La saisie comptable

^{Prérequis & Permissions}

Seul un utilisateur ayant le droit Enregistrer les documents peut effectuer la saisie comptable des documents.

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^{Contexte & Recommandations}

La saisie comptable permet de traiter les documents présents dans les bannettes en leur attribuant les comptes et éléments comptables appropriés.

Une fois la saisie faite, le document est exporté vers le logiciel comptable de façon automatique (à l’exception des exports « ON DEMAND »).

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^{Préparer la saisie}

Assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne entreprise avant de commencer la saisie pour éviter les erreurs de comptabilisation.

Critères obligatoires :

• Avoir les droits d’accès à la saisie de l'entreprise concernée

• Connaître le plan comptable de l'entreprise pour une saisie précise

• Vérifier que les documents sont bien présents dans la bannette sélectionnée

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^{Accéder à la saisie comptable}

Cliquer sur Bannettes, puis sélectionner l'entreprise concernée. Sélectionner ou rechercher le classeur de dépôt souhaité, puis cliquer sur la loupe en bout de ligne du document à saisir. Une fenêtre à 3 volets redimensionnables s'ouvre :

• Liste des documents présents dans la bannette

• Volet de saisie comptable du document

• Aperçu du document avec historique et notes

Vous pouvez sélectionner un autre document de la bannette directement depuis cette interface.

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^{Saisir les éléments comptables}

La plupart des éléments comptables seront renseignés grâce à l'analyse OCR. Par défaut les dates de facture et d'échéance, ainsi que le numéro de facture seront affichés.

Les paramétrages de vos classeurs & référentiels vous permettrons d'afficher et de renseigner d'autres éléments comptables.

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^{Saisir les comptes comptables}

Compte tiers :

Si le compte tiers est présent dans le FEC, celui-ci peut être renseigné automatiquement si la plateforme a reconnu le fournisseur dans le document. Dans le cas où aucun compte tiers n'est pas renseigné, cliquer dans le champ Compte sur une ligne à renseigner :

• Option 1 - Recherche par nom : Saisissez les premières lettres du nom du compte tiers, puis sélectionnez le compte souhaité dans la liste qui s'affiche.

• Option 2 - Recherche par libellé : Saisissez les premières lettres du libellé du compte tiers, puis sélectionnez le compte souhaité dans la liste qui s'affiche.

• Option 3 - Fenêtre de recherche : tapez sur la touche Entrée de votre clavier pour ouvrir la fenêtre de recherche des comptes tiers, puis sélectionnez le compte souhaité et validez avec Sélectionner.

• Option 4 - Création de compte tiers :

  1. Saisissez le code du compte tiers, puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier pour ouvrir la fenêtre de création de compte tiers

  2. Renseignez les différents champs pour la création du compte tiers

  3. Cliquez sur Entreprise pour compléter les informations du compte tiers

  4. Cliquez sur Options avancées pour sélectionner les différentes options proposées

  5. Cliquez sur Masque de saisie pour compléter les informations du compte tiers

  6. Cliquez sur Enregistrer en bas de la page. Seuls les code et intitulé du tiers sont obligatoires à la création, le tiers sera créé en comptabilité à l’intégration de l’écriture

^{Vidéo interactive 💡}

^{Comptes de charges}

Saisissez les premières lettres ou chiffres des comptes ou un mot du libellé dans les champs des comptes de charges. Cliquez sur l'icône plus pour ajouter une ligne et sur l'icône corbeille pour supprimer une ligne.

^{Comptes de TVA}

Saisissez les premières lettres ou chiffres des comptes ou un mot du libellé dans les champs des comptes de TVA. Cliquez sur l'icône plus pour ajouter une ligne et sur l'icône corbeille pour supprimer une ligne. Cliquez sur Enregistrer pour valider la saisie.

Une fois enregistré, le document est exporté et n'est plus visible dans la bannette.

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^{Questions fréquentes}

Vous ne trouvez plus votre document après saisie ? Le document saisi est exporté et n'apparaît plus dans la bannette. Utilisez le menu Rechercher pour retrouver le document.

Vous avez des informations importantes à vérifier ? Consultez la zone Vigilances qui indique des informations importantes sur le document et sa saisie.

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^{Avertissement}

Une fois la saisie enregistrée, le document passe en export et disparaît de la bannette. Vérifiez bien vos saisies avant de valider.

Consultez toujours la zone Vigilances pour vous assurer qu'aucune information importante n'a été omise lors de la saisie.