Annexes comptables

Prérequis et permissions

Seul un utilisateur ayant le droit Autoriser l’accès au déploiement en masse peut créer et gérer les modèles génériques.

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Contexte et cas d'usage

Pourquoi utiliser les annexes comptables ?

Avec Ingeneo, vous avez la possibilité de gérer de manière centralisée les documents comptables des entreprises présentes sur votre plateforme. Les annexes comptables vous permettent de :

• Conserver de manière organisée tous les documents comptables de vos entreprises

• Structurer vos documents selon des modèles personnalisés

• Faciliter l'accès et la recherche de documents pour vos équipes

• Garantir une traçabilité complète de vos pièces comptables

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Créer et configurer vos modèles d'annexes

Préparer vos modèles

Importance de la structure Une bonne organisation de vos modèles d'annexes dès le départ vous permettra de gagner du temps lors du classement de vos documents. Réfléchissez à la structure qui correspond à vos besoins avant de créer vos modèles.

Recommandations pour vos modèles :

• Définissez une nomenclature claire et cohérente (par exercice, par type de document, par entité)

• Anticipez les besoins de classement de vos équipes

Accéder à la gestion des modèles

Depuis le menu Entreprises :

1. Cliquez sur le bouton à actions multiples

2. Sélectionnez l'option Gestion des modèles génériques

3. Vous accédez à l'interface de configuration des modèles d'annexes

Créer un nouveau modèle

1. Dans l'interface de gestion des modèles, cliquez sur le bouton Ajouter

2. Renseignez les informations de votre modèle :

   • Nom du modèle

   • Type de documents concernés

   • Structure de classement souhaitée

3. Configurez les paramètres spécifiques selon vos besoins organisationnels

4. Validez la création de votre modèle

⚠️ Étape cruciale : Attribution des droits d'accès Une fois votre modèle créé, vous devez impérativement accorder les droits d'accès appropriés. Sans cette étape, les annexes créées à partir de ce modèle ne seront pas visibles des utilisateurs concernés.

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Ajouter et gérer vos documents comptables

Accéder aux annexes comptables

Depuis le menu principal de votre plateforme :

1. Naviguez vers Bannettes

2. Sélectionnez Annexes Comptables

3. Vous accédez à l'interface de gestion de vos documents

4. Déposez vos documents via le bouton Ajouter

Consulter et rechercher vos documents

Les documents ajoutés dans les annexes comptables sont automatiquement consultables depuis le menu Rechercher :

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Questions fréquentes

Vous souhaitez modifier un modèle d'annexe existant ?

Retournez dans Entreprises > Bouton à actions multiples > Gestion des modèles génériques, sélectionnez le modèle concerné et effectuez vos modifications. N'oubliez pas de vérifier que les droits d'accès sont toujours appropriés après modification.

Si je change une entreprise de site, que se passe-t-il ?

Les documents restent dans l'annexe comptable du premier site, mais seront masqués. L'annexe comptable du nouveau site sera appliquée et donc vide.

Vous ne voyez pas certaines annexes créées par vos collègues ?

Vérifiez que les droits d'accès vous ont bien été accordés sur ces annexes. Contactez l'administrateur ou la personne ayant créé le modèle pour qu'elle vous donne les permissions nécessaires.

Vous souhaitez supprimer un document d'une annexe ?

La suppression d'un document comptable doit être réalisée avec précaution. Assurez-vous d'avoir les droits appropriés et vérifiez que le document n'est plus nécessaire pour la traçabilité comptable avant de procéder à sa suppression.