

2. Sélectionnez l'entreprise concernée dans la liste

3. Recherchez et sélectionnez le de dépôt approprié

Quand le traitement des documents est terminé, différents icones et smiley sont indiqués devant chaque ligne de document indiquant la qualité de connaissance par la plateforme.

Informations complémentaires : Différents indicateurs informent sur la présence de note incluse au document ou si le document est en dehors de l’exercice.

Pour automatiser la réception de documents, configurez les canaux suivants :

• : Réception par email spécifique

• , , , : Synchronisation cloud

• DématBox : Solution dédiée dématérialisation

Vous souhaitez comprendre la signification des symboles ?

Cliquez sur l'icône information dans la colonne des entreprises pour accéder à la légende complète des indicateurs.

Votre document n'est pas bien reconnu par l'OCR ?

Vérifiez la qualité de votre fichier original.

Vous voulez traiter plusieurs documents d'un coup ?

Utilisez la sélection multiple lors de l'import ou configurez un canal de collecte pour les flux réguliers.

Le classeur de plan de classement permet la gestion électronique des documents (non comptables) d'une entreprise de manière structurée.

Quand l'utiliser :

• Pour organiser et centraliser vos documents par type

• Pour créer une arborescence documentaire personnalisée

Les masques de saisie permettent de mémoriser des schémas d'écritures répétitifs et de les rappeler par raccourci clavier. Ils peuvent également être définis par défaut.

Quand les utiliser :

• Pour des saisies récurrentes avec des structures comptables similaires

• Pour standardiser les écritures d'une équipe

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La modification de documents depuis les bannettes permet d'effectuer diverses opérations d'édition avant traitement.

Quand l'utiliser :

• Pour corriger l'orientation d'un document scanné

• Découper une zone spécifique (ex : tickets scannés)

• Éclater un document multi-pages en pages individuelles

• Effectuer des ajustements visuels (zoom, déplacement)

Éléments à vérifier avant modification :

• Document accessible - Vérifiez que le document est bien présent dans vos bannettes

• Droits de modification - Assurez-vous d'avoir les permissions nécessaires

• Entreprise sélectionnée - Vérifiez que vous êtes dans la bonne entreprise

Fusion de document :

Eclater les documents :

1. Depuis votre plateforme, rendez-vous dans le menu Bannettes de l'entreprise concernée.

2. Effectuez un clic droit sur le document à modifier

3. Sélectionnez l'action souhaitée :

1. Sélectionnez plusieurs pages

2. Faites un clic-droit sur la sélection

3. Cliquez sur le bouton Fusionner

4. Cliquez sur Enregistrer sous

Vous souhaitez traiter uniquement une partie de votre document ?

Utilisez la fonction de découpage de zone. La zone sélectionnée sera traitée comme un nouveau document indépendant.

Vous voulez annuler vos modifications ?

Fermez la page sans cliquer sur Enregistrer sous. Vos modifications ne seront pas sauvegardées.

^{Prérequis & Permissions}

^{Contexte & Recommandations}

La gestion des mots-clés permet à INGENEO de reconnaître automatiquement un tiers à partir de mots-clés présents dans vos documents.

Critères obligatoires :

• Profil de site configuré avec autorisation de gestion des mots-clés

• Minimum de 3 saisies effectuées sur le fournisseur concerné

^{Vidéo interactive 💡}

^{Configurer les droits d'accès}

1. Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans Paramètres.

2. Cliquez sur Profils de droits

3. Sélectionnez Profils de site

4. Ajoutez un nouveau profil de site

5. Cochez Autoriser l'accès à la gestion des mots-clés sur les tiers

6. Cliquez sur Enregistrer

1. Depuis Bannettes, accédez au menu de saisie.

2. Lors de la saisie d'un document, indiquez votre compte tiers

3. Cliquez sur Imputations

Vous souhaitez gérer les mots-clés par compte de charge ?

Cette option est disponible directement dans l'interface de gestion des mots-clés après configuration du compte tiers.

Vos mots-clés ne fonctionnent pas ?

Vérifiez qu'ils respectent les critères : plus de 3 caractères, non génériques, et qu'ils ne correspondent pas à des identifiants automatiquement reconnus.

Vous voulez optimiser la reconnaissance automatique ?

Évitez les mots génériques (facture, total, carburant) et privilégiez des termes spécifiques au fournisseur.

La saisie comptable permet de traiter les documents présents dans les bannettes en leur attribuant les comptes et appropriés.

Une fois la saisie faite, le document est exporté vers le logiciel comptable de façon automatique (à l’exception des exports « ON DEMAND »).

Critères obligatoires :

• Avoir les droits d’accès à la saisie de l'entreprise concernée