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Faire la pré-saisie comptable d'un document dans INGENEO PRECOMPTA : compte tiers, comptes de charges et de TVA, enregistrement et export. Nécessite le droit Enregistrer les documents.
Résumé : Cette procédure permet de faire la pré-saisie comptable d'un document dans l'écran de pré-saisie comptable du menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA : compte tiers, comptes de charges et de TVA, puis enregistrement et export. Elle nécessite le droit Enregistrer les documents.
Dans INGENEO PRECOMPTA, la pré-saisie comptable attribue à un document d'un classeur comptable ses comptes et ses éléments comptables. Elle se fait dans l'écran de pré-saisie comptable, ouvert depuis le menu Bannettes.
Après un clic sur Enregistrer, le document est exporté automatiquement vers le logiciel comptable de l'entreprise. Exception : les entreprises en export On Demand ne sont pas exportées automatiquement. Leurs écritures s'exportent à la demande, comme décrit dans Export des écritures On Demand.
L'écran de pré-saisie comptable n'affiche ni titre ni libellé. Il ne faut pas le confondre avec un masque de saisie, qui est un modèle d'écritures enregistré et rappelé par raccourci clavier.
Dans INGENEO PRECOMPTA, l'utilisateur doit avoir le droit Enregistrer les documents. Le détail des droits est dans .
Le document doit être présent dans un classeur comptable de l'entreprise, dans le menu Bannettes.
Avant de commencer, vérifiez que l'entreprise sélectionnée dans le menu Bannettes est la bonne, pour éviter les erreurs de comptabilisation.
Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur Bannettes dans le menu de gauche.
Sélectionnez l'entreprise dans la liste.
Sélectionnez ou recherchez le classeur comptable qui contient le document.
Sur la ligne du document, cliquez sur la loupe en bout de ligne.
L'écran de pré-saisie comptable s'ouvre. Il a 3 volets redimensionnables :
la liste des documents du classeur comptable ;
le volet de pré-saisie comptable du document ;
l'aperçu du document, avec son historique et ses notes.
Pour passer à un autre document du même classeur comptable, sélectionnez-le dans la liste des documents de l'écran de pré-saisie comptable.
Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, la plupart des éléments comptables sont renseignés par le traitement OCRLAD du document. Par défaut, la date de facture, la date d'échéance et le numéro de facture sont affichés.
Dans le volet de pré-saisie comptable, vérifiez chaque élément comptable renseigné par l'OCRLAD.
Si un élément est faux ou vide, corrigez-le.
Pour afficher d'autres éléments comptables, ou en rendre certains obligatoires, réglez l'onglet Eléments comptables du classeur comptable.
Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, le compte tiers est renseigné automatiquement si deux conditions sont réunies : le fournisseur a été reconnu dans le document, et le compte tiers est présent dans le FEC de l'entreprise. Sinon, renseignez le compte tiers dans le champ Compte d'une ligne d'écriture, par l'une des trois méthodes suivantes.
Rechercher le compte tiers par saisie
Dans le tableau des lignes d'écriture, cliquez dans le champ Compte de la ligne à renseigner.
Saisissez les premiers caractères du code du compte tiers ou de son intitulé.
Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez le compte tiers.
Rechercher le compte tiers dans le panneau de recherche
Dans le tableau des lignes d'écriture, cliquez dans le champ Compte de la ligne à renseigner.
Appuyez sur la touche Entrée du clavier.
Dans le panneau Recherche d'un enregistrement, repérez le compte tiers. Les colonnes du tableau sont notamment Compte, Intitulé
Créer le compte tiers
Si le compte tiers n'existe pas, créez-le depuis l'écran de pré-saisie comptable :
Dans le champ Compte de la ligne à renseigner, saisissez le code du nouveau compte tiers.
Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Le panneau Création d'un enregistrement s'ouvre directement.
À l'étape Compte tiers, renseignez les champs du compte (Type
À la création, seuls le code (Compte) et l'intitulé (Intitulé) du compte tiers sont obligatoires, sauf si le paramétrage avancé de la comptabilité de l'entreprise impose d'autres champs. Le compte tiers est créé dans le logiciel comptable au moment de l'intégration de l'écriture.
Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, le tableau des lignes d'écriture contient les colonnes Journal, Compte, Libellé, Code TVA, Débit et Crédit.
Dans le champ Compte d'une ligne de charge, saisissez les premiers caractères ou chiffres du compte, ou un mot de son libellé.
Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez le compte de charges.
Dans le champ Compte d'une ligne de TVA, saisissez les premiers caractères ou chiffres du compte, ou un mot de son libellé.
Pour gérer les lignes du tableau des lignes d'écriture :
Ajouter une ligne à la fin du tableau : cliquez sur le bouton + bleu, à gauche sous la dernière ligne, ou utilisez le raccourci Ctrl +.
Insérer une ligne entre deux lignes : survolez avec la souris l'espace entre les deux lignes, puis cliquez sur Insérer une ligne d'écriture.
Supprimer une ligne : cliquez sur la corbeille rouge, à gauche de la ligne, ou utilisez le raccourci
Ces boutons n'affichent pas d'infobulle au survol.
Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, l'onglet Vigilances n'apparaît que si le document présente au moins une vigilance. Il reprend les indicateurs du document, par exemple un doublon, une date en dehors de l'exercice ou une saisie déjà enregistrée.
Si l'onglet Vigilances est affiché, cliquez dessus.
Traitez chaque vigilance avant d'enregistrer la pré-saisie comptable.
Vérifiez le compte tiers, les comptes de charges et les comptes de TVA.
Cliquez sur Enregistrer.
Dans INGENEO PRECOMPTA, après un clic sur Enregistrer dans l'écran de pré-saisie comptable :
le document est exporté automatiquement vers le logiciel comptable, sauf si l'entreprise est en export On Demand ;
le document n'apparaît plus dans le classeur comptable du menu Bannettes ;
le document reste accessible avec le menu Rechercher.
Le document n'apparaît plus dans le classeur comptable après la pré-saisie comptable. Dans INGENEO PRECOMPTA, un document enregistré est exporté et quitte le classeur comptable du menu Bannettes. Solution : retrouvez-le avec le menu Rechercher.
Une erreur est découverte après l'enregistrement. Dans INGENEO PRECOMPTA, un document exporté ne se corrige plus. Solution : corrigez l'écriture dans le logiciel comptable, ou déposez de nouveau le document dans le classeur comptable.
Le compte tiers n'est pas renseigné automatiquement. Dans l'écran de pré-saisie comptable d'INGENEO PRECOMPTA, le compte tiers n'est renseigné automatiquement que si le fournisseur est reconnu dans le document et que le compte tiers est présent dans le FEC. Solution : recherchez le compte tiers dans le champ
: éléments comptables affichés en pré-saisie comptable, options Ne pas exporter et vigilances du classeur.
: modèles d'écritures enregistrés, rappelés avec CTRL + code depuis l'écran de pré-saisie comptable.
: export manuel des écritures pour les entreprises en export On Demand.
Pour imputer les bons comptes, l'utilisateur doit connaître le plan comptable de l'entreprise.
Les éléments comptables affichés dépendent du paramétrage du classeur comptable, décrit dans Comment créer et paramétrer un classeur comptable dans INGENEO PRECOMPTA ?.
CollectifTypeSur la ligne du compte tiers, cliquez sur la coche verte de la colonne Actions.
CompteIntituléCompte collectifMode de règlementJournalMODALITÉS D'ÉCHÉANCESDEVISESSi besoin, cliquez sur l'étape Entreprise et complétez les informations sur l'entreprise du tiers.
Si besoin, cliquez sur l'étape Options avancées et sélectionnez les options voulues.
Cliquez sur Enregistrer, en bas du panneau Création d'un enregistrement.
Ctrl -CompteEntréeLe message Compte collectif obligatoire s'affiche à la création d'un compte tiers. Dans INGENEO PRECOMPTA, l'interrupteur Obliger la saisie d'un collectif lors de la création d'un compte. est activé dans Comptabilité > Paramétrage avancé. Solution : renseignez le Compte collectif du tiers dans le panneau Création d'un enregistrement.
La création d'un compte tiers demande le SIREN et l'IBAN. Dans INGENEO PRECOMPTA, l'interrupteur Obliger la saisie des informations sur l'entreprise. est activé dans Comptabilité > Paramétrage avancé. Solution : renseignez le SIREN et l'IBAN du tiers dans le panneau Création d'un enregistrement.
Un document enregistré n'est pas exporté. Dans INGENEO PRECOMPTA, vérifiez que l'interrupteur Ne pas exporter du document est désactivé dans l'écran de pré-saisie comptable. Si l'entreprise est en export On Demand, exportez les écritures comme décrit dans Export des écritures On Demand.
Comment paramétrer et saisir l'analytique d'une entreprise dans INGENEO PRECOMPTA ? : ventilation des lignes d'écriture avec Insérer une ligne analytique.
Comment faire le paramétrage avancé de la comptabilité d'une entreprise dans INGENEO PRECOMPTA ? : règles de création des comptes tiers.
Rechercher un document : retrouver un document exporté.
Détail des droits : droit Enregistrer les documents.
La validation de documents dans un circuit permet de s'assurer qu'un processus d'approbation structuré est respecté avant la finalisation d'un document.
Quand l'utiliser : Lorsque vous êtes désigné comme valideur dans un circuit et qu'un document attend votre validation
Quand NE PAS l'utiliser : Si vous n'avez pas les permissions de validation ou si le document ne vous est pas assigné
Alternatives disponibles : Contacter l'administrateur pour obtenir les droits de validation si nécessaire
Accédez au menu tableau de bord ou actions / notifications
Sélectionnez le document à valider
Cliquez sur valider ou refuser le document
Vous ne voyez pas le document à valider ?
Vérifiez que vous avez bien les permissions de valideur et que le document vous est assigné à cette étape du circuit.
Vous souhaitez valider plusieurs documents en même temps ?
Chaque document doit être validé individuellement depuis la liste des documents en attente.
Le classeur de plan de classement permet la gestion électronique des documents (non comptables) d'une entreprise de manière structurée.
Quand l'utiliser :
Pour organiser et centraliser vos documents par type
Pour créer une arborescence documentaire personnalisée
Pour faciliter l'accès aux documents
À savoir :
Nombre de classeurs illimité par entreprise
Possibilité de créer des arborescences pour un classement hiérarchisé
Les droits d'accès doivent être configurés pour rendre le classeur visible
Depuis votre menu Entreprises, accédez à la configuration du classeur :
Entrez dans l'édition d'une entreprise
Rendez-vous dans le menu Plan de Classement
Cliquez sur le bouton Ajouter
Renseignez la liste des types de documents à classer dans ce classeur
✍️ Vous pouvez créer autant de classeurs que nécessaire pour votre organisation documentaire.
Depuis le menu Administration de l'entreprise :
Accédez aux profils d'entreprise concernés
Accordez les droits souhaités sur le classeur créé
Validez la configuration
Une fois le classeur créé et les droits accordés, vous pouvez y ajouter vos documents.
Depuis le menu Bannettes, accédez au classeur :
Sélectionnez Plan de classement
Cliquez sur le bouton Ajouter
Déposez vos documents
Renseignez pour chaque document :
Vous souhaitez créer une organisation hiérarchique dans votre classeur ? Lors de la création du classeur, utilisez la fonction d'arborescence pour structurer vos documents par niveaux (ex : Dossier principal > Sous-dossiers > Documents).
Votre classeur n'apparaît pas dans le menu Bannettes ? Vérifiez que les droits d'accès ont bien été accordés sur ce classeur dans le menu Administration > profil d'entreprise concerné.
Créez une arborescence si vous souhaitez organiser les documents de façon hiérarchique au sein du classeur
Le type de document
La date
Un éventuel commentaire
Retrouvez vos documents dans votre menu Rechercher
Les masques de saisie permettent de mémoriser des schémas d'écritures répétitifs et de les rappeler par raccourci clavier. Ils peuvent également être définis par défaut.
Quand les utiliser :
Pour des saisies récurrentes avec des structures comptables similaires
Pour standardiser les écritures d'une équipe
Pour gagner du temps sur des opérations répétitives
Quand NE PAS les utiliser :
Pour des saisies ponctuelles ou très variables
Si la reconnaissance automatique suffit
Impact important : Un masque défini par défaut prend le dessus sur la reconnaissance automatique
Depuis Bannettes, accédez à la saisie de votre document.
Complétez votre saisie habituelle avec tous les éléments nécessaires
Cliquez sur Masque de saisie, le bouton se trouve à la gauche du bouton Enregistrer
Sélectionnez Créer un nouveau masque de saisie
Vous souhaitez modifier un masque existant ?
Accédez à Masque de saisie depuis une saisie, sélectionnez le masque à modifier et apportez vos changements.
Vous voulez définir un masque par défaut ?
Cette option est disponible dans les paramètres de masque et remplacera la reconnaissance automatique.
Votre raccourci clavier ne fonctionne pas ?
Vérifiez que le code choisi ne contient que des caractères alphanumériques et qu'il n'entre pas en conflit avec d'autres raccourcis.
Modifiez si nécessaire les lignes et éléments comptables (ajout/suppression possible)
Renseignez le code du masque (pour le raccourci clavier CTRL + code)
Indiquez un nom explicite pour identifier le masque
Cliquez sur Enregistrer
Appliquer le statut Prise en charge ou Refusée à une facture électronique reçue dans INGENEO PRECOMPTA utilisé par une entreprise.
Résumé : Cette procédure permet d'appliquer le statut Prise en charge ou Refusée à une facture électronique reçue dans INGENEO PRECOMPTA. Le statut Prise en charge déverrouille la présaisie comptable de la facture. La procédure prend quelques secondes par facture. Elle nécessite le droit Autoriser l'application du statut « Refusée » dans l'onglet Droits sur les classeurs.
Dans INGENEO PRECOMPTA utilisé par une entreprise, cette procédure permet de traiter une facture électronique reçue d'un fournisseur.
Le statut Prise en charge déverrouille la présaisie comptable de la facture dans l'encart de saisie. Ce statut n'est pas transmis au fournisseur : seule l'absence de refus lui est transmise.
Le statut Refusée renvoie la facture au fournisseur, sans présaisie comptable, de façon définitive. Cette procédure ne concerne pas INGENEO PRECOMPTA utilisé par un cabinet d'expertise comptable.
Dans INGENEO PRECOMPTA, l'entreprise est enrôlée sur la PA SEPTEO.
Le profil de l'utilisateur inclut le droit Autoriser l'application du statut « Refusée » pour le classeur d'achats concerné, dans l'onglet Droits sur les classeurs. Ce droit active les boutons Prise en charge et Refusée.
Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur le menu Bannettes dans le menu de gauche.
Ouvrez un dossier enrôlé sur la PA SEPTEO.
Repérez la facture électronique : un X figure sur l'icône de document, à gauche du titre.
Cliquez sur la loupe de la facture pour l'ouvrir.
Dans INGENEO PRECOMPTA, la fenêtre de refus affiche uniquement les libellés des motifs. Ces motifs sont proposés pour le statut Refusée :
Ces codes motifs ne peuvent pas être modifiés, quelle que soit la configuration de l'entreprise.
Dans INGENEO PRECOMPTA, après un clic sur Prise en charge, la facture électronique porte le statut Prise en charge. La présaisie comptable de la facture est déverrouillée dans l'encart de saisie. Ce statut n'est pas transmis au fournisseur, et le menu Bannettes ne l'affiche pas.
Après un clic sur Refuser une facture, la facture est renvoyée au fournisseur avec le motif et le commentaire éventuel. Le statut Refusée est terminal : la facture ne peut plus être émise de nouveau. Aucune présaisie comptable n'est à faire sur cette facture.
Message Un statut cycle de vie FE doit être défini avant de pouvoir enregistrer le document. : dans INGENEO PRECOMPTA, ce message s'affiche à l'enregistrement du document. Il indique que la facture électronique n'a pas le statut Prise en charge. Cliquez sur Prise en charge dans l'encart de saisie de la facture.
Facture refusée par erreur : dans INGENEO PRECOMPTA, le statut Refusée est terminal et ne peut pas être annulé. Le fournisseur doit émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.
: activation du droit Autoriser l'application du statut « Refusée »
: statuts et codes motifs proposés pour une entreprise
: codes motifs de tous les statuts de la réforme
Ce menu vous guide pas à pas dans le traitement de vos documents. Le dépôt, la saisie bien sûr, la recherche, la modification (facturettes, fusion, rotation...etc.) et la validation. Tout le workflow quotidien y est détaillé.
Les essentiels
Le document est une facture électronique. Dans le menu Bannettes, une facture électronique porte un X sur l'icône de document, à gauche de son titre.
Repérez l'encart de saisie, en bas à gauche de la vue. Il contient le tableau de présaisie comptable.
Si vous traitez la facture, cliquez sur Prise en charge dans l'encart de saisie. La présaisie comptable de la facture est alors déverrouillée.
Si vous refusez la facture, cliquez sur Refusée dans l'encart de saisie. Une fenêtre de refus s'ouvre.
Dans la fenêtre de refus, sélectionnez le libellé du motif de refus.
Si vous souhaitez préciser le refus, saisissez un commentaire dans la fenêtre de refus. Le commentaire est transmis au fournisseur.
Cliquez sur Refuser une facture.
Bouton Prise en charge ou Refusée absent : dans INGENEO PRECOMPTA, ces deux boutons dépendent du droit Autoriser l'application du statut « Refusée ». Si l'un d'eux ne s'affiche pas dans l'encart de saisie, l'utilisateur n'a pas ce droit. Le profil d'entreprise prévaut sur le profil de site.
Refus après prise en charge : dans la version actuelle d'INGENEO PRECOMPTA, le statut Refusée ne peut pas être appliqué à une facture déjà au statut Prise en charge. Cette possibilité est en cours de développement.
: présaisie comptable d'un document
Taux de TVA erroné
TX_TVA_ERR
Montant total erroné
MONTANTTOTAL_ERR
Erreur de calcul de la facture
Dépôt 📥
Vous avez les documents sur votre ordinateur ? Déposez-les en un clic pour commencer à saisir.
Saisie 🔢
Saisissez les documents et retrouvez les dans votre outil de production comptable.
Recherche 🔍
Retrouver une facture ou vérifier une saisie ? Recherchez vos documents en quelques clics.
CALCUL_ERR
Mention légale manquante
NON_CONFORME
Facture en doublon
DOUBLON
Erreur de destinataire
DEST_ERR
Transaction inconnue
TRANSAC_INC
Émetteur inconnu
EMMET_INC
Contrat terminé
CONTRAT_TERM
Double facture
DOUBLE_FACT
N° de COMMANDE incorrect ou manquant
CMD_ERR
Adresse de facturation électronique erronée
ADR_ERR
Référence contractuelle manquante
REF_CT_ABSENT
La recherche de documents permet de retrouver rapidement un fichier dans vos classeurs comptables et plan de classement. Cette fonction est particulièrement utile pour :
Retrouver un document spécifique par son nom, numéro ou contenu
Effectuer des recherches ciblées dans un ou plusieurs classeurs
Filtrer les résultats selon différents critères avancés
Rechercher d’information dans le corps du document (article, adresse, nom…etc.)
Audit des actions utilisateurs sur les documents
Navigation directe dans l'arborescence des classeurs
Consultation des historiques par utilisateur
Critères de recherche disponibles :
Recherche par mot-clé dans le contenu des documents
Filtrage avancé par critères spécifiques
ID du document
Action d'un utilisateur
Accédez à la fonctionnalité de recherche depuis le menu principal
Saisissez un ou plusieurs mots-clés dans le champ de recherche
Sélectionnez les filtres souhaités (statut, période, entreprise, etc.)
Cliquez sur Valider pour appliquer les filtres
Vous souhaitez rechercher dans toutes les entreprises ?
Vous devez obligatoirement saisir une valeur dans le champ de recherche sur le contenu des documents. La recherche par filtres seuls ne fonctionne pas pour une recherche multi-entreprises.
Vous ne trouvez pas votre document ?
Vérifiez que vous avez sélectionné le bon périmètre de recherche (entreprise ou classeur). Essayez des mots-clés différents ou utilisez les filtres avancés pour affiner votre recherche.
Vous voulez conserver vos résultats de recherche ?
Les résultats restent disponibles tant que la fenêtre de recherche est ouverte. Pour les conserver définitivement, exportez-les ou notez les références des documents trouvés.
Méthode d'enregistrement
Numéro de facture ou de pièce
Compte tiers
Montant
Statut de d'export
Exercice
Date
Du document
De dépôt
D'enregistrement
d'export
d'échéance
Classeur de l'entreprise
La gestion des mots-clés permet à INGENEO de reconnaître automatiquement un tiers à partir de mots-clés présents dans vos documents.
Profil de site configuré avec autorisation de gestion des mots-clés
Minimum de 3 saisies effectuées sur le fournisseur concerné
Depuis votre compte INGENEO, rendez-vous dans Paramètres.
Cliquez sur Profils de droits
Sélectionnez Profils de site
Ajoutez un nouveau profil de site
Cochez Autoriser l'accès à la gestion des mots-clés sur les tiers
Cliquez sur Enregistrer
Depuis Bannettes, accédez au menu de saisie.
Lors de la saisie d'un document, indiquez votre compte tiers
Cliquez sur Imputations
Cliquez sur Gérer les mots-clés du compte tiers
Vous souhaitez gérer les mots-clés par compte de charge ?
Cette option est disponible directement dans l'interface de gestion des mots-clés après configuration du compte tiers.
Vos mots-clés ne fonctionnent pas ?
Vérifiez qu'ils respectent les critères : plus de 3 caractères, non génériques, et qu'ils ne correspondent pas à des identifiants automatiquement reconnus.
Vous voulez optimiser la reconnaissance automatique ?
Évitez les mots génériques (facture, total, carburant) et privilégiez des termes spécifiques au fournisseur.
Saisissez vos mots-clés manuellement ou cliquez directement sur les mots du document
Cliquez sur Enregistrer
Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de :
Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises
Structurer vos documents selon des modèles personnalisés
Faciliter l'accès et la recherche de documents pour vos équipes
Garantir une traçabilité complète de vos pièces comptables
Recommandations pour vos modèles :
Définissez une nomenclature claire et cohérente (par exercice, par type de document, par entité)
Anticipez les besoins de classement de vos équipes
Depuis le menu Entreprises :
Cliquez sur le bouton à actions multiples
Sélectionnez l'option Gestion des modèles génériques
Vous accédez à l'interface de configuration des modèles d'annexes
Dans l'interface de gestion des modèles, cliquez sur le bouton Ajouter
Renseignez les informations de votre modèle :
Nom du modèle
Type de documents concernés
Depuis le menu principal de votre plateforme :
Naviguez vers Bannettes
Sélectionnez Annexes Comptables
Vous accédez à l'interface de gestion de vos documents
Déposez vos documents via le bouton Ajouter
Les documents ajoutés dans les annexes comptables sont automatiquement consultables depuis le menu Rechercher :
Structure de classement souhaitée
Configurez les paramètres spécifiques selon vos besoins organisationnels
Validez la création de votre modèle
Déposer un ou plusieurs documents dans un classeur depuis le menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA, avec le droit Déposer des documents. Traitement OCRLAD : quelques secondes à plusieurs minutes.
Résumé : Cette procédure permet de déposer manuellement un ou plusieurs documents dans un classeur d'une entreprise, depuis le menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA. Elle nécessite le droit Déposer des documents sur le classeur. Le traitement OCRLAD dure de quelques secondes à plusieurs minutes.
Dans INGENEO PRECOMPTA, le dépôt manuel envoie des fichiers de l'ordinateur dans un classeur d'une entreprise, depuis le menu Bannettes. Il sert au dépôt ponctuel, d'un fichier ou de plusieurs fichiers en une fois.
Le bouton Ajouter du menu Bannettes propose deux choix :
Déposer des documents : dépôt d'un ou plusieurs fichiers.
Déposer et modifier un document : dépôt d'un seul fichier, puis modification du document déposé (découper une zone, éclater, rotation).
Pour recevoir des documents en continu sans action manuelle, INGENEO PRECOMPTA propose des canaux de collecte : mail dédié, Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint et DématBox.
Dans INGENEO PRECOMPTA, l'utilisateur doit avoir le droit Déposer des documents sur le classeur (catégorie Droits sur les classeurs > Traitements). Ce droit suffit aussi pour ajouter un commentaire au dépôt et pour utiliser Déposer et modifier un document.
Le dépôt est possible dans tous les types de classeurs.
Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur Bannettes dans le menu de gauche.
Sélectionnez l'entreprise dans la liste.
Sélectionnez le classeur qui doit recevoir les documents.
Cliquez sur Ajouter
Dans le menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA, les fichiers peuvent aussi être glissés-déposés depuis l'ordinateur, sans passer par l'explorateur de fichiers.
Dans INGENEO PRECOMPTA, cliquez sur Bannettes dans le menu de gauche.
Sélectionnez l'entreprise dans la liste.
Sélectionnez le classeur qui doit recevoir le document.
Cliquez sur Ajouter
Dans le panneau de dépôt du menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA, chaque fichier propose les options suivantes :
Le message Le découpage automatique est actif sur ce classeur indique que le classeur découpe les PDF par défaut. Pour désactiver le découpage automatique de façon permanente, ouvrez le panneau Editer un classeur comptable, onglet Paramétrage avancé, bloc DÉPÔT DE DOCUMENT, interrupteur Activer le découpage automatique.
Dans le menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA, après Valider le dépôt, chaque fichier déposé apparaît dans le classeur sur une ligne à son nom. Une roue de chargement s'affiche pendant le traitement OCRLAD.
Ce traitement dure de quelques secondes à plusieurs minutes. La durée dépend de la connexion internet, du volume déposé et de la qualité du fichier.
À la fin du traitement, un indicateur de qualité de reconnaissance remplace la roue de chargement. La légende des indicateurs s'ouvre avec l'icône i de la colonne des entreprises du menu Bannettes.
Si un commentaire a été ajouté au dépôt, l'indicateur Le document contient un commentaire apparaît. Le commentaire est visible dans la section Notes du document.
Format de fichier refusé. Dans le panneau de dépôt du menu Bannettes d'INGENEO PRECOMPTA, le message Le format de fichier .mp4 n’est pas autorisé. Veuillez choisir un format supporté. s'affiche, avec l'extension du fichier concerné. Cause : le format n'est pas accepté, par exemple un ZIP ou un fichier Excel. Solution : convertissez le fichier dans un format accepté, puis déposez-le de nouveau.
Limite de dépôt dépassée. Dans le panneau de dépôt, l'encadré des volumes autorisés passe en rouge et le dépôt est bloqué. Cause : plus de 50 fichiers, plus de 1024 Mo au total, ou un document de plus de 250 pages. Solution : retirez des fichiers avec la croix rouge, ou répartissez-les sur plusieurs dépôts.
: écran d'édition ouvert par Déposer et modifier un document (découper une zone, éclater, rotation).
: interrupteur Activer le découpage automatique du bloc DÉPÔT DE DOCUMENT.
: droit Déposer des documents
Banque n'accepte que les fichiers CFONB, OFX et QIF. Les options de découpage automatique et d'OCRLAD n'y sont pas proposées.Pour les autres classeurs, les fichiers ZIP et Excel sont refusés. [À VÉRIFIER : liste exacte des formats de fichiers acceptés par le dépôt manuel dans les classeurs autres que Banque.]
Un même dépôt est limité, pour toutes les entreprises et toutes les offres, à :
50 fichiers (Nombre maximum de fichiers) ;
1024 Mo au total pour l'ensemble des fichiers (Taille maximale) ;
250 pages par document (Nombre de pages maximum pour un document).
Le nombre de documents déposés n'est pas limité par entreprise. L'enregistrement des documents peut l'être selon le type de dossier (dossier faible volume : 150 documents enregistrés par année civile) et selon l'offre.
Cliquez sur Déposer des documents.
Dans l'explorateur de fichiers, sélectionnez un ou plusieurs fichiers.
Cliquez sur Ouvrir.
Dans le panneau de dépôt, vérifiez la liste des fichiers et les volumes affichés (Taille totale actuelle, Nombre total de fichiers actuel).
Si un fichier ne doit pas être déposé, cliquez sur la croix rouge de sa ligne.
Si un PDF contient plusieurs factures qui ne doivent pas être séparées, sélectionnez Désactiver le découpage automatique sur sa ligne.
Si le découpage automatique ne doit s'appliquer à aucun fichier, sélectionnez Désactiver pour tous les fichiers.
Si un document ne doit pas être océrisé, sélectionnez Ne pas envoyer en OCRLAD sur sa ligne.
Si vous voulez joindre un commentaire à un document, cliquez sur la bulle de discussion bleue de sa ligne.
Rédigez le commentaire dans le panneau de dépôt.
Cliquez sur Valider le dépôt.
Cliquez sur Déposer et modifier un document.
Dans l'explorateur de fichiers, sélectionnez un seul fichier.
Cliquez sur Ouvrir.
Dans le panneau de dépôt, réglez les options du fichier (Désactiver le découpage automatique, Ne pas envoyer en OCRLAD, commentaire).
Cliquez sur Valider le dépôt.
Modifiez le document dans l'écran d'édition. C'est le même écran que pour modifier un document déjà déposé : découper une zone, éclater, rotation.
Croix rouge
Retire le fichier de la liste avant le dépôt.
Bulle de discussion bleue
Ajoute un commentaire au document.
Banque. Un classeur Banque n'accepte que les fichiers CFONB, OFX et QIF. Solution : déposez les autres documents dans un classeur d'un autre type.Document mal reconnu après le traitement OCRLAD. La qualité du fichier d'origine influe sur la reconnaissance. Solution : vérifiez la qualité du fichier d'origine (lisibilité, résolution du scan).
Factures séparées à tort, ou PDF non découpé. Le découpage automatique, actif par défaut, sépare les factures d'un même PDF. Solution : au dépôt, sélectionnez ou non Désactiver le découpage automatique sur la ligne du fichier.
Collecte automatique : canaux de collecte pour recevoir des documents sans dépôt manuel (Mail dédié, Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint).
Désactiver le découpage automatique
Le découpage automatique sépare en plusieurs documents les factures contenues dans un même PDF. Il est actif par défaut. Cette option le retire pour le fichier.
Désactiver pour tous les fichiers
Retire le découpage automatique pour tous les fichiers du dépôt.
Ne pas envoyer en OCRLAD
Le document est déposé brut : il n'est ni océrisé ni analysé, donc sans reconnaissance.
La modification de documents depuis les bannettes permet d'effectuer diverses opérations d'édition avant traitement.
Quand l'utiliser :
Pour corriger l'orientation d'un document scanné
Découper une zone spécifique (ex : tickets scannés)
Éclater un document multi-pages en pages individuelles
Effectuer des ajustements visuels (zoom, déplacement)
Éléments à vérifier avant modification :
Document accessible - Vérifiez que le document est bien présent dans vos bannettes
Droits de modification - Assurez-vous d'avoir les permissions nécessaires
Entreprise sélectionnée - Vérifiez que vous êtes dans la bonne entreprise
Fusion de document :
Eclater les documents :
Depuis votre plateforme, rendez-vous dans le menu Bannettes de l'entreprise concernée.
Effectuez un clic droit sur le document à modifier
Sélectionnez l'action souhaitée :
Télécharger le document ou une sélection
Sélectionnez plusieurs pages
Faites un clic-droit sur la sélection
Cliquez sur le bouton Fusionner
Cliquez sur Enregistrer sous
Vous souhaitez traiter uniquement une partie de votre document ?
Utilisez la fonction de découpage de zone. La zone sélectionnée sera traitée comme un nouveau document indépendant.
Vous voulez annuler vos modifications ?
Fermez la page sans cliquer sur Enregistrer sous. Vos modifications ne seront pas sauvegardées.
Découper une zone
Éclater
Pour découper une zone :
Sélectionnez la page souhaitée
Cliquez sur Découper une zone
Choisissez la ou les zone(s)
Cliquez sur Enregistrer sous
Pour éclater un document multi-pages :
Utilisez Éclater
Choisissez Toutes les X pages ou La sélection
Cliquez sur Enregistrer sous pour intégrer vos modifications