Configurer les statuts de documents

^{Prérequis et Permissions}

Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier peut configurer les statuts de documents dans le plan de classement.

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^{Contexte et Recommandations}

Les statuts permettent d'identifier un état sur un document (ex : payé, litige…). Le statut peut être affecté automatiquement via le circuit de validation ou modifié manuellement par un utilisateur.

Quand l'utiliser :

• Avant de créer un circuit de validation

• Pour définir les différentes étapes du document

• Pour organiser le suivi des documents par état d'avancement

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^{Vidéo interactive 💡}

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^{Créer les statuts de documents}

Assurez-vous de bien sélectionner le classeur correspondant à vos besoins avant d'ajouter les statuts.

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Statut.

2. Cliquez sur + Ajouter

3. Saisissez un intitulé pour identifier votre configuration de la liste de statuts

4. Sélectionnez le classeur dans lequel appliquer les statuts

5. Cliquez sur + pour ajouter des Statuts (possibilité d'appliquer une couleur par statut)

6. Saisissez des intitulés de statuts

7. Cliquez sur Enregistrer

Une fois créé, le statut apparaît dans la liste avec la possibilité de le Supprimer ou de l'Éditer selon vos besoins.

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^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier un statut existant ?

Depuis la liste des statuts, utilisez l'option Éditer pour modifier l'intitulé ou les paramètres du statut.

Vous voulez supprimer un statut ?

Utilisez l'option Supprimer depuis la liste des statuts. Attention, cette action peut affecter les documents déjà associés à ce statut.

Vous souhaitez associer des couleurs aux statuts ?

Lors de l'ajout des statuts, vous pouvez appliquer une couleur spécifique à chaque statut pour faciliter l'identification visuelle.