Créer un tampon

^{Prérequis & Permissions}

Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au paramétrage des processus métier peut créer et gérer les tampons personnalisés.

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^{Contexte & Recommandations}

Les tampons personnalisés permettent d'apposer rapidement des mentions sur vos documents. Ils sont particulièrement utiles pour :

• Ajouter des mentions récurrentes (comptabilisé, numéro de pièce, initiales…etc.)

• Standardiser des informations

• Gagner du temps lors du traitement documentaire

Une fois créé, le tampon sera disponible pour tous les utilisateurs ayant accès aux classeurs sélectionnés.

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^{Préparer la création du tampon}

Assurez-vous d'avoir défini le contenu et le libellé de votre tampon avant de commencer la création.

Critères obligatoires :

• Libellé clair et explicite pour identifier le tampon

• Contenu du tampon défini (texte qui sera apposé)

• Classeurs de destination identifiés

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^{Créer le tampon}

1. Depuis votre compte, rendez-vous dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon.

2. Cliquez sur Ajouter, puis Nouveau tampon.

3. Saisissez un libellé pour identifier votre tampon.

4. Saisissez le contenu du tampon.

5. Cliquez sur Enregistrer.

6. Cliquez sur Ajouter un classeur.

7. Sélectionnez le classeur souhaité, puis Enregistrer.

Le tampon est désormais créé et associé aux classeurs sélectionnés.

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^{Utiliser le tampon}

• Depuis le menu Bannette, il est possible d'apposer le tampon créé dans le visuel du document.

• Il est possible d’appliquer automatiquement un tampon en sélectionnant Appliquer par défaut au moment du choix du classeur.

• Il est possible d’utiliser le tampon dans un circuit de validation en sélectionnant Utiliser ce tampon dans les circuits de validation.

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^{Questions fréquentes}

Vous souhaitez modifier un tampon existant ?

Retournez dans Entreprise > Plan de classement > Processus métier > Tampon, sélectionnez le tampon à modifier et apportez vos modifications.

Vous ne trouvez pas votre tampon dans la bannette ?

Vérifiez que le tampon est bien associé au classeur du document que vous consultez.

Vous voulez supprimer un tampon ?

Accédez à la liste des tampons et utilisez l'option de suppression. Attention, cette action est irréversible.

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^{Avertissement}

Les tampons créés sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès aux classeurs associés. Assurez-vous que le contenu est approprié pour un usage partagé.